淺談物資管理信息化

神華集團(tuán)包頭礦業(yè)有限責(zé)任公司阿刀亥礦 楊曉剛

所謂企業(yè)的物資管理就是指在企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中，需要使用的各種物資的采購(gòu)、運(yùn)輸、驗(yàn)收、供應(yīng)、保管、發(fā)放、使用等過(guò)程的計(jì)劃、組織、控制等管理工作的總稱(chēng)。在企業(yè)的管理過(guò)程中，物資管理對(duì)于促進(jìn)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)發(fā)展，減少不必要的物資占用以及降低企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)成本提升企業(yè)自身競(jìng)爭(zhēng)力有著非常重要的影響作用。

隨著信息化時(shí)代的不斷發(fā)展以及企業(yè)對(duì)物資管理的重視程度越來(lái)越高，物資管理工作面臨的工作及挑戰(zhàn)不斷增加，傳統(tǒng)的物資管理方式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)當(dāng)前企業(yè)的快速發(fā)展需要，企業(yè)的物資管理正在朝著信息化的方向快速轉(zhuǎn)移。

一、當(dāng)前企業(yè)物資管理中存在的主要問(wèn)題

1.物資管理文件多數(shù)為手工編制，其質(zhì)量無(wú)法得到保證

企業(yè)在開(kāi)展物資管理工作時(shí)，會(huì)產(chǎn)生大量的文件，比方說(shuō)合同、復(fù)驗(yàn)單等，這些文件與企業(yè)的物資管理質(zhì)量有著密切的聯(lián)系，是物資管理質(zhì)量審查時(shí)最為重要的依據(jù)。但是當(dāng)前物資管理中的大部分文件都是靠手工進(jìn)行編制的，通常這些文件都被歸檔在電子表格中進(jìn)行保存，當(dāng)需要時(shí)，在電子表格中進(jìn)行查找，這無(wú)形中增加了物資管理的工作量，查找起來(lái)非常不方便。

2.缺少相關(guān)的管理軟件，物資管理工作量大

企業(yè)物資管理中各種單據(jù)、文件數(shù)量眾多，管理中并沒(méi)有相應(yīng)的管理軟件來(lái)進(jìn)行管理，這導(dǎo)致企業(yè)物資管理工作量無(wú)法得到有效地減少。如物資管理中的入庫(kù)單和發(fā)料單管理，這些單據(jù)需要人員通過(guò)手工的方法進(jìn)行填寫(xiě)，不僅需要大量的時(shí)間來(lái)完成這一工作，而且?guī)齑媪颗c實(shí)際經(jīng)常出現(xiàn)偏差，使得庫(kù)存查詢(xún)的準(zhǔn)確性大大降低。往往在一年的時(shí)間內(nèi)會(huì)積攢大量的單據(jù)，不僅查找困難，進(jìn)行各種報(bào)表活動(dòng)時(shí)，工作量巨大而且容易出現(xiàn)錯(cuò)誤。

3.物資管理的相關(guān)資源信息無(wú)法實(shí)現(xiàn)共享，重復(fù)勞動(dòng)現(xiàn)象明顯

在企業(yè)的物資管理中，各種重復(fù)工作的現(xiàn)象普遍存在，比方說(shuō)在進(jìn)行物資采購(gòu)申請(qǐng)時(shí)，申請(qǐng)部門(mén)需要填寫(xiě)一份單據(jù)，而采購(gòu)員則需要在計(jì)算機(jī)中重新輸入一份，而計(jì)劃管理人員也需要輸入一份，方便獲得質(zhì)量文件的編號(hào)信息等，這種不必要的重復(fù)工作現(xiàn)象在企業(yè)物資管理中經(jīng)常出現(xiàn)，直接使得企業(yè)的生產(chǎn)效率受到極大的限制。

