淺議高校設(shè)備采購的合同管理

一、高校采購合同管理的含義和現(xiàn)狀

（一）高校采購合同管理的含義

合同是平等主體的自然人、法人、其他組織之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。合同一經(jīng)簽訂，只要其合法、有效，即具有法律約束力，合同雙方的權(quán)利和義務(wù)就被限制在合同上。

高校設(shè)備合同管理是指高校對(duì)合同進(jìn)行依法訂立、履行、變更、解除、轉(zhuǎn)讓、終止以及審查、監(jiān)督、控制等一系列行為的總稱。通過審查、監(jiān)督、控制等合同管理的手段對(duì)合同的訂立、履行、變更、解除、轉(zhuǎn)讓、終止等內(nèi)容進(jìn)行管理。合同管理是全過程的、系統(tǒng)性的、動(dòng)態(tài)性的。加強(qiáng)高校設(shè)備采購合同管理，利于保持設(shè)備采購各個(gè)環(huán)節(jié)相互銜接，規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，有利于保證設(shè)備采購計(jì)劃順利完成，從而滿足高校的資源配置。

（二）高校設(shè)備采購合同管理的現(xiàn)狀

1.合同管理機(jī)構(gòu)不健全。部分高校沒有專門的合同管理機(jī)構(gòu)和人員，合同管理的整體協(xié)調(diào)性較差，對(duì)合同執(zhí)行的監(jiān)督、審核以及審計(jì)能力較弱。目前承擔(dān)合同管理職能的主要是設(shè)備采購部門，管理部門和執(zhí)行部門未能完全分開，缺乏相互牽制和制衡。

2.合同信息共享性差。合同管理需多部門協(xié)同開展，現(xiàn)實(shí)中，各部門只根據(jù)需要建檔或者未作記錄，缺乏一個(gè)統(tǒng)一查詢信息的平臺(tái)，合同執(zhí)行進(jìn)度不清晰，而各部門建檔的信息也沒有標(biāo)準(zhǔn)化，合同管理信息共享性差，導(dǎo)致很難及時(shí)發(fā)現(xiàn)采購存在的問題。

3.合同簽訂不符合法律規(guī)定。合同主體不符合法律規(guī)定。合同當(dāng)事人主體合法，是合同得以有效成立的前提條件之一；合同簽訂程序不符合法律規(guī)定，招標(biāo)程序不符合法定程序所簽訂的合同無效。

4.合同文本不規(guī)范。合同文字不嚴(yán)謹(jǐn)、不確切，用詞不準(zhǔn)確容易發(fā)生歧義和誤解，導(dǎo)致合同難以履行或容易引起爭(zhēng)議；合同條款不全面或自相矛盾，容易導(dǎo)致合同糾紛。如有的合同未明確合同雙方違約應(yīng)承擔(dān)的具體責(zé)任，未對(duì)違約金數(shù)額、支付方式和時(shí)間進(jìn)行約定，易產(chǎn)生合同糾紛。

5.合同變更不規(guī)范。合同變更的目的是通過對(duì)原合同進(jìn)行修改，保障合同更好履行和目標(biāo)實(shí)現(xiàn)?，F(xiàn)實(shí)中，合同管理部門缺乏合同變更的意識(shí)，未及時(shí)進(jìn)行合同變更和簽訂補(bǔ)充協(xié)議或變更協(xié)議，導(dǎo)致合同糾紛。

6.合同質(zhì)保事項(xiàng)的管理較弱。在合同履約過程中，部分高校對(duì)交貨期沒有進(jìn)行嚴(yán)格控制，對(duì)一些無故逾期交貨的供貨商沒有追究違約責(zé)任；質(zhì)保期內(nèi)，沒有專人負(fù)責(zé)對(duì)購入設(shè)備的維護(hù)及保養(yǎng)進(jìn)行跟蹤管理；質(zhì)保期滿后退還質(zhì)保金時(shí)，沒有嚴(yán)格核實(shí)供貨商是否按照合同約定盡到供貨商應(yīng)盡的責(zé)任和義務(wù)。

7.合同資料保管不全。合同及相關(guān)鑒證資料是合同履行過程中責(zé)任劃分的有效依據(jù)，有的合同管理人員對(duì)此并不重視，致使有些資料未妥善保管和交接，造成資料遺失，從而致使發(fā)生糾紛時(shí)，無法舉證而敗訴。

8.對(duì)驗(yàn)收環(huán)節(jié)重視不夠。有的高校沒有嚴(yán)格按照合同約定進(jìn)行驗(yàn)收工作，特別是對(duì)于大宗或大型設(shè)備的購置驗(yàn)收工作不嚴(yán)謹(jǐn)，導(dǎo)致驗(yàn)收人員對(duì)不合格物資出具驗(yàn)收合格的驗(yàn)收單，由此給高校造成了損失。

