常用OA文件與數(shù)據(jù)庫文件交互系統(tǒng)的設計

摘要：系統(tǒng)主要實現(xiàn)了不同數(shù)據(jù)庫文件的轉換，針對Word、Excel存儲數(shù)據(jù)量有限及Access、FoxPro中數(shù)據(jù)更新、編輯復雜的缺點，實現(xiàn)常用OA文件（Word、Excel、Access）與數(shù)據(jù)庫文件（FoxPro、Paradox）的數(shù)據(jù)交流，同時不同數(shù)據(jù)庫如Access、FoxPro、Paradox間的數(shù)據(jù)也可以進行傳遞存儲。系統(tǒng)在實現(xiàn)數(shù)據(jù)傳輸上主要采用了ADO（ActiveX Data Objects）技術，實現(xiàn)VB與大型數(shù)據(jù)庫無數(shù)據(jù)源的連接。

關鍵詞：OA文件；Visual Basic；數(shù)據(jù)庫文件

中圖分類號：G270.7 文獻標識碼：A 文章編號：1007-9599 （2012） 20-0000-02

1 引言

隨著企業(yè)信息化的不斷發(fā)展，辦公軟件已經成為企業(yè)日常辦公中不可或缺的工具。作為Office的三個重要成員，Word、Excel和Access之間的數(shù)據(jù)交換是必需的，也是非常重要的，尤其是在各自生成的表格數(shù)據(jù)之間。根據(jù)分析，Word 和Excel之間可以直接交換數(shù)據(jù)；Excel和Access之間可以直接交換數(shù)據(jù)；Access的數(shù)據(jù)可以直接被Word引用，但Word的數(shù)據(jù)不能直接通過復制或引用變成Access的格式，必須通過Excel或文本文件進行過渡。

由于Word和Excel存儲的數(shù)據(jù)量有限，必須將大量的數(shù)據(jù)導入到大型數(shù)據(jù)庫中進行存儲管理。通過VB可以編寫代碼簡單、界面美觀的應用程序，直接面向用戶方便使用，并且對于一些平常使用的復雜的、無規(guī)則的報表，如報表中的嵌套、斜線、交叉線問題，進行處理，轉換為Access或Visual FoxPro中的數(shù)據(jù)存儲，方便用戶的使用。

2 系統(tǒng)分析

2.1 需求分析

本系統(tǒng)采用Visual Basic語言，通過編程實現(xiàn)不同格式文件中表格中數(shù)據(jù)的傳遞，在熟悉VBA編程開發(fā)語言，Visual FoxPro，Access數(shù)據(jù)庫的前提下，實現(xiàn)數(shù)據(jù)庫中數(shù)據(jù)的轉移存儲。系統(tǒng)的總體目標是開發(fā)并實現(xiàn)常用OA文件與常用數(shù)據(jù)庫文件交互系統(tǒng)，該系統(tǒng)主要實現(xiàn)常用的Office軟件中的Excel和Word轉換成ACCESS表、DBF表、DB表。

系統(tǒng)模塊主要包括：使用VB實現(xiàn)Word轉換為Excel，Excel表轉為Access表，重點研究Access轉為XLS，DBF，DB表，從而實現(xiàn)Word、Excel表中的數(shù)據(jù)轉移到各種數(shù)據(jù)庫中。

2.2 功能分析

開發(fā)本系統(tǒng)的目的就是幫助企業(yè)提高工作效率，實現(xiàn)常用Office軟件（Word、Excel）表格中數(shù)據(jù)的轉移存儲，便于數(shù)據(jù)的即刻轉移及海量存儲，本系統(tǒng)還實現(xiàn)了不同數(shù)據(jù)庫中數(shù)據(jù)的交換，如Access到FoxPro、Paradox數(shù)據(jù)的轉換。根據(jù)系統(tǒng)所要實現(xiàn)的目的和任務，總結出本系統(tǒng)最終實現(xiàn)的主要功能如下：

