淺談?wù)?wù)信息與辦公自動(dòng)化

全球性的網(wǎng)絡(luò)化、信息化進(jìn)程正改變著人們的生活方式，Internet技術(shù)應(yīng)用以及電子商務(wù)的飛速增長(zhǎng)給人們生活工作的各個(gè)層面帶來(lái)了深刻的影響?；仡櫸覈?guó)政務(wù)信息化的進(jìn)程，大致可分為三個(gè)階段：（1）以桌面字處理工具為典型的個(gè)人辦公工具軟件階段，計(jì)算機(jī)應(yīng)用提高了個(gè)人工作效率。（2）基于關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)，以C/S體系結(jié)構(gòu)應(yīng)用為特征階段，這一階段基本實(shí)現(xiàn)了部門(mén)級(jí)的數(shù)據(jù)處理、公文處理等的自動(dòng)化。（3）基于符合Internet/Intranet技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的平臺(tái)應(yīng)用階段，這一階段，不僅在技術(shù)上有了很大進(jìn)步，而且應(yīng)用范圍已從部門(mén)內(nèi)部、部門(mén)之間擴(kuò)展到行業(yè)/系統(tǒng)內(nèi)部，乃至跨部委跨系統(tǒng)。

在Internet應(yīng)用方面，政府部門(mén)已陸續(xù)建立了自己的Web服務(wù)器和網(wǎng)站，有的還實(shí)現(xiàn)了一些簡(jiǎn)單的網(wǎng)上業(yè)務(wù)。但由于各相關(guān)單位在信息化建設(shè)中的技術(shù)差異和經(jīng)驗(yàn)欠缺，電子政務(wù)并未在真正意義上得以實(shí)現(xiàn)，相反，不少政府站點(diǎn)在規(guī)劃建設(shè)、管理維護(hù)以及安全性方面還停留在較低的水平上，各級(jí)政府部門(mén)還有待建立和完善從頁(yè)面制作、審批、更新，流程管理，應(yīng)用開(kāi)發(fā)，安全性保證，與后臺(tái)應(yīng)用系統(tǒng)（如OA和業(yè)務(wù)系統(tǒng)）集成的以及客戶(hù)支持的一整套行之有效的管理模式、運(yùn)營(yíng)方法和技術(shù)平臺(tái)。

電子政務(wù)應(yīng)用與一般的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)既緊密相關(guān)，又在應(yīng)用側(cè)重點(diǎn)、用戶(hù)群體以及采用的技術(shù)等方面都有所差異，總的來(lái)說(shuō)，前者在用戶(hù)的范疇上包含后者，電子政務(wù)是更廣義上的政府辦公自動(dòng)化或者理解為“面向社會(huì)的政府辦公自動(dòng)化”。

一、實(shí)施原則

實(shí)用性原則；先進(jìn)性及成熟性原則；可靠性原則；開(kāi)放性及安全性原則；標(biāo)準(zhǔn)化原則；可擴(kuò)充性原則；可維護(hù)性、可管理性原則；節(jié)約性原則。

二、實(shí)施步驟

首先，在組織內(nèi)部構(gòu)建通信平臺(tái)（如電子郵件系統(tǒng)、電子論壇等），工作人員之間建立網(wǎng)上信息交流和初步的網(wǎng)上協(xié)同工作。

第二，在組織內(nèi)部人員的計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平得以普遍提高，基本建立起網(wǎng)上協(xié)同辦公的意識(shí)之后，考慮在辦公網(wǎng)絡(luò)內(nèi)進(jìn)行一些日常工作流程如公文審批、常用申請(qǐng)、會(huì)議管理、檔案管理、信息采集審批與查詢(xún)，以及各部門(mén)的日常業(yè)務(wù)和具體業(yè)務(wù)等。在這一階段，基本實(shí)現(xiàn)組織內(nèi)部辦公自動(dòng)化。

