基層央行會(huì)計(jì)檔案管理存在的問(wèn)題和對(duì)策

【摘要】近年來(lái)，隨著基層人民銀行會(huì)計(jì)工作整體水平的不斷提高，會(huì)計(jì)檔案管理工作得到了明顯加強(qiáng)，檔案的查證、依據(jù)和史料作用發(fā)揮更加突出。但是，當(dāng)前基層人民銀行會(huì)計(jì)檔案管理中仍存在資源消耗大、歸檔不及時(shí)、磁介質(zhì)失效等問(wèn)題，亟待進(jìn)一步規(guī)范和解決。本文通過(guò)對(duì)當(dāng)前基層央行會(huì)計(jì)檔案管理工作的實(shí)際情況進(jìn)行分析，針對(duì)會(huì)計(jì)檔案的形成、管理、運(yùn)用等方面存在的問(wèn)題，提出改進(jìn)建議。

【關(guān)鍵詞】基層央行 會(huì)計(jì)檔案管理 對(duì)策建議

會(huì)計(jì)檔案作為央行會(huì)計(jì)信息的保存載體，是記錄和反映人民銀行各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的會(huì)計(jì)史料，其憑證依據(jù)性很強(qiáng)，不僅是經(jīng)濟(jì)金融決策的重要依據(jù)，而且對(duì)保護(hù)央行財(cái)產(chǎn)、執(zhí)行央行財(cái)經(jīng)紀(jì)律起到監(jiān)督作用。因其具有較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)性、廣泛性和嚴(yán)密性，因此，對(duì)其加強(qiáng)管理非常必要。然而，在長(zhǎng)期以來(lái)的會(huì)計(jì)工作實(shí)踐中，基層央行往往只注重日常的會(huì)計(jì)核算工作，對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理這一會(huì)計(jì)管理的最后環(huán)節(jié)，往往容易被忽視，形成會(huì)計(jì)管理工作的一個(gè)薄弱環(huán)節(jié)，直接影響了會(huì)計(jì)管理工作的質(zhì)量和水平。且隨著央行會(huì)計(jì)（營(yíng)業(yè)）、國(guó)庫(kù)、貨幣金銀等部門(mén)核算業(yè)務(wù)的不斷系統(tǒng)化、集中化、電子化發(fā)展，目前央行會(huì)計(jì)檔案管理已不能適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展的需要，實(shí)際操作中暴露出諸多問(wèn)題，亟待進(jìn)一步規(guī)范和解決。

一、當(dāng)前基層央行會(huì)計(jì)檔案管理現(xiàn)狀

由于人民銀行會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)分散，按會(huì)計(jì)資料形成部門(mén)，人民銀行會(huì)計(jì)檔案包括營(yíng)業(yè)會(huì)計(jì)檔案、國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)檔案、發(fā)行會(huì)計(jì)檔案、經(jīng)費(fèi)會(huì)計(jì)檔案、基建會(huì)計(jì)檔案等。受當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)、單位環(huán)境、設(shè)備配置、人員素質(zhì)等因素影響，目前，基層央行會(huì)計(jì)檔案管理具有多元化、動(dòng)態(tài)化的模式特征。主要分為以下幾種管理模式：

（一）會(huì)計(jì)檔案集中統(tǒng)一管理

即建立中心支行綜合檔案室，由中心支行檔案管理部門(mén)對(duì)本單位所有檔案（含會(huì)計(jì)檔案）實(shí)行集中統(tǒng)一管理。央行會(huì)計(jì)集中核算系統(tǒng)產(chǎn)生的所有會(huì)計(jì)資料（包括中心支行核算中心、專(zhuān)柜和縣支行網(wǎng)點(diǎn)柜產(chǎn)生的資料）和中心支行國(guó)庫(kù)部門(mén)的會(huì)計(jì)憑證、賬表、清單、系統(tǒng)工作日志等會(huì)計(jì)資料經(jīng)事后監(jiān)督中心監(jiān)督完畢后，由事后監(jiān)督中心負(fù)責(zé)定期裝訂、歸檔，并辦理日常會(huì)計(jì)檔案查詢和保管，期滿后于中心支行綜合檔案管理部門(mén)移交等事宜。

（二）會(huì)計(jì)檔案分級(jí)管理

即在央行系統(tǒng)內(nèi)對(duì)會(huì)計(jì)檔案實(shí)行分級(jí)管理，即中心支行、縣級(jí)支行會(huì)計(jì)核算資料經(jīng)中心支行事后監(jiān)督中心監(jiān)督后，形成的會(huì)計(jì)檔案仍返歸各級(jí)行檔案部門(mén)自行保管，由其負(fù)責(zé)歸檔、查詢等后續(xù)管理工作。