二、企業(yè)物資管理信息化的重要意義

1.對(duì)物資信息進(jìn)行有效的控制和統(tǒng)計(jì)，實(shí)現(xiàn)信息資源的共享

企業(yè)物資管理的信息化會(huì)使相關(guān)的信息按照物資流程進(jìn)行流動(dòng)，這樣不僅可以保證物資采購(gòu)過(guò)程的規(guī)范化，還可以實(shí)現(xiàn)物資資源信息的共享，并對(duì)各種信息進(jìn)行有效地控制和統(tǒng)計(jì)。物資的申請(qǐng)采購(gòu)部門(mén)可以通過(guò)查詢(xún)了解物資的庫(kù)存情況以及物資采購(gòu)的實(shí)際進(jìn)程，相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)可以通過(guò)查詢(xún)物資情況，了解相關(guān)部門(mén)的實(shí)際生產(chǎn)情況。物資儲(chǔ)存部門(mén)可以利用消息的方式通過(guò)申請(qǐng)采購(gòu)部門(mén)領(lǐng)取到庫(kù)的物資，從而使企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程變得更加合理高效。

2.加快物資信息的流通，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的實(shí)時(shí)性

當(dāng)前企業(yè)物資管理過(guò)程中，信息處理完成后，需要通過(guò)人們之間的相互傳遞來(lái)實(shí)現(xiàn)信息在企業(yè)內(nèi)的流通。這一過(guò)程需要花費(fèi)大量的時(shí)間，而且信息傳遞的效果也不是很好。如果物資管理實(shí)現(xiàn)信息化，各種信息處理結(jié)果可以立即在信息系統(tǒng)中顯示出來(lái)。比方說(shuō)當(dāng)入庫(kù)或發(fā)料信息到達(dá)倉(cāng)庫(kù)時(shí)，只需要相應(yīng)的操作人員通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行簡(jiǎn)單的操作就可以使這一信息立即更新到物資管理系統(tǒng)中，從而使各種物資信息的查詢(xún)變得更加簡(jiǎn)便。

3.實(shí)現(xiàn)物資管理過(guò)程人力、物力的有效減少

企業(yè)資源管理的信息化，可以減少原來(lái)人力需要完成的大量繁瑣、無(wú)序工作，從而使人力去完成對(duì)企業(yè)更有價(jià)值的工作。此外，物資管理的信息化，大大減少了各種物力的使用，比較明顯的就是紙張的使用，有效地降低了辦公用紙的開(kāi)銷(xiāo)。

三、物資管理信息化實(shí)現(xiàn)的策略

1.建立完善的物資管理系統(tǒng)

物資管理系統(tǒng)的建立對(duì)于物資管理實(shí)現(xiàn)信息化有著非常巨大的影響作用。這一系統(tǒng)主要是針對(duì)企業(yè)物資的入庫(kù)、領(lǐng)用、庫(kù)存等情況進(jìn)行管理，以及不同部門(mén)的物資使用情況進(jìn)行真實(shí)詳細(xì)的反映。此外，這一系統(tǒng)可以利用相關(guān)的查詢(xún)功能使管理者非常準(zhǔn)確和及時(shí)的掌握相關(guān)物資的信息，從而幫助企業(yè)管理者作出正確的決策，是企業(yè)順利健康發(fā)展。一般物資管理信息系統(tǒng)包括以下幾方面的內(nèi)容。

