淺析水利工程項(xiàng)目檔案立卷歸檔工作中應(yīng)注意的問題

馮建萍

摘 要：水利工程文件資料是反映項(xiàng)目真實(shí)面貌和施工質(zhì)量的重要依據(jù)，但是往往文件所占比例很大，這就在很大程度上加大了整理難度?；诖?，筆者將該文命名為《淺析水利工程項(xiàng)目檔案立卷歸檔工作中應(yīng)注意的問題》。首先探析了水利工程項(xiàng)目原材料立卷歸檔應(yīng)注意的問題；其次就水利工程整個施工過程中各類文件進(jìn)行立卷歸檔應(yīng)注意的事項(xiàng)進(jìn)行了淺談；最后對全文進(jìn)行了總結(jié)。旨在與同行進(jìn)行業(yè)務(wù)交流，以不斷提高水利工程基本建設(shè)項(xiàng)目的管理水平，促進(jìn)水利事業(yè)的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。

關(guān)鍵詞：水利工程項(xiàng)目 檔案 立卷歸檔 注意問題

中圖分類號：G272 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-098X（2013）03（c）-0-01

1 探析水利工程項(xiàng)目原材料立卷歸檔應(yīng)注意的問題

對于水利工程項(xiàng)目的質(zhì)量等級評定而言，原材料的好壞有著非常重要的影響，因此，對最常用的鋼筋、水泥、新產(chǎn)品等的質(zhì)量應(yīng)該嚴(yán)格把控，其出廠合格證、質(zhì)量檢驗(yàn)報告、進(jìn)場前的審批表以及進(jìn)場實(shí)驗(yàn)等文件資料也都應(yīng)該進(jìn)行立卷歸檔[1]。

1.1 鋼筋文件資料立卷歸檔應(yīng)注意的問題

一般情況下，鋼筋在進(jìn)場前就應(yīng)該對其材質(zhì)證明進(jìn)行審查，看其是否與真實(shí)材料相符合，在進(jìn)行驗(yàn)收時，應(yīng)該要讓供應(yīng)商出示出廠質(zhì)量合格證和進(jìn)場實(shí)驗(yàn)報告單，這兩者要同時具備，缺一不可。值得注意的是，鋼筋的出廠質(zhì)量合格證上必須有生產(chǎn)廠家在早期驗(yàn)收時質(zhì)監(jiān)部門抽查所蓋的合格章，當(dāng)然，如果是質(zhì)量有保證的生產(chǎn)廠家，都會有國家免檢標(biāo)志，這樣的情況下，鋼筋的標(biāo)牌就可以當(dāng)做質(zhì)量合格證。對于鋼筋進(jìn)場的實(shí)驗(yàn)報告單，應(yīng)該著重檢查其是否有對應(yīng)的試驗(yàn)編號和明確結(jié)論，并其簽章要齊全，這樣就能方便與試驗(yàn)室的相關(guān)文件進(jìn)行查證與核實(shí)，看其各項(xiàng)實(shí)測數(shù)值是否符合規(guī)范的技術(shù)要求[2]。

1.2 水泥文件材料立卷歸檔應(yīng)注意的問題

水泥是水利工程項(xiàng)目原材料使用比重量較多的材料之一，因此，對水泥的各項(xiàng)文件材料進(jìn)行立卷歸檔很有必要。水泥進(jìn)場前，最重要的是要看其是否具有生產(chǎn)廠家的水泥28 d強(qiáng)度補(bǔ)報單，出廠質(zhì)量合格證和試驗(yàn)報告也不可缺少，同鋼筋一樣，水泥出廠質(zhì)量合格證應(yīng)有生產(chǎn)廠家質(zhì)量檢測部門的蓋章，試驗(yàn)報告應(yīng)有試驗(yàn)編號，且結(jié)論明確，簽章齊全，同時要注意檢查試驗(yàn)報告中各項(xiàng)實(shí)測數(shù)值是否與規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)值相吻合，對于一般水泥來說，其保質(zhì)期大概為3個月，快硬硅酸鹽水泥只有1個月，這就要求進(jìn)場檢查的人員加強(qiáng)把控，過期的水泥必須返回進(jìn)行復(fù)試后才能進(jìn)場。

1.3 新產(chǎn)品文件材料立卷歸檔應(yīng)注意的問題

隨著科技水平的不斷提高，在水利工程項(xiàng)目中經(jīng)常會使用到最新材料和最新產(chǎn)品，這就要對這些新產(chǎn)品的鑒定證明、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、使用說明以及工藝要求等進(jìn)行檢驗(yàn)，并要做好文件資料的立卷歸檔工作。通常情況下，生產(chǎn)廠家都會提供新材料的鑒定證明、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、使用說明和工藝要求，為了確保施工人員按照規(guī)范使用，使用說明和工藝要求會相隨著產(chǎn)品出現(xiàn)，因此，在新材料使用前，施工人員必須認(rèn)真閱讀說明要求，通過抽樣測試檢驗(yàn)產(chǎn)品是否與提供的資料相符，對其工藝要求可以作為施工技術(shù)文件存檔，以方便以后的使用與后期驗(yàn)證。除此之外，新材料的鑒定證明必須包括材料、產(chǎn)品的名稱、生產(chǎn)廠家名稱或產(chǎn)地、組成成分和性能測試數(shù)據(jù)、適用范圍等，在進(jìn)場前，監(jiān)測人員必須嚴(yán)格把控各項(xiàng)關(guān)卡，對檢驗(yàn)項(xiàng)目、取樣方法、取樣數(shù)量、檢測數(shù)據(jù)、檢驗(yàn)結(jié)論及相關(guān)人員的簽章做好詳細(xì)的記錄，這樣就能為后期的核對與驗(yàn)收工作提供準(zhǔn)確的依據(jù)。

