科技報告撰寫和呈交的激勵機制探討

張奎勇 周 杰

（中國科學技術信息研究所，北京 100038）

科技報告撰寫和呈交的激勵機制探討

張奎勇 周 杰

（中國科學技術信息研究所，北京 100038）

科技報告是科研過程和結果等的記錄，是國家的戰(zhàn)略資源?？偨Y國內外科技報告建設現狀，概述管理激勵理論，得出其對科技報告撰寫和呈交的激勵機制的啟示。最后，對科技報告撰寫和呈交的激勵措施進行了探討，即提升科技報告的地位；提供科技報告撰寫和管理專項經費；利用正性攀比心理，對優(yōu)秀科技報告撰寫者進行表揚；科學研究鼓勵引用科技報告；將撰寫和呈交合格的科技報告作為再次申請項目的依據。

科技報告;報告撰寫;報告呈交;激勵理論;激勵機制;激勵措施;科技報告體系

我國《科技報告編寫規(guī)則（GB/T7713.3-2009）》中定義科技報告是“科技人員為了描述其從事的科研、設計、工程、試驗和鑒定等活動的過程、進展和結果，按照規(guī)定的標準格式編寫而成的文獻”。世界各國每年投入大量資金用于科技項目研究，產生大量的科技報告。由于產出科技報告的項目通常指政府經費投資的項目，因而科技報告也被稱為政府科技報告，是政府科學技術工作不可分割的組成部分[1]?？萍紙蟾婢哂蟹e累和使用兩個功能，這是目前國內比較公認的。積累作用與科技檔案的作用相似，即進行保存，以便備查。但與科技檔案不同的是，科技報告具有研究內容新穎、報道專深詳實的特點，具有交流和使用的巨大價值。

1 激勵科技報告撰寫和呈交現狀

美國是科技報告建設最早的國家，早在1945年總統(tǒng)杜魯門就頒布法令要求成立“科技報告出版局”。在建設科技報告體系過程中，美國頒布了一系列法律法規(guī)保障科技報告的撰寫、提交、管理和利用，并形成了國家級、部門級和基層單位三級科技報告法規(guī)體系。美國《聯邦采辦條例》規(guī)定[2]：凡承包由聯邦政府撥款資助的科研和生產項目者，都必須向聯邦政府提交合格的科技報告（含該項目中形成的其他文獻）。NTIS（美國國家科技信息服務局）通過提供必要的信息來促進創(chuàng)新與科學發(fā)現，為美國經濟增長做出了重大貢獻。美國每年公開的科技報告6萬份左右。迄今，美國是科技報告撰寫和收集最多的國家，每年報道量超過全世界的80%。美國的科技報告資源出口政策對各國區(qū)別對待，我國每年只能購買其2萬多份公開的科技報告。

日本、法國、英國、德國、加拿大等國家也建立了相應的科技報告收集和管理體系，為各國科技資源累積和技術創(chuàng)新提供了必要的信息資源保障。

20世紀80年代初，為總結一些重大科研項目產生的科研成果，包括成功的經驗和失敗的教訓，我國開始開展國防科技報告的“搶救”工作。國防科技報告建設過程中制定了一系列法規(guī)政策。1995年頒布了科技報告管理規(guī)定，科技報告密級、期限及變更辦法；1997年發(fā)布了科技報告編寫規(guī)則。從此，我國國防科技報告進入了法制化和規(guī)范化的建設階段。迄今收集至少6萬份科技報告。國防科技報告的撰寫和呈交工作初見成效。

按照我國國防科技報告管理規(guī)定的要求，科技人員完成國防科技報告的工作成績應作為技術職稱和職務考核晉升的依據之一。各部門據此采用了不同的激勵措施。國防科技報告管理辦公室定期對國防科技報告的撰寫和管理工作進行評優(yōu)。對撰寫質量高的國防科技報告給予“優(yōu)秀科技報告”的稱號，并視同在國內核心學術期刊上發(fā)表的論文；對開展科技報告工作中做出突出貢獻的個人和單位分別授予科技報告“優(yōu)秀工作者”和“先進單位”的稱號，并酌情給予物質獎勵[3]。有的單位制定了專門的等級評定標準，對科技報告開展評優(yōu)工作，凡被評為一、二級的科技報告將作為國家級科技報告，頒發(fā)獎勵證書，并作為職務、職稱考核評定的依據之一。有的單位如果有3篇科技報告被評為優(yōu)，即可作為職稱評定的條件之一。

