關(guān)于合同管理的專題分析

寧海供電局 曹 晉

一、總體情況

合同是記錄我局經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的重要載體，它涉及到全局生產(chǎn)、營(yíng)銷、物流、檢修、施工、后勤等各方面內(nèi)容，合同同時(shí)也是合同雙方發(fā)生糾紛時(shí)最重要的書面憑證。因此，合同的安全管理、規(guī)范管理對(duì)于防范企業(yè)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，甚至預(yù)防腐敗均有重要意義。我局合同管理目前是按照2004年制訂、2009年修訂的《寧海供電局合同管理辦法》在執(zhí)行。2011年全局簽訂合同251份，合計(jì)金額約1.69億元（其中不含供用電合同、勞動(dòng)合同、部分省公司統(tǒng)一招標(biāo)的物資采購(gòu)合同）。雖然全年沒(méi)有發(fā)生因合同糾紛引起的訴訟，但因合同管理中存在的會(huì)簽率低、合同審核意識(shí)弱、合同分類授權(quán)管理不明確、合同歸檔率低等問(wèn)題帶來(lái)的潛在風(fēng)險(xiǎn)與日俱增，需要我們認(rèn)真分析、提出措施予以解決，從而夯實(shí)企業(yè)合同管理基礎(chǔ)，預(yù)防和減少企業(yè)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。

二、主要問(wèn)題及原因剖析

1.合同會(huì)簽率低。2011年全局通過(guò)紙質(zhì)和OA會(huì)簽合同共94份，合計(jì)金額約4941.34萬(wàn)元，全年簽訂合同251份，會(huì)簽率不足38%。就算剔除省公司統(tǒng)一招投標(biāo)的物資采購(gòu)合同48份，會(huì)簽率依然只有46.3%。

原因分析：第一、缺乏明確的，可操作考核措施，從而讓承辦部門和承辦人產(chǎn)生會(huì)不會(huì)簽一個(gè)樣，只要領(lǐng)導(dǎo)在合同上簽字就萬(wàn)事大吉的懈怠思想。第二、因?yàn)闀r(shí)間原因來(lái)不及會(huì)簽。承辦部門和承辦人由于不重視合同會(huì)簽，往往不預(yù)留會(huì)簽時(shí)間，等到合同簽訂時(shí)以時(shí)間緊為理由，請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)簽字然后蓋章了事。第三、承辦人主觀上不愿意會(huì)簽。合同會(huì)簽流程需要部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)、相關(guān)部門、法律顧問(wèn)、辦公室主任、分管領(lǐng)導(dǎo)、法定代表人進(jìn)行審核，承辦人認(rèn)為費(fèi)時(shí)又費(fèi)力，不愿意主動(dòng)進(jìn)行會(huì)簽。

2.合同簽訂的委托授權(quán)制度不健全。目前我局對(duì)合同簽訂的授權(quán)沒(méi)有明確規(guī)定，什么類別、什么金額的合同由誰(shuí)負(fù)責(zé)簽字，非法定代表人簽字的合同怎樣授權(quán)均不確定。根據(jù)對(duì)2011年簽訂合同人員身份統(tǒng)計(jì)，在合同上簽字的人員包括法定代表人、分管領(lǐng)導(dǎo)、部門負(fù)責(zé)人、管理人員、班組長(zhǎng)、普通員工甚至勞務(wù)派遣人員等七類。多種簽字主體的存在，造成了合同簽訂的隨意，特別是在會(huì)簽制度沒(méi)有全面執(zhí)行、合同章保管人員對(duì)合同情況又不了解的情況下，合同簽字主體的多樣化完全有可能讓合同簽訂脫離事前監(jiān)督和防范，甚至造成領(lǐng)導(dǎo)對(duì)合同簽訂完全不知情的情況發(fā)生，增加了企業(yè)經(jīng)營(yíng)的風(fēng)險(xiǎn)。

原因分析：現(xiàn)有的合同管理辦法是根據(jù)市局2002年的合同管理辦法制定，本身缺乏合同分級(jí)、分類授權(quán)管理的相關(guān)內(nèi)容。加之合同簽訂數(shù)量呈每年遞增的趨勢(shì)，使得合同簽訂工作越來(lái)越頻繁，合同承辦人直接在合同上簽字的現(xiàn)象也越來(lái)越突出。

