淺談Word軟件的應(yīng)用技巧

伍劍青

摘要：科技改革綠江南，春風(fēng)已過二郎山。作為康巴高原瀘定縣的得妥鄉(xiāng)政府的信息技術(shù)工作者，一直關(guān)注Word軟件的應(yīng)用。因?yàn)殡S著信息技術(shù)的迅速發(fā)展，Word辦公軟件已經(jīng)普遍運(yùn)用到人民的日常生活中，在提高用戶計(jì)算機(jī)操作水平的同時(shí)，還為人們的日常工作帶來了方便。該文從計(jì)算機(jī)Word辦公軟件的查找與替換功能、快速輸入小數(shù)點(diǎn)、段落重排、設(shè)置分欄頁碼、輸入生僻字等應(yīng)用技巧進(jìn)行了深入的探討，提出了自己的建議和看法。

關(guān)鍵詞：Word軟件 應(yīng)用技巧 查找與替換 段落重排 分欄

隨著計(jì)算機(jī)的迅速發(fā)展，Word辦公軟件已經(jīng)普遍運(yùn)用到人們的日常生活。Word軟件旨在向用戶提供最佳的文檔格式設(shè)置工具，利用它可輕松、高效地組織和編寫文檔，使一般辦公室工作人員不用花太多時(shí)間就能掌握Word的基本功能，編排出規(guī)范、美觀的文檔。因此，掌握Word軟件的應(yīng)用技巧極為重要。

一、查找與替換功能

在使用Word辦公軟件時(shí)，文章中存在著大量的回車符號(hào)，甚至在粘貼其他文章時(shí)，也會(huì)存在著箭頭向下的軟回車符號(hào)。這些符號(hào)占用了Word的很大空間，操作人員若一個(gè)個(gè)的刪除，不僅會(huì)浪費(fèi)大量的工作時(shí)間，同時(shí)還會(huì)影響自身的工作情緒。針對(duì)這一狀況，操作人員在復(fù)制完文章內(nèi)容后，可以直接點(diǎn)擊菜單，從對(duì)話框中找出“編輯”→“替換”這個(gè)選項(xiàng)，將“查找內(nèi)容”設(shè)置為1，“替換為”這個(gè)框中選擇空白，在操作完成后，點(diǎn)擊“全部替換”就可以將文章中的軟回車全部刪除。這種方法在使用的過程中，只能刪除軟回車，對(duì)于主要的段落換行卻無法及時(shí)的替換，這時(shí)，操作人員可以通過以下操作解決這一現(xiàn)象：首先，操作人員可以在菜單中找到“編輯”→“替換”，與之前不同的是，操作人員要在整個(gè)“查找內(nèi)容”中輸入1，而在“替換為”這一選項(xiàng)中輸入“P”，在整個(gè)操作結(jié)束后，只需要點(diǎn)擊“全部替換”即可。

二、快速輸入小數(shù)點(diǎn)

工作中，需要輸入大量的數(shù)據(jù)，你如果是用安裝office時(shí)攜帶的五筆字型或拼音輸入法，會(huì)為輸入數(shù)字中的小數(shù)點(diǎn)而在中文與英文輸入法間不斷調(diào)整而煩惱（使用陳橋五筆不會(huì)出現(xiàn)這些問題，它會(huì)輸入數(shù)據(jù)后接著數(shù)據(jù)時(shí)自動(dòng)將數(shù)據(jù)間的句號(hào)修改為小數(shù)點(diǎn)）。不過利用Word工具中的“自動(dòng)更正”可解決此問題，讓你一勞永逸。方法：打開“工具”—“自動(dòng)更正”—“自動(dòng)更正”，在“替換”“替換為”中分別填上“。?！薄ⅰ?”（小數(shù)點(diǎn)），點(diǎn)擊“確定”，回到Word輸入界面，在輸入數(shù)據(jù)后輸入兩個(gè)“?！保佥斎霐?shù)據(jù)，看看“.”是不是變成了小數(shù)點(diǎn)“.”。這一方法會(huì)讓你在輸入小數(shù)點(diǎn)是多輸入一個(gè)“?！保贿^比每次輸入數(shù)據(jù)中需輸入小數(shù)點(diǎn)時(shí)需要在輸入方法間調(diào)整要方便多了。按此辦法進(jìn)行后，你在Excel中用同樣的輸入方法，就可以快速輸入數(shù)字中的小數(shù)點(diǎn)。此法可用于文字材料中的序號(hào)更正、如將“1、”改“⒈”，年份中“零”的更正等。

