關(guān)于鐵路物流企業(yè)業(yè)務(wù)層面的內(nèi)部控制探析

摘要：在鐵路物流企業(yè)轉(zhuǎn)型過程中，為了提高企業(yè)經(jīng)營管理水平和風(fēng)險(xiǎn)防范能力，促進(jìn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展，應(yīng)當(dāng)根據(jù)有關(guān)法律法規(guī)和企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范體系，制定本企業(yè)的內(nèi)部控制制度并組織實(shí)施，本文側(cè)重論述在鐵路物流企業(yè)中與風(fēng)險(xiǎn)防范聯(lián)系緊密的業(yè)務(wù)層面的控制。

關(guān)鍵詞：物流企業(yè)；業(yè)務(wù)層面；內(nèi)部控制

1992年美國COSO委員會(huì)提出了內(nèi)部控制系統(tǒng)的概念，其報(bào)告中把內(nèi)部控制定義為“內(nèi)部控制是由企業(yè)董事會(huì)、管理人員和其他員工實(shí)施的一個(gè)過程，其目的是為保證財(cái)務(wù)報(bào)告的可靠性，提高經(jīng)營活動(dòng)的效率效果，促使與現(xiàn)行法律相符合提供一種合理保證”其構(gòu)成要素來源于管理層經(jīng)營的方式，并與管理的過程相結(jié)合。我們國家借鑒國際慣例、立足我國國情， 先后出臺(tái)了《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》及其配套指引，全面定義了內(nèi)部控制的目標(biāo)、原則與要素，對(duì)企業(yè)層面與業(yè)務(wù)層面的控制進(jìn)行了全面規(guī)范。

現(xiàn)階段鐵路物流正由傳統(tǒng)物流企業(yè)向現(xiàn)代功能性物流企業(yè)轉(zhuǎn)變，在此基礎(chǔ)上，依據(jù)規(guī)模優(yōu)勢(shì)，積極發(fā)展代理物流服務(wù)，通過資源整合，逐步使鐵路從傳統(tǒng)的、以運(yùn)輸為主的企業(yè)轉(zhuǎn)變?yōu)橐?guī)模經(jīng)營、系統(tǒng)服務(wù)、現(xiàn)代化的第三方物流企業(yè)。轉(zhuǎn)型階段將給鐵路物流業(yè)將帶來全新的經(jīng)營思想和管理理念，帶來機(jī)遇的同時(shí)也蘊(yùn)含著風(fēng)險(xiǎn)，針對(duì)當(dāng)前鐵路物流企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)較弱，抗風(fēng)險(xiǎn)能力不高的的現(xiàn)狀，企業(yè)建立健全完善的內(nèi)控體系可以在一定程度上為資產(chǎn)安全、經(jīng)營目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)提供合理的保障，以下將針對(duì)資金風(fēng)險(xiǎn)控制、合同管理控制、全面預(yù)算控制與鐵路物流企業(yè)緊密相關(guān)的這三方面業(yè)務(wù)層面的控制分別論述其業(yè)務(wù)過程中存在的風(fēng)險(xiǎn)和采取的應(yīng)對(duì)措施。

一、資金風(fēng)險(xiǎn)控制：資金，是指企業(yè)擁有或控制的現(xiàn)金、銀行存款和其他資金。

1.資金管理中存在的主要風(fēng)險(xiǎn)：對(duì)于物流企業(yè)來說，資金活動(dòng)頻繁，資金活動(dòng)中涉及的風(fēng)險(xiǎn)主要有以下幾點(diǎn)：(1)資金調(diào)度不合理，營運(yùn)不暢，可能導(dǎo)致企業(yè)陷入財(cái)務(wù)困境或資金冗余。(2)資金活動(dòng)管控不嚴(yán)，可能導(dǎo)致資金被挪用、侵占。

