淺談公路工程科技檔案管理的特點(diǎn)

葉楊

（貴州省交通規(guī)劃勘察設(shè)計(jì)研究院股份有限公司，貴州 貴陽(yáng) 550001）

1 公路工程科技檔案資料的內(nèi)容

1.1 綜合性文件資料

主要包括上級(jí)批準(zhǔn)文件；計(jì)劃任務(wù)書;工程地質(zhì)、水文、氣象、地震等文件資料；征地、拆遷安置等文件資料;項(xiàng)目的方案及初步設(shè)計(jì)文件資料;規(guī)劃、消防、環(huán)保、衛(wèi)生等政府部門的審批文件資料;工程施工、監(jiān)理中標(biāo)文件及有關(guān)合同、協(xié)議書;工程竣工驗(yàn)收及質(zhì)量鑒定文件資料;工程竣工結(jié)算及其審計(jì)報(bào)告等文件資料;工程有關(guān)的照片、錄像、錄音、光盤等。

1.2 公路工程及水、電、設(shè)備安裝工程施工文件資料

主要包括開/竣工報(bào)告；圖紙會(huì)審、設(shè)計(jì)變更、技術(shù)交底記錄等文件材料；項(xiàng)目的施工組織設(shè)計(jì)；監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)及工程例會(huì)紀(jì)要等；原材料抽檢記錄及各項(xiàng)試驗(yàn)資料;隱蔽工程驗(yàn)收記錄；工程質(zhì)量檢驗(yàn)及評(píng)定文件材料；工程質(zhì)量事故記錄及處理的文件材料；施工技術(shù)總結(jié)等。

2 公路工程科技檔案的特點(diǎn)分析

2.1 單一獨(dú)立性。即一個(gè)單項(xiàng)工程竣工檔案的整體性。這是工程檔案最突出、最重要的特點(diǎn)。

2.2 真實(shí)性。工程科技檔案是該項(xiàng)工程實(shí)體的一面鏡子似的真實(shí)寫照,是公路工程質(zhì)量監(jiān)督部門進(jìn)行竣工驗(yàn)收的重要依據(jù)。

2.3 實(shí)用性。工程科技檔案是該工程最原始的記錄,通過(guò)檔案,可以全面考核工程建設(shè)工作，檢查工程是否符合設(shè)計(jì)要求。

3 公路工程科技檔案管理需要解決的問(wèn)題

3.1 檔案材料不完整。檔案材料不完整是公路工程檔案存在的主要問(wèn)題。

3.2 缺乏統(tǒng)一的管理模式。從科技檔案管理機(jī)構(gòu)上看，有的單位成立了專門的檔案室，工程科技檔案管理較好。有的單位則不然，工程檔案由其他業(yè)務(wù)部門代管或由文書檔案員兼管，形成的檔案材料五花八門。

3.3 缺乏復(fù)合型檔案管理人員。基層單位的檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)較差，既缺乏檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)，又缺乏相關(guān)的業(yè)務(wù)知識(shí)，難以適應(yīng)工作需要。

4 嚴(yán)格公路科技檔案管理制度

4.1 思想上要重視工程科技檔案管理工作

工程建設(shè)中普遍存在著對(duì)工程檔案管理工作不太重視的情況，到工程完工即將交工驗(yàn)收時(shí)，才開始應(yīng)付整理，這給檔案整理帶來(lái)很大難度。其主要原因在于工程建設(shè)管理過(guò)程中，施工單位對(duì)公路工程科技檔案在思想上重視程度不夠。

