巧用Excel函數(shù)和動(dòng)態(tài)圖表進(jìn)行高效數(shù)據(jù)分析

一、Excel函數(shù)和動(dòng)態(tài)圖表的用途與特殊元素

1.用途

可以對(duì)大量的數(shù)據(jù)進(jìn)行查詢(xún)，其查詢(xún)方式為友好的多用戶方式；分類(lèi)進(jìn)行數(shù)據(jù)的匯總，并可以在分類(lèi)下設(shè)子分類(lèi)來(lái)匯總數(shù)據(jù)，運(yùn)用函數(shù)來(lái)設(shè)定自定義公式與計(jì)算方法；將所關(guān)注的數(shù)據(jù)分級(jí)別進(jìn)行展開(kāi)與折疊，對(duì)重點(diǎn)關(guān)注的區(qū)域可以查看其明細(xì)的摘要數(shù)據(jù)；為便于查看不同的源數(shù)據(jù)的匯總，可以講行與列之間進(jìn)行相互移動(dòng)；對(duì)最重要的數(shù)據(jù)，首先要進(jìn)行篩選，再將其排序與分組，同時(shí)依照一定的條件進(jìn)行設(shè)置格式，以方便能夠獲取所關(guān)注的信息；所提供的聯(lián)機(jī)或者是打印報(bào)表，能夠以帶批注、簡(jiǎn)明的方式呈現(xiàn)出來(lái)，并且具有吸引力。

2.特殊元素

Excel函數(shù)和動(dòng)態(tài)圖表與標(biāo)準(zhǔn)圖表相比較，不但具有坐標(biāo)軸、數(shù)據(jù)標(biāo)記分類(lèi)與系列這些元素，還具有標(biāo)準(zhǔn)圖表所沒(méi)有的以下幾種特殊元素：

(1)以不對(duì)分類(lèi)信息與系列進(jìn)行修改為前提，對(duì)數(shù)據(jù)子集進(jìn)行快速匯總與集中處理的捷徑是報(bào)表篩選字段，其作用是按照特定的項(xiàng)進(jìn)行篩選數(shù)據(jù)的字段。

(2)特殊元素中有一項(xiàng)是值字段，它是產(chǎn)生于基本源數(shù)據(jù)，為數(shù)據(jù)分析提供數(shù)據(jù)來(lái)進(jìn)行計(jì)算或者是比較。在報(bào)表中使用的各種源數(shù)據(jù)，匯總函數(shù)是最基本的使用，此外，其計(jì)算公式也能夠使用其他諸如Product與Count等。

(3)在動(dòng)態(tài)圖表中系列字段是所指定的系列方向字段。在此字段中，獨(dú)立數(shù)據(jù)系列由項(xiàng)提供。

(4)在列或者是行的字段里面項(xiàng)所代表的唯一的一個(gè)條目，同時(shí)在系列、分類(lèi)與報(bào)表篩選等各字段中式出現(xiàn)在下拉列表中的，項(xiàng)在分類(lèi)字段里，在圖表上是以標(biāo)簽的形式顯示在分類(lèi)軸上的。項(xiàng)在系列字段里是在圖例中列出的，為各數(shù)據(jù)系列提供名稱(chēng)。

(5)源數(shù)據(jù)中在動(dòng)態(tài)圖表中被分配至分類(lèi)方向的字段是分類(lèi)字段，能夠提供給在繪圖中應(yīng)用到的數(shù)據(jù)點(diǎn)單一的分類(lèi)。分類(lèi)在圖表中通常是在水平軸或者x軸上出現(xiàn)。

(6)在動(dòng)態(tài)圖表中，能夠?qū)D表的類(lèi)型以及其他的一些選項(xiàng)進(jìn)行更改的是自定義報(bào)表，比如說(shuō)數(shù)據(jù)標(biāo)簽、標(biāo)題以及圖表與圖例的位置等。

二、Excel函數(shù)和動(dòng)態(tài)圖表在會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)分析方面的實(shí)際應(yīng)用

下面以日常的會(huì)計(jì)工作為例，介紹Excel函數(shù)和動(dòng)態(tài)圖表在會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)分析方面的實(shí)際應(yīng)用，在會(huì)計(jì)工作中，通常會(huì)有匯總統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的情況，比如說(shuō)：對(duì)各種產(chǎn)品幾個(gè)月內(nèi)的總產(chǎn)量以及各項(xiàng)目總成本進(jìn)行統(tǒng)計(jì)匯總，或者對(duì)不同種類(lèi)產(chǎn)品各自的月均產(chǎn)量進(jìn)行計(jì)算。若手工進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，在這種情況下，需要將表格內(nèi)的數(shù)據(jù)按產(chǎn)品種類(lèi)進(jìn)行重新提取再匯總，費(fèi)時(shí)費(fèi)力不說(shuō)，出現(xiàn)錯(cuò)誤的幾率更大，如果運(yùn)用Excel函數(shù)和動(dòng)態(tài)圖表，便能夠準(zhǔn)確快捷的解決問(wèn)題。