（1）物資計(jì)劃管理

對(duì)于企業(yè)的物資計(jì)劃管理而言，通常可以分為需求計(jì)劃和采購(gòu)計(jì)劃兩種，在企業(yè)的需求計(jì)劃中包括物資使用部門(mén)自己獨(dú)立做出的采購(gòu)計(jì)劃，也就是我們所說(shuō)的獨(dú)立需求計(jì)劃，還有就是那些已經(jīng)批準(zhǔn)的采購(gòu)計(jì)劃相關(guān)的必要屋子采購(gòu)要求，也就是相關(guān)采購(gòu)計(jì)劃，這一類(lèi)計(jì)劃可以保證企業(yè)的物資采購(gòu)以及生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)順利實(shí)施。將獨(dú)立和相關(guān)采購(gòu)計(jì)劃綜合到一起，經(jīng)過(guò)相應(yīng)部門(mén)的統(tǒng)計(jì)分類(lèi)后，就形成了物資需求計(jì)劃。在物資需求計(jì)劃形成的基礎(chǔ)上，物資管理部門(mén)通過(guò)與庫(kù)存信息的比較分析，也就是我們所說(shuō)的采購(gòu)計(jì)劃。上述的物資計(jì)劃管理過(guò)程都應(yīng)該通過(guò)物資管理信息化系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)，需要說(shuō)明的是，在物資管理信息化系統(tǒng)中不同操作者的權(quán)限要有相應(yīng)的要求和限制，只有這樣才能夠保證物資管理信息化系統(tǒng)的順利實(shí)施。

（2）采購(gòu)管理

在企業(yè)的物資管理和財(cái)務(wù)管理中，物資采購(gòu)中產(chǎn)生的各種單據(jù)是一種非常重要的憑證。在企業(yè)物資管理信息化系統(tǒng)中，采購(gòu)產(chǎn)生的各種單據(jù)是實(shí)現(xiàn)訂單執(zhí)行、入庫(kù)成本以及采購(gòu)?fù)藫Q貨等重要環(huán)節(jié)信息化操作的重要依據(jù)。而且物資采購(gòu)過(guò)程的信息化可以將企業(yè)的物資管理與財(cái)務(wù)管理有效地結(jié)合在一起，從而更加方便的對(duì)采購(gòu)過(guò)程中的財(cái)務(wù)情況進(jìn)行有效地監(jiān)督了解。另外，利用物資采購(gòu)信息化系統(tǒng)對(duì)產(chǎn)生的各種單據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析和對(duì)比，可以對(duì)整個(gè)物資采購(gòu)過(guò)程進(jìn)行充分的監(jiān)督和控制，使整個(gè)物資采購(gòu)過(guò)程變得更加規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。在采購(gòu)過(guò)程中訂單的制定必須要建立在采購(gòu)計(jì)劃的基礎(chǔ)上，避免出現(xiàn)采購(gòu)的隨意性。當(dāng)采購(gòu)資源到庫(kù)后，需要根據(jù)訂單以及庫(kù)單對(duì)物資進(jìn)行仔細(xì)的對(duì)比，只有這樣才能夠保證采購(gòu)訂單的嚴(yán)格執(zhí)行。

（3）庫(kù)存管理

物資的入庫(kù)過(guò)程是經(jīng)過(guò)相應(yīng)的物資驗(yàn)收后入庫(kù)并記錄在入庫(kù)單的過(guò)程，而物資的出庫(kù)是指物資使用部門(mén)根據(jù)需求計(jì)劃進(jìn)行物資領(lǐng)料申請(qǐng)，經(jīng)過(guò)物資部門(mén)核對(duì)后進(jìn)行發(fā)料并將這一過(guò)程記錄到出庫(kù)單的過(guò)程。對(duì)于入庫(kù)過(guò)程，相應(yīng)的財(cái)務(wù)管理部門(mén)應(yīng)該定期對(duì)入庫(kù)單及出庫(kù)單進(jìn)行檢查，并發(fā)放相應(yīng)的財(cái)務(wù)憑證，保證物資管理與財(cái)務(wù)管理的緊密結(jié)合。此外，庫(kù)存管理還應(yīng)該考慮物資的調(diào)撥、盤(pán)點(diǎn)業(yè)務(wù)，物資管理系統(tǒng)主要的目的就是為了實(shí)現(xiàn)對(duì)各種物資帳表的有效管理。

