醫(yī)院檔案精細(xì)化管理的應(yīng)用分析

申峰

摘 要：隨著我國(guó)醫(yī)療體制改革和醫(yī)療服務(wù)水平不斷提高，醫(yī)院間的競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈。醫(yī)院應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，積極更新傳統(tǒng)的檔案管理模式，將精細(xì)化管理模式融入醫(yī)院檔案管理中，改善檔案管理的不足，提高醫(yī)院整體發(fā)展能力，使其在激烈競(jìng)爭(zhēng)中更具競(jìng)爭(zhēng)力。本文論述了醫(yī)院檔案精細(xì)化管理的意義，對(duì)當(dāng)前醫(yī)院檔案管理存在的不足進(jìn)行了分析，并提出了有效加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理的措施，希望能夠?yàn)橄嚓P(guān)專業(yè)人員找到有針對(duì)性的解決辦法。

關(guān)鍵詞：精細(xì)化管理;醫(yī)院檔案管理;應(yīng)用

在醫(yī)院發(fā)展管理過程中，檔案管理作為醫(yī)院發(fā)展的重要組成部分有著重要作用。對(duì)于醫(yī)院整體素質(zhì)的提高，使醫(yī)院能夠立足根本實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展具有重要作用。但實(shí)際上，醫(yī)院檔案管理形式并未隨著時(shí)代的前進(jìn)而創(chuàng)新，依然存在著管理效率低下等問題，導(dǎo)致寶貴的檔案資源經(jīng)常損耗，無(wú)法充分利用檔案資源。將精細(xì)化管理運(yùn)用到檔案管理中既能提高醫(yī)院檔案管理的質(zhì)量和效率，又能使醫(yī)院管理更加規(guī)范和統(tǒng)一，這對(duì)于醫(yī)院的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展具有積極影響。

一、醫(yī)院檔案管理中精細(xì)化管理的意義

1.提高醫(yī)療服務(wù)水平

精細(xì)化管理方式能夠簡(jiǎn)化管理流程，提高管理效率，為醫(yī)院的運(yùn)轉(zhuǎn)提供有條不紊的參考依據(jù)，能夠在一定程度上優(yōu)化醫(yī)院的醫(yī)療服務(wù)水平。精細(xì)化管理在檔案管理中尤其適用，通過精細(xì)化檔案分析能夠使醫(yī)療服務(wù)更加規(guī)范和完善，建立起一整套醫(yī)患檔案管理體系，更有效地讓理論和實(shí)踐相結(jié)合，促進(jìn)檔案管理的科學(xué)性。

2.消除醫(yī)患矛盾

當(dāng)前，醫(yī)患糾紛幾乎成為醫(yī)院常態(tài)，而造成醫(yī)患糾紛的主要問題究其原因是由于醫(yī)院服務(wù)不到位、醫(yī)療能力不足、效率慢、檔案管理錯(cuò)漏百出造成的，由此造成的誤解加大了醫(yī)院糾紛事件的產(chǎn)生，使醫(yī)院名譽(yù)和醫(yī)生聲譽(yù)受到嚴(yán)重影響。以醫(yī)院檔案管理為例，在檔案管理中存在的主要問題是患者信息更新慢、檔案不規(guī)范、醫(yī)療數(shù)據(jù)管理出錯(cuò)等。如果使用精細(xì)化檔案管理模式，就能夠?qū)ι鲜鰡栴}進(jìn)行一一解決，就能夠大大降低醫(yī)鬧事件。

3.提升檔案價(jià)值

新醫(yī)改政策豐富了人事信息，大大增加了檔案管理的壓力。優(yōu)秀理念的引入促進(jìn)了各環(huán)節(jié)的有序發(fā)展，精細(xì)化管理使人事檔案與醫(yī)院?jiǎn)T工有直接聯(lián)系，如果檔案出現(xiàn)造假或者信息錄入錯(cuò)誤等問題，將會(huì)對(duì)醫(yī)院的人事管理造成影響，不利于醫(yī)院?jiǎn)T工的管理。但是，如果引入精細(xì)化管理理念，這一現(xiàn)狀就能夠得到有效改善，就能夠深入檔案“內(nèi)部”細(xì)化檔案管理細(xì)節(jié)，以確保個(gè)人信息的準(zhǔn)確性和完整性，促進(jìn)檔案價(jià)值的開發(fā)，并與人才管理和醫(yī)院選擇緊密相連。

