古籍修復(fù)檔案管理系統(tǒng)需求分析與功能模塊設(shè)計(jì)

摘要：古籍修復(fù)工作的傳統(tǒng)工藝流程中含有大量隱性知識(shí)， 這些知識(shí)難以提取和傳承使得古籍修復(fù)事業(yè)的發(fā)展及古文化典籍的修復(fù)效率出現(xiàn)瓶頸。本文基于信息管理、知識(shí)管理理論，通過挖掘古籍修復(fù)工作流程和其中存在的隱性知識(shí)，對(duì)古籍修復(fù)檔案管理系統(tǒng)應(yīng)有的功能模塊進(jìn)行設(shè)計(jì)，為古籍修復(fù)系統(tǒng)及其檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)與實(shí)現(xiàn)奠定基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：古籍修復(fù)；隱性知識(shí)管理；需求分析；檔案管理系統(tǒng)

中圖分類號(hào)：TP311.52 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1007-9599 （2012） 20-0000-02

1 建立古籍修復(fù)檔案管理系統(tǒng)的必要性分析

古籍是不可再生的重要文化資源，而這些資源若不加緊修復(fù)是我們民族的重大損失。據(jù)粗略統(tǒng)計(jì)的數(shù)據(jù)，目前全國公共圖書館藏有各類古籍2717.5萬冊(cè)件，其中珍稀善本古籍229.5萬冊(cè)件?！吨袊偶票緯俊肥珍浀墓偶票居?.75萬種。即將編纂完成的《中國古籍總目》僅在11家大型圖書館館藏基礎(chǔ)上統(tǒng)計(jì)，也已達(dá)18萬種古籍。[1] 流散于民間的古籍亦有相當(dāng)?shù)臄?shù)量。這些現(xiàn)存古籍有很大部分都存在不同程度的破損狀況。據(jù)筆者調(diào)研，遼寧省大連圖書館25萬冊(cè)古籍中，4500余種善本及其珍貴檔案破損率達(dá)到38%，一般估計(jì)的破損率也達(dá)到16%；遼寧省圖書館所藏35萬冊(cè)普通古籍中，也有近40%遭到不同程度損壞。復(fù)旦大學(xué)特藏部吳格先生調(diào)查統(tǒng)計(jì)中，全國47所公共、高校圖書館所藏古籍有10%到70%程度不等的破損現(xiàn)象[2]。這樣的損失是驚人的，也是讓人極為痛心的。這些數(shù)字能夠非常直觀的顯示出古籍修復(fù)工作的重要性和迫切性。傳統(tǒng)古籍修復(fù)工作有的沒有檔案記載，丟失了很多珍貴的歷史修復(fù)信息，給世人留下遺憾。有的記錄傳統(tǒng)古籍修復(fù)檔案主要采用手工記錄的方式，這樣的方式不僅工作量極大，同時(shí)在安全性、即時(shí)性、共享性、速度上都無法與基于現(xiàn)代信息技術(shù)的檔案管理系統(tǒng)相比。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)古籍修復(fù)工作進(jìn)行管理、促進(jìn)古籍修復(fù)工作管理的科學(xué)化自動(dòng)化，將成為古籍修復(fù)行業(yè)發(fā)展的趨勢(shì)之一。[3] 古籍修復(fù)管理系統(tǒng)的高度信息化，使得古籍修復(fù)信息和知識(shí)的保存和傳播更為高效。古籍修復(fù)管理系統(tǒng)的科學(xué)分工使得原本的工作流程分工更細(xì)、更為科學(xué)。這將對(duì)古籍修復(fù)事業(yè)的發(fā)展產(chǎn)生非常積極的影響。古籍修復(fù)檔案管理系統(tǒng)之意義也正在于此。

