淺談創(chuàng)新企業(yè)賓館辦公室工作

摘 要 辦公室工作是單位和企業(yè)決策的參謀部、工作督查部、形象展示部、后勤保障部，是企業(yè)的“中樞”、“耳目”和“窗口”。 其職責概括起來就是輔助政務、處理事務;作為辦公室工作人員必須具有較強的黨性意識、政治意識、大局意識、責任意識、服務意識和創(chuàng)新意識，才能實現(xiàn)企業(yè)辦公室工作的高質(zhì)量和高效率。因此，做好企業(yè)賓館辦公室工作，對于提高企業(yè)工作效率和展示賓館品牌形象具有十分重要的意義。

關(guān)鍵詞 企業(yè)賓館辦公室;工作創(chuàng)新

相王府賓館作為三星級賓館是淮北礦業(yè)集團公司對外接待服務的窗口，隸屬集團公司辦公室管理。賓館辦公室是賓館黨組織、行政系統(tǒng)的綜合協(xié)調(diào)部門，是整個賓館工作的重要組成部分，是賓館對內(nèi)對外的聯(lián)系窗口，肩負著集團公司接待服務、信息處理、輔助決策、綜合協(xié)調(diào)和督查督辦等職能，在賓館酒店管理系統(tǒng)中處于承上啟下、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系內(nèi)外的樞紐，也是保證集團公司接待任務順利完成的重要中樞。如何實現(xiàn)賓館辦公室工作的高質(zhì)量和高效率，以適應賓館跨越式發(fā)展的新形勢和新任務，是賓館管理人員必須思考的一個問題。本人根據(jù)多年從事的企業(yè)黨政辦公室工作的體會，進行以下探討。

一、明確目標，找準定位，做好企業(yè)賓館辦公室工作

淮北礦業(yè)集團公司相王府賓館辦公室是賓館黨政組織的綜合管理部門，賓館領(lǐng)導的職責是正確行使決策權(quán)和指揮權(quán)，各職能部門的責任是按照分工，組織好決策實施，辦公室的責任則在于輔助賓館總經(jīng)理完成決策和指揮過程，協(xié)調(diào)各部門完成實施過程。為完成集團公司各項重要接待任務和社會商務接待工作，接待型企業(yè)辦公室應樹立“超前、精細、務實、創(chuàng)新”的工作理念。辦公室工作即是賓館領(lǐng)導工作的折射，又是全局工作的濃縮。其職責概括起來就是“政務、效能、創(chuàng)新、學習”四項職能具體而言，主要體現(xiàn)以下幾個方面。

一是接待服務的重要“窗口”。接待服務工作是黨政辦公室工作的重要職能。從職能上說，賓館黨政辦公室是一個服務性部門，一方面要為賓館黨組織和行政領(lǐng)導服務，協(xié)調(diào)處理領(lǐng)導安排的各項決策、方針的實施，為各部門員工做好服務。同時，賓館辦公室又是集團公司最重要的接待服務“窗口”，承擔著上情下達和任務實施的載體作用，在接待集團公司公務活動中發(fā)揮著核心作用，是保證集團公司各項重要接待任務實施的重要橋梁。

二是輔助政務的中心。辦文辦會是辦公室的一項基本職責。主要是:協(xié)助集團公司辦公室做好集團公司黨委、集團公司召開的各種會議的會務服務工作;負責賓館文件、制度的起草、送審、印發(fā)以及上級文件的處理工作等，及時將賓館領(lǐng)導的決策和上級的文件精神落實到位，發(fā)揮辦公室輔助政務的職能。

三是參謀決策的智囊。賓館辦公室是賓館黨組織、行政班子的智囊團，是企業(yè)領(lǐng)導決策的參謀者。辦公室的主要工作進入領(lǐng)導決策和決策落實的全過程，通過調(diào)研、信息收集、總結(jié)提煉、綜合論證、草擬文件、設計方案等，為賓館企業(yè)嚴細管理和接待服務提供決策依據(jù)和重要參考，發(fā)揮著參謀決策的智囊作用。

四是綜合協(xié)調(diào)的中樞。賓館辦公室是接待服務運轉(zhuǎn)的“軸心”，擔負著集團公司辦公室與賓館、賓館總經(jīng)理與各部門、部門與部門及賓館與社會各界之間的綜合協(xié)調(diào)工作，充分展示賓館作為省級文明單位和全省優(yōu)秀星級賓館的重要窗口形象。