二、精細(xì)化管理的基本理念

1.概念界定

精細(xì)管理的概念最早由日本產(chǎn)業(yè)公司提出。它們致力于組織發(fā)展，通過有效而準(zhǔn)確地組織各組織之間的相關(guān)活動(dòng)，并支持各業(yè)務(wù)單元之間的聯(lián)系，可確保不同單元之間的有效連接，提高行政效率。公司將組織管理體系視為一種融入企業(yè)各方面的管理文化，努力在現(xiàn)代管理中完善工作與服務(wù)質(zhì)量的社會(huì)分離。另外，管理者也把精細(xì)化管理作為一種管理方法，使相關(guān)產(chǎn)品和服務(wù)的細(xì)節(jié)能適應(yīng)顧客，以顧客滿意為宗旨，開拓市場(chǎng)，實(shí)現(xiàn)更高的經(jīng)濟(jì)效益。

2.精細(xì)化管理的實(shí)施路徑

（1）目標(biāo)管理。要科學(xué)合理地計(jì)算目標(biāo)、明確目標(biāo)，從實(shí)際出發(fā)，層層分解，縱橫結(jié)合，形成一套科學(xué)合理、目標(biāo)明確的管理體系。

（2）過程規(guī)范。每個(gè)人執(zhí)行的特定管理活動(dòng)叫作過程。從組織運(yùn)行的角度對(duì)各崗位工作步驟和標(biāo)準(zhǔn)提出要求，仔細(xì)梳理人員與部門之間的流程聯(lián)系。

（3）促進(jìn)職業(yè)培訓(xùn)。醫(yī)院管理者應(yīng)做到人員培訓(xùn)全覆蓋，嚴(yán)格規(guī)定培訓(xùn)內(nèi)容和要求，建立完善的培訓(xùn)機(jī)制，根據(jù)員工的工作習(xí)慣和技能，逐字逐句地修改操作規(guī)程。

（4）考核約束?？己思s束是對(duì)檔案管理人員的一種約束，是改善檔案管理現(xiàn)狀的主要手段?，F(xiàn)如今，檔案管理方法和管理理論層出不窮，有很多方法的適用性極強(qiáng)，能夠有效應(yīng)用于檔案管理中，如EVA評(píng)估考核、平衡計(jì)分卡、360評(píng)估考核等。雖然考核方法很多，但是在具體實(shí)踐中相關(guān)人員不能對(duì)其盲目使用，應(yīng)該結(jié)合醫(yī)院實(shí)際在原有考評(píng)機(jī)制的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步完善和落實(shí)。除此之外，應(yīng)該完善醫(yī)院的薪酬管理體系，提高檔案管理人員的幸福感和滿足感，同時(shí)還要注重制度體系建設(shè)的公平公正性，只有這樣才能提高醫(yī)院管理水平，進(jìn)而為提高醫(yī)院的檔案管理水平奠定基礎(chǔ)。

（5）文化建設(shè)。無(wú)論是企業(yè)還是醫(yī)院，都需要有良好的文化支撐，文化是企業(yè)和員工進(jìn)行交流的橋梁，營(yíng)造濃厚的文化氛圍能夠讓檔案管理人員提高歸屬感和責(zé)任感，員工能按照既定程序和流程高質(zhì)量地完成各項(xiàng)工作，完善整個(gè)公司的組織生態(tài)，使組織運(yùn)作更合理。

三、醫(yī)院檔案管理中常見的問題

1.檔案保管封閉

醫(yī)療科技的進(jìn)步使得醫(yī)院各個(gè)方面都朝著智能化方向發(fā)展，而檔案管理也應(yīng)該走在時(shí)代前沿，做好智能化檔案管理工作。大部分檔案管理機(jī)構(gòu)的招聘多是基于管理人員的經(jīng)驗(yàn)，其思想認(rèn)識(shí)如果不正確，認(rèn)為只要做好醫(yī)療工作，檔案管理就能高效完成，就忽視了檔案管理在整個(gè)醫(yī)療隊(duì)伍中的作用。甚至錯(cuò)誤認(rèn)為在本單位工作人員只能查看相關(guān)內(nèi)容，相應(yīng)的信息基本上只能由醫(yī)院工作人員使用，檔案管理員只對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行收集，并不會(huì)產(chǎn)生信息傳遞和利用意識(shí)，認(rèn)為這是“分外”工作，在這樣的管理背景下，檔案管理的價(jià)值將無(wú)法得到有效發(fā)揮。