2.針對(duì)資金風(fēng)險(xiǎn)，企業(yè)應(yīng)當(dāng)考慮采取以下措施進(jìn)行防范控制。(1)企業(yè)應(yīng)當(dāng)定期組織召開資金調(diào)度會(huì)或資金安全檢查，對(duì)資金預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行綜合分析，發(fā)現(xiàn)異常情況及時(shí)采取措施妥善處理，避免資金冗余和資金鏈斷裂。(2)建立健全客戶信用管理體系和風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制，由于物流企業(yè)要生存壯大就需要多方尋找貨源，企業(yè)為了增加市場份額，提高市場占有率，往往會(huì)采取先提供服務(wù)，后向客戶收取款項(xiàng)的方式，尤其是鐵路運(yùn)費(fèi)的墊付，數(shù)額巨大，風(fēng)險(xiǎn)很高。這就要求企業(yè)建立應(yīng)收賬款控制機(jī)制，對(duì)客戶建立信用檔案，按照回款情況定期進(jìn)行評(píng)價(jià)，結(jié)合評(píng)價(jià)情況，確定重點(diǎn)監(jiān)測對(duì)象，對(duì)可能出現(xiàn)的資金風(fēng)險(xiǎn)提前做好應(yīng)急預(yù)案，提高風(fēng)險(xiǎn)防范能力。(3)企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)營運(yùn)資金的會(huì)計(jì)系統(tǒng)控制，嚴(yán)格規(guī)范資金的收支條件、程序和審批權(quán)限。建立嚴(yán)格的貨幣資金業(yè)務(wù)崗位責(zé)任制，確保不相容崗位相互分離、制約和監(jiān)督。大額資金實(shí)行聯(lián)簽制度。印章的保管貫徹不相容職務(wù)分離的原則，嚴(yán)禁將辦理資金支付業(yè)務(wù)的相關(guān)印章和票據(jù)集中一人保管，印章要與空白票據(jù)分管，財(cái)務(wù)專用章要與企業(yè)法人章分管。企業(yè)應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照《支付結(jié)算辦法》等國家有關(guān)規(guī)定，加強(qiáng)銀行賬戶的管理，嚴(yán)格按規(guī)定開立賬戶，辦理存款、取款和結(jié)算。

二、預(yù)算控制：全面預(yù)算是指企業(yè)對(duì)一定期間經(jīng)營活動(dòng)、財(cái)務(wù)活動(dòng)、投資活動(dòng)等做出的預(yù)算安排。一般包括經(jīng)營預(yù)算、資本預(yù)算和財(cái)務(wù)預(yù)算。

1.對(duì)于物流運(yùn)輸企業(yè)這樣業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)分散的行業(yè)來說，全面預(yù)算管理能夠有效地把握和控制各個(gè)環(huán)節(jié)的處理和評(píng)價(jià)，能夠站在較高的角度從整體進(jìn)行考慮與分析，從而強(qiáng)調(diào)系統(tǒng)性和互動(dòng)性。鐵路物流企業(yè)在年度經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)開展之前都會(huì)編制本企業(yè)的全面預(yù)算，但是在預(yù)算編制與管理中可能會(huì)存在以下風(fēng)險(xiǎn):(1)預(yù)算目標(biāo)不合理，預(yù)算項(xiàng)目不完整，預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)不科學(xué)，預(yù)算分解和預(yù)算調(diào)整不合理，可能造成企業(yè)預(yù)算管理體制缺乏科學(xué)性和準(zhǔn)確性，導(dǎo)致企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)難以實(shí)現(xiàn)。(2)預(yù)算分析不正確，缺乏剛性，執(zhí)行不力，考核不嚴(yán)，可能導(dǎo)致預(yù)算管理流于形式。

2.針對(duì)預(yù)算中存在的風(fēng)險(xiǎn)，采取以下措施進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)防范和控制:(1)企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立和完善預(yù)算編制工作制度，明確編制依據(jù)、編制程序、編制方法等內(nèi)容，確保預(yù)算編制依據(jù)合理、程序適當(dāng)、方法科學(xué)、避免預(yù)算指標(biāo)過高或過低。企業(yè)應(yīng)當(dāng)在發(fā)展戰(zhàn)略的指導(dǎo)下，以上一期間實(shí)際狀況為基礎(chǔ)，結(jié)合本企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展情況，綜合考慮預(yù)算期內(nèi)經(jīng)濟(jì)政策變動(dòng)、物流行業(yè)市場狀況、內(nèi)部環(huán)境變化等因素對(duì)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)可能造成的影響，根據(jù)自身業(yè)務(wù)特點(diǎn)和工作實(shí)際編制相應(yīng)的預(yù)算，并在此基礎(chǔ)上匯總編制預(yù)算方案。預(yù)算編制應(yīng)當(dāng)實(shí)行全員參與、上下結(jié)合、分級(jí)編制、逐級(jí)匯總、綜合平衡。(2)合理的預(yù)算本身并不能改善經(jīng)營管理，提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益，只有認(rèn)真嚴(yán)格執(zhí)行預(yù)算，使每項(xiàng)業(yè)務(wù)發(fā)生都與相應(yīng)的預(yù)算項(xiàng)目聯(lián)系起來，才能真正達(dá)到全面預(yù)算管理控制的目的。企業(yè)批準(zhǔn)下達(dá)的預(yù)算應(yīng)當(dāng)保持穩(wěn)定，不得隨意調(diào)整。由于市場環(huán)境、國家政策或不可抗力等客觀因素，導(dǎo)致預(yù)算執(zhí)行發(fā)生重大差異確需調(diào)整預(yù)算的，應(yīng)當(dāng)履行嚴(yán)格的審批程序。(3)嚴(yán)格考核，強(qiáng)化考評(píng)和激勵(lì)機(jī)制。企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立預(yù)算執(zhí)行情況和獎(jiǎng)懲制度，明確獎(jiǎng)懲方法，落實(shí)獎(jiǎng)懲措施。任何制度都必須通過有效地考核激勵(lì)來保證其有效地發(fā)揮職能作用，通過預(yù)算指標(biāo)的細(xì)化分解，使人人肩上有責(zé)任，項(xiàng)項(xiàng)指標(biāo)有保證，節(jié)獎(jiǎng)超罰，獎(jiǎng)懲分明，從而使經(jīng)營者、職工與企業(yè)形成責(zé)、權(quán)、利相統(tǒng)一的責(zé)任共同體，最大限度地調(diào)動(dòng)經(jīng)營者、職工的積極性和創(chuàng)造性。在考核內(nèi)容方面，對(duì)全面預(yù)算管理的各個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)，應(yīng)設(shè)定相應(yīng)的考核指標(biāo)，以關(guān)鍵業(yè)績指標(biāo)作為考核的主要內(nèi)容，同時(shí)預(yù)算編制錯(cuò)誤，預(yù)算調(diào)整次數(shù)等也應(yīng)納入考核。在考核過程中應(yīng)堅(jiān)持公開、公平、公正的原則，考核結(jié)果應(yīng)有完整的記錄。

