淺析企業(yè)合同管理

潘朝英

【摘 要】合同是企業(yè)從事經(jīng)濟活動取得經(jīng)濟效益的橋梁和紐帶，同時也是產(chǎn)生糾紛的根源；搞好合同管理，是維護企業(yè)合法權益的最基本的要求；不僅要加強靜態(tài)合同管理，還要盡快實現(xiàn)真正的動態(tài)合同管理。

【關鍵詞】合同；合同管理；企業(yè)管理；動態(tài)

1.引言

合同是商品經(jīng)濟的產(chǎn)物，是商品交換的法律表現(xiàn)形式；合同是指公司及分公司因經(jīng)營管理的需要，與其它法人、組織和自然人之間設立、變更、終止民事權利義務關系所達成的協(xié)議。現(xiàn)代社會可以講是合同社會；企業(yè)的經(jīng)濟往來，主要是通過合同形式進行的。所以，一個企業(yè)的經(jīng)營成敗和合同管理有密切關系。

2.合同管理概況

2.1 國內(nèi)合同管理起源

我國合同制度起步較晚，特別是新中國形成合同法律制度時間較短；當今的企業(yè)，特別是老的國有企業(yè)，大多數(shù)是從計劃經(jīng)濟時期走過來的，不少企業(yè)領導和管理人員的思想方法和管理方式以及管理制度都帶有計劃經(jīng)濟的色彩。作為現(xiàn)代企業(yè)的領導，深感合同的重要，深感加強合同管理的重要，經(jīng)過完善的企業(yè)合同管理，可以說基本到位。但三十多年計劃經(jīng)濟體制的殘余影響，至今在合同與合同管理上仍然一些存在根源上的誤區(qū)。

2.2 國有企業(yè)合同管理現(xiàn)狀

新的《合同法》已由中華人民共和國第十屆全國人民代表大會常務委員會第二十八次會議于2007年6月29日通過，并予公布，自2008年1月1日起施行。

2.2.1 國有企業(yè)合同管理的優(yōu)勢

合同管理的具體內(nèi)容和合同關系自始至終是一種法律關系，所以現(xiàn)代企業(yè)的合同管理也應當是自始至終的全過程的、全方位的管理。根據(jù)多年來合同管理實踐，國有企業(yè)的合同管理做得比較好的幾個方面有：

（1）建立了健全的合同管理制度。

（2）加強了合同管理人員的培訓教育。

（3）重大合同審查管理。

（4）履行監(jiān)督和結算管理。

（5）透徹研究合同條款，公平、公正的處理索賠和合同糾紛。

（6）對所有合同進行存檔管理。

2.2.2 存在的問題

企業(yè)合同管理是企業(yè)做大、做強的“命門”所在，但在相當?shù)钠髽I(yè)中，仍然存在不少問題，主要有幾下幾點：

（1）有一定的企業(yè)法制觀念，但是執(zhí)行過程容易多頭“領導”。

（2）不簽書面合同現(xiàn)象突出，容易輕信“口頭承諾”的協(xié)議，一旦一方失信，便糾纏不清，引發(fā)糾紛。

（3）合同簽訂文本不規(guī)范、約定不明確。

（4）合同簽訂履行監(jiān)控制度不完善。

（5）合同履約率不理想。

所以，企業(yè)如果自身經(jīng)營人員素質不高、文化水平偏低、法律知識貧乏，往往在合同簽訂前不調查對方資信情況，很容易落入對方設下的“合同騙局”；企業(yè)一定要注重培養(yǎng)一支懂法律、懂合同的經(jīng)營隊伍，提高信用度，規(guī)范經(jīng)營行為，才能使企業(yè)得到穩(wěn)定的發(fā)展。

3.加強企業(yè)合同管理的措施

從企業(yè)的合同管理中存在的問題來看，各種合同欺詐行為，只要提高法律鑒別能力，認真對待，相信是不會輕易受騙上當?shù)?。建議不僅要加強靜態(tài)合同管理，還要盡快實現(xiàn)真正的動態(tài)管理。

3.1 加強靜態(tài)合同管理

（1）加強合同管理，要建章立制，更要加強執(zhí)行合同管理的力度。要建立合同管理機構和合同管理制度，對企業(yè)內(nèi)部的合同管理機構和合同管理人員要進行《合同法》培訓，特別要對企業(yè)的經(jīng)營人員和管理層進行培訓，提高他們的合同意識，掌握合同法律制度，并自覺地運用到企業(yè)的經(jīng)濟活動中，使企業(yè)從被動地應付和處理合同糾紛轉到主動地預防合同糾紛，從而增強企業(yè)的應變、發(fā)展和競爭能力，避免經(jīng)濟損失。

（2）要把好合同簽訂關，嚴格審查對方當事人的主體資格、資信情況和履約能力；對合同條款要認真推敲，防止發(fā)生歧義和誤解，對資金數(shù)額巨大、產(chǎn)權交易等抵押合同和生產(chǎn)經(jīng)營合同要依照有關法律規(guī)定及時辦理抵押登記和鑒證手續(xù)，以保證合同的合法性、嚴密性和完備性。

（3）要強化履約意識，合同一經(jīng)承諾，即具有法律效力、企業(yè)的合同管理部門應及時了解和掌握合同履行的情況，通過建立合同檔案和合同報表制度，及時總結合同管理中的經(jīng)驗教訓，提高防騙反詐能力。企業(yè)應當建立健全合同管理的機構、落實合同管理人員、建立健全合同賬目、檔案制度，使合同管理規(guī)范化、制度化，從而規(guī)范企業(yè)的簽約和履行行為，堵塞漏洞。

