新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理中存在的問題及改進(jìn)策略

何姝婧

[摘要] 隨著衛(wèi)生體制改革的不斷深化和科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，醫(yī)院的檔案管理模式和方法也應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)。在這種情況下，建立一個(gè)科學(xué)高效的檔案管理模式，增強(qiáng)檔案管理工作中的規(guī)范性、標(biāo)準(zhǔn)性、服務(wù)性，對(duì)醫(yī)院發(fā)展有著重要意義。

[關(guān)鍵詞] 新醫(yī)改；檔案管理；存在問題；改進(jìn)策略

[中圖分類號(hào)] R197.3???[文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] C???[文章編號(hào)] 2095-0616（2012）15-163-02

Analysis on the background of new health care reform in hospital archives management problems and improvement strategy

HE?Shujing

The First People's Hospital of Jining City in Shandong Province,Jining 272000,China

[Abstract] Along with the health system reform and the advance of science and technology,the hospital file management mode and method should also keep pace with the times. In this case,the establishment of a scientific and efficient file management mode,and strengthening archives management in the normative,standard,service,play an important significance on hospital development.

[Key words] New medical reform;File management;Problems;Improvement strategy

從醫(yī)院發(fā)展的歷程來看，檔案是現(xiàn)代化醫(yī)院管理的一個(gè)重要組成部分。它記載了一個(gè)醫(yī)院的發(fā)展歷史，同時(shí)為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)化決策和科技興院提供可靠依據(jù)[1]。所以檔案是醫(yī)院的寶貴財(cái)富，是重要的信息資源，更是新醫(yī)改下深入和發(fā)展醫(yī)藥衛(wèi)生事業(yè)的必要條件和依據(jù)。因此，如何加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理，加快醫(yī)院檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，對(duì)促進(jìn)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展具有重要的歷史意義和現(xiàn)實(shí)意義?，F(xiàn)就醫(yī)院檔案管理中存在的問題與改進(jìn)策略淺談一下看法。

1?新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理工作中存在的問題

1.1?檔案管理體制和機(jī)制不適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展

目前，雖然大部分醫(yī)院都建立了醫(yī)院管理制度，但大部分都把工作重心放到醫(yī)療、護(hù)理、人事等方面，而涉及檔案管理方面的制度并不完善，目前很多醫(yī)院都是根據(jù)自己的理解和實(shí)際情況進(jìn)行管理，對(duì)納入檔案管理的內(nèi)容更是沒有明確的要求或統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)和模式。有的醫(yī)院沒有把檔案工作納入目標(biāo)管理考核方案中，這就使得檔案管理工作長(zhǎng)期處于管理不嚴(yán)、監(jiān)督無效的狀態(tài)。

1.2?檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不高，崗位流動(dòng)性大

目前我國(guó)醫(yī)院的檔案管理人員很少設(shè)置專職人員，而是采取兼職檔案員這種方法應(yīng)付，兼職檔案員工作變動(dòng)頻繁，對(duì)檔案的重要性、存檔要求、檔案資料的收集、整理、歸檔、立卷等業(yè)務(wù)不太了解，嚴(yán)重影響檔案管理工作的質(zhì)量。而專業(yè)從事檔案管理的人員又普遍存在學(xué)歷低、專業(yè)素質(zhì)不高、理論水平有限、缺乏學(xué)術(shù)研究、史料研究的能力，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足新形勢(shì)下高速發(fā)展的信息化建設(shè)和現(xiàn)代化管理要求。

1.3?檔案利用率不高

檔案資源的開發(fā)利用是檔案管理的主要目的，通過檔案的深層次開發(fā)，提升檔案的使用價(jià)值，為臨床、教學(xué)、科研工作及患者服務(wù)。但很多醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)只注重醫(yī)療建設(shè)和和經(jīng)濟(jì)效益，只抓眼前醫(yī)療工作而忽視了對(duì)醫(yī)院長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展有利的檔案管理工作，忽略了醫(yī)院發(fā)展的連續(xù)性和歷史資料的完整性，造成檔案信息資源開發(fā)不足，導(dǎo)致檔案利用率不高。