9.索賠管理能力較弱。部分高校未及時(shí)進(jìn)行合同索賠。如：設(shè)備款違約拖欠后既沒有妥善處理，也沒有因拖欠事宜訴諸法律，直至起訴時(shí)才發(fā)現(xiàn)已超過了兩年的訴訟時(shí)效，無法挽回?fù)p失。超過了訴訟時(shí)效等于放棄債權(quán)主張，等于權(quán)利人放棄了勝訴權(quán)。

二、高校采購合同的“全過程”管理

（一）合同簽約前的管理

1.健全合同管理部門。建立和健全采購合同管理的機(jī)構(gòu)，是加強(qiáng)采購合同管理的組織保證。高校應(yīng)成立或指定專門的合同管理部門，配備專職或兼職合同管理人員，統(tǒng)一組織本單位采購合同的管理工作。

2.加強(qiáng)采購項(xiàng)目的立項(xiàng)與可行性分析。可行性分析是通過對(duì)采購項(xiàng)目的主要內(nèi)容和配套條件，如用戶需求、資源供應(yīng)、設(shè)備選型、環(huán)境影響、資金籌措等，從預(yù)期、經(jīng)濟(jì)、成果等方面進(jìn)行調(diào)查研究和分析比較，并對(duì)設(shè)備采購后以后可能取得的經(jīng)濟(jì)效益及社會(huì)效益等進(jìn)行預(yù)測(cè)，從而提出該設(shè)備是否值得購買的咨詢意見。職能部門應(yīng)該對(duì)大型設(shè)備購置論證的要點(diǎn)提出指導(dǎo)意見。

3.健全合同管理的相關(guān)內(nèi)部控制制度。對(duì)高校合同管理存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行排查，檢查高校的采購合同管理是否設(shè)置完善的內(nèi)部控制和管理流程，健全工作以下制度：（1）工作責(zé)任制度。具體規(guī)定合同管理部門和人員的職責(zé)和權(quán)限，明確用戶與采購崗位分離，訂立合同與合同驗(yàn)收崗位分離，監(jiān)督與驗(yàn)收崗位分離。（2）授權(quán)審批制度。合同簽訂應(yīng)按照審批權(quán)限，審批后訂立。簽訂合同一律由法定代表人或有書面授權(quán)委托的授權(quán)代理人簽訂，授權(quán)代理人或復(fù)代理人在規(guī)定的權(quán)限、范圍、期限內(nèi)簽訂合同。（3）合同審查制度，規(guī)定合同管理有關(guān)部門在合同審查中的職責(zé)、程序、內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)、時(shí)限，從而保證合同正確簽訂履行。如對(duì)合同主體資信審查和對(duì)合同文本進(jìn)行審查。（4）法律顧問審查制度。高校簽訂合同，必須通過法律顧問依據(jù)法律規(guī)定進(jìn)行審查，以規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)高校的合法權(quán)益。

（二）合同簽約過程的管理

1.審查合同主體資格。主要審查：（1）供貨商資信，查閱供貨商《營(yíng)業(yè)執(zhí)照》，看合同標(biāo)的是否超出經(jīng)營(yíng)范圍，如果采購標(biāo)的物為特種設(shè)備的，需要對(duì)方提供特種設(shè)備制造或者經(jīng)銷許可證等。（2）供貨商履約能力，對(duì)供貨商的經(jīng)營(yíng)狀況、注冊(cè)資本、銀行資信、資產(chǎn)負(fù)債等情況進(jìn)行審核。查看供貨商的信用情況、是否存在惡意投標(biāo)歷史和不良行為記錄等。（3）簽約人資格，確定簽約人是否具有法定代表人資格或合法授權(quán)，審查委托代理人資格是否真實(shí)、合法、手續(xù)是否齊全。

2.審查采購合同的內(nèi)容。主要審查：（1）標(biāo)的物、數(shù)量、質(zhì)量條款。核對(duì)設(shè)備名稱、技術(shù)參數(shù)是否填寫正確，是否和標(biāo)書及承諾書一致；保修期、技術(shù)培訓(xùn)是否與標(biāo)書一致；質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)條款中采用國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的，要寫明標(biāo)準(zhǔn)名稱、代號(hào)或編號(hào)。（2）標(biāo)的物交貨方式。核對(duì)到貨時(shí)間、付款條件及方式是否和招標(biāo)或談判一致，以明確界定貨物風(fēng)險(xiǎn)的承擔(dān)人。（3）價(jià)款的支付方式。價(jià)款的支付與供貨進(jìn)度相匹配，避免預(yù)付貨款，減少支付風(fēng)險(xiǎn)。明確裝卸費(fèi)用等間接費(fèi)用的支付方。（4）違約責(zé)任條款。明確合同雙方的違約責(zé)任和懲罰措施，明確罰金的具體計(jì)算方法、設(shè)定解除合同的條款，在出現(xiàn)合同糾紛時(shí)，根據(jù)違約責(zé)任約定妥善解決相關(guān)分歧，避免出現(xiàn)訴訟。（5）合同爭(zhēng)議解決方式。方式一般有提請(qǐng)人民法院訴訟解決和提交仲裁機(jī)關(guān)仲裁。（6）合同附件。附件應(yīng)在合同正式文本中提及，并應(yīng)視為合同的組成部分，附件同樣需要經(jīng)過雙方簽字或蓋章確認(rèn)，它與合同正文有同樣的法律效用。