三、段落重排

操作人員在使用Word辦公軟件的過程中，段落重排的核心功能在于將兩個(gè)或兩個(gè)以上的段落合并為一段，前后段落必須是存在的段落，而不是空段。在其具體操作的過程中，主要包括以下幾個(gè)方面：首先，在每段的開頭添加一些特殊標(biāo)記，如：“&。其次，打開“查找與替換”的對(duì)話框，并在“查找內(nèi)容一項(xiàng)中輸入“P”，并在“替換為”輸入框中通過“高級(jí)→特殊符號(hào)→不問斷空格”中輸入“S”。最后，在上述操作都結(jié)束后，可以點(diǎn)擊“全部替換”即能將所有的硬回車替換掉。

四、設(shè)置分欄頁碼

我們有時(shí)需要將文檔分欄編排，比如我們要打印8開試卷，往往將頁面分為兩欄，在每欄的下面各有一個(gè)頁碼，設(shè)置成“第×頁，共×頁”的形式。這時(shí)，我們可以利用“=（Formula）”域來實(shí)現(xiàn)分欄頁碼的設(shè)置。首先打開“頁眉和頁腳”工具欄，切換到頁腳區(qū)域，在第1欄的適當(dāng)位置，輸入“第頁，共頁”幾個(gè)字。將光標(biāo)插入到“第頁”兩個(gè)字的中間，連按兩次“Ctrl+F9”快捷鍵，得到一對(duì)包含在一起的花括號(hào)“{{}}”，在括號(hào)中輸入域代碼如下：“{={Page}*2-1}”。再將光標(biāo)插入到“共頁”兩個(gè)字的中間，按照2的方法在其間插入域代碼“{={NumPages}*2}”。然后在第2欄的下面寫域代碼為“第{={Page}*2}頁，共{={NumPages}*2}頁”的形式。最后，按“Alt+F9”，則在第1欄和第2欄的下面，就將分別出現(xiàn)“第1頁，共2頁”和“第2頁，共2頁”的頁碼。以后隨著文檔版面的增加，頁碼將自動(dòng)更新。如果文檔分為3欄，只要將第1欄下面的“第×頁”中間的公式改為{={Page}*3-2}，第2欄設(shè)為{={Page}*3-1}，第3欄設(shè)為{={Page}*3}，將“共×頁”中間的公式改為{={NumPages}*3}就行了；如果是文檔僅僅是1欄，則公式應(yīng)改為：第2頁，共5頁。一欄的情況還可以直接第“第頁，共頁”，也能得到同樣效果。

五、輸入生僻字

在我們進(jìn)行文字錄入的過程中，經(jīng)常會(huì)碰到一些怪字，不管使用什么輸入法都無法輸入，在正規(guī)的字庫中根本找不到它們。碰到這些字我們應(yīng)該怎么樣才能將其錄入呢？

我們可以直接來造字。打開附件菜單中的“TrueType造字程序”，這時(shí)程序會(huì)要求選定一個(gè)代碼，例如我們選擇AAA1，確認(rèn)之后即可進(jìn)入編輯窗口。你會(huì)發(fā)現(xiàn)編輯窗口與畫圖操作窗口比較相似，確實(shí)如此，這時(shí)我們就需要用鼠標(biāo)執(zhí)行“窗口→參照”打開參照對(duì)話框，同樣將字體選為黑體，在形狀框中輸入“莊”字并選取合適的部位，然后復(fù)制到AAA1中。繪制完畢，我們就可以打開“編輯”菜單，選擇“保存字符”命令。操作完畢，我們切換到區(qū)位輸入法，按下鍵盤上的AAA1即可輸入我們所造的字了。如果電腦上沒有區(qū)位輸入法，那么則需要再次打開“編輯”菜單，選擇“輸入法鏈接”命令，在彈出的窗口中設(shè)置一個(gè)位置文件名和位置，可以隨便設(shè)。設(shè)好后即會(huì)彈出輸入法字根，在自己使用的輸入法中輸入自定義的編碼，然后單擊“注冊(cè)”按鈕即可。

綜上所述，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，計(jì)算機(jī)Word辦公軟件的使用，在提高辦公人員辦公效率的同時(shí)，還能保障辦公質(zhì)量。由此就需要辦公人員熟練的掌握Word操作技巧，確保Word的使用功能順利的發(fā)揮出來，以此來提高企事業(yè)單位的整體辦公效率，為其今后的發(fā)展奠定結(jié)實(shí)的基礎(chǔ)。