關(guān)于高校系部教學(xué)秘書工作的幾點(diǎn)思考

崔肖菡

【摘 要】教學(xué)秘書工作在教學(xué)管理工作中起到了一個鏈條式的作用，擔(dān)負(fù)著上傳下達(dá)的基本工作，它具有自身的特殊性和重要性，但同時也存在著一些問題，本文就這些特殊型和重要性做出自己的理解，并對其存在的問題進(jìn)行簡單分析。

【關(guān)鍵詞】高校；教學(xué)秘書；特殊性；重要性；問題

高校要保證教學(xué)的正常運(yùn)行，就必須有嚴(yán)密高效的教學(xué)管理，而教學(xué)秘書工作則是教學(xué)管理中一項平凡又有必不可少的工作，教學(xué)秘書工作質(zhì)量的高低直接影響著教學(xué)管理的運(yùn)行。高校教學(xué)秘書處在教學(xué)管理的最基層和最前沿，是學(xué)校教務(wù)工作與教學(xué)活動的溝通者，是教師與學(xué)生之間信息的傳遞者，又擔(dān)負(fù)上令下達(dá)、下情上奏的工作，他是橋梁，是紐帶，同時他還是保證教學(xué)活動正常運(yùn)行的基石，所以教學(xué)秘書的重要性就不言而喻了。但是目前在高校中，實(shí)際情況卻是教學(xué)秘書的工作其應(yīng)受到的重視程度與其所發(fā)揮的作用之間存在著較大的差距，需要進(jìn)一步提供條件、提高要求，充分發(fā)揮教學(xué)秘書在教學(xué)管理中的作用。

1.教學(xué)秘書工作的特殊性

1.1 綜合性

教學(xué)秘書的工作范圍幾乎涉及到校院系教學(xué)管理的各個方面，范圍廣，內(nèi)容繁雜。既要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)管理教學(xué)，又要協(xié)助一線教師處理教學(xué)方面的具體事務(wù)，同時還要完成教務(wù)處下達(dá)的各項工作，所以說他實(shí)際是一項綜合性的復(fù)雜工作。

1.2 服務(wù)性

教學(xué)秘書的工作的一個中心詞就是“服務(wù)”，他的服務(wù)對象主要有以下幾個方面：一是服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)。主要是擔(dān)任系部領(lǐng)導(dǎo)的助手工作，要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)完成各項事務(wù)性工作，包括工作計劃、總結(jié)、會議安排、學(xué)術(shù)交流等。二是服務(wù)于教師。主要是協(xié)助教師們完成如上報教學(xué)任務(wù)、制定教學(xué)計劃、調(diào)整教學(xué)安排，教材征訂及其他教學(xué)運(yùn)行中的工作。三是服務(wù)于各級部門。比如擔(dān)任檔案員，每年整理上報部門檔案。擔(dān)任信息員，負(fù)責(zé)向宣傳部門上報部門重要信息。擔(dān)任資產(chǎn)管理員，負(fù)責(zé)每年的資產(chǎn)清查和日常的資產(chǎn)管理等。四是服務(wù)于學(xué)生。完成諸如學(xué)生成績的下發(fā)與管理，學(xué)生學(xué)籍的變動上報等工作。因此說，教學(xué)秘書工作是一項需要極大奉獻(xiàn)精神的服務(wù)性工作。

1.3 周期性

教學(xué)秘書的工作始終貫穿在無數(shù)個重復(fù)著的教學(xué)周期中。從選課、排課到授課、評課，在一個完整的教學(xué)周期中，伴隨著一線教師在教學(xué)運(yùn)行中的每一步，教學(xué)秘書也有著與其相應(yīng)的工作內(nèi)容。教學(xué)周期始于教學(xué)任務(wù)的下達(dá)， 結(jié)束于課程任務(wù)的最終完成（包含教師事務(wù)性工作、教學(xué)工作及考試工作的最終完成），一個周期的長度接近一個半學(xué)期。而教學(xué)周期是教學(xué)管理活動最重要的內(nèi)容，教學(xué)秘書在其中承擔(dān)了最具體，最基層的工作。

