高校辦公室管理創(chuàng)新的內(nèi)涵特征及方法理念研究

徐陽(yáng)

摘 要：高校辦公室作為學(xué)校的綜合管理機(jī)構(gòu)主要負(fù)責(zé)學(xué)校中的事務(wù)協(xié)調(diào)，能夠有效的保證學(xué)校各項(xiàng)工作的實(shí)施，更是學(xué)校外在形象的重要體現(xiàn)。針對(duì)高校工作的發(fā)展要求進(jìn)行具體分析，從內(nèi)涵、特征和方法入手，促進(jìn)辦公管理創(chuàng)新的有效途徑。

關(guān)鍵詞：高校辦公 管理創(chuàng)新 內(nèi)涵特征 途徑

中圖分類號(hào)：G47 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1007-3973（2013）007-187-02

隨著科學(xué)發(fā)展觀的不斷深入，高校建設(shè)的力度不斷加大，學(xué)校的整體長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展為綜合管理提出了更高地要求。在學(xué)校中，辦公室的建設(shè)也要順應(yīng)不斷出現(xiàn)地要求和變化，創(chuàng)新是進(jìn)步的源泉和動(dòng)力，因此，在進(jìn)行高校管理工作中，要針對(duì)當(dāng)前的形式進(jìn)行分析，逐步提高管理水平。

1 高校辦公室管理創(chuàng)新的內(nèi)涵

在高校中進(jìn)行辦公管理創(chuàng)新，其內(nèi)容不僅包括管理方式的創(chuàng)新，更重要的是要加強(qiáng)過程管理和理念管理創(chuàng)新，因此，就要求管理者要具備一定的管理經(jīng)驗(yàn)和管理水平。在具體地實(shí)踐工作中，高校辦公室管理具有以下的內(nèi)涵。

1.1 保證管理的準(zhǔn)確性

在高校中，辦公室的管理具有顯著的綜合性的特點(diǎn)。主要負(fù)責(zé)學(xué)校中各項(xiàng)協(xié)調(diào)、服務(wù)、監(jiān)督和信息管理工作的有序進(jìn)行，為學(xué)校日常工作的正常進(jìn)行提供有力的保證。只有對(duì)學(xué)校進(jìn)行有效的管理，才能保證管理工作創(chuàng)新的有效進(jìn)行。

1.2 保證定位的準(zhǔn)確性

高校辦公室在進(jìn)行定位時(shí)要遵循協(xié)調(diào)、服務(wù)、監(jiān)督和信息管理的原則。在進(jìn)行創(chuàng)新管理時(shí)要相應(yīng)的提高辦公室的綜合服務(wù)和管理水平，使其能夠充分發(fā)揮其自身的管理功能。

1.3 保證全局的整體性

在高校中，辦公室具有重要的作用，提高學(xué)校的各項(xiàng)工作效率能夠保證管理創(chuàng)新工作的有效進(jìn)行。在進(jìn)行高校辦公室管理時(shí)要從整體出發(fā)，對(duì)學(xué)校中的重點(diǎn)工作進(jìn)行及時(shí)的處理，確定學(xué)校的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展規(guī)劃，對(duì)學(xué)校中的人力、物力、財(cái)力進(jìn)行有效地分配，做好近期和長(zhǎng)遠(yuǎn)的工作計(jì)劃。

1.4 保證管理的有效性

在高校辦公室管理中，保證管理效率是進(jìn)行工作創(chuàng)新的出發(fā)點(diǎn)。在目前的學(xué)校辦公室管理工作中，仍然存在很大的缺陷，嚴(yán)重影響了管理效果，使學(xué)校的整體辦公效果受到了很大的影響，造成了人力、物力和財(cái)力的嚴(yán)重浪費(fèi)。隨著教育國(guó)際化的進(jìn)一步加深，在高校中進(jìn)行規(guī)范化的管理和制度建設(shè)的逐步完善是保證高校長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的重要措施。

1.5 加強(qiáng)團(tuán)結(jié)建設(shè)

在高校中的辦公室是一個(gè)完整的整體，因此在進(jìn)行創(chuàng)新工作時(shí)要充分發(fā)揮集體的作用進(jìn)行學(xué)校的建設(shè)，全體師生和工作人員進(jìn)行全員參與，在保證創(chuàng)新工作的質(zhì)量的前提下開展工作，提高管理成效。

