基于高職院校人才培養(yǎng)工作狀態(tài)數(shù)據(jù)采集平臺的教學(xué)檔案管理探究

劉丹

【摘 要】以高等院校人才培養(yǎng)工作評估細則為基礎(chǔ)，分析高職院校人才培養(yǎng)工作狀態(tài)數(shù)據(jù)采集平臺的建設(shè)原則與要求，以及教學(xué)檔案管理在狀態(tài)數(shù)據(jù)采集過程中的特點，結(jié)合湖南水利水電職業(yè)技術(shù)學(xué)院的實際情況，就狀態(tài)數(shù)據(jù)采集平臺采集流程與教學(xué)檔案管理之的關(guān)系，提出基于狀態(tài)數(shù)據(jù)采集平臺的教學(xué)檔案管理方法。

【關(guān)鍵詞】數(shù)據(jù)采集平臺 教學(xué)檔案 管理

【中圖分類號】G【文獻標識碼】A

【文章編號】0450-9889（2013）07C-

0079-03

2011年教育部出臺了新的高等職業(yè)院校人才培養(yǎng)工作評估實施細則，新的實施細則中明確高等職業(yè)院校人才培養(yǎng)工作狀態(tài)數(shù)據(jù)采集平臺（以下簡稱“狀態(tài)數(shù)據(jù)采集平臺”）是高職院校人培養(yǎng)工作評估的重要組成部分。新的評估實施細則的出臺，將狀態(tài)數(shù)據(jù)采集平臺獨立出來，用真實的數(shù)據(jù)來反映學(xué)院運行現(xiàn)狀，通過狀態(tài)數(shù)據(jù)采集來觀測高職院校管理是否規(guī)范，這成為教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控的常態(tài)管理手段。高校的教學(xué)檔案管理成為反映學(xué)校管理水平和教學(xué)質(zhì)量的重要標志，狀態(tài)數(shù)據(jù)采集平臺對教學(xué)檔案的建設(shè)與管理有重要的導(dǎo)向作用。

一、狀態(tài)數(shù)據(jù)采集平臺的建設(shè)原則和要求

（一）狀態(tài)數(shù)據(jù)采集平臺的建設(shè)原則

狀態(tài)數(shù)據(jù)采集平臺建設(shè)是高職院校發(fā)展的需要，是院校實現(xiàn)規(guī)范化、管理科學(xué)化、現(xiàn)代化的需要，是深化教育教學(xué)改革、強化專業(yè)特色建設(shè)、提高人才培養(yǎng)質(zhì)量，是促進學(xué)院內(nèi)涵發(fā)展需要；是建立以院校為核心、教育行政管理部門為引導(dǎo)、社會參與的教學(xué)質(zhì)量保障體系的重要保證；是教育行政部門對高等職業(yè)院校人才培養(yǎng)工作實施宏觀管理的重要途徑和手段，是了解學(xué)院辦學(xué)水平和辦學(xué)實力的窗口，是“辦人民滿意”教育的需要。

（二）狀態(tài)數(shù)據(jù)采集平臺的建設(shè)的要求

1.目標明確。各高職院校按照上級教育部門的要求盡快應(yīng)用好、管理好、建設(shè)好狀態(tài)數(shù)據(jù)采集平臺；根據(jù)各自院校的特點，進一步開發(fā)完善、優(yōu)化狀態(tài)數(shù)據(jù)采集平臺的功能，逐步實施面向社會開放；最終實現(xiàn)滿足評估的需要，滿足教職員工的需要，滿足學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的需要，滿足上級教育行政管理部門的需要，滿足學(xué)生家長的需要，滿足社會相關(guān)各方的需要。

2.健全機制。各高職院校應(yīng)建立、健全狀態(tài)數(shù)據(jù)采集平臺的管理工作和獎懲制度，建立從數(shù)據(jù)來源和教育一線崗位進行數(shù)據(jù)信息采集填報的運行機制；建立數(shù)據(jù)信息采集層層負責(zé)責(zé)任制，明確每一位教職員工都是每條數(shù)據(jù)信息的具體責(zé)任人，建立獎懲辦法，納入各部門考核，并落實到學(xué)院的各個部門，做到狀態(tài)數(shù)據(jù)采集平臺上所有數(shù)據(jù)信息的來源，均是數(shù)據(jù)信息發(fā)生人或數(shù)據(jù)信息的發(fā)生地，確保狀態(tài)數(shù)據(jù)采集平臺填寫的原始性和真實性。

