淺析檔案開放利用的安全保障

尹振芳

【摘 要】目前，頻發(fā)的自然災(zāi)害以及檔案管理過程的不足使得檔案信息安全隱患不斷增加；與此同時，電子檔案的興起也需要檔案信息安全保障技術(shù)、法規(guī)、管理等各方面措施的加強。為應(yīng)對這些問題，竭力保障檔案開放利用的信息安全，檔案部門及相關(guān)機構(gòu)必須加強各方面針對性能力建設(shè)，構(gòu)建一個多方位、強有效的檔案信息安全保障體系。該體系必須涵蓋宏觀與微觀的各個方面，盡可能保障檔案信息安全防護不留空白。要想建立科學、有效的檔案信息安全保障體系，至少應(yīng)從環(huán)境、法規(guī)、技術(shù)、管理、標準以及人才等各方面著手建設(shè)。

【關(guān)鍵詞】檔案；開放利用；安全保障

一、檔案開放利用的信息安全保障概述

檔案是人類文明的伴生物。自從發(fā)明了文字、出現(xiàn)了檔案，人類就試圖開發(fā)利用它，使其為自己服務(wù)。檔案價值是潛在和隱蔽的，檔案的開放利用能夠使檔案價值得到實現(xiàn)。檔案開放利用是檔案價值的最終體現(xiàn)，是檔案管理的核心目標。同時，在檔案開發(fā)利用的過程中，伴隨著各種不確定因素；因此，我們在開發(fā)利用的過程中應(yīng)注重檔案的信息安全保障，只有建立科學有序的安全保障體系才能使檔案的價值得到完全，高效的體現(xiàn)。檔案信息總資源的利用是檔案信息資源開發(fā)的延續(xù)，是檔案利用者的行為，即個人或組織的“利用檔案”；用以解決工作學習等活動中出現(xiàn)的問題，最終為個人或組織提供信息支持。

二、檔案開放利用中的信息安全問題

（一）檔案信息安全面臨的環(huán)境問題

檔案具有唯物性和意志性，檔案信息同時存在于自然環(huán)境和意識環(huán)境中。無論是實體檔案還是電子檔案都必須有其賴以生存的硬環(huán)境和軟環(huán)境。良好的軟、硬件環(huán)境能夠保證檔案得到正確的保存和利用。然而在檔案的開放利用過程中常常因為環(huán)境問題而使檔案的安全受到威脅。

1.檔案信息安全面臨的軟環(huán)境問題

（1）檔案安全保障公眾意識淡薄

檔案工作是關(guān)乎國家與人民的事業(yè)，它對社會的當今與未來都有著巨大的影響。做好檔案安全保障工作是一項有利于千秋后代的事情。然而由于檔案工作的特殊性，使得社會公眾對其認識相對不足，了解不夠深刻，從而造成使檔案安全工作難以得到社會公眾的認可和支持。僅僅依靠檔案工作者平時的安全保障措施是遠遠不夠的，有些檔案利用民眾因為不清楚檔案的特殊性，使得擋案在開放利用的過程中遭到不同程度的破壞。這些都對檔案的安全構(gòu)成了威脅。

（2）檔案開放利用活動動力不足

許多檔案信息具有一定的隱蔽性，只有得到適當而又充分的開發(fā)利用才能使其不至于隨著歷史的流逝而消亡。從開發(fā)利用角度認識檔案保管、保護的重要性有利于檔案信息安全保障工作的開展。然而從目前狀態(tài)來看，檔案開放利用的活動尚且不踴躍，開發(fā)意識與利用欲望還不強烈。因此我們要做好檔案開放利用的服務(wù)工作，為社會利用活動的幵展增加新動力。

（3）檔案安全工作資金難以保障

檔案安全工作需要資金來保障。由于檔案安全保障需要在貯藏環(huán)境、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境等方面加強工作，所以需要大量的資金支持。然而由于歷史等各方面原因，檔案部門一直處于資金缺乏的狀態(tài)，造成了許多檔案安全保障工作無法開展。資金問題己成為制約檔案工作發(fā)展的不利因素，只有各有關(guān)部門加以足夠的重視才能挽救這種局面。

2.檔案信息安全面臨的硬環(huán)境問題

（1）檔案安全面臨各種自然災(zāi)害威脅

檔案信息資源生長并運用于自然界，而自然界存在的雷電、水災(zāi)、火災(zāi)、地震、脈沖、強磁場等災(zāi)害時有發(fā)生，直接危害到檔案信息的安全。鑒于以上各種自然災(zāi)害的存在，檔案庫房的選址就成為要求慎重對待的問題。然而由于各種條件限制，許多檔案機構(gòu)對庫房位置的選擇并不合適；例如許多檔案庫房被設(shè)置在地下、地震帶、易燃易爆等環(huán)境下。這些不穩(wěn)定乃至惡劣的庫房環(huán)境對脆弱的檔案信息資源無疑是巨大的威脅。檔案具有其原始性、唯一性，尤其是一些珍貴的歷史“孤本”、文物，更容易被自然災(zāi)害破壞，并且一旦遭到毀壞將無法恢復(fù)。面對這種特殊的檔案資源，在選擇庫房建設(shè)地址時，檔案工作者更應(yīng)該給予充分重視；相關(guān)及上級有關(guān)部門也應(yīng)當全力幫助檔案機構(gòu)盡量避免自然災(zāi)害經(jīng)常發(fā)生的地區(qū)作為庫房建設(shè)地。