Word表格中數(shù)據(jù)傳遞：

對一篇包含文字和表格的Word文檔提取表格中的數(shù)據(jù)存儲到Excel及Access中；

Excel數(shù)據(jù)傳遞：

提取Excel中的數(shù)據(jù)存儲到Access、Paradox、FoxPro，便于大量數(shù)據(jù)的轉移存儲；

Access數(shù)據(jù)傳遞：

把Access中的數(shù)據(jù)轉為Excel表格中的數(shù)據(jù)，便于編輯和動態(tài)更新等，同時轉換為其他數(shù)據(jù)庫文件，如.dbf，.db數(shù)據(jù)庫文件。

3 系統(tǒng)設計

3.1 總體設計方案

經過分析，系統(tǒng)主要模塊間的數(shù)據(jù)傳遞如下：

（1）系統(tǒng)模塊：

系統(tǒng)啟動時有一個登錄用戶，用戶登錄后可以對數(shù)據(jù)進行轉換。

（2）數(shù)據(jù)轉換模塊：

需轉換的文件：選擇需要轉換的文件格式，包括Word文件，Excel文件，Access文件。

導出的文件格式：用戶根據(jù)需要選擇要導出的文件格式，對于不同的原始文件有不同的導出類型。

文件路徑：選擇需轉換文件的路徑。

導出文件名：導出文件名主要為保存在Access數(shù)據(jù)表中的文件名，在本系統(tǒng)中，Word、Excel文件轉換為其他數(shù)據(jù)庫文件都是先轉為Access數(shù)據(jù)表實現(xiàn)的，因此每次轉換都需要相應給Access的文件命名。

3.2 系統(tǒng)實現(xiàn)

首先對全局變量進行聲明，對于Word和Excel文檔中的變量要注意區(qū)分開，在定義變量之前注意相應的引用有沒有添加。

（1）把Access文件導出為.XLS，.DB，.DBF文件過程：

先定義需導入的文件路徑，在調用時通過獲取Text1.text中的字符串獲得，并SQL語句獲取Access中的數(shù)據(jù)導入到相應格式的數(shù)據(jù)庫文件中，導出的文件格式通過然后通過Combo2.Text 獲得，同時通過ADO設置指向相應的數(shù)據(jù)庫，其中各數(shù)據(jù)庫的插入記錄都可以通過db.execute執(zhí)行。

（2）Excel文件轉為Access文件過程：

把Excel文件轉為Access文件，執(zhí)行代碼和將Excel轉為Access文件基本類似，主要是轉換的數(shù)據(jù)源不同，此過程中通過Data控件打開Excel數(shù)據(jù)庫，再通過VB自帶的db.Execute將數(shù)據(jù)直接導入Access數(shù)據(jù)庫。

關鍵代碼如下：

Private Sub ExportExcelSheetToAccess（sSheetName As String， _

sExcelPath As String， sAccessTable As String， sAccessDBPath As String）

'將 Excel 的文件導入 Access文件

Set db = OpenDatabase（sExcelPath， True， False， \"Excel 5.0\"）

'選擇要導入的Excel文件的路徑，版本

Call db.Execute（\"Select * into [；database=\" sAccessDBPath \"].\" _

sAccessTable \" FROM [\" sSheetName \"$]\"）

End Sub

3.3 系統(tǒng)的編譯和發(fā)布

在編寫代碼過程中，需要單獨調試每個窗體，系統(tǒng)實現(xiàn)后就是發(fā)布，首先是生成一個可以執(zhí)行的文件，把工程屬性標簽頁中的啟動對象設置為Form1，然后選擇文件下的生成Client_MIS.exe命令。使用Visual Studio 6.0中的Package Deployment Tools制作安裝程序將系統(tǒng)進行打包。

4 總結與展望

本系統(tǒng)能完成常用Office軟件（Word、Excel）中的數(shù)據(jù)轉換為Access、FoxPro中的數(shù)據(jù)，同時實現(xiàn)了Access、FoxPro、Paradox不同類型數(shù)據(jù)庫間數(shù)據(jù)的轉換，即克服了Word、Excel等辦公軟件存儲數(shù)據(jù)量有限的缺點，同時可以實現(xiàn)各類型數(shù)據(jù)庫中數(shù)據(jù)更新復雜表格，方便用戶的使用。

參考文獻：

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[3]賴利君，黃學軍主編.Office辦公軟件案例教程[M].人民郵電出版社，2008，8（1）