省級(jí)電大學(xué)院秘書工作芻議

陳 芳

(1.華東師范大學(xué) 軟件學(xué)院，上海200062;2.浙江廣播電視大學(xué)外國(guó)語(yǔ)學(xué)院，浙江 杭州310030)

當(dāng)今社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，高等教育人才培養(yǎng)方式也從“精英教育”轉(zhuǎn)變成了“大眾教育”。廣播電視大學(xué)是以開放教育為主體、多元辦學(xué)、多種教育類型協(xié)調(diào)發(fā)展的現(xiàn)代遠(yuǎn)程開放大學(xué)，學(xué)院秘書作為教學(xué)管理機(jī)制中基層的一環(huán)，在省級(jí)電大日常事務(wù)處理中，起著重要作用。他們既是學(xué)校教學(xué)管理的具體執(zhí)行者和實(shí)施者，又是學(xué)院各項(xiàng)教學(xué)活動(dòng)的組織者和安排者，同時(shí)也是學(xué)校各部門與學(xué)院之間、教師與教師之間、學(xué)院與地市電大之間聯(lián)系的紐帶和橋梁，是具體教學(xué)工作運(yùn)行的執(zhí)行者、管理者。

近幾年來(lái)，隨著開放教育招生的升溫和省電大招生規(guī)模的不斷擴(kuò)大，學(xué)生人數(shù)穩(wěn)步增長(zhǎng)，這對(duì)學(xué)院秘書提出了更高要求。因此，學(xué)院秘書必須從新時(shí)期教學(xué)工作特點(diǎn)出發(fā)，不斷提高自身綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，積極創(chuàng)新，發(fā)揮助手參謀、組織協(xié)調(diào)、服務(wù)保障等作用，以適應(yīng)現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育事業(yè)發(fā)展需要。

一 省級(jí)電大學(xué)院秘書工作特點(diǎn)

(一)繁雜性

電大建立以來(lái)，省電大招收的學(xué)生有正式生、注冊(cè)視聽生、普通?？粕⒈究粕?、普通高職生、第二?？粕龋瑢W(xué)生種類多，專業(yè)多，課程也多。不同類別的學(xué)生，管理、規(guī)定的方式各不相同。就考試類型可分為全國(guó)統(tǒng)考統(tǒng)設(shè)課程和全省統(tǒng)考省管課程。省電大在教學(xué)管理業(yè)務(wù)上一方面要接受中央電大統(tǒng)一指導(dǎo)和監(jiān)督;另一方面在電大系統(tǒng)實(shí)際教學(xué)過(guò)程中又采取全國(guó)統(tǒng)一開設(shè)課程和地方自行開設(shè)課程相結(jié)合的方式從事教學(xué)。學(xué)生種類的多樣性、課程設(shè)置的復(fù)雜性，使得學(xué)院秘書管理工作千頭萬(wàn)緒。學(xué)院秘書的繁雜性還表現(xiàn)在工作難度大，既有常規(guī)性日常管理工作要做，又有突發(fā)性教學(xué)情況要處理，工作重，責(zé)任大。

(二)輔助性

學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)通常肩負(fù)教學(xué)管理和教學(xué)雙重任務(wù)，工作繁多，不可能事事考慮周全，這就需要學(xué)院秘書及時(shí)拾遺補(bǔ)缺，提醒領(lǐng)導(dǎo)什么時(shí)間完成什么工作等。學(xué)院秘書一方面要輔助教務(wù)處與學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)完成各項(xiàng)任務(wù)，還要把教務(wù)處文件精神及時(shí)傳達(dá)給教師和學(xué)生，并做好及時(shí)溝通與協(xié)調(diào)，以便教學(xué)工作更好地進(jìn)行。