三、合同管理控制。合同，是指企業(yè)與自然人、法人及其他組織等平等主體之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。

1.企業(yè)應(yīng)當(dāng)關(guān)注與合同管理有關(guān)的下列風(fēng)險(xiǎn)：(1)未訂立合同、未經(jīng)授權(quán)對(duì)外訂立合同、合同對(duì)方主體資格未達(dá)要求，合同內(nèi)容存在重大疏漏和欺詐，可能導(dǎo)致企業(yè)合法權(quán)益受到侵害。(2)合同未全面履行或監(jiān)控不當(dāng)，可能導(dǎo)致企業(yè)訴訟失敗、經(jīng)濟(jì)利益受損。(3)合同糾紛處理不當(dāng)，可能損害企業(yè)信譽(yù)和形象。

2.針對(duì)合同管理過程中可能會(huì)出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)，企業(yè)應(yīng)當(dāng)考慮采取以下措施進(jìn)行防范控制。（1）健全組織機(jī)構(gòu)，完善管理制度，根據(jù)本企業(yè)的實(shí)際情況，健全完善合同管理組織機(jī)構(gòu)，配備專（兼）職合同管理員，建立合同專用章的保管制度，保證合同管理各項(xiàng)工作落到實(shí)處。(2)由于經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)是客觀存在的，因此合同訂立前，應(yīng)當(dāng)充分了解合同對(duì)方的主體資格，履約能力、信用狀況等基本情況，簽訂重要合同前主辦部門預(yù)先進(jìn)行可行性論證，對(duì)于影響重大、涉及較高專業(yè)技術(shù)或法律關(guān)系復(fù)雜的合同，應(yīng)當(dāng)組織法律、技術(shù)、財(cái)會(huì)等專業(yè)人員參與談判，并按規(guī)定報(bào)上級(jí)合同主管部門審查。(3)合同簽訂應(yīng)做到條款內(nèi)容完整，表述嚴(yán)謹(jǐn)準(zhǔn)確，相關(guān)手續(xù)齊備，避免出現(xiàn)重大疏漏。(4)合同履行階段。合同主辦部門、財(cái)務(wù)部門堅(jiān)持定期檢查、督促，及時(shí)掌握合同履行動(dòng)態(tài)，并側(cè)面了解其經(jīng)營動(dòng)態(tài)，發(fā)現(xiàn)對(duì)方輕微違約或部分不履行時(shí)及時(shí)采取應(yīng)對(duì)措施，變更合同時(shí)均依照法律、法規(guī)和合同管理辦法的規(guī)定，簽訂合同補(bǔ)充協(xié)議。

總之，鐵路物流企業(yè)要在經(jīng)營管理活動(dòng)中根據(jù)不斷發(fā)展變化的外部市場因素和內(nèi)部需求，修訂和完善企業(yè)內(nèi)部控制制度以適應(yīng)變化，提高企業(yè)在市場競爭中的風(fēng)險(xiǎn)防范能力，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展和企業(yè)價(jià)值最大化。

參考文獻(xiàn)：

《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》《企業(yè)內(nèi)部控制配套指引》