ERP系統(tǒng)下材料控制的實(shí)踐與思考

顧輝

【摘 要】材料成本管理是運(yùn)用預(yù)測(cè)、計(jì)劃、核算、分析、考核、評(píng)價(jià)、控制、監(jiān)督等手段，對(duì)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的耗費(fèi)和支出實(shí)行科學(xué)地管理，基于材料管理這八項(xiàng)職能，結(jié)合基層隊(duì)材料管理的實(shí)際，充分利用ERP系統(tǒng)強(qiáng)大的統(tǒng)計(jì)功能，適時(shí)提出了“五化”管理法，即材料管理制度化、系統(tǒng)化、規(guī)范化、明確化、經(jīng)?；?，來(lái)滿足基層材料管理的需要，并在多個(gè)基層隊(duì)推廣，取得了較好的經(jīng)濟(jì)效益，為油田ERP系統(tǒng)下的材料管理、費(fèi)用控制開(kāi)拓了思路。

【關(guān)鍵詞】ERP系統(tǒng)；材料管理；“五化”法；經(jīng)濟(jì)效益

一、“五化”管理法的提出

眾所周知，成本是反映企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的陰晴表，是影響企業(yè)效益和決定企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力的重要標(biāo)志，是制約企業(yè)生存與發(fā)展的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，材料成本管理在成本管理中占有重要地位。作為直接從事油氣生產(chǎn)、輸油注水為一體的三級(jí)生產(chǎn)單位——采油作業(yè)區(qū)，材料成本占區(qū)總可控成本的四分之一，又是最具潛力可挖的成本之一。油田ERP項(xiàng)目的成功上線為油田經(jīng)營(yíng)管理提供了有力的信息化管理利器，也為材料管理進(jìn)一步提升提供契機(jī)。經(jīng)過(guò)近十年實(shí)際運(yùn)行效果，使我們深深認(rèn)識(shí)到成功的運(yùn)行ERP系統(tǒng)就需要方方面面的管理系統(tǒng)配合，這是由油田運(yùn)行環(huán)境決定的。ERP的實(shí)施僅僅是為我們提供一個(gè)平臺(tái)，對(duì)材料成本管理控制、庫(kù)房管理工作而言提出了更高的要求，建立一套切實(shí)可行的材料管理控制方法勢(shì)在必行。而材料成本管理是運(yùn)用預(yù)測(cè)、計(jì)劃、核算、分析、考核、評(píng)價(jià)、控制、監(jiān)督等手段，對(duì)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的耗費(fèi)和支出實(shí)行科學(xué)地管理，基于材料管理這八項(xiàng)職能，結(jié)合作業(yè)區(qū)、基層隊(duì)材料管理的實(shí)際，我們適時(shí)提出了“五化”管理法，即材料管理制度化、材料管理系統(tǒng)化、材料分析規(guī)范化、崗位考核明確化、培訓(xùn)學(xué)習(xí)經(jīng)?；?，并取得了較好的經(jīng)濟(jì)效益。

二、“五化”中5個(gè)“化”之間的關(guān)系

首先，“五個(gè)化”并不是各自獨(dú)立、互不相關(guān)的，它們之間是一種相輔相成、互相促進(jìn)的關(guān)系。制度化是基礎(chǔ)，系統(tǒng)化是制度化的鞏固和顯現(xiàn)，分析規(guī)范化又能使系統(tǒng)化更加完善，而通過(guò)崗位考核明確化、培訓(xùn)學(xué)習(xí)經(jīng)?；瘎t為材料管理整體水平的提高提供人力支持和素質(zhì)保證。其次，“五化”是一個(gè)整體，容易形成合力，從而產(chǎn)生1+1≥2的效用，最終實(shí)現(xiàn)材料管理的方針與成本目標(biāo)。可以說(shuō)“五化”管理法是提升材料管理水平的關(guān)鍵和實(shí)現(xiàn)材料成本目標(biāo)的有效手段。

三、“五化”管理的目標(biāo)