（三）會(huì)計(jì)檔案分散管理

即由各級(jí)行的會(huì)計(jì)、國(guó)庫(kù)、營(yíng)業(yè)、發(fā)行等部門(mén)對(duì)自身業(yè)務(wù)核算形成的會(huì)計(jì)檔案自行進(jìn)行管理。

目前基層央行會(huì)計(jì)檔案管理多為適當(dāng)集中的分級(jí)管理模式。即營(yíng)業(yè)會(huì)計(jì)檔案、中心支行國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)檔案集中到中心支行事后監(jiān)督中心，由其保管或定期移交中心支行綜合檔案室。發(fā)行會(huì)計(jì)檔案及縣級(jí)國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)檔案經(jīng)事后監(jiān)督中心監(jiān)督完畢后，返還至貨幣金銀部門(mén)或縣支行，由其自行保管，而經(jīng)費(fèi)會(huì)計(jì)檔案和基建會(huì)計(jì)檔案則由負(fù)責(zé)核算部門(mén)保管。

二、會(huì)計(jì)檔案管理工作中存在的問(wèn)題

（一）檔案管理意識(shí)淡薄

各業(yè)務(wù)部門(mén)只重視業(yè)務(wù)不出問(wèn)題，忽略了會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)在會(huì)計(jì)檔案形成過(guò)程中的各個(gè)環(huán)節(jié)。在實(shí)際工作中，會(huì)計(jì)人員對(duì)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)非常熟練，經(jīng)常參加會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，但對(duì)檔案知識(shí)，特別是對(duì)會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化管理知之甚少，也沒(méi)有參加過(guò)會(huì)計(jì)檔案管理的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，造成會(huì)計(jì)檔案管理質(zhì)量不高，達(dá)不到規(guī)范化管理要求。

（二）會(huì)計(jì)檔案管理制度不健全

《中國(guó)人民銀行會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定》只是一個(gè)指導(dǎo)性的管理規(guī)定，不少基層行沒(méi)有制定實(shí)施細(xì)則，沒(méi)有制定較為完善的會(huì)計(jì)立卷、歸檔、保管等制度，對(duì)會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍、歸檔時(shí)間、整理標(biāo)準(zhǔn)、移交等問(wèn)題沒(méi)有作出具體的可操作性強(qiáng)的規(guī)定，也沒(méi)有把會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化管理納入會(huì)計(jì)人員崗位責(zé)任制中。

（三）會(huì)計(jì)檔案歸檔不及時(shí)

部分重要業(yè)務(wù)科室的會(huì)計(jì)檔案沒(méi)有及時(shí)整理、裝訂、歸檔，而是放置在各職能科室?？陀^上講，會(huì)計(jì)檔案放置在職能科室方便查閱利用，而歸入檔案室保管會(huì)給調(diào)閱利用造成一些不便。但會(huì)計(jì)檔案不及時(shí)歸檔，一方面不符合會(huì)計(jì)檔案法規(guī)定要求，另一方面，由于缺乏專(zhuān)業(yè)保管條件和專(zhuān)職保管人員，容易出現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案遺漏和丟失的現(xiàn)象。

（四）管理分散，安全隱患較大

有的行雖然建立了統(tǒng)一的檔案保管庫(kù)，但沒(méi)有實(shí)行真正意義上的集中統(tǒng)一管理，而是在檔案保管庫(kù)指定各部門(mén)擺放會(huì)計(jì)檔案的位置，會(huì)計(jì)檔案仍由各部門(mén)指定人員保管。由于各部門(mén)會(huì)計(jì)檔案保管員同時(shí)擁有單位統(tǒng)一檔案保管庫(kù)的鑰匙，進(jìn)出檔案保管庫(kù)不受任何限制，管理不嚴(yán)謹(jǐn)，很容易使會(huì)計(jì)檔案存在遺失風(fēng)險(xiǎn)；有的行會(huì)計(jì)檔案由各部門(mén)自行保管，由于沒(méi)有單獨(dú)的檔案庫(kù)房和充足的檔案柜存放，辦公室哪里有鐵皮柜就往哪里放，隨意性很強(qiáng)，加之相關(guān)人員頻繁往來(lái)，環(huán)境嘈雜，十分不利于檔案的安全保管。

（五）紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案與存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)檔案沒(méi)有同步歸檔

