加快農(nóng)業(yè)科技檔案管理現(xiàn)代化的對策建議

王茜

摘要：在分析農(nóng)業(yè)科技檔案特點的基礎(chǔ)上，明確了當(dāng)前農(nóng)業(yè)科技檔案管理中存在的難點和問題，并有針對性地提出了五條加快科技檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的對策建議。

關(guān)鍵詞：農(nóng)業(yè)科技檔案；管理現(xiàn)代化；對策

中圖分類號：G278.5 文獻標(biāo)識號：A 文章編號：1001-4942（2013）08-0129-02

隨著社會發(fā)展和農(nóng)業(yè)科技進步，農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)量日益增多，利用要求日益提高，傳統(tǒng)的檔案工作手段和方式越來越不適應(yīng)檔案事業(yè)日益發(fā)展的客觀需要，不可避免地面臨著保管龐雜、查找困難、提供遲緩、管理水平低等問題。因而，提高農(nóng)業(yè)科技檔案管理水平，全面實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，是當(dāng)前檔案工作的重要課題。

1農(nóng)業(yè)科技檔案的特點

農(nóng)業(yè)科技檔案是人類在農(nóng)業(yè)技術(shù)活動中自然形成的各種文字、聲像、電子材料等信息資源的總稱，是科技人員辛勤勞動和智慧的結(jié)晶，具有原始性、長期性、專業(yè)性、繼承性和保密性等特點。1.1原始性

科技檔案是科技人員在研究過程中形成的原始記錄，是科技活動原時原地的印記，而不是事后整理出來的加工產(chǎn)品，具有唯一性和排他性，不存在替代品。

1.2長期性

據(jù)中國農(nóng)業(yè)科學(xué)院對878項農(nóng)業(yè)科技成果的統(tǒng)計，平均研究周期為5～7年，其中獲國家發(fā)明獎和國家科技進步獎的成果平均在10年以上。農(nóng)業(yè)科技檔案作為對科研活動的記錄，其積累和收集是一個長期、系統(tǒng)工程。

1.3專業(yè)性

不管是自然科學(xué)還是社會科學(xué)，科研工作都是一定研究領(lǐng)域的深入探索和實踐，其檔案材料與其他綜合類檔案相比都具有較強的專業(yè)性，因此專業(yè)性是農(nóng)業(yè)科技檔案的突出特點。

1.4繼承性

科學(xué)研究的一般規(guī)律就是在前人研究成果的基礎(chǔ)上進行繼承和創(chuàng)新，因此被賦予了繼承性的特點。古往今來，科技檔案就是在繼承與創(chuàng)新之間，從時間上到空間上傳播著科技進步的信息。

1.5保密性

科技檔案作為科研活動的真實記錄，是維護知識產(chǎn)權(quán)的有力憑證，在處理知識產(chǎn)權(quán)糾紛中具有無可替代的法律效力。因此，科技檔案在開發(fā)使用過程中必須要處理好合理開發(fā)與適度保密的關(guān)系。

2農(nóng)業(yè)科技檔案管理中存在的問題

2.1基礎(chǔ)設(shè)施簡陋

由于對檔案工作的重視程度不高，資金投入不足，目前多數(shù)科研單位的檔案現(xiàn)代化設(shè)施配置不齊全，檔案室?guī)旆亢喡?，防光、防火、防塵、防潮、防盜、防霉、防蟲、防有害氣體的條件差，嚴(yán)重影響了檔案的使用壽命和后續(xù)開發(fā)利用。尤其是市級科研單位計算機配備不足、缺乏現(xiàn)代化檔案管理條件的問題更加突出。

2.2管理人員隊伍素質(zhì)有待提升

大多數(shù)農(nóng)業(yè)科研單位還未形成素質(zhì)優(yōu)良、結(jié)構(gòu)合理、科學(xué)高效的檔案管理隊伍。一方面專職檔案工作人員的學(xué)歷結(jié)構(gòu)、知識結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)、職稱結(jié)構(gòu)都不盡合理。另一方面，科研單位的兼職檔案員幾乎都未接受過檔案管理專業(yè)的專門培訓(xùn)，缺乏檔案管理及檔案信息化建設(shè)的基本理論、基本知識、基本技能。

2.3科技檔案材料收集困難

由于農(nóng)業(yè)科研項目研究時間一般較長，在科研過程中會形成大量不同載體的檔案材料，檔案材料的流失現(xiàn)象時有發(fā)生。同時，科研人員存在重申報、輕建檔，重成果、輕積累等問題，只重視項目申報、科技成果鑒定和報獎階段的檔案收集和管理，輕視科研準(zhǔn)備階段、研究試驗階段、推廣應(yīng)用階段的檔案保存，導(dǎo)致科研材料歸檔不全或核心材料缺失。

