中學(xué)檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀及對(duì)策

楊波

【摘要】檔案是一種重要的信息資源，檔案信息資源的管理水平直接影響著信息的利用程度，中學(xué)檔案信息資源的管理關(guān)系到學(xué)校各項(xiàng)教學(xué)工作的進(jìn)展，關(guān)系到學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)學(xué)校整體情況的掌握，因此優(yōu)化中學(xué)檔案信息資源管理很重要。本文分析了山東中學(xué)檔案信息管理的現(xiàn)狀及檔案管理所帶來的意義，并針對(duì)這些給出了相關(guān)的建議。

【關(guān)鍵詞】山東中學(xué)；檔案數(shù)字化；意義；現(xiàn)狀及建議

隨著社會(huì)不斷發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)電子信息化的日新月異，檔案作為一種原始記錄是歷史的真憑實(shí)據(jù)，它在社會(huì)上的使用范圍及利用率在不斷攀升。而現(xiàn)有的檔案?jìng)鹘y(tǒng)管理模式及手工翻閱查詢方式已不能適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)的檔案管理工作。檔案管理數(shù)字化的優(yōu)勢(shì)已日益突顯，形成及時(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的數(shù)字化檔案網(wǎng)絡(luò)，成為檔案管理的自動(dòng)化程度和效率的最主要途徑和最有效的工具。

一、檔案數(shù)字化的優(yōu)點(diǎn)

1、節(jié)約時(shí)間，提高效率

數(shù)字化檔案的實(shí)施利用，極大地減少了人們對(duì)檔案的查詢時(shí)間，提高了效率。傳統(tǒng)的檔案查詢方式基本上都是手工翻閱，要想查詢一本比較厚的檔案資料，工作人員就需要花費(fèi)很長時(shí)間，這是既浪費(fèi)時(shí)間也降低辦事效率的表現(xiàn)。而數(shù)字化電子檔案可使任何一位利用者不受任何時(shí)間、空間的限制，在任一地點(diǎn)、任一時(shí)間只需有一臺(tái)聯(lián)網(wǎng)的電腦，即可進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)查閱自己需要的檔案信息。改善了查詢的時(shí)間和空間問題，給查詢?nèi)藛T帶來了更有效便捷的方法。

2、成本的節(jié)約

利用數(shù)字化技術(shù)管理檔案，在很大程度上降低了管理成本。傳統(tǒng)的檔案管理，為了提高檔案的利用率，都是采用增加檔案工作人員和加大辦公費(fèi)用的方式的，導(dǎo)致檔案管理的成本不斷增加。而數(shù)字化檔案的機(jī)讀檔案技術(shù)取代了傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息，節(jié)約了由于復(fù)印、打印、裝訂所產(chǎn)生的費(fèi)用，同時(shí)也節(jié)約的檔案庫房的使用面積，極大地降低了檔案的管理成本。

3、利于保護(hù)檔案原件和對(duì)檔案的充分利用

數(shù)字化檔案取代紙質(zhì)的檔案后，人們查閱檔案主要是在計(jì)算機(jī)上調(diào)閱并直接輸出，減少了對(duì)原始檔案的翻閱次數(shù)，尤其是保存時(shí)間比較長的檔案材料，它們本身就容易破損，而進(jìn)行數(shù)字化處理后，對(duì)其起到了更好的保護(hù)作用。另外，數(shù)字化電子檔案在提供原件閱覽的同時(shí)，還能夠根據(jù)利用者個(gè)人的需要對(duì)其中的信息進(jìn)行分類、統(tǒng)計(jì)、打印等。檔案工作人員還可以根據(jù)需要對(duì)電子檔案進(jìn)行編輯，從而節(jié)省時(shí)間。

二、中學(xué)檔案管理的意義

1、基礎(chǔ)性

中學(xué)檔案管理是學(xué)校各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)，是保證學(xué)校教學(xué)工作、教學(xué)改革、教學(xué)研究和教學(xué)發(fā)展順利進(jìn)行的基礎(chǔ)，是教書育人的真實(shí)記錄，是評(píng)價(jià)教學(xué)質(zhì)量的重要依據(jù)。中學(xué)檔案是學(xué)校自身形象和價(jià)值觀建設(shè)的直接依據(jù)及載體。中學(xué)檔案一直貫穿著學(xué)校的開辦、發(fā)展、變化的全過程，涉及中學(xué)教育教學(xué)工作及其組織、管理的各個(gè)方面，真實(shí)地反映了學(xué)校的教學(xué)、管理、運(yùn)行的發(fā)展軌跡，是學(xué)校重要的信息資源庫。

