基層人行電子檔案管理的難點與對策

隨著金融電子化進程的進一步深入，中央銀行各級分支行的信息化程度得到很大提高，基本建立了方便、安全、高效的金融電子化服務體系，實現(xiàn)了基層央行業(yè)務處理、信息傳遞的電子化、網(wǎng)絡化、標準化。電子化應用已滲透到央行業(yè)務的方方面面，極大地提升了央行各類業(yè)務處理效率。同時，現(xiàn)代化的新設備、新技術、新方法，也正源源不斷地進入檔案領域。尤其是隨著辦公自動化管理系統(tǒng)在人行業(yè)務工作中的普遍應用，原來以紙質(zhì)格式承載的各類文件、數(shù)據(jù)報表以及其他文字資料逐步被以計算機為依托的電子格式所替代。2005年4月1日，《電子簽名法》正式實施，電子檔案被賦予與紙質(zhì)檔案相同的法律地位，電子檔案的應用將取代實體檔案已成為未來檔案管理的發(fā)展趨勢，同時，因其信息的非人工識讀性；信息存儲的高密度性；信息與載體之間的可分離性；多種信息媒體的相互繼承性；對系統(tǒng)依賴性等特性又決定了它在保存與維護管理方面的新要求與復雜性。如何保存、管理維護電子檔案，使之安全、可靠并永久處于待用可用狀態(tài)，是目前檔案管理工作需著重思考的問題。

一、基層人行電子檔案管理工作現(xiàn)狀

當前基層人行的電子檔案主要分為以下幾大類：一是由辦公自動化系統(tǒng)辦結后導入電子檔案管理系統(tǒng)的正式公文文件。二是電子化的會計檔案。三是磁盤，光盤上刻錄儲存的文檔、圖片、錄像，以及數(shù)碼設備記錄的視頻音頻文件等電子資料。前兩部分電子檔案內(nèi)容，涵蓋了當前各個部門的主要工作，它們得到規(guī)范管理，才能保證檔案資料的科學、安全、合理應用。而其他文字圖像資料，包括反映系統(tǒng)各部門工作總體狀況和階段性狀況的各類工作總結、匯報材料、經(jīng)驗材料、數(shù)碼照片、音頻視頻等，作為對前兩類檔案資料的重要補充，對工作歷史也起著同樣重要的文獻作用。相對傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件及其檔案管理已能普遍理解和接受，但電子文件及其檔案管理電子化對基層人行來說還是一個新課題，與以前的紙質(zhì)文件為主的檔案管理有著質(zhì)的不同。電子文件的收集和歸檔的范圍非常廣泛，當前檔案數(shù)字化的內(nèi)容既包括檔案目錄的數(shù)字化。也包括載體檔案的數(shù)字化（紙質(zhì)檔案，照片檔案，錄音錄像檔案等）的數(shù)字化。受人員和技術能力的限制，當前檔案數(shù)字化工作進展較為緩慢，達到完全統(tǒng)一歸檔，精細化管理的難度較大。

二、基層人行電子檔案管理工作中存在的主要問題

檔案管理的電子化應用在基層央行還處于起步階段，尚缺乏統(tǒng)一的規(guī)范、標準的軟件和完善的制度要求，因此不可避免的存在一些問題。主要是：

檔案管理工作中，重視傳統(tǒng)檔案管理而輕視電子檔案管理的現(xiàn)象普遍存在。具體表現(xiàn)為一是從事檔案工作人員對檔案電子化推廣建設的意義認識不足，觀念陳舊、意識淡薄，認為檔案還是紙質(zhì)的妥當，對操作應用技術要求更高的電子檔案的比較排斥，二是工作意識的滯后。對電子文件歸檔工作的管理只停留在以前對紙質(zhì)文件管理的水平上，其工作程序、工作方法沒有考慮到計算機網(wǎng)絡的特點，工作管理中不順暢、不方便。三是軟硬件設施設備建設的滯后影響電子檔案的進一步推廣和發(fā)展，缺少專用的電子檔案管理設備和專門的存放電子檔案的場所和裝具。當前使用的電子檔案管理系統(tǒng)操作繁瑣復雜，難以上手。

