淺談中職學(xué)校圖書館檔案管理工作中存在的問題及改進(jìn)措施

摘 要 隨著信息技術(shù)的發(fā)展，大量的信息處理已經(jīng)脫離了手工操作，在圖書檔案管理方面，傳統(tǒng)的手工檔案存檔、歸類、整理及查詢遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足現(xiàn)在學(xué)校發(fā)展的需要。本文針對(duì)目前中職學(xué)校圖書館檔案管理工作中存在的問題，提出一些改進(jìn)措施，便于更好地為圖書館的日常管理、學(xué)校的教學(xué)與科研提供服務(wù)。

關(guān)鍵詞 圖書館 檔案管理 問題 改進(jìn)措施

一、中職學(xué)校圖書館檔案管理工作中存在的問題

(1)重視不夠。長(zhǎng)期以來，相當(dāng)一部分人員對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)都存在一些誤區(qū)，認(rèn)為檔案管理就是抄抄寫寫、保管的事務(wù)性工作，不是學(xué)校的主要工作，不能給學(xué)校創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，只要“守好攤”就行了。輕視檔案管理的思想都表明了一些人對(duì)檔案管理缺乏了解，忽視檔案管理已無法適應(yīng)現(xiàn)在的管理需求。

(2)設(shè)備太落后。學(xué)校圖書館大多沒有實(shí)現(xiàn)設(shè)施、設(shè)備的現(xiàn)代化，圖書檔案的分類、編目、存檔、歸類、整理以及讀者對(duì)文獻(xiàn)的檢索等等工作還是原始的傳統(tǒng)的手工操作，不論是圖書檔案管理員、還是讀者，要完成一項(xiàng)任務(wù)都需要花費(fèi)很長(zhǎng)的時(shí)間，耗費(fèi)很大的精力。

(3)制度不健全。中職學(xué)校在管理中雖然制定了適用于本單位的、較為健全的教育、教學(xué)等方面的管理制度和各級(jí)各類人員工作職責(zé)，但涉及檔案管理的制度、職責(zé)較少，沒有建立一套科學(xué)的檔案管理制度，沒有統(tǒng)一祿準(zhǔn)，缺乏統(tǒng)一管理，很多文件材料沒有進(jìn)行系統(tǒng)整理歸檔，管理棍亂。中職學(xué)校的檔案形成于學(xué)校日常管理、教研活動(dòng)和教研成果的開發(fā)推廣中，檔案材料涉及面廣、內(nèi)容繁雜，如果沒有健全的檔案管理制度，是很難保證檔案材料收集完整。

(4)管理不到位。在中職學(xué)校，圖書館檔案管理工作并沒有受到應(yīng)有的重視，主要表現(xiàn)在幾個(gè)方面:一是缺乏專職檔案員負(fù)責(zé)圖書館檔案的收集、整理工作。中職學(xué)校圖書館檔案管理大都是辦公室人員兼職，并沒有安排專人負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作，而且大多數(shù)檔案人員身兼數(shù)職，對(duì)檔案管理精力投人不足，日常事務(wù)往往只是將材料放人檔案盒，沒有及時(shí)整理歸檔，嚴(yán)重影響了檔案管理水平。檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜的工作，是長(zhǎng)期日積月累形成的，沒有專人管理會(huì)使多數(shù)應(yīng)歸檔的文件散落于各個(gè)部門或個(gè)人手中，導(dǎo)致檔案材料不完整和不系統(tǒng);二是檔案管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，檔案收集意識(shí)淡薄;三是少數(shù)中職學(xué)校沒有專用檔案室，檔案無法集中管理，缺乏保護(hù)措施，不利于檔案的管理。有的學(xué)校檔案多、檔案室狹窄、潮濕、“六防”設(shè)備不配套，引起檔案材料霉變、蟲蛀，影響檔案的美觀整潔及完整。

(5)結(jié)構(gòu)不合理。中職學(xué)校圖書館的文書檔案材料較多，紙質(zhì)檔案最多，其它檔案如電子檔案的種類和數(shù)量很少，甚至沒有。

(6)利用不充分。圖書館是中職學(xué)校的窗口部門，圖書館的工作會(huì)產(chǎn)生的大量具有保存價(jià)值的檔案材料，為領(lǐng)導(dǎo)決策、業(yè)務(wù)工作和科研的重要資料。充分利用已收集的檔案資料，對(duì)圖書館的發(fā)展有著十分重要的作用。但由于檔案管理意識(shí)落后，許多學(xué)校的圖書館的檔案管理基本上都屬于重藏輕用，造成了圖書館檔案資源的浪費(fèi)。