第三，在Internet上建立公用網(wǎng)站，進(jìn)行信息采集、發(fā)布，部門(mén)間公文交換乃至簡(jiǎn)單的電子貿(mào)易等，將辦公自動(dòng)化的范圍進(jìn)一步擴(kuò)大到跨行業(yè)、跨部委。此時(shí)，基本實(shí)現(xiàn)電子政務(wù)。

在以上過(guò)程中，網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)的安全穩(wěn)定性自始至終都是十分重要的。是否建立起強(qiáng)健的網(wǎng)絡(luò)信息安全防范系統(tǒng)，在某種程度上決定著政府部門(mén)信息化建設(shè)的成敗。

第一部分內(nèi)部辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的建設(shè)

三、功能需求

一般來(lái)說(shuō)，政府部門(mén)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)以公文處理和機(jī)關(guān)事務(wù)管理（尤其以領(lǐng)導(dǎo)辦公）為核心，同時(shí)提供信息通訊與服務(wù)等重要功能，因此，典型的辦公自動(dòng)化應(yīng)用包括公文管理、督查管理、政務(wù)信息采集與發(fā)布、內(nèi)部請(qǐng)示報(bào)告管理、檔案管理、會(huì)議管理、領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)管理、政策法規(guī)庫(kù)、內(nèi)部論壇等應(yīng)用，另外鑒于Internet在日常辦公中占有日益重要的地位，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)該與Internet留有平滑的接口。

（一）提供電子郵件功能是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的基本需求

在一個(gè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中通常包含了多個(gè)應(yīng)用子系統(tǒng)，如發(fā)文、收文、信息服務(wù)、檔案管理、活動(dòng)安排、會(huì)議管理等等，可以將電子郵件信箱作為所有這些辦公應(yīng)用子系統(tǒng)的統(tǒng)一接口，每一個(gè)用戶(hù)通過(guò)自己的電子郵件信箱就可以了解到需要處理的工作，而不必經(jīng)常性地來(lái)回檢查不同的應(yīng)用系統(tǒng)，辦公自動(dòng)化應(yīng)用系統(tǒng)以電子郵件作為統(tǒng)一入口的設(shè)計(jì)思想，可以大大提高系統(tǒng)用戶(hù)的友好性和易用性，減少培訓(xùn)的工作量。

（二）處理大量的復(fù)合文檔型的數(shù)據(jù)信息

辦公自動(dòng)化所處理信息的載體大多是以文件、報(bào)表、信函、傳真等形式出現(xiàn)，因此辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是典型的文檔處理系統(tǒng)。這些區(qū)別于傳統(tǒng)數(shù)據(jù)類(lèi)型的信息，就是“非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)”、“復(fù)合文檔數(shù)據(jù)”或“對(duì)象數(shù)據(jù)”。

一般認(rèn)為，關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)（如Oracle、DB/2、SQLServer、Foxpro等）適合傳統(tǒng)數(shù)據(jù)類(lèi)型（結(jié)構(gòu)化信息）的表示和存儲(chǔ)，但是對(duì)復(fù)合文檔數(shù)據(jù)的處理并非能夠完全表達(dá)信息和存儲(chǔ)效率最高。因此，“文檔數(shù)據(jù)庫(kù)”或“對(duì)象存儲(chǔ)”的概念就被引入數(shù)據(jù)庫(kù)領(lǐng)域，其目標(biāo)就是針對(duì)新出現(xiàn)的需求，高效率地表達(dá)和存儲(chǔ)管理“復(fù)合文檔數(shù)據(jù)”。當(dāng)然，傳統(tǒng)數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)和處理也是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)經(jīng)常不可或缺的。

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)由于其對(duì)復(fù)合文檔數(shù)據(jù)的處理要求，必須以文檔數(shù)據(jù)庫(kù)為核心建立，同時(shí)選擇性地結(jié)合關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)。

