中小學(xué)檔案實(shí)現(xiàn)電子化管理的思考

摘要：電子信息技術(shù)的飛速發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用領(lǐng)域越來越廣，計(jì)算機(jī)早已告別X86，雙核，四核，多核CPU被廣泛采用，存儲也從M、G發(fā)展為今天的TB級別，云存儲技術(shù)正在研發(fā)和廣泛應(yīng)用，高速度、大容量、云存儲技術(shù)等對于中小學(xué)檔案電子化管理提供了良好的硬件環(huán)境和技術(shù)空間。研究中小學(xué)檔案電子化管理，妥善保管應(yīng)用好中小學(xué)檔案，對于做好中小學(xué)教育工作，切實(shí)控制好流失生工作具有十分重要的意義。

關(guān)鍵詞：檔案管理；資金投入；電子化

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：1674-0432（2012）-09-0269-1

0 前言

按照國家教委要求，對于中小學(xué)檔案管理工作要納入學(xué)校工作計(jì)劃和規(guī)劃、納入管理制度、納入有關(guān)部門的職責(zé)范圍和有關(guān)人員崗位責(zé)任制。在布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收各項(xiàng)工作時，要同步做好驗(yàn)收檔案工作，這是對中小學(xué)檔案管理的基本要求。國家對于檔案管理要求做到庫房應(yīng)有防盜、防火、防塵、防潮、防鼠、防蟲、防強(qiáng)光、防高溫等設(shè)施。公開數(shù)據(jù)顯示截至2010年底全國共有中小學(xué)校30萬所，在校生總數(shù)大約15676.9萬人。如此眾多的中小學(xué)校和中小學(xué)生，做好檔案管理工作任務(wù)是十分艱巨的，況且中小學(xué)生一般在校6年或3年，每隔6年、3年就要更新一批，如何管理好這些檔案資料確實(shí)是一件令人頭疼的大問題。

1 中小學(xué)檔案管理存在的問題

中小學(xué)檔案管理工作存在的問題比較多，大致可以歸納為以下幾種情況：

一是領(lǐng)導(dǎo)重視不夠。中小學(xué)檔案管理最為突出的問題是一些中小學(xué)領(lǐng)導(dǎo)只重視教學(xué)，重視升學(xué)率，重視本校學(xué)生有幾個考入名牌大學(xué)。抓教學(xué)滿腔熱情，抓升學(xué)率不遺余力，抓起檔案管理往往是蜻蜓點(diǎn)水，淺嘗輒止。個別領(lǐng)導(dǎo)口頭重視中小學(xué)檔案管理，實(shí)際工作中對檔案管理工作漠不關(guān)心，在工作上口頭支持比較多，實(shí)際工作抓的少。往往出現(xiàn)檔案管理工作無人問津，更有甚者，一些偏遠(yuǎn)農(nóng)村中小學(xué)校連檔案室都沒有，學(xué)籍檔案管理全靠班主任老師。學(xué)生畢業(yè)后檔案也就不知所蹤。

二是中小學(xué)檔案管理工作不規(guī)范。國家教委《關(guān)于普通高等學(xué)校檔案管理辦法》對普通高等學(xué)校檔案管理工作作出了明文規(guī)定，對中小學(xué)檔案管理目前沒有硬性規(guī)定，只是各省市、自治區(qū)教育行政部門對做好中小學(xué)教師業(yè)務(wù)檔案信息收集工作下發(fā)文件，對中小學(xué)檔案管理提出過明確的要求，這也是造成中小學(xué)檔案管理工作不規(guī)范的重要原因。

三是中小學(xué)檔案管理資金投入不足。中小學(xué)資金投入不足問題是一個普遍現(xiàn)象，尤其是農(nóng)村中小學(xué)校資金匱乏問題尤為突出。最近媒體報道的湖北麻城3000名學(xué)生背課桌上學(xué)事件充分說明一些中小學(xué)校目前所處的困難狀況。麻城市委書記楊遙在回應(yīng)網(wǎng)友質(zhì)疑中提到，農(nóng)村中小學(xué)校學(xué)生自帶桌椅上學(xué)問題，的確在麻城長期普遍存在，他們也認(rèn)識到必須盡快解決。學(xué)生連上課起碼的課桌都未能妥善解決，何談中小學(xué)檔案管理資金投入？可見資金問題也是困擾中小學(xué)檔案管理工作的重要原因。