3.落實到位。各高職院校根據(jù)教育部《新評估方案》的具體要求，把狀態(tài)數(shù)據(jù)采集平臺列為學(xué)院辦學(xué)的一項常規(guī)性、基礎(chǔ)性的工作，并將各項具體工作加以落實。

4.加強培訓(xùn)。各高職院校應(yīng)組織全院教職工認真學(xué)習(xí)，并領(lǐng)會相關(guān)文件精神，使學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)高度重視，積極宣傳狀態(tài)數(shù)據(jù)采集平臺對學(xué)院教育教學(xué)改革和發(fā)展的重要意義，統(tǒng)一全院教職員工的高職教育教學(xué)理念。

二、教學(xué)檔案管理與狀態(tài)數(shù)據(jù)采集之間的關(guān)系

教學(xué)檔案是狀態(tài)數(shù)據(jù)采集平臺的佐證，新的評估實施細則中現(xiàn)場考察只有一天，專家組深入分析學(xué)院狀態(tài)數(shù)據(jù)采集平臺的基礎(chǔ)上，通過狀態(tài)數(shù)據(jù)采集平臺中數(shù)據(jù)的“奇異點”，核對人才培養(yǎng)工作的數(shù)據(jù)和內(nèi)涵建設(shè)現(xiàn)狀。每年狀態(tài)數(shù)據(jù)采集平臺都要上報教育行政部門，數(shù)據(jù)采集流程和教學(xué)檔案的積累與管理是直接影響到采集平臺數(shù)據(jù)可靠性的主要因素。狀態(tài)數(shù)據(jù)采集平臺是以教學(xué)檔案為佐證，教學(xué)檔案中的各項材料都將直接影響到采集平臺數(shù)據(jù)的真實性和可靠性，有效地將數(shù)據(jù)采集和教學(xué)檔案工作結(jié)合在一起，以狀態(tài)數(shù)據(jù)采集平的要求來規(guī)范教學(xué)檔案的范圍、分類，促進教學(xué)管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化和程序化。教學(xué)檔案和狀態(tài)數(shù)據(jù)采集平臺之間有著密切的聯(lián)系，兩者相互依存，在此基礎(chǔ)上規(guī)劃好，利用好，管理好，將更加有利于高職院校對教學(xué)質(zhì)量以及教育教學(xué)發(fā)展內(nèi)涵建設(shè)起到關(guān)鍵作用。

三、狀態(tài)數(shù)據(jù)采集平臺采集過程中教學(xué)檔案管理的特點

（一）狀態(tài)數(shù)據(jù)采集過程對教學(xué)檔案的建設(shè)有導(dǎo)向性

狀態(tài)數(shù)據(jù)采集平臺每年一次，信息采集的即時性對高職院校教學(xué)檔案的規(guī)范化提出更高的要求，狀態(tài)數(shù)據(jù)采集平臺的填報項目每年都在不斷的改進與完善，與以往教學(xué)檔案的收集、整理、歸檔的范圍、時限都有不同，按平常以往都是按年度整理，而數(shù)據(jù)采集平臺是以學(xué)年度為時限的。同時數(shù)據(jù)采集的即時性也強化了教學(xué)檔案的原始性。

（二）狀態(tài)數(shù)據(jù)采集過程中教學(xué)檔案管理的原始性

教學(xué)檔案建設(shè)管理與數(shù)據(jù)采集平臺有著共同的特點，都具有原始性，教學(xué)檔案的建設(shè)都是要用原始的檔案材料來反映教學(xué)質(zhì)量，而狀態(tài)數(shù)據(jù)采集平臺同樣也是要用原始數(shù)據(jù)來填寫平臺，狀態(tài)數(shù)據(jù)采集平臺的數(shù)據(jù)來源都由原始教學(xué)檔案來體現(xiàn)。

（三）狀態(tài)數(shù)據(jù)采集過程中教學(xué)檔案管理的即時性

在湖南水利水電職業(yè)技術(shù)學(xué)院的教學(xué)檔案管理制度中制訂了“三納入、四同步”的管理原則，也就體現(xiàn)了教學(xué)檔案原始材料的即時歸檔。將教學(xué)檔案的建設(shè)工作要納入教學(xué)管理工作考核制度的管理，檢查教學(xué)管理工作的同時與教學(xué)材料同步，按要求完成教學(xué)檔案的收集、整理和歸檔等工作。