3.合同倒簽現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。電力企業(yè)由于體制原因以及壟斷優(yōu)勢(shì)，承辦人員往往不重視合同簽訂，因此會(huì)出現(xiàn)事實(shí)上先履行合同，待到要結(jié)賬時(shí)才匆匆補(bǔ)簽合同的現(xiàn)象。合同會(huì)簽時(shí)，合同已履行，使得合同會(huì)簽失去了事前防范監(jiān)督的意義，流于形式。同時(shí)沒(méi)有書面合同的約束，對(duì)自身利益的保護(hù)就缺乏依據(jù)。特別是產(chǎn)品買賣合同中，對(duì)于交貨時(shí)存在的質(zhì)量瑕疵，由于缺乏處理的依據(jù)和約定，承辦人往往得過(guò)且過(guò)，既損害了企業(yè)的利益，長(zhǎng)此以往，也容易給對(duì)方造成供電局好糊弄的惡劣印象。

原因分析：第一，缺乏對(duì)各部門合同倒簽數(shù)量的統(tǒng)計(jì)以及處罰措施。第二，承辦人員法律意識(shí)和風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)較低，對(duì)于合同簽訂的重要性認(rèn)識(shí)不夠。第三，承辦人員缺乏責(zé)任心，認(rèn)為先干后簽，既提高了效率，合同會(huì)簽時(shí)由于是事后補(bǔ)簽，審核容易通過(guò)，一舉兩得。

4.合同范本使用力度不夠。目前勞動(dòng)合同、供用電合同、技術(shù)服務(wù)、工程施工、省公司統(tǒng)一招投標(biāo)的物資采購(gòu)合同基本上能按照合同范本使用。但是日常物資采購(gòu)中依然存在使用簡(jiǎn)易購(gòu)銷合同的現(xiàn)象，簡(jiǎn)易的購(gòu)銷合同僅僅適用于標(biāo)的物簡(jiǎn)單、重復(fù)采購(gòu)、可替代性強(qiáng)的貨物，我局的零購(gòu)物資大部分都不是此類貨物。使用簡(jiǎn)易合同對(duì)于貨物在途風(fēng)險(xiǎn)、價(jià)格波動(dòng)、驗(yàn)收辦法、違約責(zé)任的約定等不能明確、具體，出現(xiàn)糾紛，這樣的購(gòu)銷合同并不能充分保障自己的利益。

原因分析：此類合同填寫簡(jiǎn)單、易于操作，因此在實(shí)務(wù)中比較受歡迎，而忽視了這樣的簡(jiǎn)單合同并不適用于所有物資采購(gòu)。

5.非招標(biāo)采購(gòu)中合同簽訂問(wèn)題。我局去年非招標(biāo)采購(gòu)有33起。據(jù)寧波市局反映，現(xiàn)大市內(nèi)有些單位仍存在一個(gè)共性的問(wèn)題，也就是非招標(biāo)采購(gòu)流程走完后，有些承辦部門通過(guò)物流部門進(jìn)行采購(gòu)和簽訂合同。但由于物流部門的經(jīng)辦人員既沒(méi)有參加非招標(biāo)采購(gòu)會(huì)議，也對(duì)于該產(chǎn)品的特性、配件、售后服務(wù)等均不清楚，合同簽訂時(shí)只能被動(dòng)接受對(duì)方提供的合同文本，而且只能關(guān)注價(jià)格，對(duì)于其余合同條款沒(méi)有能力做出審核。如果申請(qǐng)采購(gòu)的部門再疏于關(guān)心，那么簽訂的合同極有可能出現(xiàn)對(duì)我方明顯不利或有利于對(duì)方的條款。例如監(jiān)控系統(tǒng)采購(gòu)合同，相關(guān)部門簽訂的合同就缺少了重要配件以及對(duì)監(jiān)控系統(tǒng)安裝的責(zé)任約定，合同存在重大隱患。