科技報告是重要的科技信息資源，具有巨大的戰(zhàn)略價值。隨著經濟的增長和國家科學技術發(fā)展的需要，我國政府對科研的投入逐年快速增長，產生了大量的科技信息資源。然而，我國民口的科技報告制度尚未建立。我國科技信息資源的管理和利用與國外存在很大差距。科技報告的撰寫和呈交是科技報告體系建立的重要環(huán)節(jié)。但在對科技報告的認識調查時發(fā)現，大部分科技人員表示愿意撰寫和提交合格的科技報告，但由于科研任務繁重，科研管理部門考核太多，加上對科技報告撰寫的格式等要求不甚明了，因此，存在畏難情緒，缺乏撰寫和提交科技報告的動力。

撰寫和提交合格的能反映科研過程和結果的科技報告需要花費很多的精力。在對歸國博士進行訪問時，得知國外撰寫一篇合格的科技報告花費的精力不亞于撰寫一篇博士論文。因此，要加強探討建立科技報告撰寫和呈交的激勵機制，加快科技報告體系建設。

2 管理激勵理論的啟示

管理激勵理論被廣泛應用到企業(yè)經營中，科技報告撰寫和呈交的激勵機制可以得到該理論的啟發(fā)。管理激勵理論主要包括內容型激勵理論、過程型激勵理論與綜合型激勵模式。

2.1 內容型激勵理論及其啟示

內容型激勵理論包括馬斯洛的需要層次理論和赫茲伯格的雙因素理論。前者將人的需求劃分5個層次。一般情況下，低層次的需要得到滿足后，較高層次的需要才會顯現。雙因素包括保健因素和激勵因素。保健因素常常與工作環(huán)境或條件相關，例如工資；激勵因素常常與工作本身有關。前者只能消除員工的不滿意感，不產生激勵作用，只有與工作內容有關的因素才具有激勵作用。

根據該理論，應該保障科技報告撰寫人員的待遇，將科技報告撰寫和提交的數量和質量作為科研考核的憑據。廣泛宣傳科技報告撰寫和提交的必要性和意義，增強科研人員撰寫科技報告帶來的成就感；對科研人員進行定期培訓，提高他們對科技報告的認同感和科技報告的撰寫水平。例如，將科技報告報告撰寫標準的規(guī)范性和靈活性相結合。只有標準化，科技報告的保存、服務才能規(guī)范化。而科技報告是科學和技術研究活動中產生的灰色文獻，學科主題不同，科研項目性質不同，研究的階段各異，報告撰寫的目的存在差異?？v觀德國、英國科技報告的撰寫和提交，并沒有統(tǒng)一的標準，但是科技報告的利用率也較高。因此，在科技報告建設實踐中，應當盡量統(tǒng)一標準，完善科技報告撰寫的必要要素和可選要素。還應針對不同性質的科研項目，提供相應的報告格式，注重研究內容的報道。盡量減少科研人員的不滿意因素，建設科技報告撰寫和呈交的良好環(huán)境。

2.2 過程型激勵理論及其啟示

過程型激勵理論包含亞當斯的公平理論和弗魯姆的期望理論。前者認為個人不僅關心自己獲得的報酬的絕對數量，也會對自己獲得的報酬與他人的進行比較。人們對自己獲得報酬是否公平的斷定會影響自身工作的積極性。后者認為，一種行為傾向的強度取決于預期結果對個體的吸引力。員工對某項工作結果的期望越高，隨之付出的努力越多，當努力成果得到肯定和獎勵時，反過來員工會受到進一步的激勵。根據期望理論，管理者應通過獎勵滿足員工較為迫切的需要。同時，要為員工提供必要的工作環(huán)境和工作指導，提高員工完成工作的信心[4]。

我國民口科技報告制度的建立是一種新事物，需要對科技工作者進行宣傳培訓和撰寫能力的培養(yǎng)。針對項目實施人員開展不同形式的培訓班，從基層推進科技報告工作的實施。最終，讓“科技報告”深入人心，在科研管理部門和科研機構中形成撰寫提交科技報告的良好氛圍[5]。

