論高校辦公室秘書的角色定位

摘要：高校辦公室是學(xué)校的樞紐部門，高校辦公室秘書在日常管理工作中發(fā)揮著承上啟下，聯(lián)系左右，參謀助手的作用。隨著高校教學(xué)改革的發(fā)展，高校辦公室秘書必須要有角色意識，在不斷提高角色意識的同時(shí)提高個(gè)人素質(zhì)，更好的承擔(dān)高校辦公室秘書的工作。

關(guān)鍵詞：高校；辦公室；秘書

中圖分類號：G64717 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：1674-0432（2012）-07-0233-1

1 高校辦公室秘書角色定位的意義

“角色”本是戲劇中的名詞， 指演員扮演的劇中人物。20世紀(jì)20-30年代， 這一概念被引入社會學(xué)， 后來發(fā)展成為社會學(xué)的基本理論之一。一般意義上，“社會角色”是指與人們的某種社會地位、身份相一致的一整套權(quán)利、義務(wù)的規(guī)范與行為模式，是人們對具有特定身份的人的行為期望， 它構(gòu)成社會群體或組織的基礎(chǔ)[1]。

高校辦公室作為高校的一個(gè)綜合管理機(jī)構(gòu)，日常工作量大，工作面廣，不僅事務(wù)繁忙而且責(zé)任重大，因此對具體承擔(dān)辦公室工作的秘書提出了更高的要求。隨著知識全球化以及信息技術(shù)的蓬勃發(fā)展，高校辦公室管理面臨著新的機(jī)遇和前所未有的挑戰(zhàn)。重新定位高校辦公室人員的角色，提高辦公室秘書的綜合素質(zhì)，不斷發(fā)揮辦公室秘書的工作潛能，培養(yǎng)其創(chuàng)新意識，有助于提高辦公室的工作效率。準(zhǔn)確的理解高校辦公室秘書的角色定位，對高校的發(fā)展有著重要的意義。

2 高校辦公室秘書應(yīng)具備的角色意識

高校辦公室秘書最基本的工作就是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，是領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手，是高校領(lǐng)導(dǎo)工作的必要補(bǔ)充，領(lǐng)導(dǎo)與辦公室秘書間的關(guān)系是高校最基本的社會關(guān)系。辦公室秘書在高校黨政機(jī)關(guān)中的角色，直接體現(xiàn)在領(lǐng)導(dǎo)的活動(dòng)之中。協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)開展黨務(wù)活動(dòng)、政務(wù)活動(dòng)是高校辦公室秘書最基本的職責(zé)。具體的角色定位體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

2.1 服務(wù)者角色

為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)是高校辦公室秘書最基本的工作，在領(lǐng)導(dǎo)的授意下可以直接處理學(xué)校的黨政和行政事務(wù)，盡量讓領(lǐng)導(dǎo)擺脫行政事務(wù)的糾纏，使領(lǐng)導(dǎo)有更多的精力開展學(xué)校的建設(shè)工作。

高校辦公室秘書不僅要為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，同時(shí)也要為全校師生服務(wù)，辦公室秘書要細(xì)心、耐心地為全校師生服務(wù)。細(xì)心的尋找資源，使學(xué)校的信息渠道暢通，讓全校師生能夠及時(shí)準(zhǔn)確的了解學(xué)校的工作動(dòng)態(tài)和發(fā)展情況。耐心的對待師生員工的上訪，積極主動(dòng)的了解師生的工作和生活情況，尤其是對有實(shí)際困難的老師和學(xué)生，學(xué)校要及時(shí)提供幫助為師生解決困難，讓全校師生感受到學(xué)校的溫暖。

2.2 督辦者角色

任何工作只部署不落實(shí)很難達(dá)到預(yù)期的效果，高校的工作得不到落實(shí)會阻礙高校的發(fā)展，因此督辦工作就顯得十分重要。高校辦公室秘書要為領(lǐng)導(dǎo)提供全方位、全過程的督查服務(wù)，包括：文件的落實(shí)、制度的落實(shí)、具體工作事項(xiàng)的落實(shí)等。辦公室秘書只有按照領(lǐng)導(dǎo)的要求進(jìn)行檢查、監(jiān)督、落實(shí)才能確保領(lǐng)導(dǎo)的各項(xiàng)決策發(fā)揮應(yīng)有的作用。