(三)服務(wù)性

學(xué)校管理工作服務(wù)于教學(xué)，全省電大教學(xué)網(wǎng)點(diǎn)大而散，教學(xué)網(wǎng)點(diǎn)覆蓋面大，學(xué)院秘書工作對(duì)象除了為學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、教師服務(wù)外，還要積極為各地市電大做好教學(xué)支持服務(wù)工作，盡可能為學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、教師和地市電大各教學(xué)點(diǎn)提供一切可能的幫助，保障學(xué)校、學(xué)院和地市電大教學(xué)點(diǎn)各項(xiàng)工作有序開展。如把教務(wù)處的有關(guān)通知、要求傳達(dá)給教師，執(zhí)行教務(wù)部門和學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的工作指令，為學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)提供教學(xué)數(shù)據(jù)，同時(shí)還要協(xié)助學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)開好每年的教學(xué)研討會(huì)、做好各地市電大師資培訓(xùn)工作等。學(xué)院秘書工作，從根本上講，管理就是服務(wù)，服務(wù)即是管理。服務(wù)于教師，服務(wù)于基層，服務(wù)性得到很好體現(xiàn)，才能得到領(lǐng)導(dǎo)和教師信任，才能得各教學(xué)點(diǎn)配合。

二 電大學(xué)院秘書工作能力要求

學(xué)院秘書作為一個(gè)管理者，需要將各種政策落實(shí)到各個(gè)環(huán)節(jié)，并督促完成。作為一位協(xié)調(diào)者，需要在學(xué)校與學(xué)院之間、學(xué)院與教師之間、教師與學(xué)生之間，做好各類具體事務(wù)協(xié)調(diào)溝通工作。管理角色的多面性，決定了學(xué)院秘書需要具備多方面工作能力:

(一)計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力

隨著電腦、網(wǎng)絡(luò)在高校中逐步得到普遍應(yīng)用，電腦、網(wǎng)絡(luò)已成為廣大師生員工生活中不可缺少的一部分，面對(duì)信息時(shí)代的到來(lái)，電腦和網(wǎng)絡(luò)的普遍使用既給高校秘書帶來(lái)了新機(jī)遇，也給工作帶來(lái)了新挑戰(zhàn)。

由于省級(jí)電大在教學(xué)和管理中的特殊性，學(xué)院秘書不光要做好為本部師生員工服務(wù)工作，還需為全省所屬電大師生提供服務(wù)，所以信息的及時(shí)性、準(zhǔn)確性非常重要。

以浙江廣播電視大學(xué)外國(guó)語(yǔ)學(xué)院為例，學(xué)院建立了本部門教師的QQ群和全省下屬電大教師群，利用QQ群的網(wǎng)絡(luò)硬盤、QQ空間及共享等功能，將有關(guān)政策、學(xué)習(xí)文件、學(xué)習(xí)資料等內(nèi)容及時(shí)上傳，供教師瀏覽和下載(見下圖1)。

學(xué)院秘書是學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)參謀、助手和執(zhí)行者。

圖1 QQ群——網(wǎng)上虛擬協(xié)作工作過(guò)程

QQ軟件還提供強(qiáng)大的同步和異步通訊功能，若擁有QQ號(hào)的雙方同時(shí)在線，便可實(shí)現(xiàn)資料在線發(fā)送和接收，若一方?jīng)]有在線，則可以發(fā)離線文件(雙方是好友的狀態(tài)下)，當(dāng)接受文件一方的QQ號(hào)登錄，便可收到接收文件的通知。

(二)教學(xué)管理能力

學(xué)院秘書作為一名管理者，需要協(xié)助學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)制定各種政策制度和工作計(jì)劃;協(xié)助學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)處理各種突發(fā)事件。這就要求學(xué)院秘書熟知目前學(xué)校教學(xué)工作指導(dǎo)思想、各項(xiàng)規(guī)章制度;認(rèn)真學(xué)習(xí)教育管理理論知識(shí)，以彌補(bǔ)專業(yè)上的不足，熟練掌握教育管理運(yùn)行規(guī)律。