4.2 建立健全科技檔案管理制度

是做好公路工程科技檔案管理的基礎(chǔ)。為了加強(qiáng)對(duì)公路工程建設(shè)各階段檔案資料的有序管理，保證歸檔資料及圖紙的準(zhǔn)確、齊全、規(guī)范，建設(shè)單位在項(xiàng)目建設(shè)初期 (從工程立項(xiàng)開始)就應(yīng)按照國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合公路戒備實(shí)際情況，制定相應(yīng)的檔案管理制度、措施。同時(shí)要明確建設(shè)單位、勘察設(shè)計(jì)單位、招投標(biāo)代理機(jī)構(gòu)、施工單位、監(jiān)理單位等工程項(xiàng)目管理人員及檔案人員在工程檔案形成過(guò)程中各自所應(yīng)承擔(dān)的職責(zé)，規(guī)范檔案資料的收集、整理，以保證工程自立項(xiàng)開始與檔案跟蹤管理同步。

4.3 嚴(yán)格把好竣工驗(yàn)收檔案資料質(zhì)量關(guān)

使工程竣工驗(yàn)收檔案充分發(fā)揮其憑證作用。工程竣工驗(yàn)收時(shí)，建設(shè)單位檔案管理人員要同工程項(xiàng)目管理人員，按照公路工程檔案歸檔范圍的要求，對(duì)工程建設(shè)中形成的全部文件進(jìn)行全面的檢查、審核，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決，補(bǔ)缺補(bǔ)漏，務(wù)必使得竣工材料做到真實(shí)、完備、及時(shí)，歸檔范圍符合要求。

5 加強(qiáng)公路科技檔案收集力度

工程施工文件一般都是按階段形成的?？萍脊芾砣藛T應(yīng)圍繞各個(gè)施工階段的工作特點(diǎn)開展收集工作。

5.1 按施工階段分期分批收集歸檔，對(duì)一些中小型工程，可在工程結(jié)束后一次收集歸檔;大型工程可按施工階段分期分批進(jìn)行收集歸檔。公路工程的施工一般要經(jīng)過(guò)前期準(zhǔn)備，設(shè)計(jì)施工和竣工驗(yàn)收等幾個(gè)階段。最關(guān)鍵的是科技檔案部門要了解施工項(xiàng)目，完成時(shí)間，計(jì)劃安排，工作進(jìn)度以及科技文件材料的形成、積累情況等，以便有計(jì)劃、有步驟地開展收集工作。

5.2 跟蹤進(jìn)行收集。為保證科技檔案收集的完整性，檔案管理人員要與各業(yè)務(wù)科室緊密配合，掌握各業(yè)務(wù)科室的任務(wù)。在一項(xiàng)科技項(xiàng)目結(jié)束或告一段落時(shí)，要及時(shí)催促該項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和負(fù)責(zé)移交的科技人員進(jìn)行交接工作。移交部門要根據(jù)規(guī)定，造冊(cè)逐項(xiàng)登記，并由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人檢查是否遺漏，防止有些資料和數(shù)據(jù)留在個(gè)人手中，占為己有或認(rèn)為無(wú)保留價(jià)值而隨意棄之。

6 加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)，強(qiáng)化公路科技檔案的利用方式

6.1 業(yè)務(wù)指導(dǎo)要到位。首先可以從提高基層信息員的認(rèn)識(shí)入手，站在時(shí)代的高度，增強(qiáng)信息員的歷史責(zé)任感，培養(yǎng)信息員對(duì)歷史責(zé)任的工作作風(fēng)。其次，通過(guò)業(yè)務(wù)培訓(xùn)、專題講座、傳、幫、帶等形式提高信息員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。以解決信息員能力偏低的問(wèn)題。此外，還可以通過(guò)典型示范，檢查評(píng)比等方法，激發(fā)科技檔案信息員不斷提高業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力的主動(dòng)性和積極性。

