利用ACCESS數(shù)據(jù)庫(kù)報(bào)表功能制作工資條

楊紅霞

摘要：工資條的制作方法有很多。在傳統(tǒng)的工資條制作中，不外乎使用Word或Excel辦公軟件，Word的郵件合并功能步驟太過麻煩，而在Excel中無論使用公式實(shí)現(xiàn)，還是使用手工制作也都比較繁瑣，過程比較復(fù)雜，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，而且生成的工資單不夠靈活，數(shù)據(jù)修改起來也比較麻煩。而且因?yàn)槭褂谜邔?duì)計(jì)算機(jī)辦公軟件掌握的熟練程度不同，制作出的工資條水平也參差不齊。為了幫助減輕各企業(yè)財(cái)務(wù)管理人員的工作壓力，作者介召一種利用Access數(shù)據(jù)庫(kù)的報(bào)表功能制作工資條的方法，此方法可以一勞永逸。

關(guān)鍵詞：ACCESS數(shù)據(jù)庫(kù)；報(bào)表；工資條；制作

中圖分類號(hào)：TP311 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1009-3044(2012)29-6894-03

隨著電子技術(shù)的不斷進(jìn)步和發(fā)展，我們進(jìn)入了一個(gè)高度信息化的時(shí)代，不過信息化地深度和廣度也具有一定的區(qū)域性、行業(yè)性等特點(diǎn)。作者就曾調(diào)查過一些不同的行業(yè)對(duì)于職工工資的明細(xì)的發(fā)放形式，經(jīng)總結(jié)發(fā)現(xiàn)只有一些先進(jìn)的高新技術(shù)企業(yè)、IT企業(yè)和部分高校能采用辦公平臺(tái)（OA）發(fā)布工資明細(xì)，而對(duì)于大多數(shù)的勞動(dòng)密集型企業(yè)，如工廠、煤礦、醫(yī)院、制造公司等還是采用原始的工資條的形式發(fā)放。另外在一些科技相對(duì)發(fā)達(dá)的城市能夠使用辦公平臺(tái)（OA）的企業(yè)比較多，而大多數(shù)相對(duì)落后的城市和地區(qū)基本還是全部采用發(fā)放工資條的形式。

對(duì)于每個(gè)公司的財(cái)務(wù)管理人員來說，每個(gè)月的工資報(bào)表和制作工資單是每個(gè)月中最主要的、工作量最大的、最繁重的一項(xiàng)任務(wù)。工資條的制作方法有很多，在傳統(tǒng)的工資條制作中，不外乎使用Word或Excel辦公軟件，Word的郵件合并功能步驟太過麻煩，而且還需要用到其它形式的數(shù)據(jù)清單，因?yàn)閷?duì)電腦的使用技巧有限，普通的辦公室人員很多人也掌握不了這個(gè)方法。而在Excel中無論使用自定義公式實(shí)現(xiàn)，還是使用手工制作也都有一定難度，比較繁瑣，特別是公式也不太好理解，而手工制作過程又比較復(fù)雜，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，而且生成的工資單不夠靈活，數(shù)據(jù)修改起來也比較麻煩。而且因?yàn)槭褂谜邔?duì)計(jì)算機(jī)辦公軟件掌握的熟練程度不同，制作的工資條水平也參差不齊。

其實(shí)在Office辦公軟件中還有一種更接近專業(yè)的數(shù)據(jù)庫(kù)管理軟件，那就是Microsoft Office Access。Access是把數(shù)據(jù)庫(kù)引擎的圖形用戶界面和軟件開發(fā)工具結(jié)合在一起的一個(gè)小型數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)，是目前使用最廣的簡(jiǎn)易數(shù)據(jù)庫(kù)處理軟件，它有強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理、統(tǒng)計(jì)分析能力，另外Access對(duì)數(shù)據(jù)處理的靈活程度也是Excel無法比擬的。為了幫助減輕各行業(yè)財(cái)務(wù)管理人員的工作壓力，作者介召一種利用Access數(shù)據(jù)庫(kù)的報(bào)表功能制作工資條的方法，用此方法制作工資條可以讓使用者一勞永逸。

1 創(chuàng)建Access數(shù)據(jù)庫(kù)

啟動(dòng)ACCESS程序，利用“文件”菜單下的“新建”菜單項(xiàng)，選擇新建空數(shù)據(jù)庫(kù)，然后將數(shù)據(jù)庫(kù)命名為“工資管理系統(tǒng).mdb”。

2 創(chuàng)建Access數(shù)據(jù)表

數(shù)據(jù)表的創(chuàng)建過程分兩步，先確定表結(jié)構(gòu)，再輸入表記錄。根據(jù)本單位的工資發(fā)放項(xiàng)目明細(xì)，利用表設(shè)計(jì)視圖，設(shè)置好工資表的表結(jié)構(gòu)，各字段的大小、類型、寬度等。如圖1所示。然后打開表的瀏覽視圖狀態(tài)，將公司員工工資情況逐條輸入即可?？赡墁F(xiàn)在大部分公司都是采用Excel來做的財(cái)務(wù)報(bào)表，也沒關(guān)系，可以省略這一步，直接通過Access的導(dǎo)入功能將原來的Excel工作表轉(zhuǎn)換為Access數(shù)據(jù)庫(kù)表，然后再利用表設(shè)計(jì)視圖，將表結(jié)構(gòu)重新定義一下就可以了。如圖2就是某電子公司工資表生成后的部分?jǐn)?shù)據(jù)瀏覽視圖狀態(tài)。其中“實(shí)付工資”和“扣稅”可以利用更新查詢，使用公式讓電腦自動(dòng)計(jì)算出來即可。