2 妥善做好中小學(xué)檔案管理工作對策

妥善做好中小學(xué)檔案管理工作意義重大，在工作中要不斷加大工作力度，采取有力措施不斷加以解決。

2.1 要加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo) 明確責(zé)任

要把中小學(xué)檔案管理工作納入中小學(xué)管理，積極行動起來，切實(shí)把這項(xiàng)工作抓實(shí)抓細(xì)，抓出成效，逐步實(shí)現(xiàn)中小學(xué)檔案數(shù)字化管理，把檔案數(shù)字化管理應(yīng)納入學(xué)校自動化信息管理網(wǎng)絡(luò)，應(yīng)使用檔案管理部門推薦的與本規(guī)范配套的計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)，提高開發(fā)利用檔案信息資源的能力。檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)應(yīng)用軟件的配置環(huán)境，機(jī)種選型要和本單位自動化信息管理網(wǎng)絡(luò)一致。最好盡可能選用容量較大，檔次較高的計(jì)算機(jī)，以保證檔案科學(xué)管理的需要和學(xué)校教育管理信息系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)要求。

2.2 是加大資金投入，滿足中小學(xué)檔案管理數(shù)字化需求

中小學(xué)教育階段是教育體系的重要組成部分，是整個基礎(chǔ)教育的“入口”。做好中小學(xué)教育工作是小康社會建設(shè)的重要目標(biāo)之一，是實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展，解決人才短缺、促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的需要，是滿足人民群眾接受義務(wù)教育的需要。一是需要提高認(rèn)識，增強(qiáng)發(fā)展中小學(xué)教育的責(zé)任感和緊迫感；要優(yōu)化教育資源配置，擴(kuò)大學(xué)校辦學(xué)規(guī)模，提高辦學(xué)水平和效益；要增加投入，多渠道加大對中小學(xué)教育的資金投入；要強(qiáng)化教育培養(yǎng)，大力加強(qiáng)教師隊(duì)伍建設(shè)；要探索創(chuàng)新，進(jìn)一步加強(qiáng)學(xué)校的行政管理、教學(xué)管理和學(xué)生管理工作，使學(xué)校管理制度化、規(guī)范化、系統(tǒng)化、人性化、科學(xué)化。

2.3 動員全社會關(guān)心中小學(xué)教育工作

國家十二五教育發(fā)展規(guī)劃綱要明確提出動員全社會共同關(guān)心支持教育工作，教育振興，全民有責(zé)。各級黨委、政府要動員全社會關(guān)心、支持和參與教育改革和發(fā)展。要切實(shí)保障人民群眾對教育的知情權(quán)、參與權(quán)、表達(dá)權(quán)和監(jiān)督權(quán)，建立完善群眾利益表達(dá)的渠道和建言獻(xiàn)策的平臺。教育行政部門要主動加強(qiáng)與有關(guān)部門和社會各界、新聞媒體的溝通與協(xié)調(diào)，引導(dǎo)鼓勵社會各界更新教育觀、成才觀、用人觀，支持教育改革創(chuàng)新。充分調(diào)動各方面的積極性，形成合力，努力在全社會營造有利于教育發(fā)展的良好局面。支持中小學(xué)教育工作要從我做起，從小事做起，從支持中小學(xué)檔案管理數(shù)字化工作做起，機(jī)關(guān)、部隊(duì)，企事業(yè)單位更新淘汰的計(jì)算機(jī)完全可以好好維修一下免費(fèi)提供給中小學(xué)使用，尤其是農(nóng)村中小學(xué)，有的中小學(xué)甚至連一臺能夠正常工作的計(jì)算機(jī)都沒有，談何實(shí)現(xiàn)中小學(xué)檔案數(shù)字化管理？十三億人口大國，要實(shí)現(xiàn)全國中小學(xué)協(xié)調(diào)發(fā)展，均衡發(fā)展任重道遠(yuǎn)，讓社會各界行動起來，為了孩子，為了未來，為把我們的中小學(xué)辦得更好而努力奮斗。

作者簡介：李季（1976-），女，四平市控制中小學(xué)生流失工作辦公室館員。