3.審查采購合同的文本。主要審查：（1）文字表述。合同的文字應(yīng)表述清晰，嚴(yán)格準(zhǔn)確，避免使用有模棱兩可的詞匯。合同書的內(nèi)容不能隨意涂改，要保證內(nèi)容的嚴(yán)肅性和真實(shí)性。（2）合同章。查看合同簽訂名稱是否與合同專用章一致。核對(duì)供貨商蓋章名稱是否規(guī)范，是否和提供的資質(zhì)材料一致，聯(lián)系方式是否正確。

（三）合同履約過程的管理

1.合同的進(jìn)度控制。高校要對(duì)采購合同流程進(jìn)行梳理、優(yōu)化，對(duì)每一進(jìn)度跟蹤檢查。合同管理的基本流程為：根據(jù)招標(biāo)或談判結(jié)果草擬合同→提交審核簽訂合同（進(jìn)口設(shè)備還需簽訂委托進(jìn)口代理協(xié)議書）→執(zhí)行合同中的條款（進(jìn)口設(shè)備還需辦理免稅申報(bào)手續(xù)，辦理商檢證明等）→貨物驗(yàn)收→固定資產(chǎn)建賬和財(cái)務(wù)結(jié)算→保修維護(hù)等。上述進(jìn)度要執(zhí)行有效的報(bào)告制度，定期或不定期分析合同執(zhí)行情況。通過管理信息系統(tǒng)進(jìn)行權(quán)限分配，各項(xiàng)任務(wù)的工作事項(xiàng)和進(jìn)度一目了然，用戶可以隨時(shí)查詢到合同執(zhí)行的詳細(xì)狀態(tài)，從而進(jìn)行有效管理，提高效率。

2.貨物的驗(yàn)收管理。嚴(yán)格依據(jù)合同對(duì)貨物進(jìn)行全面驗(yàn)收，對(duì)標(biāo)的物的質(zhì)量把關(guān)。（1）設(shè)備開箱檢驗(yàn)。進(jìn)口設(shè)備需由商檢部門、設(shè)備管理部門、用戶、供貨商同時(shí)進(jìn)行開箱檢驗(yàn)，重點(diǎn)檢查設(shè)備整體外包裝是否完整，設(shè)備型號(hào)是否相符，數(shù)量是否真確，檢查設(shè)備的插座是否符合中國(guó)制式，說明書及其警示標(biāo)識(shí)是否齊全等。（2）安裝調(diào)試和初驗(yàn)。安裝調(diào)試由供貨商根據(jù)合同規(guī)定負(fù)責(zé)完成。特殊設(shè)備還需由質(zhì)監(jiān)技術(shù)部門對(duì)設(shè)備的安全性和可靠性進(jìn)行測(cè)試。（3）設(shè)備驗(yàn)收。用戶試運(yùn)行后一段時(shí)間，設(shè)備的整機(jī)性能穩(wěn)定后，可以申請(qǐng)組織資產(chǎn)管理部門、監(jiān)審部門和財(cái)務(wù)部門進(jìn)行設(shè)備驗(yàn)收，大型設(shè)備的驗(yàn)收還需要聘請(qǐng)校內(nèi)外專家組成專家組。驗(yàn)收要核驗(yàn)設(shè)備能否符合投標(biāo)文件所承諾的技術(shù)和功能要求，對(duì)設(shè)備的質(zhì)量，包括對(duì)設(shè)備技術(shù)性能指標(biāo)進(jìn)行評(píng)價(jià)，出具驗(yàn)收結(jié)論。（4）設(shè)備建賬。驗(yàn)收后，資產(chǎn)、財(cái)務(wù)部門依據(jù)合同檢查驗(yàn)收單、商檢合格證明和海關(guān)報(bào)關(guān)手續(xù)等資料后建賬。合格證、保修卡、操作手冊(cè)、使用指南、維修手冊(cè)等資料由用戶妥善保存。