2.管理制度不健全

醫(yī)療產(chǎn)業(yè)的智能化、信息化發(fā)展擴(kuò)大了醫(yī)療市場(chǎng)的競(jìng)爭(zhēng)局面。為了使自家醫(yī)院站穩(wěn)市場(chǎng)，醫(yī)院管理者就會(huì)緊抓效率，并不會(huì)多加關(guān)注檔案管理，在實(shí)際工作中檔案管理難度較大。此外，由于檔案管理制度不完善、數(shù)據(jù)支持不足等原因，醫(yī)院學(xué)術(shù)研究的開展嚴(yán)重影響著學(xué)術(shù)研究的真實(shí)性和有效性。唯有加強(qiáng)檔案制度建設(shè)，才能切實(shí)保障醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展。

3.檔案服務(wù)被動(dòng)

現(xiàn)有檔案管理服務(wù)主要包括原始文件的借閱、認(rèn)證關(guān)系以及檔案復(fù)制。工作方式被動(dòng)、單一，無(wú)法充分利用檔案信息。很多醫(yī)院仍然采用傳統(tǒng)的管理模式，醫(yī)院對(duì)檔案管理重視不夠，檔案內(nèi)容更新困難，管理過程中各部門之間協(xié)調(diào)和交流受阻，有的檔案管理員目前還不能完全負(fù)責(zé)這項(xiàng)工作。

4.信息化水平較低

隨著醫(yī)療改革的深入、醫(yī)療水平的提高、各種活動(dòng)的快速發(fā)展，帶來(lái)了醫(yī)療數(shù)據(jù)和信息的爆炸式增長(zhǎng)，管理部門為了節(jié)約成本所面臨的壓力和困難較大，有些醫(yī)院對(duì)信息化建設(shè)投入不足，造成檔案管理理念和技術(shù)支持不足，覆蓋范圍有限，影響了檔案價(jià)值的利用和管理質(zhì)量的提高。

5.統(tǒng)一的檔案管理模式，使用和服務(wù)資源有限

醫(yī)療機(jī)構(gòu)的檔案信息一般采用紙質(zhì)方式傳遞，檔案管理仍然依靠人工操作。有的醫(yī)院還存在“重管理、輕利用”傳統(tǒng)的檔案管理觀念，對(duì)檔案使用缺乏積極的服務(wù)意識(shí)。發(fā)展檔案資源的局限性、服務(wù)資源單一、“你來(lái)我去”的被動(dòng)服務(wù)仍然占主導(dǎo)地位，醫(yī)院檔案利用和服務(wù)的積極性不高，導(dǎo)致原始檔案損壞或丟失的同時(shí)，也影響檔案的存取速度和使用率，不能滿足個(gè)人檔案需要。

四、醫(yī)院檔案管理中精細(xì)模式的應(yīng)用措施

1.提高管理意識(shí)，明確檔案建設(shè)目標(biāo)

第一，明確檔案建設(shè)方向;第二，要把管理責(zé)任落實(shí)到全體員工;第三，在實(shí)施目標(biāo)管理系統(tǒng)的同時(shí)，調(diào)動(dòng)所有員工的積極性。規(guī)范管理促進(jìn)檔案工作有序開展，促進(jìn)醫(yī)院持續(xù)發(fā)展。同時(shí)，檔案的內(nèi)在價(jià)值也只有通過良好的員工培養(yǎng)才能充分體現(xiàn)。

2.完善管理制度，促進(jìn)制度精細(xì)健全

檔案管理系統(tǒng)以“精細(xì)管理”為背景，落實(shí)檔案管理任務(wù)，包括人事檔案、文件、醫(yī)療技術(shù)等，實(shí)現(xiàn)崗位與績(jī)效的職責(zé)，使檔案工作人員明確職責(zé)目標(biāo)，充分把握工作條件，然后根據(jù)職位不同，管理任務(wù)不同進(jìn)行分工。

3.創(chuàng)新管理方式，加強(qiáng)檔案人才培養(yǎng)