古籍修復(fù)工作的特殊性決定了其操作過程的手工參與度極高。修復(fù)各個(gè)過程的操作要求豐富的經(jīng)驗(yàn)，很高的準(zhǔn)確度，對(duì)流程的高度熟悉?，F(xiàn)代科技的應(yīng)用幾乎暫時(shí)無法替代手工操作的準(zhǔn)確性、靈活性和適應(yīng)性。長期以來古籍修復(fù)工作多采用師徒方式傳承，修復(fù)經(jīng)驗(yàn)不外傳，不太重視修復(fù)經(jīng)驗(yàn)、技巧與技能的總結(jié)與提升，與其他學(xué)科的交叉研究和對(duì)外國理論的借鑒也顯不足。雖然近兩年我國開展了多期古籍修復(fù)教學(xué)班，但是古籍修復(fù)人才依然極度匱乏。如何能更有效率的管理古籍修復(fù)工作流程，如何能有效傳承一代代古籍修復(fù)大家們的智慧成果，能將現(xiàn)在從事古籍修復(fù)工作的人們的知識(shí)經(jīng)驗(yàn)有效的保存、傳播、增值是我們面臨的重大課題。現(xiàn)代信息技術(shù)和知識(shí)管理理論的發(fā)展給了我們很好的契機(jī)。我們有效結(jié)合信息技術(shù)和知識(shí)管理理論建立古籍修復(fù)檔案管理系統(tǒng)，將古籍修復(fù)工作的流程管理和古籍修復(fù)的知識(shí)管理結(jié)合起來，使得古籍修復(fù)工作能夠更有效率的開展，使得古籍修復(fù)的知識(shí)能更好的積累、傳播、增值。

下文依次分析古籍修復(fù)工作的工作流程和古籍修復(fù)過程中包含的隱性知識(shí)，依此設(shè)計(jì)古籍修復(fù)檔案管理系統(tǒng)應(yīng)有的功能模塊。這些設(shè)計(jì)的功能模塊在今后實(shí)現(xiàn)過程中起到指導(dǎo)作用，且動(dòng)態(tài)修改直到符合修復(fù)單位或古籍修復(fù)專家要求為止。

2 古籍修復(fù)的典型工作流程分析：

修復(fù)團(tuán)隊(duì)接到古籍修復(fù)任務(wù)，或者有新進(jìn)庫的古籍需要修復(fù)。整個(gè)修復(fù)流程由此開始。

2.1 待修復(fù)古籍的出庫記錄

古籍一般都是極為珍貴的文物，所以古籍出庫的登記是個(gè)非常重要的工作。出庫需要記錄提取古籍的人員姓名、日期、擬修復(fù)完畢歸庫時(shí)間等出庫信息單。

2.2 修復(fù)方案擬定與審核

根據(jù)破損、材質(zhì)及修復(fù)標(biāo)準(zhǔn)的不同制定不同的修復(fù)方案，小組或者專家組討論制定合理修復(fù)方案。由修復(fù)人員執(zhí)行修復(fù)操作。

2.3 執(zhí)行修復(fù)方案，專業(yè)人員開展修復(fù)工作

修復(fù)過程是師徒制傳授技能的最重要過程，此過程可能借助一定的數(shù)據(jù)挖掘手段，將修復(fù)過程記錄下來以備將來回顧或作為教學(xué)視頻。

2.4 修復(fù)成果審核

若是通過審核則直接歸庫，若沒有通過審核，重新開始第2、3步。此過程根據(jù)國家既定標(biāo)準(zhǔn)審核是否修復(fù)達(dá)標(biāo)。文化部頒布的《古籍修復(fù)技術(shù)規(guī)范與質(zhì)量要求》（WH/T 23-2006）[4]是重要的參考標(biāo)準(zhǔn)。

2.5 歸庫

此步驟需要填寫詳細(xì)的歸庫單、歸庫日期、修復(fù)人員姓名、修復(fù)成果甚至可以包括一些心得體會(huì)等。此步驟可以讓今后修復(fù)人員能對(duì)以往已修復(fù)的古籍狀況有更加深刻的認(rèn)識(shí)，從中學(xué)習(xí)以往的修復(fù)經(jīng)驗(yàn)，便于開展二次修復(fù)等。

