多帳套管理在ERP物品管理中的應(yīng)用

摘要：本文分析了在單一帳套管理模式下物品管理存在的問(wèn)題，通過(guò)采用多帳套管理模式的解決思路，實(shí)現(xiàn)支撐按物品管理特性分類，建立各自獨(dú)立的帳套進(jìn)行零星物品管理的信息系統(tǒng)。

關(guān)鍵詞：帳套；零星物品；基礎(chǔ)數(shù)據(jù)

中圖分類號(hào)：TH692 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1007-9599 （2012） 20-0000-02

1 前言

帳套在財(cái)務(wù)核算中是指記載一個(gè)獨(dú)立核算的經(jīng)濟(jì)實(shí)體的所有往來(lái)信息的一整套記錄表和統(tǒng)計(jì)分析報(bào)表。在有多個(gè)下屬獨(dú)立核算的實(shí)體的企業(yè)中，就會(huì)建不同的帳套。這些不同的帳套之間的關(guān)系是相對(duì)獨(dú)立的，對(duì)其中的任何一個(gè)帳套中的數(shù)據(jù)進(jìn)行建立、刪除或修改都不會(huì)影響其他帳套。

ERP做為企業(yè)信息系統(tǒng)的核心，引入多帳套管理的思路，對(duì)不同部門進(jìn)行的一些金額小，零散的物品（統(tǒng)稱零星物品）采購(gòu)，如辦公用品、計(jì)算機(jī)耗材、安保用品、食堂用品等進(jìn)行單獨(dú)核算管理。從而規(guī)范零星物品日常采購(gòu)行為，使其采購(gòu)、庫(kù)存、領(lǐng)用、結(jié)算等業(yè)務(wù)全過(guò)程信息化管理合理化、規(guī)范化、痕跡化，并有利于對(duì)其管理和執(zhí)行進(jìn)行有效地監(jiān)督。

2 單一帳套管理模式下物品管理存在的問(wèn)題

2.1 不同的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)無(wú)法分離，增加權(quán)限管理的難度。業(yè)務(wù)人員往往喜歡只看到自己管理的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，在所有業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)都混在一起的情況下，要分離業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)只能是采用數(shù)據(jù)授權(quán)的方式，對(duì)每一個(gè)操作人員，每一類業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行定義和授權(quán)。出于安全的考慮，系統(tǒng)的授權(quán)一般由專門的人員負(fù)責(zé)，而零星物品管理涉及的業(yè)務(wù)類型多、操作人員多、人員變動(dòng)大，從而造成權(quán)限管理的工作量變得非常大，增加了管理的難度。

2.2 增加物品代碼統(tǒng)一維護(hù)的難度。由于涉及的部門不同，業(yè)務(wù)類型不同，采用統(tǒng)一物品編碼的方式管理，就需要有專門的人員來(lái)負(fù)責(zé)人編碼工作，對(duì)于這類零散、價(jià)值低的物品而言，意義不大。

2.3 影響業(yè)務(wù)單據(jù)編制效率。在編制業(yè)務(wù)單據(jù)選擇相應(yīng)的業(yè)務(wù)信息時(shí)，往往默認(rèn)信息不一定是業(yè)務(wù)人員想要的，而需要在所有列出的涉及零星物品管理的業(yè)務(wù)信息中查找所需信息，影響工作效率。

2.4 月末結(jié)賬環(huán)節(jié)無(wú)法靈活處理。各業(yè)務(wù)人員由于工作及其他方面的原因，結(jié)賬的時(shí)間可能參差不齊。在同一帳套模式下，要求月末結(jié)賬統(tǒng)一處理。若某一業(yè)務(wù)出現(xiàn)錯(cuò)誤需進(jìn)行反結(jié)帳處理時(shí)，所有業(yè)務(wù)也必須統(tǒng)一反結(jié)帳。由此，造成業(yè)務(wù)人員工作的極大不便。

2.5 業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)不便于查詢、統(tǒng)計(jì)。由于所有業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)都混在一起，有很多業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)需要通過(guò)編制查詢條件來(lái)獲得。而業(yè)務(wù)人員的個(gè)人能力參差不齊，有很多業(yè)務(wù)人員日常工作時(shí)習(xí)慣于用‘一鍵’的方式就能獲得自己需要的數(shù)據(jù)，不是很接受編制條件查詢方式，認(rèn)為給工作帶來(lái)了不便。

3 多帳套管理模式的設(shè)計(jì)思路

3.1 遵循信息化建設(shè)數(shù)出一源的原則?；A(chǔ)數(shù)據(jù)是指企業(yè)中具有共性特征，在所有系統(tǒng)中均會(huì)使用到的一些數(shù)據(jù)。

采用統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)均與企業(yè)ERP一致，保證基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的繼承性和統(tǒng)一性。基礎(chǔ)數(shù)據(jù)主要有包括組織機(jī)構(gòu)、人員、倉(cāng)庫(kù)、貨位、計(jì)量單位、供應(yīng)商、物品分類、物品屬性等。根據(jù)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)在帳套中使用所覆蓋的范圍，采用三種方法處理：（1）對(duì)于帳套內(nèi)所需用到的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)其范圍涵蓋整個(gè)企業(yè)的，則從企業(yè)ERP中全部引用，如組織機(jī)構(gòu)、人員、計(jì)量單位等信息。（2）對(duì)于帳套內(nèi)所需用到的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)只是部分涵蓋整個(gè)企業(yè)的，采取部分引用基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理子系統(tǒng)中的相應(yīng)數(shù)據(jù)，如倉(cāng)庫(kù)、貨位等信息。避免用戶看到過(guò)多的冗余數(shù)據(jù)，增加操作錯(cuò)誤的概率。（3）對(duì)于每個(gè)帳套自行管理的專屬物品的小類，在系統(tǒng)中增加相應(yīng)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理功能，使其能夠按規(guī)范自行編制分類，避免增加企業(yè)ERP統(tǒng)一基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理的負(fù)擔(dān)。