1.首先在工作表的菜單中進(jìn)行動(dòng)態(tài)圖表的創(chuàng)建，同時(shí)進(jìn)行錄入或者從外部導(dǎo)入所需數(shù)據(jù)源；然后統(tǒng)計(jì)匯總字段，并選擇確定行標(biāo)題與列標(biāo)題的字段，是選擇進(jìn)行統(tǒng)計(jì)的方式，進(jìn)行函數(shù)的選擇，是求和還是平均值或者最大值等等。在表1中，行標(biāo)題是產(chǎn)品名稱(chēng)，列標(biāo)題是產(chǎn)量與材料成本等。

2.在Excel表格中，對(duì)個(gè)產(chǎn)品的單項(xiàng)進(jìn)行匯總計(jì)算時(shí)，對(duì)各項(xiàng)進(jìn)行拖動(dòng)至對(duì)應(yīng)行或者列，在對(duì)話框中所需的條目中進(jìn)行釋放。根據(jù)所所需結(jié)果的不同來(lái)選擇拖動(dòng)次數(shù)，如進(jìn)行材料成本的計(jì)算時(shí)，要連續(xù)的進(jìn)行兩次的拖動(dòng)，首次求的是總成本，二次求的是平均成本。

3.在所有的項(xiàng)目均處理完后，進(jìn)行新建工作表將所生成的圖表進(jìn)行確定位置，如果想要生成更復(fù)雜的圖表，可以將行標(biāo)題或列標(biāo)題欄根據(jù)需求進(jìn)行拖動(dòng)，來(lái)對(duì)各種不同項(xiàng)目的計(jì)算要求進(jìn)行滿足。

專(zhuān)門(mén)的企業(yè)會(huì)計(jì)電算化軟件在處理企業(yè)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的過(guò)程中實(shí)現(xiàn)了流程化，而Excel主要用于實(shí)現(xiàn)專(zhuān)門(mén)的會(huì)計(jì)電算化軟件所無(wú)法實(shí)現(xiàn)的功能，如對(duì)企業(yè)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的動(dòng)態(tài)處理、預(yù)測(cè)、分析、加工、統(tǒng)計(jì)匯總等。Excel已經(jīng)在各企業(yè)會(huì)計(jì)核算中有不同程度的應(yīng)用，但大多是基于會(huì)計(jì)人員手工操作的，而且多是重復(fù)操作， 步驟煩瑣， 這樣既影響了工作效率，又不能快速、準(zhǔn)確地生成有價(jià)值的會(huì)計(jì)信息。因此熟練掌握 Excel中內(nèi)嵌的 VBA技術(shù)，不但能提高日常會(huì)計(jì)工作質(zhì)量，而且可以Excel VBA加載宏的形式，一次生成特定的工作模板，多次使用，提高了會(huì)計(jì)日常工作效率，為確保會(huì)計(jì)信息質(zhì)量以及試算平衡提供了最基礎(chǔ)的保障。本文利用Excel VBA自動(dòng)控制數(shù)據(jù)透視表技術(shù)動(dòng)態(tài)生成企業(yè)會(huì)計(jì)科目試算平衡表，以避免電算化會(huì)計(jì)憑證錄入工作中的錯(cuò)誤，并比對(duì)分析企業(yè)會(huì)計(jì)科目數(shù)據(jù)在一段時(shí)間內(nèi)的變化特征，以便及時(shí)、準(zhǔn)確、高效地為領(lǐng)導(dǎo)層提供決策依

三、總結(jié)

通過(guò)以上分析我們可以了解到，動(dòng)態(tài)圖表可以為用戶進(jìn)行數(shù)據(jù)的分析與統(tǒng)計(jì)匯總，可以通過(guò)它對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行各種角度的分析匯總，以圖表的方式，簡(jiǎn)明、快捷的得出用戶所需的結(jié)果，進(jìn)行數(shù)據(jù)的分析與判斷。它是交互式的一種表格，可以利用它快速有效的對(duì)大量數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總，同時(shí)進(jìn)行交叉式列表的建立，在篩選數(shù)據(jù)是可以以不同的頁(yè)面進(jìn)行顯示，并通過(guò)行與列的轉(zhuǎn)化來(lái)對(duì)不同的源數(shù)據(jù)匯總結(jié)果進(jìn)行查看。除此之外，動(dòng)態(tài)圖表還能夠?qū)?shù)據(jù)做出匯總、分類(lèi)匯總以及排序，它的篩選能力以及與函數(shù)進(jìn)行結(jié)合將會(huì)產(chǎn)生強(qiáng)大高效的數(shù)據(jù)分析能力。

在實(shí)際的工作過(guò)程中，Excel函數(shù)與動(dòng)態(tài)圖表具有方便快捷、使用靈活等優(yōu)點(diǎn)，與編程方式相比較，Excel函數(shù)與動(dòng)態(tài)圖表在統(tǒng)計(jì)計(jì)算時(shí)則更加省時(shí)、省力，編程方式需要將程序進(jìn)行固定，雖然用起來(lái)比較方便，計(jì)算也能達(dá)到不錯(cuò)的效果，但是不能直接實(shí)現(xiàn)很多的計(jì)算方式，比如說(shuō)在編程方式中求平均值只能求出簡(jiǎn)單的平均數(shù)，但是無(wú)法依據(jù)產(chǎn)量進(jìn)行材料成本加權(quán)平均值的計(jì)算，但是在動(dòng)態(tài)圖表中，將函數(shù)功能與之聯(lián)合應(yīng)用，加權(quán)平均值等類(lèi)似問(wèn)題就能夠迎刃而解。

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