通過(guò)“五化”管理系列活動(dòng)，可以有效地使材料計(jì)劃的準(zhǔn)確性、進(jìn)購(gòu)程序性、倉(cāng)儲(chǔ)合理性、消耗的科學(xué)性等六大性能達(dá)到最佳狀態(tài)。充分發(fā)揮材料控制平臺(tái)的作用，一是通過(guò)材料的計(jì)劃管理，讓有限的資源得到合理、充分的使用。二是用合理的進(jìn)購(gòu)成本，按時(shí)、按質(zhì)、按量地進(jìn)購(gòu)所需材料，以達(dá)到生產(chǎn)過(guò)程的供需平衡。三是加強(qiáng)倉(cāng)儲(chǔ)管理，確保各種材料安全無(wú)損、流向準(zhǔn)確、使用及時(shí)。四是通過(guò)各種制度的約束，控制消耗，降低成本，預(yù)防各種浪費(fèi)和的流失。五是為各單位提供最佳的供應(yīng)服務(wù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)生產(chǎn)的物資保障。主要做法：

1.材料管理制度化，夯實(shí)材料管理的各項(xiàng)規(guī)章制度。材料管理制度化是材料管理的最基礎(chǔ)單元，是保證材料及時(shí)供應(yīng)、合理庫(kù)存、消耗所必要的管理機(jī)制之一。首先我們建立一整套的規(guī)章、準(zhǔn)則、制度等強(qiáng)行規(guī)范材料的計(jì)劃、領(lǐng)用、消耗，其中包括物資管理制度、庫(kù)房管理有關(guān)規(guī)定與要求、物資計(jì)劃管理制度、物資統(tǒng)計(jì)工作細(xì)則等。其次使這些制度從最初掛在墻上到真正地放在心中，最后落實(shí)到行動(dòng)上。最終使我區(qū)在材料使用方面成為一個(gè)制度嚴(yán)謹(jǐn)?shù)摹皠傂浴惫芾韴?chǎng)，用管理的制度化取代管理的隨意性，形成了“心中有制度，行為守制度”的良好氛圍。

