利用信息技術(shù)對高校上級來文的管理創(chuàng)新

崔川

上級來文的管理從大的方面來說屬于信息資源管理的的范疇。信息資源管理（Information Resource Management，簡稱IRM）。狹義的信息資源管理是指對信息本身即信息內(nèi)容實施管理的過程。還有一種比較經(jīng)典的解釋方法就是資源最大利用化，信息傳遞速度最快化，系統(tǒng)化。簡而言之就是利用電腦信息技術(shù)對上級來文管理進行管理，數(shù)字化，系統(tǒng)化。

高校文件管理數(shù)字化建設(shè)不只是一個技術(shù)問題，它還是融樹立新觀念、轉(zhuǎn)變新技能、采用新技術(shù)、實現(xiàn)新任務(wù)、為一體的一項系統(tǒng)工程。用一種最簡單，也是最常用的方法進行管理。電子收文登記平臺的構(gòu)建與完善，仍有許多環(huán)節(jié)和問題值得探討唯有如此，才能更好的為高校機要文件管理工作、實現(xiàn)科學化、信息化、規(guī)范化提供理論和技術(shù)支持。

傳統(tǒng)的檢索方式：機要管理人員從一本一本的目錄中，找出所需的檔案來，然后根據(jù)上面的記錄到庫房中查找，費時、費力。機要檔案管理信息化后，機要檔案的檢索與查詢只需要通過電腦就可以實現(xiàn)即時的查詢，無論在時間還是空間上都顯得更為方便簡潔。

提供多種查詢手段：管理人員可以從模糊查詢、組合查詢、分類查詢中選取最佳的查詢方式，在文件庫中檢索出需要的文件信息。

數(shù)據(jù)只需一次錄入可以多次利用：數(shù)據(jù)無論從文書管理錄入、還是從檔案管理錄入，只需錄入一次，即可在檔案管理內(nèi)部進行數(shù)據(jù)共享，提高了工作效率。

自動統(tǒng)計檔案信息：檔案庫中的信息需要統(tǒng)計，并形成報表，這項工作由計算機處理，可以極大的提高管理人員的效率。

信息化的上級來文管理比起傳統(tǒng)的手寫上級來文管理，可以更有效的的管理，提高工作效率、減少工作時間、減少不必要的重復(fù)記錄，更加方便快捷的查找文件，且文件不易丟失，易于保存。

利用信息技術(shù)對上級來文進行管理創(chuàng)新已經(jīng)不是新鮮的事情，不少論文以及期刊報紙文章都有記載，但是沒有具體的實施方案和具體內(nèi)容的介紹，還有一些OA辦公系統(tǒng)軟件，也集成了上級來文的管理，但是可適應(yīng)性、編輯性、穩(wěn)定性還不夠可靠。本篇論文介紹的是在長期文秘機要工作中逐漸摸索出一條上級來文數(shù)字化管理的路子來具體方法，僅僅利用常用的辦公軟件WORD進行編輯管理，雖然較為簡單卻非常的實用，當然只做交流探討，查錯補漏，拋磚引玉，互相學習，共同進步。

利用WORD對以往的紙質(zhì)文件處理簽進行編輯并改進。

（1）收文時間：首先讓領(lǐng)導(dǎo)了解到這個文件處理簽的收文時間。右上方為內(nèi)部編號，內(nèi)部編號的定義為這個文件在單位內(nèi)部收文的編號，按照年度從1開始，逐份文件依次往后排列。編號的好處是可以通過號碼直接找到文件，而不是通過文件標題或者文號逐個查找，查找起來較為方便。這樣就避免了手工卓份查找，便于查閱利用。

（2）文件名稱：這樣設(shè)計的好處是，一目了然，文件屬于閱辦文件還是閱知文件能馬上就有所了解。

（3）來文機關(guān)、文號、以及頁數(shù)這些參數(shù)在文件名稱下方，這樣可以較快的了解到文件的具體信息及相關(guān)參數(shù)。

（4）辦文意見欄主要有辦公室主任或者文秘機要室領(lǐng)導(dǎo)安排給哪位領(lǐng)導(dǎo)批示。

（5）領(lǐng)導(dǎo)批示欄是有高校院長直接簽署辦文意見處理結(jié)果欄主要由具體辦理文件的分管領(lǐng)導(dǎo)簽署辦理方案及程序。

（6）處理結(jié)果一欄由分管辦理文件的領(lǐng)導(dǎo)簽署文件辦理結(jié)果。在處理結(jié)果一欄下方加入一小欄，名稱為辦理時間與辦結(jié)時間，分別是處理人收到文件的時間和處理完畢的時間，這樣可有有效的督辦和催辦文件的處理過程。