3 古籍修復(fù)工藝流中的知識(shí)挖掘與管理

3.1 修復(fù)方案的制定

此步驟含有大量的顯性知識(shí)，有已經(jīng)成型的成熟方案供修復(fù)者選擇。同時(shí)，如破損情況比較特殊，則需要結(jié)合多種修復(fù)方案形成新的修復(fù)方案。如果形成的新方案相對(duì)典型則考慮將此方案歸納總結(jié)以便今后更有效的應(yīng)用。

3.2 修復(fù)方案的審核

此步驟需要依據(jù)破損狀況給予適當(dāng)評(píng)級(jí)，可參考的標(biāo)準(zhǔn)包括《古籍特藏破損頂級(jí)標(biāo)準(zhǔn)》[5]（WH/T22-2006）。依據(jù)評(píng)級(jí)和具體破損狀況審核修復(fù)方案。這一步驟包含大量的隱性知識(shí)。有經(jīng)驗(yàn)的修復(fù)專家能夠迅速的判斷出修復(fù)方案在將來修復(fù)過程中會(huì)遇到的困難，專家會(huì)根據(jù)具體情形預(yù)判方案的可行性，這些經(jīng)驗(yàn)是非常典型的隱性知識(shí)。這些隱性知識(shí)的顯性化和有效傳播是我們面臨的巨大挑戰(zhàn)。面對(duì)這些挑戰(zhàn)我們嘗試使用知識(shí)挖掘技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)隱性知識(shí)的再次辨識(shí)創(chuàng)新。知識(shí)挖掘（Knowledge Mining， KM）技術(shù)和數(shù)據(jù)挖掘（Data Mining， DM）技術(shù)是知識(shí)發(fā)現(xiàn)（Knowledge Discovery in Database， KDD）的核心技術(shù)，人們通過數(shù)據(jù)挖掘和知識(shí)挖掘，充分提高數(shù)據(jù)、信息和知識(shí)的有效性及利用價(jià)值，預(yù)測(cè)未來趨勢(shì)及行為以求做出前瞻的、基于知識(shí)的決策[6]。

我們利用知識(shí)挖掘?qū)τ陔[性知識(shí)的關(guān)注，將古籍修復(fù)過程中的隱性知識(shí)作為挖掘的對(duì)象。以達(dá)成Usama M.Fayyyad在公認(rèn)比較中肯的知識(shí)挖掘的定義中提到：從數(shù)據(jù)集中識(shí)別出有效的、新穎的、潛在有用的，以及最終可理解的模式的非平凡過程[6]。具體來說，即通過知識(shí)挖掘技術(shù)，挖掘存在于古籍修復(fù)過程中的隱性知識(shí)，使其變?yōu)榭刹僮鞯?、便于理解的知識(shí)和規(guī)律。

3.3 修復(fù)過程中的隱性知識(shí)挖掘

此過程的操作往往需要長時(shí)間的練習(xí)才能做好，此過程中的一些經(jīng)驗(yàn)竅門是我們的修復(fù)工作人員長期總結(jié)和實(shí)踐得出的，非常珍貴。同時(shí)，難點(diǎn)是他們非常難以敘述清除，非常難以顯性化，所以此過程采用數(shù)碼拍照的方式，將修復(fù)過程整理成文字記錄的方式，專家間討論，形成文字材料的方式等以供后來者觀摩學(xué)習(xí)。

3.4 修復(fù)成果的審核

審核標(biāo)準(zhǔn)可根據(jù)文化部頒布的《古籍修復(fù)技術(shù)規(guī)范與質(zhì)量要求》（WH/T 23-2006）。這些質(zhì)量要求及其標(biāo)準(zhǔn)是每一個(gè)古籍修復(fù)從業(yè)者需要熟悉的重要文件。但是，審核是一項(xiàng)非常嚴(yán)謹(jǐn)而技術(shù)含量很高的工作。審核工作通常由修復(fù)專家完成，這些專家有非常豐富的經(jīng)驗(yàn)和足夠多的知識(shí)儲(chǔ)備。所以審核這一過程包含很多的顯性和隱性知識(shí)。我們通過知識(shí)挖掘等技術(shù)盡可能的從這些專家的審核過程中挖掘出更多的知識(shí)、規(guī)律。并嘗試將其轉(zhuǎn)化到信息管理系統(tǒng)開發(fā)之中。

