關(guān)于解決人事檔案中存在問題的對策芻議

我國人事檔案目前主要存在人事檔案內(nèi)容失真、材料不全、政出多門、檔案利用范圍狹窄等一系列問題，筆者以為要從根本上解決我國目前的人事檔案問題就必須采取提高檔案人員素質(zhì)、完善人事檔案制度、采用信息化手段、建立用人與管檔相分離的人事檔案體制等措施。

一、我國人事檔案中存在的主要問題

(1)人事檔案內(nèi)容失真。真實(shí)性是人事檔案的生命，而現(xiàn)有的檔案材料中內(nèi)容的真實(shí)性卻不高。有的檔案中材料內(nèi)容前后不符，如時(shí)間方面，出生年月公歷、農(nóng)歷填寫隨意，且沒有說明;參加工作時(shí)間、入黨、入團(tuán)時(shí)間也是大致一個年月，每次填寫時(shí)也往往不一致。姓名改變后不寫曾用名，也不加以說明，這給材料的歸檔造成麻煩，尤其是一些比較常用的名字，如:建平，建紅等，更是容易出現(xiàn)同名同姓的情況。檔案中的考核鑒定材料大多只有優(yōu)點(diǎn)，沒有缺點(diǎn)，只有成績，沒有差錯。這些問題的本質(zhì)在于干部職工在填寫材料時(shí)沒有實(shí)事求是，只看重自身的利益，怎么有利于自己就怎么寫而與自己關(guān)系不大的，則隨意性較大。人事檔案部門也沒有進(jìn)行嚴(yán)格的審核把關(guān)，及時(shí)地發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，而是任其一錯再錯，致使人事檔案不能如實(shí)反映本人的真實(shí)情況，給檔案的利用帶來困難。

(2)人事檔案材料不全。一些本該有的履歷表、年度考核表沒有，一些本該有的學(xué)歷、職稱、工資材料也不全。究其原因，有兩方面:一是干部職工對人事檔案的認(rèn)識不夠。他們認(rèn)為像履歷表、年度考核表等類似的表格已填過不少了，自己近年來也沒有太大的變化，不填也罷。有的人在填寫表格時(shí)能省則省，履歷表中學(xué)習(xí)簡歷從高中或大學(xué)開始填，家庭成員及社會主要關(guān)系都沒有。還有一些如學(xué)歷、培訓(xùn)、職稱等材料，一旦落在個人手中，他們就緊緊地放在自己身邊，認(rèn)為這樣更安全，用起來也更方便。二是分管人事的部門沒有將材料及時(shí)收集歸檔。一些單位分管人事檔案工作的人員并非專職人員，往往是身兼數(shù)職，于是有時(shí)只是將檔案材料僅僅作為要保存的資料加以收集堆放，沒有及時(shí)歸檔，導(dǎo)致個人檔案中材料內(nèi)容不全，更嚴(yán)重的是當(dāng)有同志調(diào)離時(shí)也沒將歸檔的材料放入其個人檔案中。

(3)人事檔案政出多門?，F(xiàn)有的人事檔案體制處于新舊體制轉(zhuǎn)軌時(shí)期，模式基本上是沿襲舊體制，但又有突破舊體制的趨勢。人事檔案總體上是單位、部門，分別由黨委組織部門、政府人事部門所屬人才流動服務(wù)中心、勞動部門所屬就業(yè)服務(wù)中心、教育部門所屬畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)中心、企事業(yè)單位的主管部門以及有人事權(quán)的國有企事業(yè)單位。人事檔案的多頭是傳統(tǒng)“檔隨人走”的人事模式的反映，它既是束縛人才流動的障礙之一，又是影響人事檔案質(zhì)量的原因之一。近年來，隨著大中專畢業(yè)生就業(yè)體制的改革和人事代理制度的逐步推行，在大中專畢業(yè)生學(xué)籍檔案的上，個別部門拘泥于傳統(tǒng)模式和自身利益的誘因，檔案權(quán)限還存在著一定程度的矛盾沖突。