3.2 物品管理業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)多帳套管理，各帳套之間工作相互獨(dú)立，互不影響。每個(gè)部門可以建立自己的一個(gè)獨(dú)立帳套，單獨(dú)處理自己的業(yè)務(wù)，在系統(tǒng)登錄的時(shí)候，用戶要選擇進(jìn)入的帳套，在業(yè)務(wù)單據(jù)錄入和查詢統(tǒng)計(jì)等功能中，該用戶僅能看到并操作登錄帳套的業(yè)務(wù)單據(jù)和數(shù)據(jù)。對(duì)于不同帳套的登錄人員來(lái)說(shuō)，登錄人員感覺(jué)上是在使用兩個(gè)不同的系統(tǒng)。

3.3 可靈活配置的權(quán)限管理。通過(guò)系統(tǒng)的授權(quán)機(jī)制，靈活配置權(quán)限管理。當(dāng)部門業(yè)務(wù)職能發(fā)生變化時(shí)，只需將該部門的帳套授權(quán)給另外一個(gè)部門即可，不需要再做任何調(diào)整，再比如需要增加一類未用過(guò)系統(tǒng)管理的物品，只需要增加一套物品管理帳套，系統(tǒng)也不需要做任何修改即可達(dá)到目標(biāo)。

3.4 業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)。

4 功能實(shí)現(xiàn)

4.1 采購(gòu)管理。主要包括采購(gòu)申請(qǐng)管理、月度采購(gòu)計(jì)劃管理和年度采購(gòu)計(jì)劃管理功能，物品使用部門向采購(gòu)主管部門提請(qǐng)采購(gòu)申請(qǐng)，采購(gòu)主管部門根據(jù)采購(gòu)申請(qǐng)編制月度采購(gòu)計(jì)劃，年度采購(gòu)計(jì)劃是指一個(gè)采購(gòu)年度的采購(gòu)計(jì)劃，用戶可以根據(jù)情況編制。

4.2 庫(kù)存管理。庫(kù)存管理主要包括入庫(kù)管理、出庫(kù)管理、盤點(diǎn)管理、移倉(cāng)管理、調(diào)賬管理、報(bào)廢管理。庫(kù)存管理既管理數(shù)量也管理金額，計(jì)價(jià)方式采用全月平均計(jì)價(jià)法。采購(gòu)物品先辦理入庫(kù)，發(fā)生領(lǐng)用的時(shí)候做出庫(kù)，在需要盤點(diǎn)的時(shí)候編制盤點(diǎn)單，在盤點(diǎn)單的基礎(chǔ)上編制盤盈或盤虧單，移倉(cāng)管理是處理倉(cāng)庫(kù)間物品調(diào)轉(zhuǎn)的業(yè)務(wù)，調(diào)賬管理是處理當(dāng)庫(kù)存出現(xiàn)零數(shù)量有金額情況時(shí)進(jìn)行金額調(diào)整，報(bào)廢管理是處理物品報(bào)廢業(yè)務(wù)。

4.3 結(jié)算管理。結(jié)算管理包括采購(gòu)發(fā)票管理、采購(gòu)核對(duì)管理、沖暫估管理。采購(gòu)發(fā)票管理負(fù)責(zé)實(shí)現(xiàn)采購(gòu)發(fā)票的錄入、修改、查詢。采購(gòu)核對(duì)管理完成采購(gòu)發(fā)票與采購(gòu)入庫(kù)單自動(dòng)核對(duì)。沖暫估管理實(shí)現(xiàn)在采購(gòu)發(fā)票與采購(gòu)入庫(kù)單核對(duì)基礎(chǔ)上沖掉暫估、生成正式采購(gòu)入庫(kù)單。

4.4 查詢統(tǒng)計(jì)管理。查詢統(tǒng)計(jì)管理包括當(dāng)前庫(kù)存、財(cái)務(wù)當(dāng)前庫(kù)存、業(yè)務(wù)單據(jù)流水賬、采購(gòu)發(fā)票流水賬等，用戶可以在這些查詢統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)基礎(chǔ)上進(jìn)行統(tǒng)計(jì)匯總。

4.5 合并帳套數(shù)據(jù)查詢統(tǒng)計(jì)。將所有帳套的查詢統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)合并，展現(xiàn)給用戶的是所有零星物品的數(shù)據(jù)，財(cái)務(wù)、統(tǒng)計(jì)部門可以在此基礎(chǔ)上進(jìn)行匯總統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。

5 小結(jié)

在ERP中實(shí)現(xiàn)多帳套的零星物品管理應(yīng)用，將物品按管理特性分類，每類物品的日常管理建立各自獨(dú)立的帳套進(jìn)行管理，各帳套之間如同分立的系統(tǒng)一樣，互相不干擾，既保證了各職能部門在系統(tǒng)中只專注于自己負(fù)責(zé)管理的物品，又實(shí)現(xiàn)了上級(jí)管理部門對(duì)各帳套合并數(shù)據(jù)報(bào)表的需求，增強(qiáng)了系統(tǒng)系統(tǒng)的靈活性的可擴(kuò)展性。

參考文獻(xiàn)：

[1]周慧濱，王素萍.會(huì)計(jì)學(xué)原理與實(shí)務(wù)[M].北京：北京大學(xué)出版社，2011.