（三）包含大量的工作流應(yīng)用

所謂的工作流就是一組人員為完成某一項(xiàng)業(yè)務(wù)所進(jìn)行的所有工作與工作轉(zhuǎn)交（交互）過(guò)程。辦公自動(dòng)化應(yīng)用系統(tǒng)的大多數(shù)應(yīng)用如公文審批、各類(lèi)申請(qǐng)、會(huì)議管理等等。每一項(xiàng)工作以流程的形式，由發(fā)起者（如文件起草人）發(fā)起流程，經(jīng)過(guò)本部門(mén)以及其他部門(mén)的處理（如簽署、會(huì)簽），到達(dá)流程的終點(diǎn)（如發(fā)出文件、歸檔入庫(kù)）。

工作流程可以是互相連接、交叉或循環(huán)進(jìn)行的，如一個(gè)工作流的終點(diǎn)可能就是另一個(gè)工作流的起點(diǎn)，如上級(jí)部門(mén)的發(fā)文處理過(guò)程結(jié)束后引發(fā)了下級(jí)部門(mén)的收文處理過(guò)程。工作流程也可是打破部門(mén)單位界限的，發(fā)生于機(jī)關(guān)與機(jī)關(guān)的相關(guān)單位之間。

在相當(dāng)程度上工作流自動(dòng)化有三種實(shí)現(xiàn)模式。即：基于郵件的、基于共享數(shù)據(jù)庫(kù)的、基于郵件和共享數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)合模式（即“群件模式”）的。

從信息技術(shù)的角度出發(fā)，群件模式結(jié)合了“推”、“拉”技術(shù)，充分發(fā)揮了不同技術(shù)的優(yōu)點(diǎn)，克服了其缺點(diǎn)，是理想的辦公自動(dòng)化流程處理模式，也使辦公自動(dòng)化人員擁有了完整的信息技術(shù)工具。

（四）支持協(xié)同工作和移動(dòng)辦公

在日常辦公中，辦公人員需要花費(fèi)大量的時(shí)間進(jìn)行討論和交流意見(jiàn)，才能作出某種決策。而這種在群體中互相溝通、合作的工作方式就是所謂的“協(xié)同工作”。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，異步協(xié)作方式如電子郵件、網(wǎng)絡(luò)論壇等，以及同步協(xié)作方式如網(wǎng)絡(luò)實(shí)時(shí)會(huì)議正在逐漸成為除了人們面對(duì)面開(kāi)會(huì)之外的新的工作方式，它們打破了時(shí)間、地域的限制，使人們可以隨時(shí)隨地參加到協(xié)同工作中去，大大提高了工作效率。

（五）應(yīng)有完整的安全性

安全性控制功能成為辦公自動(dòng)化系統(tǒng)得以投入使用的先決條件。機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化的安全性控制要求一般包括防止非法用戶(hù)侵入、權(quán)限控制、存儲(chǔ)和傳輸加密，以及電子簽名。這些手段必須足夠強(qiáng)大，難以被攻破，而且也必須足夠靈活，方便使用者掌握和利用。

（六）能集成其他業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)和Internet

隨著Internet技術(shù)的普及和應(yīng)用，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)作為Intranet的重要應(yīng)用必須能夠與Internet相連接，包括電子郵件、Web發(fā)布等，這不僅溝通了機(jī)關(guān)內(nèi)外的信息、對(duì)外宣傳了機(jī)關(guān)單位，而且還可以進(jìn)一步提供網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，實(shí)現(xiàn)電子商務(wù)與參與電子社區(qū)。

事實(shí)上，從用戶(hù)使用角度出發(fā)，“數(shù)據(jù)存訪中心”的概念可以最大限度地提高應(yīng)用系統(tǒng)的友好性和易用性。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)該成為這樣的“存訪中心”，也只有辦公自動(dòng)化系統(tǒng)可以承擔(dān)這樣的角色。