聯(lián)機(jī)聯(lián)合編目成員館編目績(jī)效評(píng)估及其分析

丁建勤（上海圖書館 上海 200031）

自2001年起，上海圖書館正式采用聯(lián)機(jī)聯(lián)合編目方式組織開展中文文獻(xiàn)編目工作，迄今已走過(guò)10余個(gè)年頭。因此，適時(shí)開展績(jī)效評(píng)估，尤其是從聯(lián)機(jī)聯(lián)合編目角度分析評(píng)估成員館編目績(jī)效，有助于切實(shí)掌握實(shí)際情況，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，從而進(jìn)一步明確發(fā)展方向。

1 聯(lián)機(jī)聯(lián)合編目與編目績(jī)效指標(biāo)

建立一套行之有效的評(píng)價(jià)指標(biāo)體系是開展績(jī)效評(píng)估的首要前提。指標(biāo)的選擇既要充分體現(xiàn)科學(xué)性、合理性、可操作性等原則，又要考慮圖書館的具體情況；既要包括完整的考核指標(biāo)體系，又要考慮評(píng)估者可能獲得的支持條件與能力（如盡可能地利用現(xiàn)行的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)）等實(shí)際情況。因此，我們應(yīng)該從現(xiàn)有相關(guān)評(píng)估指標(biāo)入手，并根據(jù)實(shí)際情況做適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，強(qiáng)調(diào)指標(biāo)縱向和橫向的可比性，以達(dá)到真實(shí)反映情況、為決策提供參考的目的。

1.1 省級(jí)公共圖書館評(píng)估中的聯(lián)合編目指標(biāo)

《省級(jí)圖書館評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)》（2009年）專門設(shè)置了“聯(lián)合編目工作”這一指標(biāo)，包括“參加全國(guó)性聯(lián)合編目中心”和“組織本地區(qū)聯(lián)合編目工作”兩個(gè)三級(jí)指標(biāo)。其中，“參加全國(guó)性聯(lián)合編目中心”子指標(biāo)要求“提供2008年聯(lián)合編目中心上傳、下載數(shù)據(jù)證明”[1]。而《省圖書館評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)》（2003年）僅設(shè)置了“從編目中心下載、上傳書目/分編總數(shù)（%）”指標(biāo)，并羅列了計(jì)算方法：“以2002或2003年與編目中心間的書目數(shù)據(jù)服務(wù)結(jié)算單為依據(jù)”，“以成功下載、上傳的書目數(shù)為分子，同年圖書入藏種數(shù)為分母計(jì)算”，同時(shí)規(guī)定超過(guò)50%可得滿分[2-3]。

1.2 編目工作績(jī)效指標(biāo)

國(guó)際圖書館績(jī)效標(biāo)準(zhǔn)和國(guó)內(nèi)圖書館評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)一般均設(shè)置編目工作績(jī)效指標(biāo)。國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)《圖書館績(jī)效指標(biāo)》（ISO 11620）設(shè)有文獻(xiàn)加工處理時(shí)間、每種文獻(xiàn)編目平均成本兩個(gè)直接指標(biāo)，以及題名目錄檢索成功率、主題目錄檢索成功率、用戶滿意度3個(gè)間接和綜合性指標(biāo)[4]；國(guó)內(nèi)圖書館評(píng)估（如《省級(jí)圖書館評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)》（2009年）[1]、《省圖書館評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)》（2003年）[2]和《普通高等學(xué)校圖書館評(píng)估指標(biāo)》[5]）一般也設(shè)有數(shù)個(gè)編目指標(biāo)（包括前面所述的“聯(lián)合編目工作”指標(biāo)）（詳見表1）。

表1 圖書館編目工作績(jī)效指標(biāo)一覽表

上述指標(biāo)可簡(jiǎn)單歸納為編目效率（如文獻(xiàn)加工處理時(shí)間）、編目質(zhì)量（如標(biāo)準(zhǔn)化程度、差錯(cuò)率、館藏書目數(shù)字化率、題名目錄檢索成功率和主題目錄檢索成功率）、編目成本（如每種文獻(xiàn)編目平均成本）等類。而聯(lián)合編目尤其是編目中心數(shù)據(jù)利用率似乎涵蓋了編目效率、編目質(zhì)量和編目成本等績(jī)效指標(biāo)的考核功能。