原因分析：對(duì)于非招標(biāo)采購(gòu)確定供貨商后由申請(qǐng)采購(gòu)部門或者是物流部門負(fù)責(zé)合同的簽訂，目前沒(méi)有明確的規(guī)定。同時(shí)物流部門對(duì)于此類合同沒(méi)有主動(dòng)利用合同會(huì)簽流程，提請(qǐng)申請(qǐng)采購(gòu)的部門對(duì)合同進(jìn)行審核，也是造成合同出現(xiàn)隱患的原因。

6.供電營(yíng)業(yè)所低壓供用電合同中代簽問(wèn)題。供電營(yíng)業(yè)負(fù)責(zé)的供用電合同能夠按照統(tǒng)一的合同范本簽訂，但在簽訂合同時(shí)存在抄表收費(fèi)人員等代用戶簽訂合同的現(xiàn)象。

2008年的“陳XX觸電案”中，本來(lái)根據(jù)我們與第二被告簽訂的供用電合同中約定的產(chǎn)權(quán)分界點(diǎn)，能夠輕易向法庭證明觸電點(diǎn)產(chǎn)權(quán)屬于第二被告，從而證明我局在本案中不應(yīng)承擔(dān)賠償責(zé)任。但當(dāng)法律顧問(wèn)前去營(yíng)業(yè)所調(diào)取供用電合同時(shí)卻發(fā)現(xiàn)該合同是由抄表收費(fèi)人員代簽，而第二被告也聲稱沒(méi)有簽訂過(guò)供用電合同。致使我局在訴訟中陷入被動(dòng)，雖然最后經(jīng)過(guò)與法院的多次溝通以及其他證據(jù)來(lái)間接證明了產(chǎn)權(quán)歸屬，維護(hù)了我局的合法權(quán)益。但是原本一件簡(jiǎn)單的事情卻因?yàn)楹贤瀱?wèn)題讓我們付出了數(shù)倍、甚至數(shù)十倍的努力，也造成了人力物力的浪費(fèi)。

三、改進(jìn)措施和意見(jiàn)

1.修訂合同管理辦法。主要修改以下內(nèi)容：（1）明確必須會(huì)簽合同的類別；（2）修改考核內(nèi)容，比如按季度統(tǒng)計(jì)各部門未會(huì)簽以及倒簽合同的數(shù)量，進(jìn)行考核；（3）增加合同分類分級(jí)管理授權(quán)的內(nèi)容；（4）增加年末合同歸檔統(tǒng)計(jì)考核的內(nèi)容。

通過(guò)合同管理辦法的修改和執(zhí)行達(dá)到提高合同會(huì)簽、歸檔率，減少合同倒簽現(xiàn)象，規(guī)范合同簽字授權(quán)等目的。

2.推廣合同范本，特別是物資采購(gòu)合同和大修工程合同，由辦公室負(fù)責(zé)制訂買賣合同范本，同時(shí)檢查其他類別合同使用范本的情況，力爭(zhēng)2012年在全局范圍內(nèi)全部推廣使用，杜絕簡(jiǎn)易購(gòu)銷合同的使用。

3.加大宣傳力度。對(duì)修訂后的合同管理辦法以及相關(guān)內(nèi)容要積極組織宣傳和培訓(xùn)，要使各單位、部門、承辦人員知道合同管理的整個(gè)流程以及具體的考核處罰措施。使全局干部職工提高合同管理的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，重視合同管理，重視風(fēng)險(xiǎn)防范，提高我局合同管理的水平。

四、推進(jìn)計(jì)劃(見(jiàn)表1)

表1 推進(jìn)計(jì)劃

五、需要幫助和支持

1.領(lǐng)導(dǎo)重視。請(qǐng)求幫助對(duì)未經(jīng)會(huì)簽的合同一律拒絕承辦人的簽字請(qǐng)求，并要求承辦人按照規(guī)定進(jìn)行合同會(huì)簽。

2.各單位、部門合力。第一，請(qǐng)各單位、部門在承辦合同的過(guò)程中嚴(yán)格按照流程會(huì)簽，自覺(jué)使用合同范本。第二，請(qǐng)營(yíng)銷等相關(guān)部門合力督促各供電營(yíng)業(yè)所規(guī)范供用電合同的管理，定期檢查考核，對(duì)于合同代簽現(xiàn)象發(fā)現(xiàn)一起處理一起，力爭(zhēng)減少和杜絕供電營(yíng)業(yè)所合同代簽現(xiàn)象。