(三)協(xié)調(diào)溝通能力

在實(shí)際工作中，學(xué)院秘書面臨著教學(xué)職能主管部門、地市教學(xué)點(diǎn)、學(xué)院、教研室、教師等不同層面縱向協(xié)調(diào)，決定了學(xué)院秘書必須具備較強(qiáng)的協(xié)調(diào)溝通能力。省級(jí)電大學(xué)院秘書作為一個(gè)協(xié)調(diào)者，需要經(jīng)常與學(xué)校多個(gè)部門以及各市地電大教學(xué)點(diǎn)溝通聯(lián)系，必要時(shí)向?qū)W院領(lǐng)導(dǎo)提出合理建議，既要做到“上傳下達(dá)”，及時(shí)準(zhǔn)確地完成上級(jí)主管部門和領(lǐng)導(dǎo)的各類指令性工作，又要做到“下情上送”，將教學(xué)過(guò)程中一些情況及時(shí)反饋上來(lái)，還要做到“協(xié)調(diào)左右”，在領(lǐng)導(dǎo)與教師之間、省電大與教學(xué)點(diǎn)之間、教師與學(xué)生之間起到溝通信息、協(xié)調(diào)關(guān)系作用。

三 做好學(xué)院秘書工作的對(duì)策思考

(一)找準(zhǔn)自我定位，發(fā)揮多重角色作用

院領(lǐng)導(dǎo)是學(xué)院管理者和學(xué)院事務(wù)決策者。面對(duì)院領(lǐng)導(dǎo)，秘書的任務(wù)主要是充當(dāng)好助手、參謀角色，在實(shí)際工作中，更要注意把握好參謀內(nèi)容，做到主次分明、重點(diǎn)突出，把握好參謀方式。要做到會(huì)出點(diǎn)子、出好點(diǎn)子;當(dāng)高參、不亂參。

教師是學(xué)院中堅(jiān)力量，是完成教學(xué)任務(wù)的直接承擔(dān)者。面對(duì)教師，學(xué)院秘書自身定位還是服務(wù)，要起到橋梁作用，盡自己能力為他們做好服務(wù)工作。除了工作上的短信提醒和通知外，節(jié)假日的祝福短信也可以促進(jìn)同事間感情交流，增加學(xué)院凝聚力。

學(xué)生是學(xué)校的主體，學(xué)生利益高于一切。面對(duì)學(xué)生，為學(xué)生提供服務(wù)，并協(xié)助做好學(xué)生與學(xué)院行政、教學(xué)部門協(xié)調(diào)和推進(jìn)工作也是秘書的一項(xiàng)重要工作。

秘書是學(xué)院的窗口，各個(gè)部門與學(xué)院工作上的聯(lián)系都會(huì)先與秘書打交道，所以在工作上，秘書要主動(dòng)與其他管理部門聯(lián)系，將有關(guān)工作及時(shí)轉(zhuǎn)達(dá)給學(xué)院院長(zhǎng)及有關(guān)教師，做到上下一致，提高工作效率。

(二)培養(yǎng)高度責(zé)任感和良好協(xié)調(diào)能力，保障各項(xiàng)工作有序開展

學(xué)院秘書工作事務(wù)多、任務(wù)重，具有開放性、中轉(zhuǎn)性、事務(wù)性和被動(dòng)性特點(diǎn)。做好秘書工作需要具備服務(wù)熱情和高度責(zé)任感和協(xié)調(diào)能力。

學(xué)院秘書工作服務(wù)性強(qiáng)，雖然大多數(shù)工作不是學(xué)校工作中心，但件件都要為學(xué)校這個(gè)中心服務(wù)，并且大多影響到全體教師的切身利益，處理不當(dāng)往往對(duì)中心工作產(chǎn)生不同程度影響，學(xué)院秘書是學(xué)院日常事務(wù)管理的“大管家”。教學(xué)、科研資料的歸檔管理，期末考試批改人員的組織及費(fèi)用核算、發(fā)放，日常教學(xué)、教研活動(dòng)的安排和通知，辦公用品的日常領(lǐng)取和發(fā)放，學(xué)校各部門文件的收發(fā)，固定資產(chǎn)的管理，辦公設(shè)備的維護(hù)等工作，事無(wú)巨細(xì)，都需認(rèn)真完成、落實(shí)。電大每個(gè)學(xué)期都會(huì)有網(wǎng)上教學(xué)、教研活動(dòng)，每位教師負(fù)責(zé)六門不同課程，在不同時(shí)間段里完成網(wǎng)上答疑活動(dòng)，為及時(shí)提醒教師完成這項(xiàng)工作，學(xué)院秘書利用網(wǎng)上短信平臺(tái)，提前設(shè)置提醒短信，確保每位教師及時(shí)上網(wǎng)。秘書工作雖不需要大智大勇，但更需要有一絲不茍、認(rèn)真負(fù)責(zé)態(tài)度。除了完成日常行政、教學(xué)輔助工作，還面臨許多關(guān)系教師個(gè)人利益的常規(guī)性問(wèn)題，比如管理計(jì)算、審核教師工作量和工作業(yè)績(jī)等，對(duì)于教師的疑問(wèn)也要及時(shí)回復(fù)，對(duì)有爭(zhēng)議的問(wèn)題，還需請(qǐng)教有關(guān)責(zé)任部門后再準(zhǔn)確傳達(dá)到教師。在工作中學(xué)會(huì)“換位思考”，才有助于做好本職工作。