1.4?檔案管理硬件投入不足，檔案現(xiàn)代化管理水平不高

由于目前大多數(shù)醫(yī)院將主要的硬件設(shè)施投入到醫(yī)療方面，導(dǎo)致醫(yī)院檔案室不夠規(guī)范、設(shè)備陳舊、管理技術(shù)落后等，嚴(yán)重不符合檔案保管標(biāo)準(zhǔn)。近年來，雖然計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷發(fā)展，但用于檔案管理中的卻少之又少，一些收集、整理、利用的手段仍相對(duì)滯后，還基本處于手工階段，收集、整理、借閱工作繁重，導(dǎo)致工作效率不高。

1.5?檔案信息化、開發(fā)利用程度相對(duì)落后

隨著新醫(yī)改的進(jìn)行和信息化的快速發(fā)展，信息化、網(wǎng)絡(luò)化已是檔案工作的必要手段?，F(xiàn)階段醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用開發(fā)滯后，信息化管理僅僅停留在信息檢索系統(tǒng)的上，對(duì)于檔案只收藏不開發(fā)，只建設(shè)不利用，沒有獨(dú)立的管理網(wǎng)站。查閱利用范圍有限，對(duì)信息很少進(jìn)行深層次的開發(fā)和利用。

2?醫(yī)院檔案管理發(fā)展的建議與改進(jìn)策略

2.1?健全檔案管理制度，建立完善的檔案管理體系

建立健全醫(yī)院檔案管理的職能機(jī)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)檔案管理從分散管理模式向集中統(tǒng)一管理模式的轉(zhuǎn)變，逐步完善檔案管理的歸檔、保管、借閱、移交、保密、銷毀及庫房管理等各項(xiàng)規(guī)章制度。將檔案管理工作與醫(yī)院現(xiàn)代化發(fā)展同步考慮，列入整體的建設(shè)規(guī)劃中，加強(qiáng)檔案法律法規(guī)學(xué)習(xí)，使全院干部職工充分認(rèn)識(shí)檔案的重要性。將檔案管理工作納入科室管理責(zé)任制中，與科室領(lǐng)導(dǎo)工作績(jī)效考核、獎(jiǎng)懲掛鉤，明確科室領(lǐng)導(dǎo)對(duì)科室檔案管理工作的管理責(zé)任，促進(jìn)檔案管理工作的制度化、規(guī)范化。

2.2?加強(qiáng)對(duì)檔案人員的管理和培訓(xùn)，提高其綜合素質(zhì)

檔案人員的素質(zhì)直接影響檔案管理水平，新時(shí)代下檔案領(lǐng)域需要一支具有較強(qiáng)的綜合技術(shù)和管理能力的復(fù)合型人才隊(duì)伍。醫(yī)院應(yīng)將檔案管理人員培養(yǎng)納入到人才培養(yǎng)計(jì)劃中，在人員結(jié)構(gòu)上應(yīng)當(dāng)盡快增補(bǔ)具有專業(yè)技能的人才，同時(shí)對(duì)在職人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，如定期舉辦學(xué)習(xí)班、聘請(qǐng)專家講學(xué)、外派人員學(xué)習(xí)、開展院內(nèi)崗位練兵和業(yè)務(wù)達(dá)標(biāo)活動(dòng)等。

2.3?解放思想，更新觀念，重視檔案資源的開發(fā)利用

檔案管理最終目的應(yīng)該是使檔案得到充分利用，醫(yī)院檔案管理人員要確立以利用和服務(wù)為中心的業(yè)務(wù)指導(dǎo)思想，逐步走向主動(dòng)、多渠道地開發(fā)檔案信息資源，通過利用檔案為醫(yī)院創(chuàng)造良好的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。同時(shí)，積極開展多種編研活動(dòng)，對(duì)信息進(jìn)行深層次開發(fā)和加工，為利用者提供多方面、多層次的信息。另外，還要加強(qiáng)檔案利用反饋信息的管理，實(shí)現(xiàn)各級(jí)醫(yī)院信息的橫向聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，充分發(fā)揮其綜合效益。