2.材料管理系統(tǒng)化，建立健全工作流程體系。（1）材料計(jì)劃申報(bào)流程。搞好材料申請(qǐng)計(jì)劃是保證生產(chǎn)正常進(jìn)行的前提，它是生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃管理的重要組成部分，它是各基層單位申請(qǐng)和領(lǐng)購(gòu)材料的依據(jù)。特別是ERP運(yùn)行后，要求計(jì)劃更加準(zhǔn)確。一是在非生產(chǎn)用料、大宗料堅(jiān)持“一支筆”制度，即主管領(lǐng)導(dǎo)簽字后方可生效。不在計(jì)劃范圍內(nèi)的料原則上不予發(fā)料；防洪防汛用料、冬防保溫用料堅(jiān)持做到專(zhuān)人管理專(zhuān)人負(fù)責(zé)。制定完善的材料供應(yīng)計(jì)劃。要求從全區(qū)需要和實(shí)際出發(fā)，加強(qiáng)計(jì)劃管理，重點(diǎn)是提高計(jì)劃的質(zhì)量和計(jì)劃的準(zhǔn)確性，特別注重歷年積累資料的分析和運(yùn)用，強(qiáng)調(diào)計(jì)劃要有預(yù)測(cè)性，留有余地，盡可能在計(jì)劃期內(nèi)減少計(jì)劃外項(xiàng)目和需要。在具體操作上是收集四個(gè)依據(jù)，算清四筆帳，核實(shí)五項(xiàng)資料，從而使計(jì)劃準(zhǔn)確性大大加強(qiáng)。第一，收集四個(gè)依據(jù)：工程項(xiàng)目有依據(jù)；項(xiàng)目設(shè)計(jì)有料單；生產(chǎn)維修有定額；歷年消耗有比較。第二，算清四筆帳：庫(kù)存；周轉(zhuǎn)；利用；余缺。第三，核實(shí)五項(xiàng)資料：需用量；歷年消耗量；庫(kù)存平衡量；內(nèi)部挖潛量；申請(qǐng)缺口量。在編制計(jì)劃定額過(guò)程中，對(duì)生產(chǎn)急、稀缺用料業(yè)務(wù)員親臨生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)調(diào)研，并參照去年數(shù)據(jù)，計(jì)劃盡量做到合理、先進(jìn)，實(shí)行“遠(yuǎn)粗近細(xì)”的流動(dòng)計(jì)劃，保證及時(shí)供應(yīng)，防止積壓。二是業(yè)務(wù)崗要準(zhǔn)確掌握現(xiàn)庫(kù)存數(shù)量，以確定進(jìn)購(gòu)量。（2）班組材料計(jì)劃編制流程。為把材料計(jì)劃、控制工作延伸到班組及油水井，形成縱橫交錯(cuò)的計(jì)劃體系，要求基層隊(duì)班組或井站依據(jù)搜集情況、擬定、選定、評(píng)價(jià)計(jì)劃階段做好計(jì)劃申報(bào)工作。掌握本站的油水井?dāng)?shù)以及計(jì)量站、中轉(zhuǎn)站這些材料費(fèi)發(fā)生點(diǎn)的用料量，參照歷史先進(jìn)水平。依據(jù)所掌握的信息制定出本站材料計(jì)劃。（3）庫(kù)房管理業(yè)務(wù)流程。庫(kù)存是管理的結(jié)果。過(guò)剩或短缺是種失控，庫(kù)存失控不該是對(duì)變化的無(wú)奈，而是挑戰(zhàn)零庫(kù)存極限的動(dòng)力。庫(kù)房管理工作是材料管理的重要組成部分，做好庫(kù)房管理工作，對(duì)于保證及時(shí)滿足生產(chǎn)需要、合理儲(chǔ)備、加速周轉(zhuǎn)、節(jié)約材料使用、降低成本有著重要作用。一是要求材料員的工作應(yīng)對(duì)材料的入庫(kù)、出庫(kù)、領(lǐng)用、發(fā)放、保管、周轉(zhuǎn)做到有數(shù)、有據(jù)、有手續(xù)、有制度、有秩序。有數(shù)就是對(duì)材料的進(jìn)、出、存要有帳本，并且清楚準(zhǔn)確；有據(jù)就是收發(fā)進(jìn)出要有憑證；有手續(xù)就是收發(fā)進(jìn)出時(shí)要有核對(duì)以及審批手續(xù)等；有制度就是一切材料管理活動(dòng)均應(yīng)規(guī)范化地運(yùn)作，要建立各種管理制度；有秩序就是要把材料管理地井井有條。二是庫(kù)房管理中有一項(xiàng)重要的工作環(huán)節(jié)，即清庫(kù)盤(pán)點(diǎn)。由于庫(kù)房物資的流動(dòng)性很大，為了及時(shí)掌握物資的變動(dòng)情況，避免物資的短缺丟失和超儲(chǔ)積壓，保證帳、卡、物、資金相符，必須認(rèn)真做好物資盤(pán)點(diǎn)工作。