1.3 聯(lián)機(jī)聯(lián)合編目成員館編目績(jī)效評(píng)估指標(biāo)的選用

表1中的幾類指標(biāo)也適用于聯(lián)機(jī)聯(lián)合編目成員館績(jī)效評(píng)估，但應(yīng)根據(jù)具體情況做適當(dāng)?shù)恼{(diào)整。例如，國(guó)內(nèi)大中型圖書館中文普通圖書已基本實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，因此館藏書目數(shù)字化率這一指標(biāo)可忽略不計(jì)，尤其是在以聯(lián)機(jī)聯(lián)合編目方式開展現(xiàn)行編目工作的情況下。又如，由于受條件限制，文獻(xiàn)加工處理時(shí)間的歷史數(shù)據(jù)尤其是分項(xiàng)數(shù)據(jù)獲取的難度較大，從而限制了該項(xiàng)指標(biāo)的運(yùn)用。鑒于原始編目和聯(lián)機(jī)套錄編目的流程和處理時(shí)間存在明顯差異（一般而言，聯(lián)機(jī)套錄編目的處理時(shí)間短于原始編目），我們可以用編目中心數(shù)據(jù)利用率來(lái)加以考察。應(yīng)指出的是，編目中心數(shù)據(jù)利用率似乎涵蓋了編目效率、編目質(zhì)量和編目成本等績(jī)效指標(biāo)的考核功能，同時(shí)從聯(lián)機(jī)聯(lián)合編目成員館角度考察，編目中心數(shù)據(jù)利用率似乎也具備一定的普遍性和縱向、橫向的可比性。

根據(jù)上述分析，筆者簡(jiǎn)單地選用聯(lián)機(jī)聯(lián)合編目數(shù)據(jù)利用率（也可考察原始編目率）、書目數(shù)據(jù)質(zhì)量（包括標(biāo)準(zhǔn)化程度、差錯(cuò)率）和編目成本3類指標(biāo)進(jìn)行考察和分析，其中聯(lián)機(jī)聯(lián)合編目數(shù)據(jù)利用率利用歷年統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行定量考核和分析，書目數(shù)據(jù)質(zhì)量依據(jù)筆者套錄編目審校的實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行定性分析，而編目成本由于缺乏相關(guān)可以利用的統(tǒng)計(jì)數(shù)字，只作粗略的初步分析。

2 聯(lián)機(jī)聯(lián)合編目與上海圖書館中文文獻(xiàn)編目績(jī)效評(píng)估

2.1 聯(lián)機(jī)聯(lián)合編目數(shù)據(jù)利用率

隨著業(yè)務(wù)工作的發(fā)展，上海圖書館中文文獻(xiàn)編目總量已從2006年的近7萬(wàn)條上升到2011年的近10萬(wàn)條（2010年超過(guò)10萬(wàn)條）（詳見圖1）。

圖1 上海圖書館中文館藏文獻(xiàn)編目總量 統(tǒng)計(jì)圖 （單位：條）

一般地說(shuō)，降低原始編目數(shù)量及其比例，即提高套錄編目數(shù)量及其比例，有助于提高編目效率。2006—2011年上海圖書館中文文獻(xiàn)原始編目量基本維持在3萬(wàn)條左右，但原始編目率卻從2006年的近50%下降到2011年的26.4%，而編目總量和套錄編目量分別增長(zhǎng)了0.39倍（2010年為0.54倍）和0.99倍（2010年為1.05倍），可見套錄編目增長(zhǎng)率遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于編目總量增長(zhǎng)率，說(shuō)明聯(lián)機(jī)聯(lián)合編目起到了支撐編目數(shù)量增長(zhǎng)、提高編目效率的作用（詳見表2）。