為提高工作效率，協(xié)調(diào)能力占重要地位。靈活的溝通、協(xié)調(diào)是做好學(xué)院秘書工作基礎(chǔ)。學(xué)院秘書更要善于分析、敢于處理各種盤根錯(cuò)節(jié)關(guān)系，只有堅(jiān)持原則、行動(dòng)果斷且處事穩(wěn)妥，才能輔助院領(lǐng)導(dǎo)處理好各種事項(xiàng)和矛盾，調(diào)動(dòng)一切積極因素，形成有序工作局面。各部門由于所處地位和認(rèn)識(shí)問(wèn)題角度不同，僅從本部門利益出發(fā)，對(duì)執(zhí)行政策的意見難以統(tǒng)一，因此在實(shí)際工作中對(duì)目標(biāo)計(jì)劃理解程序、執(zhí)行的自覺性、積極性也就不同，表現(xiàn)出矛盾重重，內(nèi)耗不止，行動(dòng)不一致，致使效率低下。良好的協(xié)調(diào)能力保證了目標(biāo)一致性，工作連續(xù)性，并能發(fā)揮最佳效能。學(xué)院秘書還應(yīng)主動(dòng)與其他學(xué)院秘書成為合作伙伴，加強(qiáng)工作間交流，共同探討、共同進(jìn)步。

(三)強(qiáng)化四大意識(shí)，充分發(fā)揮秘書工作職能作用

1.加強(qiáng)大局意識(shí)

去年省委、省政府頒布《浙江省中長(zhǎng)期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要(2010－2020年)》提出:“以廣播電視大學(xué)為基礎(chǔ)，整合高等教育資源，加快建設(shè)浙江開放大學(xué)，運(yùn)用廣播電視和數(shù)字傳媒等技術(shù)，大力開展數(shù)字化遠(yuǎn)程教育，建設(shè)以衛(wèi)星、互聯(lián)網(wǎng)、電視等為載體的遠(yuǎn)程開放教育公共服務(wù)平臺(tái)，努力為各類學(xué)習(xí)者提供方便、靈活、個(gè)性化的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)和環(huán)境。”目前，浙江開放大學(xué)建設(shè)已通過(guò)省教育體制改革試點(diǎn)項(xiàng)目立項(xiàng)，正積極籌建。未來(lái)的浙江開放大學(xué)將以服務(wù)于終身教育體系構(gòu)建學(xué)習(xí)型社會(huì)建設(shè)為己任，在省、市、縣三級(jí)廣播電視大學(xué)基礎(chǔ)上，整合有關(guān)教育資源，集合辦學(xué)系統(tǒng)、教育技術(shù)和學(xué)習(xí)形式等優(yōu)勢(shì)，利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，依托遠(yuǎn)程教育網(wǎng)絡(luò)，提供非學(xué)歷繼續(xù)教育和學(xué)歷繼續(xù)教育，實(shí)行自主招生、注冊(cè)入學(xué)、彈性學(xué)習(xí)年限和完全學(xué)分制度，實(shí)施學(xué)習(xí)成果認(rèn)證和轉(zhuǎn)換的新型開放式高等學(xué)校，成為浙江省終身學(xué)習(xí)的大平臺(tái)[1]。