人員技術能力不能滿足工作需要。電子文件的歸檔與管理要求文檔人員既要具備檔案業(yè)務知識也要掌握相應的計算機技術，這樣才能適應現(xiàn)代檔案工作的需要。但目前基層行檔案管理人員大部分都是兼職，基本上未經(jīng)過檔案管理專業(yè)教育和培訓，管理業(yè)務尚不夠精通，且計算機專業(yè)水平不足，實際工作中容易出現(xiàn)錯誤刪除有用的文檔，或因病毒和誤操作（如不小心格式化硬盤），造成數(shù)據(jù)損害、損失甚至造成系統(tǒng)的破壞崩潰。電子檔案管理工作需要承擔的程序和數(shù)據(jù)維護，包括電子檔案載體和專門使用的裝具進行檢測與維護等職責，只能完全依賴于科技人員，而科技人員缺乏足夠的檔案管理的相關培訓，不具備檔案管理的經(jīng)驗與專業(yè)技能，對檔案管理人員遇到的某些問題又無法及時有效的解決，由于當前電子檔案管理系統(tǒng)應用的復雜性，一旦在管理應用上遇到疑難問題時，雙方難以做到“有機融合”，協(xié)作時容易出現(xiàn)“斷鏈”。

電子檔案的推廣應用使檔案保密工作面臨諸多新挑戰(zhàn)。首先使得保密工作的內(nèi)容拓展。由于信息的記錄載體和傳輸保存手段發(fā)生了巨大變化，檔案保密工作除了要繼續(xù)保證紙質(zhì)檔案的安全外，還要保證無形的電子檔案信息的安全；既要重視秘密的靜態(tài)管理，又要重視秘密的動態(tài)管理，要貫穿于電子檔案信息存儲、處理、傳遞的全過程。其次使保密工作難度加大。計算機網(wǎng)絡等信息技術的廣泛應用，新的失泄密渠道不斷涌現(xiàn)，失泄密途徑日益增多、失泄密速度變快、且不易被發(fā)現(xiàn)和難于檢查。由于信息的共享性、網(wǎng)絡傳播的快速性，檔案信息一旦泄密，便可通過網(wǎng)絡迅速傳輸，無限擴散，其惡劣影響面之大，產(chǎn)生后果之嚴重，無法估量。電子文件、電子檔案隨時面臨種種嚴重復雜且隱性的泄密風險，大大增加了檔案保密工作的難度。三是保密技術要求提高，現(xiàn)代數(shù)碼設備和辦公自動化技術的廣泛應用，僅靠傳統(tǒng)的方式和手段已不能滿足保密工作的需要。傳統(tǒng)的紙質(zhì)等檔案，只要把檔案鎖好，不丟失，不讓無關的人接觸，就可保證不泄密；由于電子檔案在應用操作中具有易于修改、下載，復制，剪輯、粘貼、移動和重新編機組合等特點。因而在發(fā)送、接收，保管、歸檔和提供查閱的等過程中都容易發(fā)生泄密。這就要求管理人員在每個環(huán)節(jié)都要具備相應的技術防范措施。

電子檔案管理缺乏統(tǒng)一的制度，操作不規(guī)范。各個科室對電子文件資料的重視不足，管理模式較為粗放。在工作活動中形成的匯報材料、經(jīng)驗材料、數(shù)碼照片、音頻視頻等電子資料文件一般都是由制作者、使用者或接收者自行創(chuàng)建，收集，和保存。而分類組合，歸檔立卷，編目著錄等環(huán)節(jié)完全缺失。也未進行備案后交給檔案管理人員統(tǒng)一保管，由于電子文件信息與載體的可分理離性以及機構調(diào)整人員變動、辦公設備移交、更新等原因，極易造成電子文件資料的流失，影響電子檔案的長久保存和開發(fā)利用。由于對非實體的檔案操作和管理制度相對缺失，在管理上無規(guī)章可遵循，使工作人員對電子檔案的重要性缺乏必要的認識，要么亂丟亂放、隨意刪除銷毀。要么歸檔不及時，交接無手續(xù)，常常處于自主管理和自由處理的狀態(tài)。

三、加強電子檔案管理的對策

一是轉(zhuǎn)變觀念，積極推行檔案管理的電子化。計算機、網(wǎng)絡的普及和辦公自動化的應用，給傳統(tǒng)的辦公形式帶來了重大變革。日常業(yè)務處理的電子化產(chǎn)生了諸多電子文檔、郵件以及聲音、圖像等多媒體形式的檔案，在當前，這種檔案具有比傳統(tǒng)的紙質(zhì)形式檔案大的多存在意義和作用，通過對電子檔案的科學分類、整理和歸檔可為今后的查考利用帶來許多重要的文字和數(shù)據(jù)、聲像資料，能夠做到快速、方便的為領導決策和各項工作提供準確、全面的憑證與依據(jù)。新時期的檔案管理工作必然會隨著計算機技術的發(fā)展而發(fā)展，二者結合將會越來越緊密。所以，盡快轉(zhuǎn)變觀念，積極推行辦公自動化和檔案管理的電子化，對提高基層單位管理水平，科學的分析歷史資料和數(shù)據(jù)，以便及時、準確的作出決斷，有著重要的作用。