4 古籍修復(fù)檔案管理系統(tǒng)功能模塊構(gòu)想

由以上兩部分我們可以構(gòu)想我們的古籍修復(fù)檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該擁有的功能模塊。

4.1 古籍信息功能模塊

此功能模塊不僅要求能夠查到相應(yīng)古籍的信息，同時(shí)應(yīng)有出庫單信息的填寫，歸庫單信息的填寫等功能。系統(tǒng)的核心功能是對(duì)古籍修復(fù)檔案的管理，所以古籍信息的管理是非常重要的。我們這里構(gòu)想的古籍信息是廣義的古籍信息，我們期待在系統(tǒng)中搜索某一古籍，那么此古籍的基本信息、破損信息、修復(fù)信息、修復(fù)歷史等能夠非常有條理的呈現(xiàn)。具體講它應(yīng)包括：古籍的制版方式（影印古籍、仿古籍）、裝幀形式（卷軸裝、梵夾裝、經(jīng)折裝、蝴蝶裝、背包裝、線裝、毛裝）、修復(fù)原則（搶救為主，修復(fù)為輔、整舊如舊、整舊如新、）、修復(fù)方案、破損狀況評(píng)級(jí)、具體破損部位（字跡、天頭、地腳、封面、護(hù)葉、書芯、書衣、）、具體破損形式等[1]。擬定此模塊的控制權(quán)限應(yīng)該由系統(tǒng)管理員擁有，其他修復(fù)人員等無權(quán)限操作古籍信息。此模塊方便將古籍的信息通過數(shù)字化的方式儲(chǔ)存起來，代替人工的查閱的傳統(tǒng)方式，提高查閱、管理效率。有助于修復(fù)人員了解古籍的修復(fù)歷史和修復(fù)價(jià)值。這些古籍的基本信息也是非常有價(jià)值的學(xué)問，將其分類存儲(chǔ)起來，方便學(xué)者的調(diào)查研究，將知識(shí)有機(jī)的管理起來。

4.2 古籍修復(fù)方案功能模塊

修復(fù)方案是修復(fù)過程中的指導(dǎo)和總體規(guī)劃。它是古籍修復(fù)檔案的重要組成部分，甚至可以說是最為重要的部分。此模塊應(yīng)具有以下功能：完備的方案庫，方案推薦，方案審核，新方案提交，新方案審核，新方案入庫。對(duì)于比較典型的古籍修復(fù)可嘗試使用推薦方案，對(duì)于不成熟方案可以申請(qǐng)專家審核，對(duì)于新開發(fā)出來的方案，可以提交給專家審核，之后納入已成熟方案以方便推薦給其他修復(fù)人員。修復(fù)人員有權(quán)限提交新增的修復(fù)方案，而專家有審核新增的修復(fù)方案的權(quán)限。

4.3 修復(fù)成果審核模塊

此模塊的權(quán)限將分配給修復(fù)專家，他們根據(jù)自己的經(jīng)驗(yàn)以及具體的國家標(biāo)準(zhǔn)審核已修復(fù)的古籍。達(dá)標(biāo)的直接歸庫建檔，不達(dá)標(biāo)的給出參考意見，由修復(fù)人員返工。由于古籍修復(fù)質(zhì)量鑒定通常需要專家的直接觀察，所以此模塊的另一重要功能是給專家分配審核任務(wù)，專家領(lǐng)受任務(wù)后，自行提取修復(fù)完的古籍進(jìn)行鑒定，之后將鑒定結(jié)果反映到系統(tǒng)中。用這種方式反饋給修復(fù)者，這樣的分工提高了修復(fù)者和專家的工作效率，讓他們能各司其職，做好自己的本職工作。

