淺論縣級醫(yī)療機(jī)構(gòu)基礎(chǔ)建設(shè)檔案的管理策略

魏凱

【摘 要】基礎(chǔ)建設(shè)檔案管理在縣級醫(yī)療機(jī)構(gòu)規(guī)劃、建設(shè)、管理工作中提供現(xiàn)狀和歷史依據(jù)，推動醫(yī)療機(jī)構(gòu)可持續(xù)發(fā)展等方面發(fā)揮著重要作用。但，目前一些縣級醫(yī)療機(jī)構(gòu)的基礎(chǔ)建設(shè)檔案管理還存在許多問題。要做好基礎(chǔ)建設(shè)檔案的管理，就必須要建立健全管理制度，加強(qiáng)管理者業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高基礎(chǔ)建設(shè)檔案的科學(xué)管理水平。

【關(guān)鍵詞】檔案；作用；問題；策略

基礎(chǔ)建設(shè)是醫(yī)療機(jī)構(gòu)為了未來全面發(fā)展和醫(yī)療業(yè)務(wù)的開展而從事的基本需要的設(shè)施建設(shè)。隨著縣級醫(yī)療機(jī)構(gòu)改革的進(jìn)行和深入，醫(yī)療業(yè)務(wù)不斷的擴(kuò)大，基礎(chǔ)建設(shè)檔案也越來越體現(xiàn)出它的重要性。當(dāng)務(wù)之急是必須高度重視縣級醫(yī)療機(jī)構(gòu)基礎(chǔ)建設(shè)檔案的歸檔率、完整率、準(zhǔn)確率。采取一切有效措施，杜絕不利于基礎(chǔ)建設(shè)檔案管理的因素，為子孫后代積累寶貴的歷史財(cái)富，是我們每個醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案工作者義不容辭的責(zé)任。

1.基礎(chǔ)建設(shè)檔案在縣級醫(yī)療機(jī)構(gòu)管理中的作用

1.1對推動縣級醫(yī)療機(jī)構(gòu)可持續(xù)發(fā)展具有十分重要意義

縣級醫(yī)療機(jī)構(gòu)基礎(chǔ)建設(shè)檔案是縣級醫(yī)療機(jī)構(gòu)建設(shè)活動中形成的第一手材料，檔案管理的最基本目的是記載基礎(chǔ)建設(shè)在建設(shè)、改建、維修、使用過程和結(jié)果的技術(shù)狀態(tài)記錄?；A(chǔ)建設(shè)檔案管理的關(guān)鍵是及時收集基礎(chǔ)建設(shè)項(xiàng)目開工前到竣工交付使用后的各種報(bào)批文件、合同協(xié)議、洽商變更等各種類的資料，由于縣級醫(yī)療機(jī)構(gòu)基礎(chǔ)建設(shè)項(xiàng)目具有投資大、周期長、環(huán)節(jié)多、內(nèi)外協(xié)作關(guān)系復(fù)雜的特點(diǎn)，因而形成的檔案有多種載體、檔案數(shù)量多、保存價(jià)值高。這些檔案既是縣級醫(yī)療機(jī)構(gòu)工程建設(shè)的真實(shí)記錄，也是整個縣級醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案的重要組成部分，它既為縣級醫(yī)療機(jī)構(gòu)的建設(shè)、維修、管理、改擴(kuò)建服務(wù)，又為縣級醫(yī)療機(jī)構(gòu)的經(jīng)濟(jì)建設(shè)和醫(yī)療事業(yè)的不斷發(fā)展服務(wù)。所以，做好工程項(xiàng)目的檔案管理工作對推動縣級醫(yī)療機(jī)構(gòu)經(jīng)濟(jì)可持續(xù)發(fā)展具有十分重要的意義。

1.2為縣級醫(yī)療機(jī)構(gòu)規(guī)劃、建設(shè)、管理工作提供現(xiàn)狀和歷史依據(jù)

基礎(chǔ)建設(shè)檔案涉及工程的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、建設(shè)單位以及建設(shè)單位的主管機(jī)關(guān)和其他有關(guān)部門，任何基本建設(shè)缺少基礎(chǔ)建設(shè)檔案，就缺少了使用和改造的依據(jù)。它不僅反映了該建筑物的變化和發(fā)展，為縣級醫(yī)療機(jī)構(gòu)規(guī)劃、建設(shè)、管理工作提供現(xiàn)狀和歷史依據(jù)，也對縣級醫(yī)療機(jī)構(gòu)發(fā)展和經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)揮著重要作用，為地上地下交叉工程涉及提供周圍相互關(guān)系相互要求的條件；為歷史查找、產(chǎn)權(quán)查證、經(jīng)濟(jì)糾紛以及科學(xué)研究等提供素材，它不僅服務(wù)于今天，也有利于未來，所以越來越受到各級建設(shè)單位和縣級醫(yī)療機(jī)構(gòu)管理者的重視。

1.3基礎(chǔ)建設(shè)檔案是一種特殊的、不可再生的寶貴信息資源財(cái)富

檔案是一種特殊的、不可再生的寶貴的信息資源，是縣級醫(yī)療機(jī)構(gòu)和社會的財(cái)富。收集、管理和保護(hù)好這種資源是每個職工的義務(wù)和責(zé)無旁貸的職責(zé)。例如我院基建科的全院總平面圖上仔細(xì)、認(rèn)真地在每個建筑物旁都標(biāo)注了建筑年代和面積，這張圖紙是非常寶貴的資料，它包含了自上世紀(jì)50年代建院至今所有建筑的年代和面積，它減少了我們許多需要到檔案室大量查閱資料的麻煩，節(jié)省了寶貴的時間，大大提高了工作效率。我們將原圖保存起來，平時使用復(fù)印件，而且還將上面的數(shù)字以電子表格的形式摘抄整理出來，這就更加便于查找、保存和計(jì)算了，特別是每年向縣衛(wèi)生局做報(bào)表時，這一表格是我們最可靠的依據(jù)。