（4）存貨核算管理

物資的存貨核算重點(diǎn)是對(duì)物資出入庫(kù)成本的核算和記錄，常見(jiàn)的存貨核算管理方式是單據(jù)記賬的方式，單據(jù)記賬管理中對(duì)記入的單據(jù)不能隨意進(jìn)行刪除或修改，必須在取消記賬的前提下，才能夠?qū)ζ溥M(jìn)行必要的修改。存貨核算系統(tǒng)最重要的任務(wù)就是對(duì)帳表進(jìn)行管理和分析。在實(shí)際的應(yīng)用過(guò)程中，企業(yè)應(yīng)該設(shè)立相應(yīng)的應(yīng)用機(jī)制，對(duì)企業(yè)庫(kù)存物資的成本組成、資金占用以及資金使用等多種情況進(jìn)行有效地控制管理。

2.利用網(wǎng)絡(luò)工具來(lái)實(shí)現(xiàn)物資管理的信息化

企業(yè)的物資供應(yīng)部門(mén)可以利用網(wǎng)絡(luò)工具在網(wǎng)上實(shí)現(xiàn)對(duì)物資庫(kù)存量的查詢(xún)過(guò)程，從而更好的對(duì)物資采購(gòu)進(jìn)行預(yù)測(cè)，并實(shí)現(xiàn)對(duì)物資的相互調(diào)劑過(guò)程，最終實(shí)現(xiàn)物資儲(chǔ)備的定額化管理目的，減少不必要的物資儲(chǔ)備，實(shí)現(xiàn)物資占用資金的有效控制。此外，物資管理中，還可以利用網(wǎng)絡(luò)對(duì)各種物資的價(jià)格進(jìn)行公示，并根據(jù)物資市場(chǎng)的變化來(lái)對(duì)物資采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行有效地調(diào)整，從而使物資采購(gòu)成本實(shí)現(xiàn)最優(yōu)化的控制。另外，企業(yè)相關(guān)的物資管理部門(mén)還可以利用網(wǎng)絡(luò)工具來(lái)對(duì)物資的整個(gè)過(guò)程，如采購(gòu)，使用等過(guò)程進(jìn)行有效地監(jiān)控。

3.物資的采購(gòu)及庫(kù)存管理信息化

在物資采購(gòu)信息化系統(tǒng)中，相關(guān)單據(jù)的信息化處理是非常重要的一個(gè)步驟，通過(guò)物資采購(gòu)信息化系統(tǒng)可以將物資管理和財(cái)務(wù)管理有效地結(jié)合起來(lái)，從而對(duì)物資采購(gòu)整個(gè)過(guò)程的財(cái)務(wù)狀況進(jìn)行有效地管理和監(jiān)督；利用物資采購(gòu)信息化系統(tǒng)對(duì)各種單據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)并進(jìn)行嚴(yán)密的對(duì)比分析，從而保證物資采購(gòu)夠過(guò)程中，成本的控制以及質(zhì)量的提升以及采購(gòu)的準(zhǔn)確高效，為企業(yè)建立物資準(zhǔn)時(shí)供應(yīng)制度提供必要的前提保證。另外，在物資管理中，物資的庫(kù)存管理是一項(xiàng)繁瑣復(fù)雜的工作，通過(guò)物資出入庫(kù)管理信息化系統(tǒng)，可以保證庫(kù)存物資量隨著物資的出入庫(kù)變化而產(chǎn)生相應(yīng)的變化，從而保證物資庫(kù)存的相關(guān)信息保持自身的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。

總之，作為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)所需要各種物資等一系列計(jì)劃、組織、控制等管理工作都需要站在統(tǒng)籌全局的立場(chǎng)上，通過(guò)對(duì)采購(gòu)、供應(yīng)、保管、發(fā)放、合理使用、節(jié)約使用和綜合利用等各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行認(rèn)真的對(duì)比、分析，進(jìn)一步優(yōu)化和改良系統(tǒng)模塊的功能，提高工作水平和工作效率，真正做到物資管理的有效開(kāi)展。

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