二、改進(jìn)中職學(xué)校圖書館檔案管理工作的措施

(1)領(lǐng)導(dǎo)重視。領(lǐng)導(dǎo)重視是搞好中職學(xué)校圖書檔案管理工作的重要條件。一個(gè)學(xué)校檔案工作管理得怎么樣，與學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的重視程度有很大的關(guān)系。要做好圖書館檔案工作，首先要積極爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的支持。

(2)指定專職檔案管理人員并提高其素質(zhì)。學(xué)校一方面要指定有責(zé)任心、能吃苦的同志專職負(fù)責(zé)檔案管理工作;另一方面也要加強(qiáng)檔案工作隊(duì)伍建設(shè)，加強(qiáng)對(duì)他們的教育培養(yǎng)，關(guān)心他們工作、生活，充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性。檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案管理人員。此外，作為檔案管理人員，也要注重自身專業(yè)水平的提高，通過自學(xué)、參加培訓(xùn)等方式，熟悉檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)和基本要求，努力掌握科學(xué)管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質(zhì)量。

(3)配備先進(jìn)的軟硬件設(shè)施設(shè)備。把檔案設(shè)施建設(shè)列入學(xué)校基本建設(shè)的總體規(guī)劃，配置足夠的檔案庫房，庫房?jī)?nèi)可適當(dāng)配備空調(diào)、去濕機(jī)以及防蟲、防火、防盜等基本設(shè)備;按需配置計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、攝像機(jī)等現(xiàn)代化辦公設(shè)備。以提高工作效率。

在軟件方面，應(yīng)安裝檔案管理軟件，把檔案錄人計(jì)算機(jī)，建立電子檔案，極大地提高圖書館檔案管理中存儲(chǔ)、處理、開發(fā)利用檔案信息的能力，以實(shí)現(xiàn)圖書館檔案管理的現(xiàn)代化。

(4)建立健全檔案管理制度。建立健全檔案管理制度必須遵循以下要求:第一，規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學(xué)性;第二，簡(jiǎn)明實(shí)用;第三，堅(jiān)持制度約束的雙向性，既約束領(lǐng)導(dǎo)又約束職工;第四，堅(jiān)持制度執(zhí)行的嚴(yán)肅性。檔案部門既是制定檔案規(guī)章制度的主管部門，又是規(guī)章制度的執(zhí)行部門。在規(guī)章制度的執(zhí)行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性。

(5)科學(xué)分類。一是黨群類。包括上級(jí)文件、校內(nèi)文件、計(jì)劃、總結(jié)、規(guī)章制度等。二是業(yè)務(wù)類。包括各業(yè)務(wù)部門的報(bào)表、工作日志、各類活動(dòng)等。三是人事類。包括職稱晉升、考勤、考核、職工培訓(xùn)及進(jìn)修情況等。圖書館的檔案收集通過科學(xué)分類，便于系統(tǒng)地查找利用。

(6)電子歸檔。檔案信息化建設(shè)是當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的一大趨勢(shì)，也是現(xiàn)代檔案管理的基礎(chǔ)，是檔案管理現(xiàn)代化的必經(jīng)之路。為此，中職學(xué)校圖書檔案管理中，要逐步實(shí)現(xiàn)技術(shù)現(xiàn)代化，采用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化辦公設(shè)施，收集、處理、傳遞、利用檔案信息資料，提高檔案的服務(wù)質(zhì)量。它對(duì)檔案工作提出了新的要求，那就是盡可能地運(yùn)用當(dāng)代科技新成果和管理新手段，提高檔案工作的效率和水平，以盡快實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。

(7)提高服務(wù)水平。檔案管理人員要樹立“工作就是服務(wù)”的觀念。要明確服務(wù)方向，端正服務(wù)態(tài)度，樹立創(chuàng)新意識(shí)，提高服務(wù)質(zhì)量，服務(wù)的好壞是衡量檔案工作者職業(yè)道德標(biāo)準(zhǔn)的重要尺度。

中職學(xué)校圖書館是學(xué)校的重要組成部分，也是學(xué)校檔案的重要組成部分檔案管理工作不是一朝一夕的工作，而是一個(gè)漫長(zhǎng)的從觀念到技術(shù)再到實(shí)際應(yīng)用的過程，是中職學(xué)?；A(chǔ)建設(shè)的一部分。在中職學(xué)校的橫向比較過程中，除了辦學(xué)的師資力量，現(xiàn)代化的校園管理方式也是學(xué)校綜合能力的集中體現(xiàn)，因此圖書檔案管理工作對(duì)學(xué)校的整體實(shí)力是非常重要的做好中職學(xué)校圖書館檔案工作，對(duì)于提高圖書館的管理水平、學(xué)校的教學(xué)和科研都起著十分重要的作用。