表2 上海圖書館中文館藏文獻(xiàn)編目分項(xiàng)統(tǒng)計(jì)表

2.2 書目數(shù)據(jù)質(zhì)量

毫無(wú)疑問(wèn)，成員館編目質(zhì)量既取決于聯(lián)機(jī)聯(lián)合編目的數(shù)據(jù)質(zhì)量，也在相當(dāng)程度上取決于套錄審核修改質(zhì)量。從上海圖書館中文文獻(xiàn)套錄編目實(shí)踐來(lái)看，聯(lián)機(jī)聯(lián)合編目無(wú)疑促進(jìn)了書目數(shù)據(jù)質(zhì)量的改善，如內(nèi)容提要（330字段）所占比例得到了較大幅度的提高。2009年迎接文化部評(píng)估期間，上海圖書館采編中心曾對(duì)中文圖書書目數(shù)據(jù)質(zhì)量開展了內(nèi)部抽查，結(jié)果顯示，數(shù)據(jù)差錯(cuò)率總體控制在評(píng)估指標(biāo)允許的范圍內(nèi)，但是書目數(shù)據(jù)質(zhì)量仍存在一定的問(wèn)題，主要有：①標(biāo)準(zhǔn)化程度尚存在改進(jìn)的空間。國(guó)內(nèi)中文編目無(wú)論在描述性編目還是主題編目方面都存在差異，如學(xué)術(shù)集刊究竟是視作圖書還是視作期刊處理、多部分文獻(xiàn)著錄方式的確定、從屬和相關(guān)團(tuán)體標(biāo)目形式的統(tǒng)一、名稱規(guī)范和主題規(guī)范的協(xié)調(diào)、主題后組標(biāo)引的應(yīng)用等。近年來(lái)隨著少兒圖書聯(lián)機(jī)聯(lián)合編目的開展，少兒書目數(shù)據(jù)與一般書目數(shù)據(jù)編制標(biāo)準(zhǔn)（尤其是主題規(guī)范）的協(xié)調(diào)統(tǒng)一問(wèn)題也逐漸浮出水面。從上海市文獻(xiàn)聯(lián)合編目中心中文文獻(xiàn)編目細(xì)則的修訂情況來(lái)看，由于各成員館采用的軟件和編目要求的不同，統(tǒng)一編目尤其是統(tǒng)一某些編目細(xì)節(jié)，短期內(nèi)尚存在一定的困難。②書目數(shù)據(jù)尚存在一定的差錯(cuò)率，尤其是某些主要字段（子字段），如題名、版本說(shuō)明、責(zé)任者、出版發(fā)行書目信息和主題標(biāo)引的輸入錯(cuò)誤等，將在一定程度上影響書目數(shù)據(jù)的揭示、識(shí)別和集中功能，不利于題名目錄和主題目錄檢索成功率的提高。③軟件系統(tǒng)的改進(jìn)和升級(jí)與實(shí)踐需求尚存在一定的距離。例如，由于軟件原因造成重復(fù)數(shù)據(jù)的出現(xiàn)，這給成員館套錄編目工作帶來(lái)了一定的負(fù)面影響；軟件系統(tǒng)的規(guī)范控制功能尚不盡如人意，這在一定程度上也影響著名稱規(guī)范控制工作的順利開展。④套錄編目審核工作尚有待改進(jìn)。由于人力資源的限制，目前上海圖書館中文圖書套錄編目?jī)H審核主要字段，這就存在源記錄錯(cuò)誤、遺漏和數(shù)據(jù)編制差異的可能，如某些非主要字段（子字段）的輸入錯(cuò)誤、附件文獻(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)編號(hào)著錄字段的系統(tǒng)性差異等。