2、重要性

中學(xué)檔案室，是為了對(duì)本學(xué)校的檔案進(jìn)行管理、收集、保管并提供利用。學(xué)校的檔案管理工作既是記錄學(xué)校教學(xué)工作的重要憑證，又是提高學(xué)校教學(xué)水平的主要途徑。中學(xué)檔案室雖小，但內(nèi)容卻極為豐富，正所謂“小小的世界，卻包羅萬象”。里面不僅包括科技檔案，教學(xué)檔案，設(shè)備儀器檔案、基建類檔案；還收集了財(cái)務(wù)報(bào)表、帳簿、憑證等的會(huì)計(jì)檔案；以及聲像、相片類的聲像檔案。中學(xué)檔案室的建設(shè)，一是為了把真實(shí)地記載了每個(gè)學(xué)校的發(fā)展與興衰、學(xué)生的成功與失敗、教師的汗水與功勛的校史資料很好的保存和保護(hù)起來。二是為了能讓自己的學(xué)生們以后對(duì)自己的中學(xué)回憶有所依靠，在教學(xué)檔案中，客觀地記錄了教師每學(xué)期對(duì)學(xué)生學(xué)習(xí)情況的記錄，學(xué)生成績的評(píng)定和老師對(duì)學(xué)生表現(xiàn)的評(píng)定記錄等，當(dāng)他們長大成人之后，就能很好的利用學(xué)校的檔案室來找尋他們?cè)谶@里留下的五彩繽紛的少年足跡。

三、山東中學(xué)檔案管理現(xiàn)狀

就山東各中學(xué)的檔案管理現(xiàn)狀，作出如下幾個(gè)概況：

1、有些中學(xué)聘請(qǐng)的檔案管理人員都不是專業(yè)化的，他們幾乎都是學(xué)校的一些退休老師，并沒有受過專業(yè)的訓(xùn)練。他們管理檔案也只是混口飯吃，抱著應(yīng)付上級(jí)的檢查的態(tài)度，使得檔案管理工作處于被動(dòng)地位，不能充分發(fā)揮其應(yīng)有的作用。這對(duì)學(xué)校檔案的有效管理帶來了困難，直接影響著檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化程度。

2、有些中學(xué)的校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)教學(xué)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足，對(duì)檔案室并不重視。他們對(duì)檔案意識(shí)的薄弱，使得檔案室變成一個(gè)常常被學(xué)校遺忘的一角。校領(lǐng)導(dǎo)只會(huì)在有上級(jí)部門來校指導(dǎo)時(shí)，象征性的開設(shè)檔案室。這在一定程度上造成檔案收集的困難，有效的檔案得不到及時(shí)的整理，致使檔案的散失、泄密，有些人甚至惡意銷毀等。

3、而檔案現(xiàn)代化程度幾乎為零是山東各個(gè)中學(xué)都存在的現(xiàn)狀。我國很多的檔案館，都已經(jīng)采用先進(jìn)的數(shù)字化電子來管理檔案，而在這些中學(xué)還完全是傳統(tǒng)的檔案管理模式，形成了相當(dāng)大的差距。這也正是體現(xiàn)的了上級(jí)檔案部門工作的不到位，沒有及時(shí)的對(duì)中學(xué)檔案管理進(jìn)行好的檢查、監(jiān)督、指導(dǎo)和幫助。

由上可見，對(duì)山東各個(gè)中學(xué)加強(qiáng)檔案管理顯得尤為重要，并要實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理模式。

四、實(shí)施檔案數(shù)字化的建議

1、提高檔案管理工作人員的素質(zhì)

所謂檔案管理工作人員的素質(zhì)，是指檔案人員的專業(yè)水平，以及適應(yīng)環(huán)境、做好本職工作能力的總稱，包括政治素質(zhì)、文化素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和心理素質(zhì)。檔案數(shù)字化管理的技術(shù)要求工作人員必須具備專業(yè)的素質(zhì)，精通檔案理論知識(shí)及日常管理技能的同時(shí)，要掌握計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)知識(shí)的利用方式?，F(xiàn)代的檔案工作者一定要有豐富的、廣博的知識(shí)，而且在政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、文化方面的知識(shí)也要掌握一點(diǎn)，自然懂的外語最好，因此，在平時(shí)的工作中學(xué)校還應(yīng)創(chuàng)造條件，讓學(xué)校檔案管理人員要定期的參加進(jìn)修培訓(xùn)，這種培訓(xùn)既要包括職業(yè)道德上的教育還要包括專業(yè)技術(shù)水平方面的提升，使檔案管理人員鞏固檔案管理工作的基礎(chǔ)知識(shí)和基本技能外，不斷掌握新知識(shí)和新技能，這樣才能不斷適應(yīng)新時(shí)期新形勢(shì)對(duì)檔案工作者的要求。