二、關(guān)于解決我國人事檔案中存在問題的主要對策

(1)提高檔案人員素質(zhì)人事檔案的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員。作為人事檔案工作人員，不斷提高自身的政治素質(zhì)和專業(yè)素質(zhì)在此時(shí)就顯得尤為重要了。提高自身的政治素質(zhì)，加強(qiáng)責(zé)任感，把人事檔案工作看作一項(xiàng)政治工作，在平常的中體現(xiàn)它的嚴(yán)肅性，能堅(jiān)持原則、嚴(yán)守紀(jì)律、遵守制度、保守秘密。在繁雜瑣碎、枯燥單調(diào)的工作中保持高度的責(zé)任心，減少工作中的失誤和差錯。有了責(zé)任心，才能不厭其煩地去收集材料，才能認(rèn)真鑒別材料的真?zhèn)?，才能按照要求將材料及時(shí)歸檔、整理成冊，才能將人事檔案材料當(dāng)作一種資源。注重自身專業(yè)水平的提高，通過自學(xué)、參加培訓(xùn)等方式，熟悉人事檔案工作的各個環(huán)節(jié)和基本要求，尤其是對材料的鑒別、分類，更是要了如指掌。努力掌握科學(xué)的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質(zhì)量。積極探索新的模式，使人事檔案工作更科學(xué)、更實(shí)用，為不斷進(jìn)步發(fā)展的社會提供有利的人事資源。

(2)完善人事檔案制度人員是基礎(chǔ)，制度是保障。人事檔案的性質(zhì)決定了人事檔案工作是一項(xiàng)非常嚴(yán)肅的工作，必須嚴(yán)格按照人事檔案工作的各項(xiàng)規(guī)章制度來辦事，以免出現(xiàn)不必要的麻煩。建立健全制度，使檔案工作有規(guī)可循，有章可依是非常必要的。遵循《收集制度》，建立人事檔案材料收集網(wǎng)絡(luò)，明確收集的范圍和要求，讓制度使人事檔案內(nèi)容充實(shí)，更全面地反映一個人的情況;遵循《鑒別歸檔制度》，明確鑒別的內(nèi)容和歸檔的要求，對材料進(jìn)行有效的鑒別，及時(shí)存真去假、查漏補(bǔ)缺;遵循《保管保密制度》，采取切實(shí)有效的措施，減少人為因素的破壞，保障人事檔案的安全，延長使用的壽命;遵循《查閱制度》，明確人事檔案利用的方式和方法，以保證人事檔案的安全性和真實(shí)性。重質(zhì)量，抓，人事檔案工作人員要以制度來維護(hù)，以來保證質(zhì)量，切切實(shí)實(shí)做好工作，讓人事檔案工作走上科學(xué)化、制度化的軌道。

(3)采用信息化手段信息化是當(dāng)今社會發(fā)展的一大趨勢，它對人事檔案工作提出了新的要求，那就是盡可能地運(yùn)用當(dāng)代科技新成果和新手段，提高人事檔案工作的效率和水平，以盡快實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化。目前，國外檔案很多已使用計(jì)算機(jī)，就是在國內(nèi)，使用計(jì)算機(jī)輔助檔案的也越來越多。實(shí)現(xiàn)人事檔案計(jì)算機(jī)輔助勢在必行。

(4)建立用人與管檔相分離的人事檔案體制。要改革現(xiàn)行“人檔合一”的單位、部門所有的人事檔案體制，按照“人檔分離”和集中統(tǒng)一的改革思路，將政府人事部門所屬人才流動機(jī)構(gòu)、勞動部門所屬就業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)、教育部門所屬畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)機(jī)構(gòu)以及政府其它部門所屬的相應(yīng)機(jī)構(gòu)承擔(dān)的人事檔案職能剝離出來，將國有企事業(yè)單位的人事檔案權(quán)重新上收歸政府所有，成立政府所屬的統(tǒng)一的人事檔案中心，除公務(wù)員身份的人事檔案仍由黨委組織部門外，企事業(yè)單位人員(包括改制破產(chǎn)的企事業(yè)單位置換身份后的人員)、大中專畢業(yè)生、非公有制單位的人員以及其他社會流動人員的人事檔案統(tǒng)一由政府所屬的人事檔案中心。人事檔案中心應(yīng)設(shè)立為不以盈利為目的的公益型事業(yè)單位，在建立檔案相應(yīng)設(shè)施和提供服務(wù)的經(jīng)費(fèi)來源方面，從初始設(shè)置的“以檔養(yǎng)檔、適當(dāng)收費(fèi)”逐步過渡到由公共財(cái)政全額提供經(jīng)費(fèi)，從而以機(jī)構(gòu)的獨(dú)立性、職能的專業(yè)性、服務(wù)的無償性為基礎(chǔ)，逐步建立為社會公信力強(qiáng)的人事檔案機(jī)構(gòu)。