2.3 編目成本

編目成本費(fèi)用核算主要包括人員費(fèi)用（包括勞動(dòng)報(bào)酬、社會(huì)保障費(fèi)、教育培訓(xùn)費(fèi)用等）、材料費(fèi)用、固定資產(chǎn)折舊費(fèi)用及必要的辦公經(jīng)費(fèi)支出等。在美國(guó)，OCLC（Online Computer Library Center，聯(lián)機(jī)計(jì)算機(jī)圖書館中心）的成員館套錄1條書目數(shù)據(jù)費(fèi)用為1.5美元，而在OCLC成立之前，編制1條書目數(shù)據(jù)的成本，美國(guó)國(guó)會(huì)圖書館是75美元，Ohio大學(xué)圖書館（美國(guó)俄亥俄州大學(xué)圖書館）是30美元[6]。20世紀(jì)90年代中后期，上海圖書館采編中心曾對(duì)編目成本進(jìn)行測(cè)算，在扣除房屋和水電等費(fèi)用的情況下，成本估算不低于人民幣18元。隨著聯(lián)機(jī)聯(lián)合編目工作的開展，上海圖書館原始編目比例有所下降，這在一定程度上節(jié)省了編目成本。近年來(lái)，隨著國(guó)內(nèi)聯(lián)機(jī)聯(lián)合編目書目數(shù)據(jù)下載費(fèi)用的下降甚至免費(fèi)，成員館編目成本尤其是套錄編目成本已有一定程度的下降，聯(lián)機(jī)聯(lián)合編目成員館成本效益比得到了進(jìn)一步的提高。

3 改善上海圖書館中文文獻(xiàn)編目績(jī)效的對(duì)策

3.1 合理協(xié)調(diào)原始編目和套錄編目的比例

“據(jù)統(tǒng)計(jì)，一個(gè)好的聯(lián)機(jī)聯(lián)合編目系統(tǒng)，其套錄的命中率會(huì)在90%以上，只有不到10%的信息資源需要編目員原始編目”[7]。而這一數(shù)字也得到了國(guó)內(nèi)外圖書館實(shí)證調(diào)查數(shù)據(jù)的印證。例如，陜西省圖書館2008年5月進(jìn)行了一項(xiàng)調(diào)研，調(diào)查樣本為中文圖書，分別在國(guó)內(nèi)3家聯(lián)合編目中心進(jìn)行檢索，結(jié)果顯示下載率為80%～90%；根據(jù)北京地區(qū)高校圖書館學(xué)會(huì)編目工作研究會(huì)的調(diào)查，近80%圖書館的原始編目比例控制在10%以下。而美國(guó)國(guó)會(huì)圖書館圖書MARC（Machine Readable Catalogue，機(jī)器可讀目錄）記錄僅占OCLC WorldCat記錄的14%（詳見表3、表4和表5）。

表3 國(guó)內(nèi)聯(lián)機(jī)聯(lián)合編目中心書目數(shù)據(jù)下載率統(tǒng)計(jì)表[8]

表4 高校圖書館原始編目情況調(diào)查匯總表[9]

表5 美國(guó)國(guó)會(huì)圖書館機(jī)讀目錄記錄與WorldCat記錄數(shù)量對(duì)照表[10]（以1999年1月1日為例）

比較分析以上相關(guān)數(shù)據(jù)可知，目前上海圖書館中文文獻(xiàn)原始編目率仍存在一定的提高空間，但這一結(jié)論的前提是只考慮了上海圖書館作為聯(lián)機(jī)聯(lián)合編目成員館的情況，并沒(méi)有考慮其作為聯(lián)機(jī)聯(lián)合編目掛靠館這一因素。相關(guān)數(shù)據(jù)表明，掛靠館的原始編目率相對(duì)偏高，如北京大學(xué)圖書館（見表6）。

表6 北京大學(xué)圖書館中文圖書編目分項(xiàng)統(tǒng)計(jì)表[11]