其主要內(nèi)容和要求是：第一，檢查物資的帳面數(shù)與實(shí)存數(shù)是否相符；第二，檢查物資收發(fā)有無(wú)錯(cuò)誤；第三，檢查各種物資有無(wú)超儲(chǔ)積壓、損壞變質(zhì)；第四，檢查安全設(shè)施和庫(kù)房消防設(shè)備有無(wú)損壞等。在清點(diǎn)過(guò)程中如發(fā)現(xiàn)盤(pán)盈盤(pán)虧，必須分析原因，說(shuō)明情況，如發(fā)現(xiàn)嚴(yán)重短缺或損壞，應(yīng)查明原因，追究責(zé)任；對(duì)查出來(lái)的超儲(chǔ)、呆滯物資，及時(shí)進(jìn)行協(xié)調(diào)使用。為了保證庫(kù)存的精確度，（4）材料統(tǒng)計(jì)業(yè)務(wù)流程。通過(guò)材料統(tǒng)計(jì)可以掌握物資動(dòng)態(tài)與消耗規(guī)律，為作業(yè)區(qū)經(jīng)營(yíng)決策、編制計(jì)劃、修訂控制制度提供依據(jù)，并對(duì)基層的材料管理工作進(jìn)行監(jiān)督和考查。而且SAP要求物流、信息流、資金流“三流”相統(tǒng)一，這使統(tǒng)計(jì)指標(biāo)體系完整化，統(tǒng)計(jì)分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)化，統(tǒng)計(jì)信息基礎(chǔ)工作規(guī)范化，統(tǒng)計(jì)計(jì)算技術(shù)現(xiàn)代化，統(tǒng)計(jì)信息服務(wù)優(yōu)質(zhì)化顯得尤為重要。（5）材料成本控制流程。為了更好地協(xié)助基層隊(duì)搞好材料成本控制工作，做到有的放矢。從作業(yè)區(qū)到基層隊(duì)，確定了材料費(fèi)控制的基礎(chǔ)管理工作必須有以下內(nèi)容：一是確定最佳的控制方法，包括實(shí)效的控制制度；按照“材料費(fèi)用關(guān)鍵環(huán)節(jié)設(shè)立控制點(diǎn)”的原則，按照“材料費(fèi)用關(guān)鍵環(huán)節(jié)設(shè)立控制點(diǎn)”的原則，設(shè)立ABC三級(jí)n個(gè)費(fèi)用控制點(diǎn)。月消耗量在2噸以上建立A級(jí)控制點(diǎn)；月消耗量在1-2噸建立B級(jí)控制點(diǎn)；1噸以下為C級(jí)控制點(diǎn)；A級(jí)點(diǎn)的定額管理、計(jì)劃申報(bào)、分析水平、獎(jiǎng)懲力度均高于B級(jí)，B級(jí)高于C級(jí)。二是制訂材料消耗定額及實(shí)行限額發(fā)料制度。三是明確材料費(fèi)目標(biāo)和考核標(biāo)準(zhǔn)，并建立責(zé)、權(quán)、利相結(jié)合的獎(jiǎng)懲制度。在實(shí)際執(zhí)行過(guò)程中主要實(shí)行兩種控制方法：一是日常材料控制，在材料費(fèi)形成過(guò)程中，根據(jù)事先制定的費(fèi)用目標(biāo)，對(duì)本單位日常發(fā)生的材料使用活動(dòng)按照一定的原則，采用專(zhuān)門(mén)的方法，進(jìn)行嚴(yán)格的計(jì)算、監(jiān)督、指導(dǎo)，以保證低于原定的目標(biāo)。控制的重點(diǎn)在于嚴(yán)格按照確定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行把關(guān)，并根據(jù)以發(fā)生的偏差來(lái)指導(dǎo)當(dāng)前的實(shí)際行動(dòng)。二是事前材料控制，對(duì)材料費(fèi)發(fā)生點(diǎn)進(jìn)行深入的分析研究，并制定出一套適應(yīng)本隊(duì)實(shí)際情況的材料費(fèi)控制制度。其重點(diǎn)在于通過(guò)規(guī)章制度來(lái)節(jié)約材料費(fèi)用開(kāi)支，預(yù)防偏差和浪費(fèi)的發(fā)生。（6）在材料使用控制上“抓大不放小”，加強(qiáng)對(duì)重點(diǎn)材料的分析控制力度。在材料分類(lèi)上按照ABC分類(lèi)法，對(duì)A類(lèi)物資和專(zhuān)用材料實(shí)行限額發(fā)料管理及動(dòng)態(tài)管理法。例如：對(duì)水泥、鋼材、閥門(mén)、儀表等實(shí)行限額發(fā)料管理；對(duì)藥劑實(shí)行動(dòng)態(tài)管理，嚴(yán)防過(guò)期和浪費(fèi)，并對(duì)班組加藥情況實(shí)行跟蹤監(jiān)督。