二是實現(xiàn)電子檔案管理的規(guī)范化和標準化。依據(jù)《檔案法》、《保密法》等相關法規(guī)，并根據(jù)工作實際。制定電子檔案管理措施，規(guī)范工作程序，從電子檔案的資料的建立、收集、整理、分類、立卷、歸檔、查閱，直到最后的鑒定、銷毀每個環(huán)節(jié)都做到有章可循。進一步明確檔案管理負責人，兼職、專職檔案工作人員的崗位職責，并對電子檔案管理各個環(huán)節(jié)的工作程序進行定期和不定期的督查和考評。發(fā)現(xiàn)問題，及時整改，確保各項制度的落實。制定科學、合理及符合工作實際的統(tǒng)一的歸檔電子文件及電子檔案的基本結構標準，為全面實施電子文件歸檔及電子檔案效用管理奠定基礎。

三是強化對電子檔案所依賴的計算機軟硬件和儲存環(huán)境的建設與基礎檔案的電子化管理。首先要從實際需要和長遠發(fā)展為出發(fā)點，引進適合當前工作特點，操作便捷的檔案管理軟件，組織專業(yè)技術人員及時對新產(chǎn)生的歸檔文件及相關資料進行電子化處理，并遵循固定的標準格式對圖片、照片音頻視屏材料以磁盤和光盤進行鑒定分類、著錄標引、信息組織、系統(tǒng)設計、已有格式的轉(zhuǎn)換、最后統(tǒng)一納入電子檔案的管理模式。對以往的各類檔案資料盡快通過掃描，數(shù)碼攝錄等方式進行電子化處理，以磁盤、光盤為介質(zhì)的形式進行歸檔，并分門別類的進行著錄編目，設定查閱權限、保密級別和編碼存執(zhí)。采用性能穩(wěn)定、功能齊全的硬件設備，營建適合磁光介質(zhì)保存環(huán)境，強化防磁、防火、防病毒設施的完善與維護，保證電子檔案載體和貯存介質(zhì)的安全穩(wěn)定。確保內(nèi)部網(wǎng)絡環(huán)境的安全，加強權限管理，通過安全認證、數(shù)據(jù)加密、信息隱藏等數(shù)據(jù)確保電子檔案在傳輸和查閱過程中的安全。

四是強化電子檔案信息的安全管理。設置分級管理權限，杜絕非法訪問和隨意刪改等情況發(fā)生，確保檔案信息的原始性與真實性。建立重要電子檔案數(shù)據(jù)異地備份、事故應急系統(tǒng)和災難性恢復系統(tǒng)，制定應急管理機制，保證計算機系統(tǒng)發(fā)生災難性故障時檔案數(shù)據(jù)庫信息的恢復。提高認識，增強對電子文件的保密觀念，充分認識到新形式下保密工作的緊迫性和嚴峻性。強化對保密操作規(guī)程和加密技術的應用。進一步建立和完善檔案保密的規(guī)章制度，使電子檔案保密工作有規(guī)可依、有章可循。加強電子檔案安全保密的科普宣傳、保密觀念教育、保密技術教育。定期組織檔案工作人員和計算機、網(wǎng)絡系統(tǒng)的技術支持人員，學習安全保密技術知識，了解泄密的原理及預防辦法，提高安全保密技術技能，掌握和使用最新的防竊密技術，嚴防電子檔案泄密事件的發(fā)生。

五是重視和加強檔案管理人員的培養(yǎng)。努力推動檔案人員知識結構的變革，通過多途徑、多層次的培訓教育，使電子檔案管理工作者成為不僅具備檔案專業(yè)知識及相關的管理知識，又能掌握諸如數(shù)字化技術、信息存貯技術、數(shù)據(jù)庫技術、網(wǎng)絡通迅技術等技術。同時還具有一定的信息處理、分析、利用能力的復合型人才，能夠勝任電子檔案的建設、運行、管理及維護等各方面的工作。