3.貨款支付管理。（1）資金支付嚴(yán)格執(zhí)行預(yù)算管理。嚴(yán)格高校采購預(yù)算管理和采購計(jì)劃審批，杜絕無預(yù)算、無資金、無計(jì)劃的設(shè)備購置和超預(yù)算的設(shè)備購置。（2）執(zhí)行采購保證金制度。嚴(yán)格執(zhí)行采購項(xiàng)目開標(biāo)前的投標(biāo)保證金，采購合同執(zhí)行中的履約保證金和采購?fù)戤吅蟮馁|(zhì)保金制度；跟蹤核實(shí)在質(zhì)保期內(nèi)，供貨商是否根據(jù)合同約定對(duì)設(shè)備進(jìn)行維護(hù)及保養(yǎng)；對(duì)各合同的保證金建立記錄表、匯總表、反饋表等，使用經(jīng)濟(jì)手段強(qiáng)化合同執(zhí)行力度。（3）嚴(yán)格付款流程。價(jià)款支付應(yīng)嚴(yán)格審核，堅(jiān)持驗(yàn)收后付款；價(jià)款支付嚴(yán)格按照經(jīng)費(fèi)審批流程，杜絕超審批權(quán)限的付款。

4.合同變更管理。合同變更指對(duì)原合同內(nèi)容的修改和變化。引起變更的原因有多種，如更改所購設(shè)備型號(hào)、供貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。變更是引起雙方爭(zhēng)議和產(chǎn)生風(fēng)險(xiǎn)的主要原因之一，必須引起合同雙方的重視。在合同執(zhí)行過程中若出現(xiàn)合同變更，應(yīng)本著解決問題和規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的態(tài)度，首先通過協(xié)商，針對(duì)不同情況，采取不同的變更措施，盡量減少變更的風(fēng)險(xiǎn)。合同變更后及時(shí)出具變更協(xié)議作為合同附件，此附件與主合同一樣具有法律效率。

5.合同索賠管理。（1）索賠制度是對(duì)合同主體合法權(quán)益的確認(rèn)及保護(hù)，當(dāng)事人的索賠請(qǐng)求是以合同條款或法律規(guī)定為依據(jù)的，缺乏權(quán)利依據(jù)不能得到賠償。高校在提請(qǐng)索賠時(shí)，需要提供充分的證據(jù)、包括法律依據(jù)、事實(shí)依據(jù)、在規(guī)定的期限內(nèi)，按照一定的程序，提交與索賠事項(xiàng)相關(guān)的證明文件和事實(shí)證據(jù)。避免因?yàn)樗髻r程序瑕疵，不能取得賠償或不能取得充分賠償。（2）采購合同的糾紛處理方法包括協(xié)商、調(diào)解、仲裁和訴訟，根據(jù)糾紛的大小來決定處理方式。

（四）合同收尾管理

1.合同的履約檢查。通過將履行情況與合同約定情況相比較，找出未盡事宜，及時(shí)采取補(bǔ)救措施。主要檢查是否按合同約定方法、時(shí)間、地點(diǎn)進(jìn)行了標(biāo)地物交付；看價(jià)款或酬金支付是否嚴(yán)格遵守合同規(guī)定，是否有逾期現(xiàn)象；看貨物包裝是否符合合同要求；如發(fā)生違約或糾紛是否追究對(duì)方單位的違約責(zé)任，糾紛發(fā)生后是否按合同約定方式或法律法規(guī)方式解決。如需向人民法院起訴或向仲裁機(jī)構(gòu)申請(qǐng)仲裁，是否在有效期內(nèi)辦理起訴或申請(qǐng)仲裁手續(xù)。

2.合同檔案管理。采購合同是高校檔案的重要組成部分，對(duì)在維護(hù)高校合法權(quán)益方面有著重要作用。各高校要建立合同存檔管理制度，加強(qiáng)合同存檔管理的信息化管理，避免合同丟失和合同提取不便；確保存檔合同印章、字跡清楚，做好借出收回記錄；對(duì)存檔合同進(jìn)行分類，方便查找。同時(shí)，合同管理部門應(yīng)對(duì)合同并分類統(tǒng)計(jì)，準(zhǔn)確掌握合同業(yè)務(wù)量的基本信息，分析相關(guān)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，從而針對(duì)性地開展履行監(jiān)督和檢查工作，及時(shí)總結(jié)合同管理中的經(jīng)驗(yàn)，提高合同管理水平。

總之，設(shè)備采購合同是保證設(shè)備采購的質(zhì)量、進(jìn)度和售后服務(wù)等符合用戶要求的基礎(chǔ)性文件，高校合同管理不再是簡(jiǎn)單的要約、承諾、簽約等內(nèi)容，而是全方位的、系統(tǒng)性的、動(dòng)態(tài)性的管理，涉及效益、風(fēng)險(xiǎn)和技術(shù)等多個(gè)方面，是全過程的管理。

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