3.材料分析規(guī)范化，應(yīng)用5W2H分析法對(duì)主要材料重點(diǎn)分析。材料分析對(duì)于日常控制及事前、事中、事后控制具有指導(dǎo)意義。為了規(guī)范化地進(jìn)行材料分析，制定了材料費(fèi)分析模式，分析模式既能以圖示的方法形象表現(xiàn)出材料成本消耗現(xiàn)狀，又能以表格的形式如實(shí)反映出各區(qū)塊材料消耗的結(jié)果；既能進(jìn)行主要材料的消耗分析及動(dòng)態(tài)查詢，又能對(duì)類(lèi)似班組材料消耗進(jìn)行橫向比較，對(duì)全隊(duì)材料成本控制起到預(yù)警作用。

4.崗位考核明確化，建立長(zhǎng)效檢查考核機(jī)制。在崗位考核方面豐富了標(biāo)準(zhǔn)化崗位的內(nèi)容，制定了“三個(gè)是什么”的考核目標(biāo)、思路及要點(diǎn)，即崗位考核的目標(biāo)是什么，崗位考核的思路是什么，崗位考核的要點(diǎn)是什么。強(qiáng)調(diào)崗位考核體系是一種循環(huán)，將崗位考核檢查與材料管理持續(xù)改進(jìn)結(jié)合起來(lái)，相互促進(jìn)，相互提高，按照步驟要求逐漸實(shí)現(xiàn)崗位技能與管理水平兩者質(zhì)的飛躍，努力實(shí)現(xiàn)雙贏。實(shí)行相對(duì)崗位技能評(píng)價(jià)，對(duì)于不合格的這部分，要采取相應(yīng)的措施，要么轉(zhuǎn)崗，要么培訓(xùn)后上崗。

5.培訓(xùn)學(xué)習(xí)經(jīng)?；?，進(jìn)一步提高材料員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，努力實(shí)現(xiàn)“三個(gè)轉(zhuǎn)變”。針對(duì)材料員業(yè)務(wù)素質(zhì)參差不齊的特點(diǎn)，我們采取了針對(duì)性地培訓(xùn)，即內(nèi)訓(xùn)與外訓(xùn)相結(jié)合的方式，從學(xué)習(xí)計(jì)劃到效果調(diào)查都做了一一的制定，力爭(zhēng)使材料員從經(jīng)驗(yàn)型向科學(xué)定額型轉(zhuǎn)變；從算帳型向參謀型轉(zhuǎn)變；從被動(dòng)型向主動(dòng)創(chuàng)新型轉(zhuǎn)變，更好地為材料管理、控本增效工作做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

四、“五化”管理法取得的效果

增強(qiáng)了基層隊(duì)材料制度管理意識(shí)，遵流程辦事的現(xiàn)象多起來(lái)。豐富了材料成本控制手段，建立起一套完善的材料成本分析控制體系，材料成本管理方式由過(guò)去滯后的事后分析，轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)在的事前的成本計(jì)劃和實(shí)時(shí)、動(dòng)態(tài)的事中成本控制，材料成本控制手段多樣、思路清晰。在實(shí)際執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)了日常材料控制、事前材料控制、對(duì)比分析控制法、計(jì)劃單控制法等行之有效的方法和手段。加大了對(duì)A類(lèi)物資的管理力度，杜絕了使用的隨意性。進(jìn)一步夯實(shí)了材料成本和費(fèi)用管理基礎(chǔ)工作，材料員職責(zé)明確、技能有所提高、渴望學(xué)習(xí)的熱情有所增強(qiáng)，建立了每月集中學(xué)習(xí)考試制度，成績(jī)與獎(jiǎng)金掛鉤，雙向考核、多層激勵(lì)，重視發(fā)揮全體材料員的智慧和積極性，充分挖掘潛力，發(fā)揚(yáng)團(tuán)隊(duì)精神，為材料管理水平再提高找到了動(dòng)力源泉。

五、結(jié)論及下步打算

這種管理方法仍在實(shí)施的探索階段，究竟能否發(fā)展成為成熟的管理體系，尚須時(shí)間來(lái)印證。我們將面向未來(lái)，更加熟悉ERP的諸多功能，使“五化”管理法向縱深發(fā)展。為此，我們有以下努力方向：今后的“五化”管理為動(dòng)態(tài)管理，要使之不斷完善，首先應(yīng)加強(qiáng)理論與實(shí)踐的結(jié)合，在實(shí)踐中不斷得到充實(shí)；在應(yīng)用中使“五化”管理法的各分支局部?jī)?yōu)化、深化和擴(kuò)大應(yīng)用面和成果，分支的過(guò)程優(yōu)化與重組；制定工作思路和工作程序，使之進(jìn)一步具有可操作性、實(shí)用性；加大理論與實(shí)踐相結(jié)合的培訓(xùn)力度，力爭(zhēng)材料員崗位技能評(píng)價(jià)都能夠達(dá)到優(yōu)秀；借助“五化”法這把管理利器，為材料管理注入新的活力。