2 高校辦公室管理創(chuàng)新的特征

2.1 管理科學(xué)化

高校辦公室管理創(chuàng)新的根本目的在于對(duì)管理中的各個(gè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行權(quán)力的分配，使各個(gè)機(jī)構(gòu)能夠充分發(fā)揮自身的工作潛能，實(shí)現(xiàn)管理的總體目標(biāo)。進(jìn)行管理創(chuàng)新的本質(zhì)在于對(duì)管理水平和管理素質(zhì)的創(chuàng)新。

（1）辦公室領(lǐng)導(dǎo)人員的素質(zhì)和修養(yǎng)是進(jìn)行管理創(chuàng)新的前提條件。在高校中辦公室領(lǐng)導(dǎo)中分為黨政辦公室主任和系級(jí)辦公室主任等級(jí)別，其中的系級(jí)辦公室主任在進(jìn)行管理創(chuàng)新中起著決定性的作用。系級(jí)辦公室主任不僅對(duì)辦公室進(jìn)行領(lǐng)導(dǎo)，而且還是學(xué)校中行政管理、教學(xué)管理和科研創(chuàng)新的管理者和組織者。只有對(duì)辦公室進(jìn)行系統(tǒng)、有效的領(lǐng)導(dǎo)才能保證辦公室管理部門發(fā)揮應(yīng)有的作用。在教育制度和高校管理體制的不斷改革背景下，只有不斷提高自身的管理素質(zhì)，才能滿足不斷變化的形式和要求。

（2）辦公室中人員的服務(wù)能力是進(jìn)行管理創(chuàng)新的關(guān)鍵。辦公室中的人員是保證管理創(chuàng)新有效實(shí)行的重要人員，因此，應(yīng)加強(qiáng)進(jìn)行定期培訓(xùn)，保證其對(duì)于管理的最新形式能夠有效掌握，才能真正實(shí)現(xiàn)管理創(chuàng)新。

在進(jìn)行辦公人員的培養(yǎng)時(shí)，要著重對(duì)其進(jìn)行思想覺悟培養(yǎng)，使其能夠具有高度的責(zé)任心和良好的服務(wù)精神。提高其自身的知識(shí)意識(shí)和修養(yǎng)意識(shí)，增強(qiáng)自身的修養(yǎng)和能力。

2.2 管理目標(biāo)明確

高校辦公室的工作目標(biāo)在于對(duì)協(xié)調(diào)、服務(wù)、監(jiān)督和信息管理工作進(jìn)行優(yōu)化，提高辦公室的管理水平和服務(wù)效果，在進(jìn)行管理創(chuàng)新時(shí)，要充分發(fā)揮辦公室的協(xié)調(diào)功能并建立起新型的高校組織形式。

（1）實(shí)行決策專業(yè)化。在院校中，系主任在學(xué)術(shù)中具有一定的權(quán)威性，但由于不能在教學(xué)過程中兼顧到全體教師的意見，因此問題的產(chǎn)生在所難免。集中表現(xiàn)在教師與行政管理人員之間由于缺乏交流而產(chǎn)生分歧，導(dǎo)致學(xué)校內(nèi)部人員之間矛盾不斷出現(xiàn)，對(duì)學(xué)校的教學(xué)和管理工作帶來嚴(yán)重的影響。因此，保證學(xué)校管理決策的透明度和民主性，能夠使決策中的錯(cuò)誤被及時(shí)的發(fā)現(xiàn)和處理，增強(qiáng)決策的正確性和全面性。

（2）重視學(xué)術(shù)、尊重人才。在我國(guó)現(xiàn)有的高校管理結(jié)構(gòu)中，行政管理人員的學(xué)歷和整體素質(zhì)偏低，及時(shí)掌握著學(xué)校中的重要事務(wù)，但對(duì)于專業(yè)的最新動(dòng)態(tài)和科研卻不能進(jìn)行及時(shí)的掌握和了解。因此，在進(jìn)行辦公管理時(shí)，應(yīng)充分尊重學(xué)術(shù)權(quán)力，為個(gè)人才能的發(fā)揮提供廣闊的空間，為管理創(chuàng)新提供更加有力的條件。