6.2 提供閱覽，便于科技檔案的周轉(zhuǎn)?？萍紮n案部門在指定的場(chǎng)所接待用戶閱覽檔案，閱后立即歸還。閱覽的方式對(duì)于科技檔案室來(lái)說(shuō)，可以分為本單位用戶閱覽和外單位用戶閱覽兩種;有條件時(shí)，閱覽室也應(yīng)當(dāng)分設(shè)。閱覽的方式有利于保護(hù)科技檔案的安全和提高?？萍紮n案的利用率，便于科技檔案的周轉(zhuǎn)，利用者調(diào)卷數(shù)量不受限制。在閱覽室為利用者提供利用，是科技檔案利用的最常見(jiàn)的方式;既安全、經(jīng)濟(jì)又劃算，為建設(shè)公路維護(hù)、擴(kuò)建、改建等提供有力的支持。

6.3 利用科技檔案為公路建設(shè)提供依據(jù)。高速公路建設(shè)飛躍發(fā)展，有很多新建的路段，也有很大部分是在原工程的基礎(chǔ)上，維護(hù)、擴(kuò)建、拓展、建設(shè)施工，而原始的數(shù)據(jù)、圖紙、底圖和隱蔽部位的詳細(xì)記錄就是重要的依據(jù)和基礎(chǔ)。這種依據(jù)是真實(shí)的、可靠的、實(shí)用的、準(zhǔn)確的，是其他因素?zé)o法代替的。

7 強(qiáng)化公路科技檔案信息化進(jìn)程

7.1 為了保證科技檔案工作的質(zhì)量，一是要切實(shí)加強(qiáng)科技檔案隊(duì)伍政治思想建設(shè)，建設(shè)一支政治思想過(guò)硬、政策水平強(qiáng)、業(yè)務(wù)素質(zhì)高的科技檔案工作隊(duì)伍是非常必要的。二是要對(duì)檔案管理人員的角色重新定位?？萍紮n案管理人員是信息資源的管理者，不但要具備科技檔案管理專業(yè)知識(shí)，還要具備計(jì)算機(jī)信息技能，以應(yīng)對(duì)數(shù)字時(shí)代信息量巨增的局面，更要掌握市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)，法律，電子檔案管理知識(shí)，從而適應(yīng)社會(huì)對(duì)科技檔案工作越來(lái)越高的要求。三是要加強(qiáng)對(duì)科技檔案工作人員的愛(ài)崗敬業(yè)教育，開展科技檔案管理人員定向培訓(xùn)。不斷提升科技檔案的管理水平和服務(wù)水平，使檔案管理人員有針對(duì)性地更新自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)。為公路科技檔案管理注入新的活力，為和諧社會(huì)建設(shè)做出新的更大的貢獻(xiàn)。

7.2 強(qiáng)化科技檔案管理的信息化進(jìn)程。一是加大科技檔案信息化建設(shè)的投入力度，加強(qiáng)對(duì)科技檔案管理人員的計(jì)算機(jī)知識(shí)培訓(xùn)，為全面推進(jìn)公路科技檔案管理信息化管理創(chuàng)造條件。二是充分運(yùn)用現(xiàn)代化管理手段積極開展公路科技專項(xiàng)檔案信息化管理系統(tǒng)，建立科技檔案信息庫(kù)，把科技檔案資料全部納入信息化管理范疇，特別是對(duì)現(xiàn)場(chǎng)施工記錄和后續(xù)維修記錄，盡量做到直接錄入計(jì)算機(jī)，對(duì)公路科技檔案資料進(jìn)行數(shù)字化加工，為全面實(shí)現(xiàn)科技檔案管理數(shù)字化、信息化奠定基礎(chǔ)。加快實(shí)現(xiàn)科技檔案資料的計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)和網(wǎng)格查詢檢索。三是建立健全公路檔案資料數(shù)據(jù)庫(kù)，充分利用現(xiàn)代化管理手段，不斷提高科技檔案資料的開發(fā)利用效率和水平。

結(jié)束語(yǔ)

文章對(duì)公路工程科技檔案的內(nèi)涵、特點(diǎn)、存在的問(wèn)題以及有效的管理措施做了較為詳盡的闡釋，期待對(duì)公路工程科技檔案管理工作有所裨益。

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