3 創(chuàng)建報(bào)表

選中數(shù)據(jù)庫(kù)管理窗中左側(cè)對(duì)象列表中的“報(bào)表”對(duì)象，打開報(bào)表設(shè)計(jì)器，默認(rèn)有頁(yè)面頁(yè)眉、主體和頁(yè)面頁(yè)腳三個(gè)窗格。在主體窗格中我們可以添加記錄的每個(gè)字段變量，從而在生成的報(bào)表中顯示所有員工的工資清單，但是無法實(shí)現(xiàn)在每個(gè)員工記錄上自動(dòng)添加表頭，另外，我們知道頁(yè)面頁(yè)眉只是在打印時(shí)顯示在每頁(yè)頂端的，所以也沒法通過頁(yè)面頁(yè)眉來設(shè)置每個(gè)記錄的表頭。這里就需要用到報(bào)表組成中一個(gè)很關(guān)鍵的部分就是組頁(yè)眉。

1）添加組頁(yè)眉。這是最重要的一步，是工資單中每個(gè)員工的工資單表頭能否顯示的關(guān)鍵。但是添加頁(yè)眉以前首先要為報(bào)表設(shè)置記錄源，方法是打開報(bào)表屬性窗口，添加記錄源為“工資表”，如圖3所示。然后打開“視圖”菜單選擇排序和分組，如圖4所示，設(shè)置分組依據(jù)是“職工號(hào)”，并顯示組頁(yè)眉，排序依據(jù)是“部門”，方便同一個(gè)部門的員工的工資單集中在一起。但是如果是想將每個(gè)部門的員工全部集中在一起，那么設(shè)置排序與分組時(shí)要先設(shè)置排序字段為“部門”，再設(shè)置分組字段“職工號(hào)”。

2）設(shè)置組頁(yè)眉。這是工資條制作過程中最關(guān)鍵的一步了，在組頁(yè)眉窗格中依次用“標(biāo)簽”工具和“直線”做出工資單表頭。這個(gè)步驟相對(duì)需要一點(diǎn)時(shí)間，要想最后生成的工資表單規(guī)范，這個(gè)過程一定要認(rèn)真、細(xì)致一些。

3）設(shè)置主體及頁(yè)面頁(yè)腳。主體部分是數(shù)據(jù)清單的直接反映部分了，為了實(shí)現(xiàn)和數(shù)據(jù)表中字段的直接鏈接，可以打開“字段列表”，在“視圖”菜單里面，然后將所需的字段依次拖到主體窗格中，并依次刪除每個(gè)字段前面的標(biāo)簽，留每個(gè)字段的文本框即可。頁(yè)腳部分則可以根據(jù)實(shí)際需要統(tǒng)計(jì)員工人數(shù)等相關(guān)信息。

如圖5所示，是在報(bào)表設(shè)計(jì)器中做好的工資條樣式。其中用的四個(gè)組成部分，分別是頁(yè)面頁(yè)眉、職工號(hào)頁(yè)眉（組頁(yè)眉）、主體、頁(yè)面頁(yè)腳，在這里注意根據(jù)實(shí)際需要調(diào)整好每個(gè)組成部分的窗格高度，組頁(yè)眉最上方的虛線是剪裁線，用以裁制工資條。在瀏覽視圖下生成的工資條如圖6所示。

4 打印報(bào)表

報(bào)表生成后通過打印機(jī)打印出來就是我們?nèi)粘Ｉ钪幸姷降墓べY單了，然后沿虛線剪裁開就是發(fā)放到每個(gè)員工手中的工資條了。

利用ACCESS的報(bào)表功能制作工資條的最大優(yōu)勢(shì)就在于，只需要在數(shù)據(jù)庫(kù)中生成制作一次報(bào)表對(duì)象，這就相當(dāng)于做好了一個(gè)模板，以后根據(jù)每個(gè)月的工資變化直接導(dǎo)入工資表，將報(bào)表的數(shù)據(jù)源更新為當(dāng)前月份的工資表即可，省去了每個(gè)月都要重新做工資條的麻煩，而且ACCESS數(shù)據(jù)庫(kù)可以和EXCEL電子表格實(shí)現(xiàn)協(xié)同作業(yè)。既便是我們的單位財(cái)務(wù)人員以前習(xí)慣用EXCEL來制作工資表也沒關(guān)系，直接將做好的每個(gè)月份的工資表導(dǎo)入到ACCESS中即可以成為ACCESS的數(shù)據(jù)庫(kù)表，可以實(shí)現(xiàn)資源的直接利用，沒必要重復(fù)作業(yè)，這樣就最大程度的減輕了財(cái)務(wù)管理人員的工作壓力。如果涉及到數(shù)據(jù)修改，在數(shù)據(jù)庫(kù)表中可以隨時(shí)修改，而在生成的報(bào)表中會(huì)根據(jù)數(shù)據(jù)源的變化實(shí)現(xiàn)自動(dòng)更新。

參考文獻(xiàn)：

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