2.3 參謀者角色

輔助參謀是高校辦公室秘書的一項(xiàng)重要職能。高校辦公室秘書的參謀角色是為領(lǐng)導(dǎo)提供黨務(wù)、政務(wù)的決策參考。在領(lǐng)導(dǎo)決策前要進(jìn)行全面的調(diào)查了解，深入的調(diào)查研究，把準(zhǔn)確詳實(shí)的信息傳達(dá)給學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)，提出合理化的建議，在領(lǐng)導(dǎo)決策實(shí)施過程中進(jìn)行各方面的協(xié)調(diào)工作，在決策后要做好及時(shí)的監(jiān)督和檢查。站在全局的高度考慮問題是高校辦公室秘書發(fā)揮好參謀作用的關(guān)鍵，要做到想領(lǐng)導(dǎo)之所想，謀領(lǐng)導(dǎo)之所慮，辦領(lǐng)導(dǎo)之所需，切實(shí)有效的輔助領(lǐng)導(dǎo)開展學(xué)校的各項(xiàng)工作。

2.4 協(xié)調(diào)者角色

具有良好的協(xié)調(diào)能力是高校辦公室秘書必須具備的素質(zhì)，高校的機(jī)構(gòu)龐大，辦事部門較多，事務(wù)瑣碎，同時(shí)高校的師生數(shù)量也多，工作中避免不了會產(chǎn)生各類矛盾。高校辦公室是領(lǐng)導(dǎo)與各部門以及師生聯(lián)系的紐帶，必須要協(xié)調(diào)好這些關(guān)系，包括領(lǐng)導(dǎo)間、領(lǐng)導(dǎo)與教師間、學(xué)校各部門間、以及兄弟院校間的關(guān)系。只有協(xié)調(diào)好各方面的矛盾才能為學(xué)校事業(yè)發(fā)展創(chuàng)造良好的內(nèi)部環(huán)境和外部環(huán)境，為學(xué)校和諧、穩(wěn)定、快速發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

3 高校辦公室秘書盡快進(jìn)入角色的方法

剛參加工作的辦公室秘書都急切希望能夠快速進(jìn)入角色，短時(shí)間內(nèi)達(dá)到領(lǐng)導(dǎo)滿意的要求。實(shí)現(xiàn)這個(gè)目標(biāo)的關(guān)鍵在于要善于剖析自己、認(rèn)真總結(jié)、加強(qiáng)與同事間的交流，多借鑒別人的優(yōu)點(diǎn)，在看、聽、讀、寫上下功夫。

3.1 看

就是看具有豐富經(jīng)驗(yàn)的秘書是怎樣工作的，多看可以開闊視野，增長見識，將優(yōu)秀的秘書作為自己學(xué)習(xí)和借鑒的對象，從思想、性格、理論觀點(diǎn)、工作方法及語言表達(dá)等方面深入、系統(tǒng)的學(xué)習(xí)，取長補(bǔ)短，使自己少走彎路，快速成長。

3.2 聽

就是多聽取別人成功的經(jīng)驗(yàn)，善于聽取與自己工作相近，經(jīng)歷相似的成功人士的意見，汲取他們失誤的教訓(xùn)，借鑒成功的經(jīng)驗(yàn)。充分利用各種機(jī)會，了解群眾對辦公室秘書工作的要求，廣泛聽取意見。只有積極主動(dòng)多聽取意見才能豐富自己的工作閱歷，不斷提高自身的素質(zhì)。

3.3 讀

指的是要多讀書看報(bào)，只有堅(jiān)持長期性的閱讀才能迅速提高自身的理論修養(yǎng)，拓寬自身的知識結(jié)構(gòu)，增強(qiáng)對問題的認(rèn)識、分析和解決的能力。

3.4 寫

就是對自己的工作要有思想、有意識的進(jìn)行總結(jié)，通過長期的寫可以掌握寫作規(guī)律，積累寫作經(jīng)驗(yàn)，使自己的頭腦更加靈活，思維更加敏銳，提高秘書的文字處理能力。

總之，高校辦公室工作是一項(xiàng)復(fù)雜繁瑣的工作，辦公室秘書要充分認(rèn)識到角色定位的重要性，在把握角色意識與角色定位的基礎(chǔ)上，有意識的加強(qiáng)自身的角色意識，使自身的綜合素質(zhì)不斷提高，有助于高校各項(xiàng)工作的穩(wěn)定和快速的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1] 鄭杭生.學(xué)概論新修(第三版) [M].北京:國人民大學(xué)出版社，2003.

[2］滿艷，張斌.高校辦公室秘書工作的定位與創(chuàng)新[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)，2010，(2):199.

作者簡介：張廷尉(1984-），男，遼寧鞍山人，鞍山師范學(xué)院研究實(shí)習(xí)員，研究方向：高校行政管理。