2.4管理技術(shù)落后，檢索效率低

目前，農(nóng)業(yè)科研資料大多數(shù)以電子文檔的形式出現(xiàn)，但很多科研單位的檔案管理手段還停留在傳統(tǒng)的手工操作模式，收集歸檔的材料只限于紙質(zhì)文檔上，檢索方法單一、速度慢、準(zhǔn)確率低，滿足不了檔案資源共享、深化利用等現(xiàn)代化管理的需要。同時，檔案部門與研究室、科研人員接觸少，專業(yè)知識不足，一定程度上也阻礙了科技檔案的有效利用。

3加快科技檔案管理現(xiàn)代化的對策建議

科技檔案管理現(xiàn)代化就是用科學(xué)的思想、現(xiàn)代化的方法和手段對檔案工作進行有效的管理，獲得最佳的工作效率、經(jīng)濟效益和社會效益的工作方法。當(dāng)前，科技檔案種類不僅有紙質(zhì)資料、電子文檔，還有圖片、音像資料和多媒體資料等，載體形式日趨多樣化，使得檔案信息管理更為復(fù)雜，迫切需要實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，減輕檔案保存壓力，提高檔案利用效率。

3.1實現(xiàn)檔案管理技術(shù)現(xiàn)代化

信息技術(shù)給傳統(tǒng)的檔案文獻服務(wù)帶來了生機和活力，目前越來越多的科研單位利用計算機承擔(dān)著科技檔案的查詢檢索、輔助立卷、編制目錄、數(shù)據(jù)統(tǒng)計等各項業(yè)務(wù)。但是由于軟件、人員素質(zhì)等方面的原因，目前科技檔案的計算機管理還不盡如人意。下一步要通過數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)手段，建設(shè)各類規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、可共享的目錄數(shù)據(jù)庫和內(nèi)容數(shù)據(jù)庫，加強檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和管理系統(tǒng)開發(fā)應(yīng)用，建立檔案信息資源共享的技術(shù)支撐平臺，實現(xiàn)檔案信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化和檔案信息資源的共享化。

3.2實現(xiàn)科研文檔一體化管理

文檔一體化是從文件管理與檔案管理出發(fā)，實現(xiàn)文件從形成到歸檔的全過程控制和管理。科技檔案管理工作實現(xiàn)文檔一體化，要求在科研項目的設(shè)計階段就要樹立檔案管理意識，確保將試驗過程中的各類數(shù)據(jù)和記錄都能認(rèn)真保存起來。同時，建立檔案管理參與制度，每一個研究室都要配備專門的檔案收集整理人員，負(fù)責(zé)科研項目全過程的材料歸檔工作，待項目完成后提交專門的檔案管理部門管理。加強檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，完善各類檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，形成檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系，確保檔案規(guī)范管理和高效利用。

3.3實現(xiàn)檔案管理人員專業(yè)化

隨著檔案信息化的發(fā)展，科技檔案管理要迎接信息革命的挑戰(zhàn)，最根本的是要提高檔案管理人員的素質(zhì)。一方面要通過舉辦各種培訓(xùn)班、研討會等形式，大力加強在職人員的崗位培訓(xùn)，以提高在職人員的整體水平；另一方面還要引進和培養(yǎng)一批專業(yè)人才，使科技檔案管理人員不僅具備相應(yīng)學(xué)科專業(yè)知識和檔案管理知識，而且要掌握計算機現(xiàn)代化管理知識，成為一專多能的“復(fù)合型”管理人才。

3.4實現(xiàn)檔案管理資金支持穩(wěn)定化

目前，資金投入不足已成為制約科技檔案現(xiàn)代化管理的重要因素，要實現(xiàn)檔案資源的科學(xué)管理和有效利用，必須加大對檔案管理的穩(wěn)定投入。加強檔案庫房建設(shè)、計算機配備等基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和檔案管理系統(tǒng)研發(fā)的資金支持，將檔案現(xiàn)代化管理納入科研單位的工作計劃，建立穩(wěn)定支持檔案工作的機制，定期聽取檔案工作匯報，及時解決檔案工作中存在的問題。

3.5實現(xiàn)檔案資源“管用并重”

實現(xiàn)農(nóng)業(yè)科技檔案管理現(xiàn)代化，要著力改變“重管輕用”的傳統(tǒng)管理模式，針對農(nóng)業(yè)科研工作中提出的各種相關(guān)問題，通過編制檢索工具、編寫各種科技檔案資料匯編、開展定期服務(wù)等多種方式，開放檔案資源，同時建立科技檔案展覽室，對科技成果、知名學(xué)者專家的業(yè)務(wù)檔案、有影響的論著等進行展覽，促進科技成果及相關(guān)資料實現(xiàn)共享共用。

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