（2）檔案載體及存儲環(huán)境問題（包括電子檔案存在計算機里）

檔案信息需要依附于各種載體而呈現(xiàn)。載體的性質(zhì)，優(yōu)劣直接影響甚至決定著檔案信息的生存狀態(tài)。隨著科技的不斷進步，檔案載體也由最早的甲骨、金石等發(fā)展到現(xiàn)在的光盤、硬盤。然而伴隨著檔案載體的進步，新的問題也不斷出現(xiàn)，對檔案信息的安全造成了威脅。傳統(tǒng)載體多以紙質(zhì)的方式出現(xiàn)，隨著年代的推進，紙張會經(jīng)歷氧化、發(fā)黃、變脆等過程，進而危害檔案信息安全。一些新材質(zhì)例如磁帶、光盤、硬盤也會遭遇磁性減弱，磨損等傷害，使得檔案信息丟失，殘缺乃至消失。電子檔案則會因為計算機硬件，軟件以及系統(tǒng)等問題遭受不同程度的損害。

三、信息安全保障面臨的技術(shù)問題

相比較于其他文獻信息部門，檔案機構(gòu)的信息技術(shù)則顯得相對落后。除了少數(shù)具有專門性質(zhì)的檔案信息管理部門，大部分檔案機構(gòu)可用于檔案整理、利用、傳輸?shù)募夹g(shù)裝備還相當不完善。技術(shù)的缺陷造成檔案信息利用受到限制，同時也給檔案信息安全帶來危險因素。

1.實體檔案安全技術(shù)問題

實體檔案在保存的過程中會因環(huán)境的惡劣，裝幀的不恰當?shù)纫蛩囟斐蓹n案的損壞。檔案一經(jīng)損壞將很難修復(fù)，而在現(xiàn)實情況下，檔案經(jīng)常因為技術(shù)問題而得不到合適的保存。例如：檔案蟲害無法根除、保存分類不明等問題。

2.電子檔案安全技術(shù)問題

隨著檔案信息化的進行，電子檔案的安全問題也日益顯現(xiàn)出來。一方面網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技術(shù)迅速發(fā)展，檔案信息化建設(shè)在新技術(shù)的推動下不斷前進；另一方面是安全技術(shù)的史新緩慢，這種現(xiàn)象造成了檔案信息化與安全保障之間的矛盾。安全保障技術(shù)是一種以防為主的對抗發(fā)展技術(shù)，不斷出現(xiàn)的安全問題成為安全技術(shù)發(fā)展的動力。電子檔案管理的各個過程遭遇的系統(tǒng)安全、數(shù)據(jù)安全、網(wǎng)絡(luò)安全、用戶操作安全等問題使得我們必須加大各種相關(guān)安全技術(shù)的普及應(yīng)用，并且不斷更新各種技術(shù)，進而使電子檔案信息安全得到有效保障。

四、檔案開放利用信息安全保障體系建設(shè)

1.良好的軟、硬件支撐能力建設(shè)

檔案開放利用的信息安全保障體系建設(shè)，首先應(yīng)從基礎(chǔ)環(huán)境建設(shè)入手。通過軟、硬件環(huán)境的支撐能力建設(shè)，保證檔案在開放利用過程中的物理安全。其主要內(nèi)容包柄檔案工作者和利用者的安全意識培養(yǎng)、政府及各類基金的資金投入以及保存環(huán)境等各方面建設(shè)。

2.完善的政策法規(guī)指導能力建設(shè)

檔案開放利用的信息安全保障必須有相應(yīng)的政策法規(guī)為行動指南，法規(guī)政策是檔案信息安全保障工作的基石。本節(jié)主要從政策法規(guī)層面探討如何構(gòu)建檔案信息安全保障體系。健全的法律法規(guī)體系、針對性的法律法規(guī)建設(shè)才能保障檔案信息安全。

總的來說，檔案安全保障體系，應(yīng)從良好的軟、硬件支撐能力建設(shè)開始，用完善的法規(guī)制度和統(tǒng)一的行業(yè)標準作指導，利用嚴密的安全技術(shù)與科學有序的管理方法來著手構(gòu)建。同時在體系的建設(shè)過程中要注重相關(guān)人員的培養(yǎng)，使得體系的后續(xù)維護有所支持。檔案安全保障的各種能力建設(shè)是本文重點論述的部分，安全保障防范機制與監(jiān)管體系的建立可以起到輔助的作用；在現(xiàn)今的社會，傳統(tǒng)檔案與電子檔案并存，我們必須充分考慮各種情況的復(fù)雜性，在完善傳統(tǒng)檔案安全保障理論的基礎(chǔ)上對電子檔案信息安仝保障展開研究，不斷充實我國檔案安全保障理論體系。