第一，良好的文件整理和檔案管理。按照不同的內(nèi)容精心創(chuàng)建、分類、存檔，經(jīng)過主管部門的批準(zhǔn)、標(biāo)準(zhǔn)化存檔，再將部分檔案信息上傳到平臺(tái);二是將醫(yī)患糾紛納入檔案管理。考慮到醫(yī)患糾紛的普遍存在，醫(yī)院可將其納入檔案管理，進(jìn)行廣義和狹義的分類。廣義是指診療過程中的隱私權(quán)和醫(yī)院責(zé)任;狹義是指在診斷和治療過程中發(fā)生的醫(yī)患之間的分歧事件。這些事件應(yīng)納入檔案管理，以記錄事件的時(shí)間、原因、過程和結(jié)果;三是提高整體管理質(zhì)量。檔案工作者應(yīng)通過良好的培訓(xùn)提高其技能和素質(zhì)，在選材上遵循人才優(yōu)先原則，加強(qiáng)對(duì)基礎(chǔ)知識(shí)和實(shí)踐水平的評(píng)價(jià)，使各項(xiàng)指標(biāo)達(dá)到人才要求。依據(jù)醫(yī)院檔案管理要求對(duì)員工法律知識(shí)和綜合素質(zhì)進(jìn)行考核，做好檔案管理的培訓(xùn)和進(jìn)修工作，定期開展基本管理技能、信息技能等培訓(xùn)活動(dòng)。

4.引入大數(shù)據(jù)技術(shù)，提高信息化水平

檔案管理要引進(jìn)信息技術(shù)，以用戶為核心，通過認(rèn)證登錄用戶的身份實(shí)現(xiàn)對(duì)文件信息的獲取和使用，減少傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的破壞，保證醫(yī)院檔案的高度保護(hù)，從而在一定程度上保護(hù)醫(yī)院檔案。比如，個(gè)人資料網(wǎng)上查詢、醫(yī)院制劑、中醫(yī)名醫(yī)、病人的電子病歷、臨床病例資料的收集和使用等。

5.推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)的全面發(fā)展

將信息技術(shù)應(yīng)用于醫(yī)院的檔案管理工作中，運(yùn)用信息技術(shù)對(duì)互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下的人事資料進(jìn)行管理，可以使事業(yè)單位的查詢更加方便。通過不同技術(shù)手段，科學(xué)、高效地將不同數(shù)據(jù)輸入系統(tǒng)，使個(gè)人信息傳遞具有及時(shí)、準(zhǔn)確的特點(diǎn)，但在錄入信息時(shí)要注意保密，這樣既能方便管理人員查詢員工信息，又能有效提高醫(yī)院檔案管理效率。

6.積極建設(shè)一支專業(yè)的管理人才隊(duì)伍

專業(yè)技術(shù)水平直接影響整個(gè)檔案管理工作的質(zhì)量，是醫(yī)院檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)者和實(shí)踐者。為此，醫(yī)院要不斷提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和管理能力，使其在工作中光彩奪目，為實(shí)現(xiàn)醫(yī)院的全面發(fā)展做出貢獻(xiàn)。醫(yī)院要提高檔案工作者的錄用門檻，優(yōu)先培養(yǎng)檔案工作者，使其能夠?qū)⒖茖W(xué)的管理理念和經(jīng)驗(yàn)應(yīng)用于實(shí)際工作，促進(jìn)檔案管理專業(yè)化水平的顯著提高。

一是強(qiáng)化檔案管理隊(duì)伍建設(shè)。醫(yī)院檔案中涉及個(gè)人隱私信息很多，這就要求檔案管理人員要有良好的職業(yè)素養(yǎng)，不能隨意透露患者、員工的個(gè)人信息，要注意分類，對(duì)管理人員要嚴(yán)格選拔，加強(qiáng)組織建設(shè);二是通過廣播錄像、人才交流、專家講授先進(jìn)的管理理念及科學(xué)的管理方法等方式，提高醫(yī)院檔案管理人員的技術(shù)水平，使他們更好地參與競(jìng)爭(zhēng)。

7.規(guī)范醫(yī)院檔案管理工作流程

人才檔案的完整性是對(duì)資料進(jìn)行科學(xué)管理的基本標(biāo)準(zhǔn)之一。以此為依據(jù)，規(guī)范醫(yī)院檔案管理工作流程，嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)辦事。

第一，認(rèn)真收集有效的人事檔案。年度考核、干部任用、干部認(rèn)定等信息按規(guī)定及時(shí)收集、整理、歸檔，以確保個(gè)人資料完整。

第二，做好選人用人。歸檔人員要認(rèn)真考慮檔案資料的時(shí)間、真?zhèn)?，確定檔案材料是否屬于員工所有，并辦理相關(guān)手續(xù)。若存在缺失，應(yīng)及時(shí)登記、收集、完善。