2.4?增加投入，強(qiáng)化檔案室的硬件建設(shè)

加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是保證醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)得以進(jìn)行的必備條件。因此，醫(yī)院應(yīng)加大硬件設(shè)施的投入建設(shè)。（1）按照統(tǒng)一規(guī)定、要求并結(jié)合自身實(shí)際，設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的安全保管設(shè)施；（2）配備計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備，采用檔案管理系統(tǒng)專用軟件；（3）配備整套檔案掃描系統(tǒng)，改變單純?nèi)斯や浫敕绞?；?）將檔案內(nèi)容納入局域網(wǎng)，利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)加強(qiáng)各部門之間的資源共享，以滿足醫(yī)療、教研等多方面的需求。

2.5?增進(jìn)醫(yī)院檔案管理的信息化和網(wǎng)絡(luò)化的現(xiàn)代化發(fā)展

20世紀(jì)末隨著全世界網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷普及和信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，全國(guó)各醫(yī)院的檔案管理也需要與時(shí)俱進(jìn)，滿足新時(shí)代的發(fā)展需要，大力發(fā)展檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，逐步取消傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案及手工查詢等服務(wù)手段，電子檔案管理有點(diǎn)很多，如數(shù)字化保存時(shí)間長(zhǎng)，耐腐蝕，防霉變，占用空間小，信息容量大，各資料間信息溝通方便，有利于快捷查詢，信息擴(kuò)展化，資源共享化，容易保存等，安裝專門的檔案管理軟件對(duì)醫(yī)院各類檔案資料錄入、查詢、編目和信息管理與傳遞。

要實(shí)現(xiàn)檔案管理和開發(fā)的信息化和網(wǎng)絡(luò)化，首先要強(qiáng)化檔案基礎(chǔ)和管理。只有完整齊全地做好檔案資料的收集、鑒定、歸納、整理、分類等工作才能進(jìn)入保存階段。然后，根據(jù)不同的載體對(duì)檔案管理進(jìn)行相應(yīng)的開發(fā)和運(yùn)用，醫(yī)院檔案具有多種類別，有文字、圖像、音像等不同載體的區(qū)別，也有人事、病案、設(shè)備、后勤等不同部門的區(qū)別，可以將其按內(nèi)容劃分分門別類地輸入電腦，為之后的信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理做好準(zhǔn)備工作。之后，對(duì)各種文件統(tǒng)一進(jìn)行數(shù)字化處理，并通過局域網(wǎng)實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案資源的共享和利用。最后，要重視檔案信息的安全管理，保證各種信息的安全，完善應(yīng)用軟件系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化、信息化和現(xiàn)代化。

隨著醫(yī)療衛(wèi)生體制改革和社會(huì)醫(yī)療保險(xiǎn)制度改革的進(jìn)行，對(duì)醫(yī)院的管理工作提出了更多更高的要求。作為新時(shí)代的醫(yī)院檔案人，更要緊緊抓住這個(gè)機(jī)遇，以改革為契機(jī)，更新管理觀念，開拓創(chuàng)新思路，改革創(chuàng)新方法，勇于探索和嘗試新的檔案管理路徑，使醫(yī)院檔案管理更加標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，以便更全面、真實(shí)地反映醫(yī)院整體發(fā)展?fàn)顩r和經(jīng)營(yíng)成果，為社會(huì)和醫(yī)院提供更多的社會(huì)效益和信息資源[2]。

[參考文獻(xiàn)]

[1] 李文珊.加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理，為科技興院提供可靠依據(jù)[J].法治與經(jīng)濟(jì)，2011（12）：107.

[2] 付善鋒.醫(yī)院檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化[J].中國(guó)醫(yī)學(xué)創(chuàng)新，2012，9（4）：91.

（收稿日期：2012-05-30）