2 探析水利工程項(xiàng)目整體施工中各類文件立卷歸檔應(yīng)注意的問題

在水利工程項(xiàng)目中，從前期規(guī)劃到后期完工，會涉及到很多技術(shù)、圖紙等文件，這些資料不僅是施工過程中要嚴(yán)格執(zhí)行的依據(jù)，還是整個項(xiàng)目最終質(zhì)量的有效保證，因此，對施工中各類文件資料進(jìn)行立卷歸檔顯得尤為重要。筆者就結(jié)合自身的實(shí)際經(jīng)驗(yàn)，對施工技術(shù)文件、施工過程文件、竣工圖制作文件立卷歸檔應(yīng)注意的事項(xiàng)發(fā)表了淺見。

2.1 水利工程施工技術(shù)文件立卷歸檔應(yīng)注意的問題

單元、分部、單位工程是水利工程施工技術(shù)文件最常見的分卷方式，一般情況下，水利工程中一個單位工程都會由很多個分部工程組成，而一個分部工程又會有若干個單元工程，所以，在對其進(jìn)行立卷歸檔時，可以按工序的先后進(jìn)行排列組合，也就是說，將第一個單元工程的文件材料全部排完后再對第二個單元工程進(jìn)行歸檔，這樣就能有效避免混淆，立卷歸檔時也能做到井井有條。當(dāng)一個單元工程全部審查記錄完后，還可以對這些相關(guān)文件裝訂成卷，文件資料較多不能一卷完成，就可以根據(jù)工序的先后適當(dāng)分為若干卷，文件資料較少時，也可以將若干個單元工程的資料合為一卷，這些都是可以靈活掌握的[3]。

2.2 水利工程施工過程文件立卷歸檔應(yīng)注意的問題

水利工程施工過程文件的主要內(nèi)容基本上是質(zhì)量檢查和評定記錄，在立卷歸檔時，也要按照單元工程的施工工序來進(jìn)行排列組合。具體來說，工程質(zhì)量的評定表和統(tǒng)計表要統(tǒng)一進(jìn)行組卷工作，在單元工程質(zhì)量評定表上，還要有相關(guān)的施工記錄和質(zhì)量檢驗(yàn)報告，一個單元工序形成的檔案材料視為一個內(nèi)容，可以對其擬定一個或若干個卷內(nèi)文件題名，這樣方便查找和區(qū)分。對于原材料的試驗(yàn)報告和合格證等，可以按批量進(jìn)行整理歸檔，能區(qū)分工程部位的可歸入工程部位，不能區(qū)分的按單位工程統(tǒng)一組卷。對于單位工程施工時的會議紀(jì)要、施工組織設(shè)計文件等，可按單位工程組卷。重大的質(zhì)量事故應(yīng)該詳細(xì)記錄發(fā)生原因、處理方案、處理結(jié)果，并進(jìn)行單獨(dú)組卷，與其他文件嚴(yán)格加以區(qū)分。

2.3 水利工程竣工圖制作文件立卷歸檔應(yīng)注意的問題

水利工程的竣工圖是項(xiàng)目運(yùn)營、維修和改建、擴(kuò)建的重要參考，也是明辨工程質(zhì)量和責(zé)任、維護(hù)合法權(quán)益的重要憑證。作為利用率最高的檔案，水利工程竣工圖應(yīng)該嚴(yán)格按技術(shù)要求進(jìn)行制作，凡是出現(xiàn)修改的地方都要仔細(xì)做好修改備注，并對其進(jìn)行說明，這樣才能更好地對其進(jìn)行評估，讓施工人員對變更部分一目了然。制作完成后，應(yīng)該在圖紙上加蓋圖章，以此證明是在竣工后按實(shí)際情況所繪制的圖紙，且編制人、技術(shù)負(fù)責(zé)人和監(jiān)理人審查后必須親手簽名?？傊?，竣工圖最終結(jié)果必須做到圖物相符、修改到位，這樣才能有效確保工程的施工質(zhì)量[4]。

3 結(jié)語

綜上所述，水利工程項(xiàng)目檔案立卷歸檔是一個十分復(fù)雜的工作，對歸檔人員的耐心、責(zé)任心等素質(zhì)要求較高，而做好檔案的立卷歸檔工作對整個工程質(zhì)量有著至關(guān)重要的作用，因此，施工單位應(yīng)該不斷分析總結(jié)歸檔工作時要注意的問題，通過對原材料和施工過程中各類文件資料的仔細(xì)把控，為工程質(zhì)量奠定基礎(chǔ)，進(jìn)而促進(jìn)水利工程事業(yè)的有效發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1] 張紹力.加強(qiáng)水利工程項(xiàng)目檔案建設(shè)工作初探[J].江蘇水利，2008（11）：45-46+48.

[2] 張增峰.談工程項(xiàng)目檔案整理歸檔應(yīng)注意的幾個問題[A].中國檔案學(xué)會.檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展：新環(huán)境新理念新技術(shù)—2008年檔案工作者年會論文集（上冊）[C].中國檔案學(xué)會，2008：5.

[3] 李江鳳，王宏欣.淺談如何做好水利工程項(xiàng)目檔案的收集工作[J].新疆水利，2004（2）：52-53.

[4] 王顯華.大隆水利樞紐工程檔案現(xiàn)代化管理特點(diǎn)[J].黑龍江水利科技，2012（9）：249-250.