2.教學(xué)秘書工作的重要性

2.1 協(xié)調(diào)性

教學(xué)秘書的中心工作主要是協(xié)調(diào)和控制在日常事務(wù)工作和教學(xué)進(jìn)程中各方面的工作。一是各種文件、通知等的下達(dá)和問題的反饋工作。這其中首先要嚴(yán)格按照行政制度和教學(xué)管理制度，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)及引導(dǎo)教師在完成各項工作時實(shí)現(xiàn)規(guī)范化；其次要協(xié)調(diào)好各個教研室和教務(wù)處之間的工作。要將教務(wù)處下達(dá)的各項指令與教研室的實(shí)際工作相結(jié)合并作出適當(dāng)調(diào)整，根據(jù)各教研室自身特點(diǎn)完成教學(xué)任務(wù)并落實(shí)；再者要協(xié)調(diào)好系部與各個職能部門的工作。這其中與一線教師聯(lián)系最緊密的主要有科研部門，財務(wù)部門、檔案部門、國資部門各級研究所等。要掌握各個職能部門的基本工作規(guī)律，并協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)和教師完成溝通。最后是協(xié)調(diào)好任課教師與學(xué)生之間的關(guān)系。要適時掌握學(xué)生的學(xué)習(xí)動向及教師的課堂運(yùn)行，及時發(fā)現(xiàn)問題并采取系部座談等形式組織學(xué)生與教師坐在一起解決問題并增強(qiáng)交流。

2.2 控制性

教學(xué)秘書工作的控制性作用是在時協(xié)調(diào)性工作進(jìn)行中產(chǎn)生的。在教學(xué)活動的執(zhí)行過程中，由于要直接管理教學(xué)事務(wù)，所以教學(xué)秘書會獲取最快捷和可靠的信息，以此便可以及時糾正工作中出現(xiàn)的一些偏差，同時也是由于掌握了教學(xué)一線的信息，教學(xué)秘書能及時地向系部院校級領(lǐng)導(dǎo)和教務(wù)部門反饋教學(xué)計劃進(jìn)行中所產(chǎn)生的實(shí)際問題，從而使上級領(lǐng)導(dǎo)和部門對客觀變化做出恰當(dāng)及時的反應(yīng)，并作出調(diào)整。教學(xué)秘書同時還要掌握各方面的重要和最新信息。例如國家教育發(fā)展戰(zhàn)略、上級部門下達(dá)的任務(wù)、系部專業(yè)課程設(shè)置及改革、師資隊伍的狀況與需求、教學(xué)設(shè)備的使用和維護(hù)、部門經(jīng)費(fèi)的下發(fā)與使用等，以這些所掌握的信息為基礎(chǔ)進(jìn)行比較分析，從而可以為下一步的工作提供準(zhǔn)備依據(jù)。因此說，教學(xué)秘書不管在事務(wù)性工作還是教學(xué)工作中都起到了重要的監(jiān)督控制作用。

教學(xué)秘書是高校教學(xué)管理中的重要力量，他是各項教學(xué)事務(wù)的具體實(shí)施者，通過協(xié)調(diào)建立教學(xué)秩序的良性循環(huán)，同時又能及時準(zhǔn)確地將各類信息反饋給上級部門，為教學(xué)改革等工作提供現(xiàn)實(shí)依據(jù)，這些都能使教學(xué)質(zhì)量穩(wěn)步提升，使各項工作順暢開展。因此，教學(xué)秘書是高校教學(xué)質(zhì)量體系中不可或缺的一個角色。

3.高校教學(xué)秘書工作管理與運(yùn)行中存在的問題

3.1 職業(yè)發(fā)展前途模糊

在高校中普片存在著對于教學(xué)秘書的一種偏見，認(rèn)為教學(xué)秘書就是一項“打雜”的工作，別的不能干才“淪落”到教學(xué)秘書的崗位上，當(dāng)這些言論和其表現(xiàn)出來的行為日益增多時，教學(xué)秘書本人也會對自己的工作喪失了熱情和自信，并且對自己的職業(yè)發(fā)展前途失去信心，反映在工作中就是該做不想做，能管不想管。筆者本人在教學(xué)秘書的工作崗位上已經(jīng)做了近十年的時間，對此確是深有感觸?，F(xiàn)在的高校管理現(xiàn)狀是重科研，輕教學(xué)，這其中主要是受到了一些與晉升職稱有關(guān)的激勵機(jī)制的影響，教師們對于申報國家級或者省級以上科研課題趨之若鶩，因?yàn)榭赡芤黄撐木蜁绊懧殬I(yè)發(fā)展，而對于一線教學(xué)則放在了次要的位置上，經(jīng)常會出現(xiàn)敷衍教學(xué)任務(wù)，一心抓科研的情況。相比之下，教學(xué)秘書的工作通常得不到足夠的認(rèn)可和尊重，精神需求、物質(zhì)需求和職業(yè)發(fā)展需求都得不到平等對待，很多教學(xué)秘書在其聘期內(nèi)，幾乎沒有進(jìn)修學(xué)習(xí)的機(jī)會，學(xué)?；?qū)W院也極少組織與工作相關(guān)的學(xué)習(xí)，職務(wù)或職稱晉升緩慢，甚至是止步不前。

3.2 工作效率低創(chuàng)新少