上傳量在一定程度上體現(xiàn)了成員館對(duì)聯(lián)機(jī)聯(lián)合編目的貢獻(xiàn)度，但過(guò)高的原始編目數(shù)量可能導(dǎo)致掛靠館和核心館編目壓力過(guò)大，進(jìn)而影響聯(lián)機(jī)聯(lián)合編目工作的可持續(xù)性發(fā)展，也不利于數(shù)據(jù)質(zhì)量的提高和用戶服務(wù)體驗(yàn)的改善。因此合理協(xié)調(diào)原始編目和套錄編目的比例，適度控制原始編目數(shù)量的增長(zhǎng)或力爭(zhēng)一定幅度的下降，有助于制定科學(xué)、合理、可行的業(yè)務(wù)發(fā)展計(jì)劃，進(jìn)一步提高聯(lián)機(jī)聯(lián)合編目對(duì)成員館編目工作的支撐度，保證編目工作按計(jì)劃有序開展。

3.2 合理調(diào)整編目流程，加快編目速度。

在聯(lián)機(jī)聯(lián)合編目環(huán)境下，只有進(jìn)一步合理規(guī)劃編目流程，才能縮短文獻(xiàn)加工處理的時(shí)間。2010年上海圖書館采編中心對(duì)中文圖書編目流程進(jìn)行了調(diào)整，增設(shè)了送編樣書檢索分檢工序，實(shí)現(xiàn)了原始編目、套錄編目和復(fù)本館藏的圖書在源頭上的分流，進(jìn)而采取不同的處理流程和要求，在一定程度上加快了編目速度。但上海圖書館仍然存在需要進(jìn)一步調(diào)整和改善的地方，如開發(fā)和完善讀者薦書平臺(tái)，開放采訪記錄查詢和新書到館預(yù)約服務(wù)，對(duì)于已有明確的現(xiàn)實(shí)需求的文獻(xiàn)提供優(yōu)先和加急編目服務(wù)等。上海圖書館采編中心2008年的調(diào)研表明，大眾讀者的核心需求文獻(xiàn)類別主要為文學(xué)和經(jīng)濟(jì)，其次為綜合性圖書、藝術(shù)和工業(yè)技術(shù)，此外還有歷史地理等7個(gè)類別（詳見表7）。

表7 大眾讀者核心需求和主要需求文獻(xiàn)類別一覽表[12]

因此對(duì)于讀者需求迫切、流通量較大的文獻(xiàn)類別，圖書館可采取特別措施，加快編目速度，及時(shí)滿足讀者需求。無(wú)獨(dú)有偶，在2009年召開的上海市文獻(xiàn)聯(lián)合編目中心第八屆年會(huì)上，與會(huì)代表建言提高熱門圖書的處理速度，優(yōu)先處理成員館急需的書目數(shù)據(jù)，以便成員館更快地下載數(shù)據(jù)[13]。當(dāng)然，在實(shí)現(xiàn)手段上應(yīng)探討各種可能性，如進(jìn)一步提高書商在線服務(wù)能力，提供熱門書預(yù)測(cè)（報(bào)）服務(wù)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)交換，以便于采編部門快速優(yōu)先處理[14]。

3.3 創(chuàng)建和完善書目記錄等級(jí)編制和審核標(biāo)準(zhǔn)