（四）狀態(tài)數(shù)據(jù)采集平臺采集過程中教學(xué)檔案管理的真實性

數(shù)據(jù)平臺采集數(shù)據(jù)的要求是通過采集的數(shù)據(jù)來反映學(xué)校的運行情況的真實數(shù)據(jù)，而教學(xué)檔案最重要的價值就在于他的真實性。在人才培養(yǎng)工作評估的時候有現(xiàn)場考查，專業(yè)家組除了看、聽現(xiàn)實情況外，還要通過審閱教學(xué)原始檔案還體現(xiàn)數(shù)據(jù)的真實性，來分析學(xué)院的過去和現(xiàn)狀。隨著高職院校的飛速發(fā)展，各種教學(xué)檔案的逐漸形成，使之成為一種重要的真實信息資源，是教學(xué)單位的原始材料基礎(chǔ)，是教學(xué)過程的轉(zhuǎn)化物。

四、基于狀態(tài)數(shù)據(jù)采集平臺的教學(xué)檔案管理方法

高等職業(yè)院校教學(xué)檔案管理工作記錄院校教育教學(xué)工作的重要憑證，客觀地記錄了各項教學(xué)工作，包括每學(xué)期教師所任課程的教課記錄、指導(dǎo)學(xué)生學(xué)習(xí)的情況記錄、學(xué)生成績的評定記錄，以及專業(yè)建設(shè)、課程建設(shè)、教育教學(xué)研究資料等，利用狀態(tài)數(shù)據(jù)采集的即時性，將教師的各種教學(xué)方法，以及授課的形式等得到即時的整理，都可以用文字或照片的形式及時的其進行存檔，為各學(xué)院各項評估提供了最原始的第一手資料，是教學(xué)檔案管理中必不可少的一個重要環(huán)節(jié)。因此，應(yīng)從思想上認識教學(xué)檔案管理工作的重要性，認真學(xué)習(xí)《高等學(xué)校檔案管理辦法》以及學(xué)院制度的相關(guān)制度，積極配合學(xué)院教學(xué)檔案工作的開展，使教學(xué)檔案管理工作水平得到提高。

（一）完善和制定教學(xué)檔案管理制度，明確職責(zé)

科學(xué)的教學(xué)檔案管理制度，對加強教學(xué)檔案建設(shè)和管理工作有著重大意義。學(xué)院現(xiàn)已制訂了相關(guān)的教學(xué)檔案的管理辦法以及指導(dǎo)性意見，教學(xué)檔案的建設(shè)也在逐步的規(guī)范當(dāng)中，將教學(xué)檔案建設(shè)工作是設(shè)為一項常規(guī)性，基礎(chǔ)性的工作，納入教學(xué)日常工作。根據(jù)狀態(tài)數(shù)據(jù)采集平臺的建設(shè)原則和要求，還應(yīng)完善、健全教學(xué)檔案的指導(dǎo)性意見，對教學(xué)檔案內(nèi)涵和目錄建設(shè)進行細化，并對教學(xué)檔案的管理辦法進行細化和修訂，制訂相應(yīng)具體的考核辦法。教學(xué)檔案的管理應(yīng)明確各級教學(xué)單位在教學(xué)檔案管理工作中的任務(wù)和職責(zé)，各教學(xué)單位的負責(zé)人要高度重視教學(xué)檔案的管理工作，參與教學(xué)活動的全體人員明確責(zé)任和任務(wù)，規(guī)定時限和要求完成教學(xué)檔案的歸檔工作。還應(yīng)有其他相應(yīng)的管理手段為補充，如通過宣傳教學(xué)檔案歸檔的重要性，使教職工和學(xué)生充分認識檔案工作的重要性，從而自覺參加這項工作。促進教學(xué)檔案工作的標準化和規(guī)范化。

（二）與數(shù)據(jù)采集相結(jié)合，加強教學(xué)檔案知識的相關(guān)培訓(xùn)

狀態(tài)數(shù)據(jù)采集平臺填報采集的信息量大，填報的要求嚴格，系統(tǒng)性強，數(shù)據(jù)填報流動性大。因此在每年的填報準備時期都要對相關(guān)人員進行培訓(xùn)，把握平臺的新變化和各表間的關(guān)聯(lián)性及年際數(shù)據(jù)的延續(xù)性。與此同時，加強教學(xué)檔案知識的培訓(xùn)，加深對教學(xué)檔案的性質(zhì)、價值作用的認識，提高檔案建設(shè)的內(nèi)涵，兩者合一使他們明確填報數(shù)據(jù)和收集、整理檔案的要求，既把握了教學(xué)檔案的原始性，又提高了采集數(shù)據(jù)的準確性，要求每位教師都參與進來，把在教學(xué)過程中的一些創(chuàng)新思想都形成文字材料，積累成經(jīng)驗。

