提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇探析

摘要：檔案是一種信息資源，記載著生產(chǎn)生活的各種信息，檔案的管理就是對這些信息資料進行管理。檔案管理工作是管理工作的重要組成部分，是文化實力的一種體現(xiàn)。本文主要探索提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇問題。

關(guān)鍵詞：檔案管理；科學(xué)化水平；路徑選擇

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A文章編號：1674-0432（2012）-09-0266-1

檔案產(chǎn)生自人們生產(chǎn)生活的各個環(huán)節(jié)，是一種包括聲音圖像與文字在內(nèi)的原始記錄。檔案資料記載的信息資源不但是對過去的記載，還是對必要信息的保護。檔案管理工作的重要性已經(jīng)被廣泛認知。而現(xiàn)在，隨著計算機技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的普及，各種文字資料增長速度急速增加，資料的記載方式也發(fā)生了重大變革，傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)適應(yīng)不了這種變化。對檔案進行科學(xué)化管理是檔案管理工作的必然發(fā)展趨勢。那如何才能提高方案管理科學(xué)化水平呢？本文將對此作出探析。

1 提高檔案科學(xué)化管理水平的重要意義

1.1 提高檔案科學(xué)化管理水平是時代的需求

檔案的科學(xué)化管理，從本質(zhì)上來講就是以科學(xué)理論為指導(dǎo)，采用科學(xué)的手段對檔案進行管理?，F(xiàn)在，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案已經(jīng)成為了一種重要的信息反饋資源，對于各項決策的調(diào)整與實施有很重要的作用。面對著越來越重要、越來越繁雜的檔案管理工作，提高檔案的科學(xué)管理水平也越來越急迫。

1.2 提高檔案科學(xué)化管理水平是檔案發(fā)展的迫切需求

經(jīng)過了長時間的發(fā)展，我國國家和企業(yè)的檔案管理都日趨完善。檔案管理不論是從管理范圍還是管理類別或者是管理技術(shù)，都取得了很大的發(fā)展。但是與現(xiàn)階段科技信息發(fā)展的速度相比仍有些滯后。存在著管理者素質(zhì)不高、管理手段相對落后、制度不完善等問題。提高檔案的科學(xué)化管理水平是促進檔案管理發(fā)展的迫切需求。

2 提高檔案科學(xué)化管理水平的有效措施

2.1 樹立先進的檔案管理理念，健全檔案管理的管理機制

理論是行動的指導(dǎo)。先進的檔案管理思想是將檔案管理工作科學(xué)化、系統(tǒng)化的前提?？茖W(xué)健全的檔案管理機制是檔案管理工作順利開展的保證。健全的檔案管理制度應(yīng)該包括檔案的歸檔、使用、管理制度，保密制度和處罰制度。對檔案管理工作的運行要實行領(lǐng)導(dǎo)主管、部門分管、專人負責(zé)的多層運行體系，并要有“分層建檔、集中管理”的檔案管理模式。在檔案管理的方方面面都有健全的制度，才能保證檔案管理工作順利進行。

2.2 加快檔案管理的信息化水平與現(xiàn)代化建設(shè)

檔案的信息化是在信息社會中發(fā)展的必然趨勢。檔案管理的信息化是適應(yīng)時代發(fā)展，提升科學(xué)化管理水平的必經(jīng)之路。進行科學(xué)的檔案管理離不開各種現(xiàn)代化的管理設(shè)備。長期以來我國的檔案記載載體都是紙張，而現(xiàn)在，人們進行文檔的記載和存儲一般都是采用各種數(shù)字設(shè)備。隨著計算機技術(shù)和信息網(wǎng)絡(luò)的普及，人們對檔案服務(wù)的要求也從原來的面對面服務(wù)延伸到了網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，對檔案管理工作的信息化、科技化的水平要求越來越高。而且隨著工作、生活節(jié)奏的變快，人們對資料查閱的速度也有了更高的要求。這種情況下檔案管理部門需要建立起完善的數(shù)據(jù)庫并要有強大的信息檢索能力。這就要求對檔案的管理進行現(xiàn)代化建設(shè)，引進各種先進的管理手段和檔案管理工具。現(xiàn)代化的檔案管理工具能夠?qū)π畔⑦M行綜合處理、進行快速檢索、提高保密性，既能夠節(jié)約人力資源又能夠提高工作效率。

2.3 提高檔案管理工作者的工作能力

檔案管理是一個綜合性的工作。特別是新形勢下，檔案管理的技術(shù)更先進、工作內(nèi)容更廣泛、專業(yè)知識要求更強。這就對檔案管理人員的工作能力提出了更高的要求?，F(xiàn)在的檔案管理工作者不僅僅能夠?qū)鹘y(tǒng)的紙質(zhì)文獻進行科學(xué)管理還要掌握現(xiàn)代化的科技信息技術(shù)和各種先進工具的操作技術(shù)，除了精通專業(yè)知識外還要對多種學(xué)科都有所了解才能給咨詢者提供有效建議。檔案管理的工作者是檔案管理的實施者，他們的水平?jīng)Q定著檔案管理工作能否有效落實。所以對檔案管理工作人員進行培訓(xùn)，提高其工作能力是提高檔案科學(xué)化管理的必要手段。

2.4 改變檔案管理工作的服務(wù)方式

現(xiàn)在社會檔案資料的應(yīng)用面增多，使用人數(shù)增加。檔案管理工作不應(yīng)當只局限在檔案管理部門來進行。檔案管理也應(yīng)該改變服務(wù)方式，應(yīng)該由單純意義上的資料提供者變?yōu)樾畔⒆稍兎?wù)工作者?，F(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)十分發(fā)達。檔案管理的部分權(quán)限可以進行下放，比如說電子資料的歸檔可以由資料的生成者來進行。資料的生成者對資料了解最深，由他們進行歸檔工作不但減輕了檔案管理工作人員的負擔還能最大程度上避免資料的歸置錯誤。檔案管理工作人員可以建立網(wǎng)絡(luò)咨詢平臺，對有需要的人員進行咨詢服務(wù)，幫助他們篩選資料。網(wǎng)絡(luò)咨詢平臺的建立能夠使檔案的借閱解決時間和空間上的局限性，是提高檔案科學(xué)化水平的有效手段。

3 結(jié)論

檔案的管理工作已經(jīng)是衡量一個國家和企業(yè)單位管理工作的重要標志?，F(xiàn)在社會發(fā)展迅速，資料的產(chǎn)生呈現(xiàn)出一種“爆炸式”增長，信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及也極大的沖擊著檔案管理工作，檔案管理工作形勢逼人。采取各種手段，提高檔案管理的科學(xué)化水平成為了應(yīng)對發(fā)展需求、促進檔案管理工作發(fā)展的必要手段。我們應(yīng)該認識到這一點，采取各種措施提高檔案管理的科學(xué)化水平，使檔案管理工作起到應(yīng)有的作用。

參考文獻

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作者簡介：葉玉紅（1976-），女，滿族，通化集安人，就職于通化市二道江區(qū)司法局，檔案管理，從事檔案管理工作。