4.4 已修復(fù)成果檔案歸檔模塊

國內(nèi)已有很多學(xué)者悉心探討過古籍修復(fù)檔案的重要性和內(nèi)容設(shè)置問題。王阿陶等人認(rèn)為，古籍修復(fù)檔案應(yīng)包含以下內(nèi)容設(shè)置：（1）古籍的基本情況；（2）修復(fù)方案；（3）修復(fù)經(jīng)過；（4）修復(fù)前后圖片和資料；（5）修復(fù)質(zhì)量鑒定；（6）修復(fù)經(jīng)驗(yàn)[7]。筆者認(rèn)為，上述6項(xiàng)確實(shí)使得檔案的信息十分完備，但是它也使得檔案顯得過于臃腫。我們將檔案歸檔模塊作為第一個(gè)模塊的補(bǔ)充，使其和檔案信息即獨(dú)立又相聯(lián)系，這樣系統(tǒng)負(fù)荷小，同時(shí)填寫檔案的人員工作量也相應(yīng)減少，有利于提高系統(tǒng)的運(yùn)行效率。因此筆者認(rèn)為應(yīng)包含以下功能：體現(xiàn)國家古籍修復(fù)檔案標(biāo)準(zhǔn)的檔案模板，按照此模板將每次的修復(fù)過程、遇到的問題、總結(jié)的經(jīng)驗(yàn)友好的呈現(xiàn)出來。同時(shí)應(yīng)具備基本的增改查功能，以方便今后查閱。擬定此部分操作由古籍修復(fù)人員自行完成。

4.5 按照古籍信息分類的視頻、圖像、文字資料模塊

此模塊將收錄以往修復(fù)成功案例的修復(fù)過程中記錄的圖片、視頻等，同時(shí)輔以文字信息將此模塊的學(xué)習(xí)功能最大化。同時(shí)擁有檢索功能，修復(fù)學(xué)員可以按照關(guān)鍵字檢索的方式從這里得到豐富的學(xué)習(xí)資料。擬計(jì)劃根據(jù)古籍的基本信息分類以便于學(xué)員查找相應(yīng)資料。

4.6 知識(shí)共享及常見問題模塊

此模塊應(yīng)包含以下功能：普通修復(fù)人員擁有提問、回答、溝通交流的權(quán)限。修復(fù)專家在這里可以開辟特定的問題回答版塊，方便新手及時(shí)向?qū)＜艺?qǐng)教。擬以論壇形式呈現(xiàn)，擁有專家提問區(qū)、常見問題解決辦法、心得討論區(qū)等。修復(fù)人員通過在此版塊的交流學(xué)習(xí)提升自己的專業(yè)能力?？紤]到其他國家圖書館和其他的古籍修復(fù)專業(yè)網(wǎng)站的可參考價(jià)值，本模塊擬給出其他有價(jià)值信息的鏈接地址。修復(fù)人員有任何在本系統(tǒng)內(nèi)無法解決的問題，可以通過以上鏈接同其他專業(yè)機(jī)構(gòu)聯(lián)合討論解決問題的方案。

以上分析可以很直觀的由以下邏輯框圖展示：

5 小結(jié)

本文通過對(duì)古籍修復(fù)流程的分析，對(duì)流程過程中產(chǎn)生知識(shí)的管理，推想出以上六個(gè)檔案管理系統(tǒng)的功能模塊。雖然還不成熟，但是同樣期望能對(duì)今后古籍管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)有一定的指導(dǎo)作用。在今后古籍修復(fù)檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)實(shí)現(xiàn)過程中，以上六塊還是要通過不斷的分析總結(jié)迭代出更為合理更為高效的功能模塊。在信息化系統(tǒng)化的趨勢(shì)下，結(jié)合知識(shí)管理理論開發(fā)出更為理想的古籍檔案管理系統(tǒng)。

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[作者簡介]徐東軒（1987-），男，河北石家莊人，沈陽師范大學(xué)研究生在讀；金福（1964-），男，遼寧阜新人，沈陽師范大學(xué)教授，管理學(xué)博士；何蕊（1988-），女，河北滄州人，沈陽師范大學(xué)研究生在讀。