建立合理暢通的溝通機制對科技報告撰寫和呈交能起到積極作用。科技報告管理可建立三級組織管理機構。在部門/行業(yè)科技管理部門下設相應的部門/行業(yè)科技報告管理辦公室，負責本部門/行業(yè)內科技報告工作的具體實施。各基層單位應將科技報告管理納入項目承擔人和檔案管理人員的職責范圍之內，根據需要設立專人或專門機構負責本單位的科技報告的收集、保存、提交、聯絡和協調工作[6]。

2.3 綜合型激勵模式及其啟示

波特和勞勒綜合型激勵模式將激勵過程看成外部激勵、個體內部條件、行為表現、行為結果的相互作用的過程，并認為組織設置了激勵目標、采取了激勵措施，不一定能產生所需的個人行動和努力，使組織內的個人滿意。形成有效的激勵，取決于獎勵內容、獎懲制度、組織分工、工作目標、管理效率、考核的公正性、領導者風格及心理期望值等多種綜合性因素。

科技報告建設是一項復雜工作，需要科技管理部門、項目承擔單位領導的重視，以及科技信息管理部門的支持，需要有效的溝通和管理機制，制定科技報告等科技信息資源保存和利用的法律法規(guī)，還要有技術和資金支持，建立科技報告資源建設的長效機制。此外，有必要建立歸屬清晰、權責明確、保護嚴格、流轉順暢的科技報告知識產權政策法律環(huán)境[7]。這樣能免除科研人員撰寫和呈交科技報告的后顧之憂。

3 科技報告撰寫和呈交的激勵措施

我國缺乏對科技報告的承認機制。大部分部門在進行科技產出統(tǒng)計、成果獎勵、職稱考核時并未將科技報告計算在內，提交科技報告與否、質量如何等對科研人員和項目承擔單位的聲譽和競爭力沒有任何影響，嚴重影響科研人員撰寫和提交科技報告的積極性和責任感[8]。建議根據情況，對科技報告撰寫和呈交人員采取下列激勵措施。

3.1 提升科技報告的地位

（1）將科技報告納入科研考評體系。將撰寫呈繳的科技報告作為科技人員的重要科研產出，將科技報告工作質量作為評價科研機構工作績效和科研人員能力水平的重要指標，如對公開共享服務的科技報告，將對用戶檢索、瀏覽和下載科技報告的頻次進行統(tǒng)計分析，上報相關科技管理部門，作為評價報告提交單位科研工作質量的重要依據，在技術職務晉升、申請科技獎勵工作中逐步引入科技報告的佐證機制[9]。

對科研人員進行績效考評時，適當增加科技報告的評比份額，改變單一的重視論文發(fā)表，或者SCI風向標，將科技報告等同于核心期刊進行考評。一方面，能保證科研人員有充足時間撰寫報告，增加技術內容，保證科技報告撰寫的質量；另外，適當減輕科研人員“論文發(fā)表任務”的負擔。

（2）預留科研項目經費。將科技報告的提交及質量是否合格作為項目驗收時的一項重要內容?？蒲薪涃M預留5% ～ 10%作為科技報告的管理和獎勵費用，待項目驗收時，提交合格的科技報告后再予以撥款[10]。

3.2 提供科技報告撰寫和管理專項經費

提供科技報告的撰寫、管理和利用專項經費，部分補償科研人員撰寫科技報告的成本，促進科技報告流通，最終形成科技報告的品牌效應。例如美國的AD報告、NASA報告、PB報告和DOE報告，中國的GF報告等，這樣能為科技報告的撰寫、提交和服務提供保障，增強科技人員撰寫科技報告的成就感。

1992年，美國國會通過了一項法令，要求NTIS的“運營費用與采購、加工存儲、編目、文獻歸檔等有關的費用主要通過各種收入自行解決”。這意味著政府放棄了管理和組織政府信息的責任。這一法令正是導致1999年關閉NTIS動議的導火索。2002年，NTIS重新獲得了政府的財政支持，確定了作為國家政府信息傳播機構的重要地位[11]。