五是效能實施的保障。為保證賓館接待任務的實施和各項決策的落實，辦公室應對賓館作出的各項決定、方針和工作部署的貫徹落實情況進行督促檢查，及時向賓館領(lǐng)導反饋落實情況，推進各項工作的順利開展。

二、堅持以人為本，帶出一流隊伍

(1)以人為本，和諧服務。作為企業(yè)賓館辦公室人員，在工作中，應堅持以人為本，和諧是我們的目標，要以有效的溝通實現(xiàn)辦公室工作目標，用科學有效的工作方法，熱情接待，和諧服務。

辦公室作為綜合部門，是聯(lián)系各方面的橋梁紐帶。有效溝通是實現(xiàn)和諧辦公室的重要手段。辦公室工作中，有效溝通的基礎(chǔ)是對本企業(yè)的人員狀況和歷史沿革基本了解，對管理模式要心中有數(shù)。辦公室形象代表著是公司管理的形象，有時候也是企業(yè)文化的代言人。因此，辦公室工作經(jīng)常要面對繁雜的事務，當來自各方面的事情一起涌來時，掌握這些知識能夠幫助我們分清輕重緩急，迅速處理好龐雜的事情，實現(xiàn)有效溝通，這是提高工作效率的基礎(chǔ)。

(2)溝通協(xié)調(diào)，完善服務。辦公室是直接接觸企業(yè)管理者最多的部門，經(jīng)常傳達領(lǐng)導的指示，在一定程度上表達的是領(lǐng)導意圖，如果沒有明確領(lǐng)導的思想，就有可能錯誤地傳達領(lǐng)導的指示，造成工作上的失誤。

溝通是促使企業(yè)辦公室完成目標的群體活動工具。為了實現(xiàn)有效溝通，在辦公室內(nèi)部，應以人為本，理解人，尊重人，關(guān)心辦公室工作人員成長成才，辦公室主任要發(fā)揮表率作用，這是實現(xiàn)有效溝通的關(guān)鍵。辦公室在和不同類型的人群溝通中，應注意方式方法，實現(xiàn)有效溝通的目標。

三、樹立服務意識，發(fā)揮高參作用

強化參謀助手作用，履行輔助政務職能是衡量辦公室工作水平的重要標志。企業(yè)管理者經(jīng)常要面對復雜的矛盾和難解的問題，辦公室工作人員就要積極發(fā)揮參謀助手作用，盡力為領(lǐng)導排憂解難，凡事都要“想在先、干在前”?！跋朐谙取?，就是要立足當前謀長遠，想在領(lǐng)導構(gòu)思之先，謀在領(lǐng)導決策之前，要通過調(diào)查研究、收集整理各方面的意見，為領(lǐng)導決策提供信息和建議?！案稍谇啊?，就是要善于圍繞領(lǐng)導的工作意圖，對接待工作中暴露出的問題及時進行總結(jié)，提出補充調(diào)整意見，幫助領(lǐng)導理順關(guān)系，化解矛盾和問題，對看準的問題，要敢于向領(lǐng)導提出建議，當好參謀、搞好服務。只有這樣，辦公室的各項工作才能從無序走向有序，從被動中贏得主動。工作要超前，就必須認真做好信息、調(diào)研等工作。一是要及時、準確地向領(lǐng)導提供信息。要樹立為賓館經(jīng)營管理和企業(yè)發(fā)展服務、為輔助領(lǐng)導決策服務的思想，認真開展信息處理工作;負責信息工作的同志，要留心聽、留心看、留心記，了解掌握方方面面的情況，準確靈敏反饋信息，當好“耳目”。二是要扎扎實實地開展調(diào)研。要關(guān)注“熱點”，開展專項調(diào)研，瞄準“亮點”，開展典型調(diào)研，跟蹤“難點”，開展系統(tǒng)調(diào)研，圍繞“重點”，開展決策調(diào)研。通過信息收集和調(diào)查研究，對全局工作做到心中有數(shù)，對常規(guī)工作要提前考慮安排，讓工作緊跟上領(lǐng)導的工作思路和節(jié)奏。