這里還有辦理時間及辦結(jié)時間，辦理時間是辦理人收到文件的時間，辦結(jié)時間是辦理人處理完畢文件交給機要室的時間。這樣的好處是可以督促文件盡快辦理，以及清晰了解辦理文件所用的時間。

（7）閱后簽字就不必過多描述了。

（8）這個文件處理簽最關(guān)鍵的是正下方的這個注。

1）文件處理原則上不超過7天，處理完畢后請盡快送到機要室室存檔。作用：督促辦理人員盡快處理文件，勿將文件積壓，防止丟失文件。

2）若有上報的材料請附到文件后面一份，盡快送到機要室存檔。作用：將上報的材料附到后面，防止上報文件丟失，已被日后查閱之用。

（9）文件處理簽只有文件名稱以及注用了加黑，標志著其重要性，提醒辦理文件的人員要及時辦理。

上級來文處理是比較負責，繁瑣，需要細心和耐心的工作。收到到上級來文后，通過一個這樣的形式處理上級來文可以將上級來文都匯總起來，方便以后的統(tǒng)計查找與利用，并且為以后檔案的整理存檔也提供了便利，有利于文件的立卷歸檔，統(tǒng)計數(shù)據(jù)，減少重復(fù)勞動，提高工作效率，幫助機要人員從繁重的辦公事務(wù)中解脫出來，直接用打印的，這樣更加的清晰，一目了然，實現(xiàn)辦公自動化，從一定意義上實現(xiàn)文檔一體化管理。

在長期的文秘機要工作中，對于上級來文的管理經(jīng)常會碰到一些問題，比如說，上級來文登記后，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批示交由某部門辦理，偶爾會出現(xiàn)文件找不到，忘記辦理，漏辦、通過這個信息技術(shù)管理，可以很容易找到文件各種信息參數(shù)，來文時間、來問單位、頁數(shù)、辦理人員時間等。避免了手工檢索，提升了效率。

還有一個設(shè)想，那就是實現(xiàn)無紙化辦公，通過平板電腦的網(wǎng)絡(luò)功能，如果辦公單位每個人都有一臺平板電腦或智能手機，而且都有網(wǎng)絡(luò)連接，每個人的平板電腦或只能手機安裝一個客戶端，然后利用無線網(wǎng)絡(luò)，通過管理端口向客戶端發(fā)送電子版的上級來文處理簽，這樣就能第一時間處理文件，然后通過手寫功能批示文件的處理方案，然后直接發(fā)送到處理人手中進行文件辦理。這樣的優(yōu)點是無紙化辦公、文件第一時間處理、沒有文件丟失的可能性、第一時間自動歸檔，節(jié)省大量的人力、物力、時間。

機要文件管理信息化是實現(xiàn)公文管理現(xiàn)代化的重要手段，當今信息時代，如果機要工作不能緊跟社會步伐。瞄準社會對機要信息資源的需求和加快創(chuàng)新，提高服務(wù)水平和管理效率，一味停留在傳統(tǒng)機要檔案管理止步不前，守著金山找飯吃，無疑是不現(xiàn)實的。因此機要工作只能堅持與時俱進。

信息化機要檔案管理使資料能及時歸檔，盡快提供利用，按照以往的傳統(tǒng)管理，必須歸檔后才能查找，而通過網(wǎng)絡(luò)計算機管理的信息化檔案管理使查詢資料變得非常簡單，信息化檔案事實上成為了無墻界檔案，檔案庫也從文件實體的保管基地變成了提供方便信息控制中心。

創(chuàng)新是機要檔案事業(yè)發(fā)展的必然要求。21世紀對機要檔案工作提出了更高要求，機要檔案工作要適應(yīng)這個要求，必須要有新思維、新理論、新方法。要解放思想，破除因循守舊的觀念；要與時俱進，樹立大服務(wù)理念；要擺正位置，在發(fā)展文化事業(yè)的大環(huán)境中發(fā)展自己。

只有在實際工作創(chuàng)新，才能適應(yīng)工作發(fā)展的需要，使我們的機要事業(yè)適應(yīng)高校的發(fā)展；才能使工作充滿生機和活力，促進事業(yè)可持續(xù)發(fā)展。只有不斷的創(chuàng)新，我們的機要檔案事業(yè)才能適應(yīng)新時代發(fā)展的要求；只有不斷的創(chuàng)新，我們的機要檔案事業(yè)才能不斷的向前發(fā)展。創(chuàng)新之路艱巨而漫長，這就要求工作者要有科學的態(tài)度，實事求是的精神，不斷的探索，不斷的實踐，只有這樣，才能推動機要工作向更高層次邁進，才能更好的為高校的全面建設(shè)服務(wù)。

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