《中國(guó)人民銀行會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定》規(guī)定：會(huì)計(jì)檔案可采用紙、磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)、縮微膠片等方便實(shí)用、易于保管的介質(zhì)保存，磁盤(pán)保存的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)半年檢查并復(fù)制一次，磁帶保管的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)一年檢查并復(fù)制一次，光盤(pán)、縮微膠片保存的檔案每?jī)赡隀z查并復(fù)制一次。然而，在實(shí)際工作中，基層行形成的大量磁介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案基本上由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員保管，有的機(jī)構(gòu)未配備防磁柜，而將磁介質(zhì)檔案隨意放置在普通檔案柜中，更不用說(shuō)及時(shí)對(duì)破損、變質(zhì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行復(fù)制、修復(fù)或其他技術(shù)處理，存在所備份數(shù)據(jù)無(wú)法恢復(fù)業(yè)務(wù)的可能性。有的未按規(guī)定期限保管磁介質(zhì)檔案，不符合“統(tǒng)一會(huì)計(jì)檔案以不同介質(zhì)保存時(shí)，保管期限應(yīng)該一致”的管理要求。

（六）監(jiān)督檢查不到位，不規(guī)范操作得不到糾正

在會(huì)計(jì)工作檢查中，檢查單位或部門(mén)往往只注重會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)規(guī)范的檢查，對(duì)會(huì)計(jì)檔案的檢查僅限于檔案登記簿的登記保管和檔案的裝訂整理等，對(duì)于檔案歸類(lèi)的正確性、入檔的及時(shí)性和全面性以及安全性等檢查較少，使會(huì)計(jì)檔案處于“失控”狀態(tài)。

三、加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理的措施與建議

（一）制訂完善會(huì)計(jì)檔案管理制度，確保檔案規(guī)范化管理

根據(jù)現(xiàn)行的《中國(guó)人民銀行會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定》，制定《會(huì)計(jì)檔案歸檔整理實(shí)施細(xì)則》，統(tǒng)一指導(dǎo)會(huì)計(jì)（營(yíng)業(yè)）、國(guó)庫(kù)、貨幣金銀業(yè)務(wù)會(huì)計(jì)資料的收集、整理和歸檔，統(tǒng)一央行會(huì)計(jì)檔案的歸檔類(lèi)別、編號(hào)方法、保管期限等。同時(shí)，整合現(xiàn)有各部門(mén)會(huì)計(jì)檔案管理制度，使各基層行之間、同一基層行各業(yè)務(wù)部門(mén)之間的會(huì)計(jì)（營(yíng)業(yè)）、國(guó)庫(kù)、貨幣金銀會(huì)計(jì)檔案歸檔類(lèi)別、編號(hào)方法及同類(lèi)會(huì)計(jì)檔案保管期限達(dá)到一致，進(jìn)一步規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理。

（二）實(shí)行會(huì)計(jì)檔案集中統(tǒng)一管理，防范安全隱患

把各部門(mén)的會(huì)計(jì)檔案集中移交到檔案保管庫(kù)，由本行綜合檔案管理部門(mén)統(tǒng)一管理，既可以減少會(huì)計(jì)檔案在部門(mén)人員中經(jīng)常移交的煩瑣手續(xù)，又可以使檔案部門(mén)嚴(yán)密保管好會(huì)計(jì)檔案，做到“防火”、“防蟲(chóng)”、“防鼠”、“防塵”等“十防”，這樣一來(lái)，既便于檔案的庫(kù)房管理，又確保了檔案的安全完整。

（三）加強(qiáng)會(huì)計(jì)人員崗位培訓(xùn)，提高會(huì)計(jì)檔案案卷質(zhì)量

會(huì)計(jì)人員是會(huì)計(jì)檔案整理的第一責(zé)任人，會(huì)計(jì)人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化整理的熟知、熟練程度，決定了會(huì)計(jì)檔案質(zhì)量的高低。因此，必須將會(huì)計(jì)檔案管理及操作技能的培訓(xùn)納入會(huì)計(jì)人員上崗前的培訓(xùn)。同時(shí)，檔案管理部門(mén)和業(yè)務(wù)部門(mén)要聯(lián)合起來(lái)，組織會(huì)計(jì)人員學(xué)習(xí)有關(guān)檔案管理制度，聘請(qǐng)專(zhuān)家為會(huì)計(jì)人員授課，使每位會(huì)計(jì)人員認(rèn)識(shí)到會(huì)計(jì)檔案和會(huì)計(jì)檔案管理的重要性，并熟練掌握會(huì)計(jì)檔案管理的基本知識(shí)與操作技能，進(jìn)而從源頭上做好會(huì)計(jì)檔案的整理規(guī)范工作。

（四）加大對(duì)會(huì)計(jì)檔案的檢查力度，堵塞管理中存在的薄弱環(huán)節(jié)

在各項(xiàng)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)檢查中，要將會(huì)計(jì)檔案的規(guī)范化管理納入檢查范圍，加大對(duì)會(huì)計(jì)工作的整體性和連續(xù)性的檢查和監(jiān)督。同時(shí)，應(yīng)把會(huì)計(jì)檔案管理工作納入單位年度考核之中，與其他工作一樣定獎(jiǎng)懲。