2.縣級醫(yī)療機(jī)構(gòu)基礎(chǔ)建設(shè)檔案管理工作中存在的問題

2.1基礎(chǔ)建設(shè)檔案管理工作缺乏政策性指導(dǎo)

隨著我國社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制的逐步建立，國家重點(diǎn)工程項(xiàng)目在投資、管理、建設(shè)等方面發(fā)生了一系列的變化，我們經(jīng)歷了改擴(kuò)建、代建、改造裝修、拆遷征地等建設(shè)工程，每一次對于我們來說都是一次新的嘗試、一次學(xué)習(xí)的過程，但最缺乏的是對工程政策、性質(zhì)的了解和指導(dǎo)。對工程檔案的收集、整理、歸檔、流向提出了新的問題。

2.2檔案知識缺乏

由于歷史的原因，從事檔案工作的人員所學(xué)專業(yè)與所從事的工作不一致，對檔案的知識特別是對基礎(chǔ)建設(shè)檔案知識了解得不夠，缺乏檔案專業(yè)知識的學(xué)習(xí)。

2.3全員檔案意識不強(qiáng)

基礎(chǔ)建設(shè)檔案資料應(yīng)該力求完整、正確、真實(shí)、嚴(yán)謹(jǐn)，在工作中發(fā)現(xiàn)與施工單位和相關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議日期有的不明確或沒有寫；工程的名稱前后不相吻合；施工單位來函有的編號較亂，有沒有編號的、有重復(fù)編號的；請示報(bào)告之類的函件有的沒有標(biāo)題。這些不僅給檔案管理人員歸檔工作帶來一定的困難，而且在接收上級審查時也很麻煩。

3.對縣級醫(yī)療機(jī)構(gòu)基礎(chǔ)建設(shè)檔案管理的建議

3.1建立健全管理制度是搞好縣級醫(yī)療機(jī)構(gòu)基礎(chǔ)建設(shè)檔案管理工作的保證

基礎(chǔ)建設(shè)檔案的科學(xué)管理直接影響到工程項(xiàng)目的維修、改造、擴(kuò)建，健全檔案的收集、整理、保管等系列制度?？h級醫(yī)療機(jī)構(gòu)本著“以人為本”的精神和“以病人為中心”的服務(wù)宗旨，進(jìn)行多項(xiàng)改革，隨著新建、擴(kuò)建、改建工程的日益增多，邊建設(shè)、邊報(bào)批、邊設(shè)計(jì)的事情常有發(fā)生。這給檔案資料的收集整理帶來了諸多不便。所以應(yīng)制定相應(yīng)的基礎(chǔ)建設(shè)檔案工作管理制度，并嚴(yán)格執(zhí)行，做好基礎(chǔ)建設(shè)檔案前期的收集工作，力求后期檔案的完整、真實(shí)，使基礎(chǔ)建設(shè)檔案資料具有真實(shí)性，從而確保檔案的歸檔率、完整率和準(zhǔn)確率。

3.2加強(qiáng)文件形成者、檔案管理者的業(yè)務(wù)培訓(xùn)

開展宣傳教育，增強(qiáng)全員檔案意識是發(fā)揮檔案價(jià)值作用的前提。一套完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的檔案，必須發(fā)揮全體參與人員的檔案意識，一起參與檔案收集，特別是在項(xiàng)目建設(shè)初期，遵循項(xiàng)目建設(shè)和檔案形成的規(guī)律，對項(xiàng)目檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃。樹立科學(xué)的檔案觀，讓科室內(nèi)每個工作人員都知道、了解、重視基礎(chǔ)建設(shè)檔案管理這項(xiàng)工作，各負(fù)其責(zé)，大家盡量配合把好自己的關(guān)口。這是做好基礎(chǔ)建設(shè)檔案和縣級醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案工作的有力保證。

3.3改進(jìn)方法，不斷提高基礎(chǔ)建設(shè)檔案的科學(xué)管理水平

隨著基礎(chǔ)建設(shè)檔案管理向現(xiàn)代化、科學(xué)化、系統(tǒng)化方向邁進(jìn)，作為檔案管理人員必須注意學(xué)習(xí)新技術(shù)，努力提高自己的業(yè)務(wù)素質(zhì)和科學(xué)知識，不斷提高基礎(chǔ)建設(shè)檔案的科學(xué)管理水平?，F(xiàn)代縣級醫(yī)療機(jī)構(gòu)基礎(chǔ)建設(shè)檔案管理人員應(yīng)具備熟悉基礎(chǔ)建設(shè)專業(yè)知識，掌握電子文檔管理和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、現(xiàn)代管理理論的技能。以業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高為著重點(diǎn)，爭取各種機(jī)會組織檔案管理者參加有關(guān)基礎(chǔ)建設(shè)政策文件、檔案知識的學(xué)習(xí)，拓寬知識面，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，增強(qiáng)他們檔案管理的熟練性、科學(xué)性。 [科]