第三，做好人事檔案的整理。檔案存檔的基本原則是資料分類、頁(yè)數(shù)、編號(hào)、復(fù)印文件目錄、裝訂、著錄索引等。

第四，做好員工檔案的移交。首先，填寫身份證件;其次，記錄送交時(shí)間和送交單位;最后，填寫轉(zhuǎn)移證件《通知單》，確認(rèn)無(wú)誤后在轉(zhuǎn)交單上簽字蓋章，完成送交。

8.創(chuàng)新檔案管理模式

重點(diǎn)在于提高服務(wù)質(zhì)量和檔案管理水平，更新檔案工作觀念和類型，擴(kuò)大工作范圍，充分重視檔案工作，夯實(shí)基礎(chǔ)。

（1）改變檔案管理觀念。檔案工作要轉(zhuǎn)變觀念，加強(qiáng)與醫(yī)療、科教、質(zhì)檢部等檔案部門的溝通，使生成的文件既能滿足單位用戶的需求，又能滿足醫(yī)院檔案的要求，創(chuàng)造出真實(shí)、完整、安全可靠的優(yōu)質(zhì)檔案。嚴(yán)格按照存檔區(qū)域和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行存檔，確保檔案資料的完整和存檔質(zhì)量。

（2）智能管理系統(tǒng)提高檔案精細(xì)化管理。根據(jù)醫(yī)院自身?xiàng)l件引入文件安全監(jiān)控系統(tǒng)，采用系統(tǒng)實(shí)時(shí)定位技術(shù)，將電子標(biāo)簽插入文件單元，實(shí)現(xiàn)了醫(yī)院檔案信息的實(shí)時(shí)定位;在檢索文件時(shí)，可以快速查找文件，能夠記住不在存儲(chǔ)庫(kù)內(nèi)外的文件單元;管理員可以在系統(tǒng)中查看和授權(quán)。

（3）建立完善的檔案管理系統(tǒng)。健全的檔案管理體系是規(guī)范、有序的，醫(yī)院檔案管理制度把精細(xì)化理念融入每個(gè)環(huán)節(jié)，結(jié)合檔案法律法規(guī)和實(shí)際情況建立系統(tǒng)、完整的檔案管理體系，將精細(xì)管理延伸到醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案工作的各個(gè)領(lǐng)域，實(shí)現(xiàn)“處處行政，事事行政”的目標(biāo)。在醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)中運(yùn)用精細(xì)化管理理念，使之規(guī)范化、制度化，有效提高了醫(yī)院檔案管理效率。

（4）完善檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。歸檔工作標(biāo)準(zhǔn)化管理是按照不同的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行的，傳統(tǒng)的文件管理有不同的標(biāo)準(zhǔn)，標(biāo)準(zhǔn)是完整、準(zhǔn)確的，對(duì)于檔案人員要有明確、符合標(biāo)準(zhǔn)化管理的工作要求。

（5）提高人事檔案的真實(shí)性和完整性。有效人才信息的收集與存儲(chǔ)是有效管理個(gè)人數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)，是個(gè)人數(shù)據(jù)管理的重要內(nèi)容。因此，我們必須不斷提高個(gè)人資料的真實(shí)性與完整性才能有效提高個(gè)人資料管理的效用與價(jià)值，了解員工的培訓(xùn)及工作經(jīng)驗(yàn)，不斷改善對(duì)個(gè)人資料的實(shí)際管理，并解決欺詐及資料失真問題。另外，檔案管理者要提高個(gè)人資料管理的有效性，通過不同渠道收集員工個(gè)人資料，在一定程度上保證檔案的真實(shí)性。這樣才能提高工作效率，為醫(yī)院檔案管理順利實(shí)施提供可靠的依據(jù)。

五、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在現(xiàn)代醫(yī)療改革的背景下，傳統(tǒng)的檔案管理已難以滿足醫(yī)院進(jìn)一步發(fā)展的需要。醫(yī)院迫切需要以良好的理念為指導(dǎo)，采取相應(yīng)的改進(jìn)措施，解決思想觀念、管理體制、信息化建設(shè)等方面的問題，最大限度地實(shí)現(xiàn)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。

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[3]李國(guó)華.試論醫(yī)院檔案管理中精細(xì)化管理的應(yīng)用[J].中國(guó)民商，2019

（作者單位：河北省皮膚病防治院）