2.3 管理理念的開放性

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，國(guó)家對(duì)于高等教育人才的需求量越來越大，高等教育獲得了更多的發(fā)展空間。在高等教育中的辦公管理更具有重要的作用，高等教育面臨著更深層次和更多角度的開放性。因此，辦公室的管理水平對(duì)于高等學(xué)校適應(yīng)新的發(fā)展要求具有重要的決定作用。就管理而言，管理的力量決定著學(xué)校的整體質(zhì)量。只有保證對(duì)教學(xué)、科研的良好、有序管理，才能實(shí)現(xiàn)人才的培養(yǎng)和社會(huì)服務(wù)的目標(biāo)。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)的時(shí)代，高等教育中的知識(shí)傳播和知識(shí)運(yùn)用具有著顯著的意義。只有根據(jù)時(shí)代的變化進(jìn)行管理觀念的及時(shí)更新，才能保證學(xué)校中的各項(xiàng)管理工作能夠及時(shí)的更新。

3 高校辦公室管理創(chuàng)新的方法

在迅速發(fā)展的高校建設(shè)工作中，采用傳統(tǒng)的辦公管理方式已經(jīng)不能滿足不斷出現(xiàn)的新要求，因此，進(jìn)行辦公管理方法的創(chuàng)新勢(shì)在必行。

3.1 確立高校辦公室的職能和目標(biāo)

在以往的辦公室管理模式中，由于其自身的管理職能和管理目標(biāo)缺乏目的性，使得管理中出現(xiàn)了很多的問題。因此就需要對(duì)其職能進(jìn)行進(jìn)一步的確立和劃分，明確其在學(xué)校工作中的地位和作用。對(duì)辦公室的具體工作進(jìn)行明確的分工，制定科學(xué)、完整的工作計(jì)劃，逐步形成有效的辦公管理體系。對(duì)于辦公室人員要進(jìn)行定期的考核，獎(jiǎng)罰分明。完善會(huì)議制度，保證領(lǐng)導(dǎo)決策的正確發(fā)布和有效實(shí)行。完善接待制度，保證對(duì)外工作的高效進(jìn)行，為學(xué)校樹立良好的形象。

3.2 提高辦公室人員整體素質(zhì)

辦公室人員的整體水平直接影響到辦公室的管理效果，做好人員的政治思想工作能夠有效保證業(yè)務(wù)水平。對(duì)人員定期開展政治理論教育和素質(zhì)教育，保證其思想和行動(dòng)的一致性，深入教學(xué)科研工作中進(jìn)行及時(shí)的情況了解，對(duì)于提高事務(wù)處理能力和組織協(xié)調(diào)能力，有著巨大的促進(jìn)作用。由于現(xiàn)代知識(shí)的更新速度較快，因此，辦公室人員也要進(jìn)行不斷地學(xué)習(xí)，掌握現(xiàn)代化的管理知識(shí)和管理方法，在以人為本的前提下進(jìn)行工作的展開，保證學(xué)校中各項(xiàng)工作的有序進(jìn)行。

3.3 健全辦公室管理機(jī)制

在高校辦公室的管理工作中，建立完善的管理機(jī)制是保證其工作順利展開的必要前提。因此，辦公室應(yīng)建立起嚴(yán)格的規(guī)章制度和工作規(guī)范，將制度進(jìn)行明確化和細(xì)致化，為辦公室中的各項(xiàng)工作提供切實(shí)的依據(jù)。對(duì)辦公室的工作人員要實(shí)行嚴(yán)格管理制度，增強(qiáng)員工的責(zé)任意識(shí)和競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，逐步提高員工的工作水平和工作效率。

3.4 采用現(xiàn)代化的管理方式

在信息高速發(fā)展的今天，采用計(jì)算機(jī)進(jìn)行辦公室工作管理能夠明顯提高管理的效率。在進(jìn)行文件的傳輸和存儲(chǔ)時(shí)，能夠保證其準(zhǔn)確性和條理性。因此，在進(jìn)行管理的過程中，對(duì)于陳舊的辦公設(shè)備應(yīng)及時(shí)更新，實(shí)現(xiàn)管理的信息化和現(xiàn)代化，減少辦公人員的工作任務(wù)，提高辦公室的整體辦公水平。

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