（4）要學會運用法律武器進行自我保護對違約行為要及時申請仲裁或向人民法院提起訴訟，對合同欺詐行為要及時采取措施，盡量減少和避免損失，并請求有關部門予以打擊。

3.2 實行真正的動態(tài)合同管理

企業(yè)合同管理制度的有效性決定了企業(yè)各項經(jīng)營管理工作的成敗，而企業(yè)合同管理工作的進行由靜態(tài)轉化為動態(tài)才能確保企業(yè)合同管理制度的有效性，結合有關理論及企業(yè)法務工作的實踐，筆者對企業(yè)合同管理制度動態(tài)化的提出一些建議。

3.2.1 法務、業(yè)務相互輪崗學習，變對立為合作

合同管理一般采取企業(yè)法務部門統(tǒng)一歸口管理和各業(yè)務部門、各單位分口管理的模式，法務部門作為企業(yè)合同的統(tǒng)一管理部門，對企業(yè)合同的簽訂和履行負有全過程監(jiān)督、檢查和指導的職責。

3.2.2 實現(xiàn)內(nèi)、外法務崗位的高效互動

企業(yè)往往從保護企業(yè)經(jīng)營秘密的考慮出發(fā)，不愿讓外聘律師過多知道企業(yè)情況，而一個對企業(yè)缺乏了解的律師很難在企業(yè)面臨訴訟時針對企業(yè)的實際情況制定出正確的訴訟方案，同時，由于企業(yè)法務人員長期局限于內(nèi)部合同審核工作，法律知識也會逐步老化，面對不斷涌現(xiàn)的各種商事法律新問題難免感到力不從心，小問題處理不好往往會導致大糾紛的產(chǎn)生，所以，企業(yè)應每年安排一定時間讓企業(yè)法務人員到律師事務所實踐，更新法律知識，積累實際工作經(jīng)驗，此外，也要請外聘律師真正走進來，參與到企業(yè)經(jīng)營管理的各項重大活動中去。

3.2.3 確保合同管理規(guī)章制度常變常新

在市場經(jīng)濟中，各種商事因素變幻莫測，國家的商事法規(guī)也會不斷調整更新，企業(yè)在經(jīng)營管理活動中也會不停地遇到新問題，這就要求企業(yè)法務部門在合同管理工作中既要依法辦事又不能不顧實際、默守陳規(guī)，合同管理規(guī)章制度的滯后會嚴重影響企業(yè)對各種新問題的處理。

法務部門配合業(yè)務部門（下轉第32頁）（上接第30頁）解決了新問題后，不能將它當作普通個案就此結束，而要及時總結經(jīng)驗教訓，將之通過法定程序上升為合同管理規(guī)章制度的一部分，不斷豐富充實合同管理規(guī)章制度的內(nèi)容，才能確保合同管理規(guī)章制度常變常新，有效服務企業(yè)的各項經(jīng)營管理活動。

3.2.4 合同管理工作與業(yè)務管理工作既平行又交叉

實際上，合同管理工作的核心部分恰恰從合同簽訂后開始。動態(tài)合同管理工作應當是自始至終與業(yè)務工作既平行又交叉的全過程、全方位的綜合管理工作，現(xiàn)實中簽約容易履約難的情況十分普遍，在合同的履約期內(nèi)任何情況都有可能發(fā)生，市場行情和締約各方自身的情況無時無刻不在發(fā)生變化，法務人員和業(yè)務人員應緊密配合，關注業(yè)務運作中的每一個細節(jié)變化，業(yè)務人員應及時將各種非正常業(yè)務現(xiàn)象及時提交法務人員分析論證，法務人員應及時反饋分析結果，企業(yè)在業(yè)務活動中發(fā)現(xiàn)有重大法律風險發(fā)生的跡象時，寧愿承擔一定的違約責任也要立即解除合同，主動控制降低風險，犧牲局部利益，保全整體利益，不要心存僥幸。

3.2.5 動態(tài)處理合同糾紛，堅持事后問責制

合同糾紛一旦產(chǎn)生，企業(yè)在根據(jù)合同中的違約責任條款決定處理方案時要充分考慮到合同糾紛相關的各種具體情況，確定糾紛解決目標。不能不顧實際情況，只知刻板地按合同約定的解決方式進行。在普通合同糾紛中，要樹立訴訟經(jīng)濟的觀念，積極降低訴訟成本，合同對方只要不是合同欺詐、惡意違約，能通過協(xié)商解決的糾紛就不要輕易訴諸法律，以免勞民傷財，影響雙方的進一步合作，設置企業(yè)法務部門的初衷不是為了進行訴訟而是為了盡可能避免訴訟。而對于涉及企業(yè)重大商譽的大是大非問題，不能馬馬虎虎，輕易作出讓步，要堅持通過訴訟尋求一個客觀公正的法律結果，以澄清事實，消除影響。

實行企業(yè)動態(tài)合同管理制度的方法和途徑還有待于從事企業(yè)法律實務的工作者、研究者們進一步研究和總結，對企業(yè)決策者來說，只有牢固樹立動態(tài)管理合同工作的意識才能有相應的作為和措施，才能使企業(yè)合同管理制度對企業(yè)的各項生產(chǎn)經(jīng)營活動真正發(fā)揮積極有效的作用。

4.結論

成功的企業(yè)合同管理，是把合同的權利義務按職能分工分解到各部門，由各部門去履行屬于自己職能范圍的權利義務，不僅要加強靜態(tài)合同管理，還要盡快實現(xiàn)真正的動態(tài)管理。只有這樣、合同管理才能真正到位，履行責任才能真正落實。

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