四、樹立精細意識，創(chuàng)造一流業(yè)績

(1)嚴格履行崗位職責。企業(yè)賓館辦公室的主要職責是輔助政務、處理事務。辦公室工作人員要牢固樹立“辦公室無小事”和“細節(jié)決定成敗”的理念，嚴格按制度和流程辦事，推行“零差錯”管理方式，追求“零缺陷”、“零失誤”、“零差錯”工作績效，保證事事有人管、人人都管事、工作有標準、目標有考核、件件有回音。要實現(xiàn)這些目標，就必須加強制度建設，建立崗位工作規(guī)范和工作流程。要把在調(diào)研中發(fā)現(xiàn)的典型進行積極推廣，并主動滲透到文件材料和領(lǐng)導講話材料之中，寓謀于文，寓謀于會，讓調(diào)研成果直接為領(lǐng)導決策服務。近幾年來，賓館辦公室就是通過規(guī)范流程，明確崗位職責和工作標準，使基礎(chǔ)性的工作制度化、程序化，在具體事務上形成了規(guī)范，達到了工作不因人而改變標準，出色完成了集團公司辦公室和賓館領(lǐng)導交給的各項工作任務。

(2)加強聯(lián)絡協(xié)調(diào)，確保指令暢通。接待服務是企業(yè)賓館辦公室的第一要務，順利完成各項接待任務，需要客房、前廳、餐飲、會議及保障部門的通力合作，而辦公室則是合作聯(lián)系的樞紐，著力做好縱向協(xié)調(diào)、橫向協(xié)調(diào)、內(nèi)部協(xié)調(diào)等多方面工作對接待任務的完成是至關(guān)重要的。綜合協(xié)調(diào)是辦公室的基本職能之一，在接待和輔助政務工作中，溝通上下，聯(lián)系左右，當好“龍頭”，搞好協(xié)調(diào)，發(fā)揮好“參謀部”的作用，具體到工作實際，就是要通過學習提高“三種能力”:一是要切實提高參謀助手能力。辦公室作為最直接的參謀服務部門，要緊貼領(lǐng)導的工作思路，做到想領(lǐng)導之所想，謀領(lǐng)導之所慮，立足發(fā)展變化的新情況，多動腦筋、想辦法、出主意，圍繞中心工作當好參謀助手，為領(lǐng)導出謀劃策，分憂解難。二是要切實提高綜合協(xié)調(diào)能力。辦公室工作總攬全局，協(xié)調(diào)各方，承內(nèi)聯(lián)外，要加強同集團公司機關(guān)處室的聯(lián)系，爭取各方面支持;要注意辦公室內(nèi)部人員的配合，相互合作共同完成任務。三是要切實提高保障運轉(zhuǎn)能力。加強內(nèi)部管理，做到辦文、辦會、辦事高效有序不出差錯，提高日常工作質(zhì)量。

五、求真務實，提升水平

具體工作中，要求真務實，爭當服務表率，在服務質(zhì)量上下功夫，切實提高辦公室部門整體實力。一要爭當扎實工作的表率。牢牢樹立服務意識，抓住輔助政務、處理事務這個職能，站在高處、看在遠處、抓在實處，力求做到辦文辦得嚴絲合縫，辦會辦得滴水不漏，辦事辦得無可挑剔，高質(zhì)量的完成領(lǐng)導布置的各項任務。二要爭當求真務實的表率。大力弘揚實事求是的作風，匯報工作，反饋情況講真話，說實情，有喜報喜，有憂報憂，傳達領(lǐng)導意思原原本本，不摻假，不走樣;三要爭當創(chuàng)新管理的表率。辦公室工作千頭萬緒，為完成各項目標，要有計劃、有分工、有布置、有檢查、有總結(jié)，要創(chuàng)新工作方法，要利用現(xiàn)代化管理方式，精簡工作流程，提升工作效率;辦公室主任要帶頭抓落實，要創(chuàng)新管理模式，以人文本，團結(jié)帶動辦公室整體工作創(chuàng)出水平。

參考文獻:

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[2]劉建設.新形勢下如何創(chuàng)新辦公室工作.《工會博覽》，2012(5)

[3]李艷雯.淺談怎樣做好企業(yè)辦公室的管理工作.《中國科技博覽》，2011(11)

作者簡介:

李華，男，(1968-6 )漢族，中共黨員，安徽宿州市人，政工師，主要從事國有企業(yè)賓館黨政辦公室主任工作。