實踐證明，科技報告是國家的戰(zhàn)略資源。其撰寫、呈交、管理和服務需要獲得國家財政的穩(wěn)定資助，才能形成科技報告撰寫、保存和服務的長效機制，促進公眾對科技信息資源的開放存取和廣泛共享。

3.3 對優(yōu)秀科技報告撰寫者進行表揚

借鑒心理學中的正性攀比心理，以及國防科技報告撰寫和呈交的經驗，營造良性的競爭環(huán)境，鼓勵科技人員的積極競爭行為，促進科技報告的撰寫和呈交工作。在行業(yè)部門、機構內部對科技報告進行定期評選，對符合優(yōu)秀科技報告標準的撰寫者給予表揚，對在科技報告的收集和管理工作中表現積極努力的管理人員進行表揚，對其所屬機構授予“優(yōu)秀科技報告管理單位”稱號。

3.4 鼓勵科學研究引用科技報告

科技報告是一種重要的科技文獻，具有其他科技文獻沒有的特征，具有重要的參考價值，歷來受到科研人員，尤其是工程研發(fā)人員的青睞?？萍紙蟾媸强蒲羞^程和結果的記錄，包括失敗的經驗，是科學研究中科技信息的詳實記錄，它的撰寫耗費了科研人員寶貴的時間。在科學研究中，引用公開的科技報告是對相關科研人員和單位科研勞動和水平的認可，能為相關科研人員和單位帶來學術聲譽，激發(fā)其撰寫和呈交科技報告的動力。

3.5 將科技報告作為再次申請項目的依據

政府資助科研項目使用的是納稅人的錢，科研人員和單位承擔科研項目時，理應撰寫合格的科技報告，展示科研過程和結果，接受公眾的監(jiān)督。因此，將撰寫和呈交合格的科技報告與否，作為科研人員和項目承擔單位再次申請項目的參考依據?？己隧椖砍袚鷨挝粚萍紙蟾娴淖珜?、提交、管理和服務的狀況，作為該單位考核和科研能力評價的參考依據。實現科研成果的盡可能公開和科技信息資源的廣泛存取，從而實現科研投資的效益最大化。

4 結語

科技報告國家科研項目研究過程和結果的記錄，是國家的戰(zhàn)略資源。它的撰寫和呈交，是國家科技報告體系建立的重要環(huán)節(jié)。提高科技人員撰寫科技報告的積極性和責任感，十分必要，需要各方面條件的支持。除了對科技報告撰寫者給予物質和精神方面的激勵外，還應明確科技報告撰寫的目標，界定科技報告撰寫和呈交的范圍，尤其是針對項目的性質，設計不同的報告格式。此外，宏觀上，應頒布科技報告等科技信息資源管理和利用的法律法規(guī)，加強和改善組織管理，建立暢通的溝通渠道，提高科技報告撰寫和呈交的效率和質量，有效積累科研項目成果資源。在擁有資源后，開展共享工作，使科技界和公眾都受益。最后，實現科技人員從“要我寫”到“我要寫”的轉變。

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Countermeasure Research for Incentive M echanism of Technical Report W riting and Subm itting

Zhang Kuiyong, Zhou Jie
(Institute of Scientif c and Technical Information of China,Beijing 100038)

Technical report is a record of research process and results, is the country's strategic resources. The article summarizes the status of technical report construction both domestic and foreign, provide overview of the management incentive theory and obtained the revelation of its to the incentives of technical report w riting and subm itting. At last, the author discusses the incentives of technical report w riting and subm itting, which includes enhancing the status of the technical report, providing technical report w riting and managing special funds, using positive comparisons psychological to praise w riters of having w ritten outstanding technical reports; encouraging scientific research cited technical report; w riting and subm itting the qualifed technical report as the basis for the project to re-apply.

technical report, report w riting, report subm itting, incentive theory, incentive mechanism, incentives, S&T report system

G203

：ADOI：10.3772/j.issn.1674-1544.2013.04.017

張奎勇（1986- ），男，中國科學技術信息研究所碩士研究生，研究方向：科技報告資源建設。

國家社會科學基金項目“中國科技報告資源體系構建研究”（11ATQ006）。

2013年4月18日。