（三）參照狀態(tài)數(shù)據(jù)采集平臺，建立教學(xué)檔案索引目錄

狀態(tài)數(shù)據(jù)采集平臺是第二輪評估的基礎(chǔ)和前提，參照數(shù)據(jù)采集平臺使教學(xué)檔案工作能夠有效地做到靜態(tài)與動態(tài)相結(jié)合，根據(jù)第二輪評估指標體系中的22個關(guān)鍵要素，建立教學(xué)檔案的索引目錄。要求各級教學(xué)單位根據(jù)教學(xué)檔案索引進行分類，有效的做好教學(xué)檔案的收集、整理和歸檔等工作。湖南水利水電職業(yè)技術(shù)學(xué)院教務(wù)處師資科檔案的根目錄下可分為校內(nèi)專業(yè)教師、校內(nèi)兼課教師、校外兼職教師、校外兼課教師等四個子目錄，各教學(xué)系部可以對教師個人教學(xué)檔案進行細化，按采集平臺的細分項分類有序存放，方便查找與使用。發(fā)揮教學(xué)檔案的作用。

（四）加強對教學(xué)檔案的檢查與質(zhì)量的評估

加強對教學(xué)檔案的檢查與質(zhì)量的評估，應(yīng)當(dāng)將教學(xué)檔案建設(shè)作為一項常規(guī)工作，各教學(xué)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對此事高度重視，并將教學(xué)檔案管理工作進行細分、量化，研究并制訂教學(xué)單位教學(xué)檔案的管理質(zhì)量的評價體系。教學(xué)檔案質(zhì)量的好壞在于制度的落實，制度是管理的重要保障，是管理的基礎(chǔ)。湖南水利水電職業(yè)技術(shù)學(xué)院去年下發(fā)了《教學(xué)檔案資料管理的指導(dǎo)性意見》，各級教學(xué)部門也在逐步規(guī)范部門教學(xué)檔案，在每學(xué)期末對教學(xué)單位的教學(xué)檔案按參考目錄進行檢查。下一步，將制訂《學(xué)院教學(xué)檔案工作質(zhì)量評價辦法》，來確保教學(xué)檔案的歸檔率和檔案質(zhì)量。教學(xué)檔案收集整理與教學(xué)過程、評價一樣重要，而且評價結(jié)果將直接納入教師的教學(xué)工作考核，將部門的教學(xué)檔案建設(shè)工作納入學(xué)院的目標考核當(dāng)中，進行不定期的檢查與評估，發(fā)現(xiàn)問題及時對各教學(xué)單位進行限期整改，并對教學(xué)檔案管理工作有顯著成效的，利用率高的在學(xué)院進行表彰。

（五）加快檔案管理的信息化建設(shè)

加快檔案管理的信息化資源的建設(shè)，促進檔案基層工作業(yè)務(wù)的開展，為推動高職院校檔案管理的信息化，來實現(xiàn)檔案資源的共享，為建設(shè)數(shù)字校園服務(wù)。在此基礎(chǔ)上，湖南水利水電職業(yè)技術(shù)學(xué)院已推行無紙化辦公，各種保存檔案資源的設(shè)備也不斷增加，使檔案的形式不僅限于文字檔案，更加豐富檔案的存檔形式，也更加生動。

高職學(xué)院人才培養(yǎng)狀態(tài)采集工作的常態(tài)化，將人才培養(yǎng)工作評估與日常教學(xué)有機地結(jié)合起來，規(guī)范教學(xué)檔案管理，促進狀態(tài)數(shù)據(jù)采集平臺的建設(shè)和教學(xué)檔案的利用，確保教學(xué)工作規(guī)范化和標準化管理，其為教學(xué)檔案建設(shè)工作建立了一個長效機制提供了一個良好的途徑。為教學(xué)工作提供有效的服務(wù)，提高教學(xué)檔案資料的質(zhì)量和科學(xué)管理水平，逐步實現(xiàn)教學(xué)檔案資料管理工作的標準化、規(guī)范化，能夠更好地為學(xué)院的發(fā)展服務(wù)。

【參考文獻】

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[2]王爽.淺談高校教學(xué)檔案管理的必要性與方法[Z]. 2011 International Conference on Education Science and Management Engineering （ESME 2011）

【作者簡介】劉 丹（1985- ），女，湖南汩羅人，湖南水利水電職業(yè)技術(shù)學(xué)院教務(wù)處助理館員，研究方向：教學(xué)檔案管理。

（責(zé)編 何田田）