無(wú)論大錯(cuò)小錯(cuò)，“有錯(cuò)必究”長(zhǎng)期以來(lái)一直是廣大編目人員的工作準(zhǔn)則。套錄編目源數(shù)據(jù)的多元化或多或少地影響著書目數(shù)據(jù)的質(zhì)量，增加了數(shù)據(jù)的修改時(shí)間。我們應(yīng)在IFLA《書目記錄的功能需求》（Function Requirements for Bibliographic Records,簡(jiǎn)稱FRBR）和《國(guó)際編目原則聲明》昭示的用戶任務(wù)及其屬性映射的理論指導(dǎo)下，借鑒FRBR確定的國(guó)家書目記錄的基本要求和ISBD（International Standard Bibliographic Description，《國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)書目著錄》）統(tǒng)一版著錄級(jí)次規(guī)則的修訂，積極倡議創(chuàng)建和完善核心級(jí)記錄標(biāo)準(zhǔn)，推進(jìn)最低級(jí)標(biāo)準(zhǔn)的制訂工作，規(guī)范簡(jiǎn)編和臨時(shí)性記錄。此外，我們還應(yīng)該積極倡導(dǎo)加強(qiáng)聯(lián)機(jī)聯(lián)合編目成員館間的合作，共同做好書目數(shù)據(jù)維護(hù)工作，加緊數(shù)據(jù)維護(hù)和升級(jí)的可行性研究，以便于成員館同步更新升級(jí)先前的簡(jiǎn)編記錄，糾正數(shù)據(jù)錯(cuò)誤，實(shí)現(xiàn)基于用戶任務(wù)完成的編目工作規(guī)范化，提高編目工作適應(yīng)讀者需要的敏感性。同時(shí)根據(jù)具體情況，制定和完善套錄編目審核細(xì)則，加強(qiáng)套錄編目審核，在人力資源限制的情況下優(yōu)先保證主要字段及其數(shù)據(jù)元素的準(zhǔn)確性和標(biāo)準(zhǔn)化，加強(qiáng)數(shù)據(jù)維護(hù)工作，動(dòng)態(tài)保持編目數(shù)量、編目質(zhì)量、編目時(shí)效和編目成本四者之間的平衡。

3.4 積極開發(fā)和改進(jìn)軟件

要改善書目數(shù)據(jù)質(zhì)量，有必要充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)的優(yōu)勢(shì)，開發(fā)和完善軟件自動(dòng)校驗(yàn)和糾錯(cuò)功能，對(duì)于記錄中的字段、子字段、數(shù)據(jù)元素、指示符等格式化內(nèi)容，可通過(guò)計(jì)算機(jī)自動(dòng)檢驗(yàn)核查，避免格式錯(cuò)誤數(shù)據(jù)存盤入庫(kù)，研發(fā)或引進(jìn)語(yǔ)法和拼寫疑似錯(cuò)誤自動(dòng)提示程序，降低數(shù)據(jù)錯(cuò)誤率。對(duì)于某些對(duì)應(yīng)性字段和內(nèi)容常見的錯(cuò)誤，系統(tǒng)可進(jìn)行自動(dòng)匹配檢查，提供報(bào)錯(cuò)提示服務(wù)，如010、102和210字段以及010字段常見的貨幣符號(hào)等。同時(shí)，積極改進(jìn)和升級(jí)軟件，解決目前存在的由于軟件原因而造成的重復(fù)數(shù)據(jù)問(wèn)題，改進(jìn)和完善規(guī)范控制功能，支持名稱規(guī)范控制工作的順利開展，加緊調(diào)研數(shù)據(jù)維護(hù)升級(jí)程序，對(duì)于一部分系統(tǒng)性的數(shù)據(jù)編制差異（如附件文獻(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)編號(hào)的錄入字段、原文形式70x$g和$c子字段的錄入選用等），可研發(fā)轉(zhuǎn)換軟件實(shí)現(xiàn)批處理，從而保證圖書館書目數(shù)據(jù)庫(kù)的基本統(tǒng)一。

4 結(jié) 語(yǔ)

雖然筆者歸納羅列了一些編目績(jī)效指標(biāo)，試圖從聯(lián)機(jī)聯(lián)合編目角度評(píng)估分析成員館的編目績(jī)效，但由于研究資料和條件的限制，相當(dāng)一部分指標(biāo)無(wú)法進(jìn)行定量定性結(jié)合的描述和分析，因此本文所述的實(shí)證案例評(píng)估及其分析較粗糙。隨著圖書館編目部門績(jī)效管理工作的規(guī)范化和制度化，編目績(jī)效評(píng)估所需的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和手段將漸趨完備，從而為編目績(jī)效的改善提供更明確的方向。

[1]省級(jí)圖書館評(píng)估標(biāo)準(zhǔn):2009[EB/OL].[2011-04-11].http://www.ndcnc.gov.cn/datalib/opensts/2009/2009_06/opensts.2009-06-19.8758594999/opensts/attachment/file/__end_key__/省級(jí)圖書館評(píng)估標(biāo)準(zhǔn).doc.

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