高等學(xué)府是培養(yǎng)國(guó)家所需人才的地方，是政治、經(jīng)濟(jì)和文化傳播的重要場(chǎng)所，這對(duì)秘書的思想政治素養(yǎng)提出了更高要求[3]。省級(jí)電大學(xué)院秘書人員應(yīng)具備較高政治素質(zhì)。作為一名高等學(xué)校學(xué)院秘書，更要重視和提高自身理論修養(yǎng)和政策水平，通過(guò)學(xué)習(xí)、實(shí)踐來(lái)積累和提高秘書的政治素養(yǎng)，樹立強(qiáng)烈的責(zé)任心和高度責(zé)任感。

2.加強(qiáng)學(xué)習(xí)意識(shí)

知識(shí)結(jié)構(gòu)是衡量秘書工作重要尺度。秘書工作范圍廣、事務(wù)雜。一個(gè)好秘書不僅能完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的任務(wù)，更要進(jìn)一步加強(qiáng)本行業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)、相關(guān)知識(shí)和專業(yè)水平。

掌握的知識(shí)越多，秘書在工作中越能取得主動(dòng)權(quán)。學(xué)院秘書對(duì)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)要有一定了解和運(yùn)用能力，要能熟練運(yùn)用基本辦公軟件，如熟練操作Word文檔、PowerPoint、Excel表格和接收郵件等。高新技術(shù)學(xué)習(xí)和使用只有和秘書工作相結(jié)合才能發(fā)揮巨大作用，作為學(xué)院秘書，應(yīng)創(chuàng)造條件學(xué)習(xí)和使用高新技術(shù)，并學(xué)為所用，這樣才能真正發(fā)揮高新技術(shù)作用。

學(xué)院秘書在平時(shí)工作、學(xué)習(xí)中也應(yīng)注意向?qū)W院領(lǐng)導(dǎo)和優(yōu)秀教師學(xué)習(xí)處理事情的方式方法。因此，秘書要在“學(xué)習(xí)”上下功夫，正所謂三人行必有我?guī)熝?。不斷擴(kuò)大自己視野，在學(xué)習(xí)中不斷適應(yīng)工作需要，提高自身素質(zhì)，提高工作效率。

3.加強(qiáng)主動(dòng)性意識(shí)

要想成為一名出色的服務(wù)者，將被動(dòng)轉(zhuǎn)為主動(dòng)，以“人”為本，以學(xué)生為本，主動(dòng)為學(xué)生、教師、領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，解放思路，開擴(kuò)視野。

學(xué)院秘書的主動(dòng)性意識(shí)體現(xiàn)在精神面貌上，只有保持飽滿的情緒、充沛的精力，掌握好忙而不亂的節(jié)奏，堅(jiān)持高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，才能保證教學(xué)工作順利進(jìn)行。秘書工作涉及面廣，事情雜而繁，也是各種矛盾匯集的中心點(diǎn)，常受到來(lái)辦事的群眾及其他部門等各方面壓力。擺正、調(diào)整心態(tài)尤為重要。

學(xué)院秘書的主動(dòng)性意識(shí)還體現(xiàn)在觀念上，學(xué)院秘書工作特點(diǎn)是兩頭忙，但工作是有規(guī)律的，到什么階段應(yīng)該做什么事情要心中有數(shù)，不用領(lǐng)導(dǎo)提醒、督促地開展工作，否則不僅會(huì)影響效率，而且會(huì)影響到教學(xué)管理質(zhì)量。

4.強(qiáng)化檔案管理意識(shí)

目前，學(xué)院秘書多數(shù)不是檔案專業(yè)畢業(yè)的，所以對(duì)于文件資料整理分類和歸檔意識(shí)均不強(qiáng)，但實(shí)際上，學(xué)院秘書工作和檔案管理工作是一個(gè)有機(jī)整體，二者相輔相成。學(xué)院秘書在工作中，不但要主動(dòng)，有意識(shí)地將已完成但仍具利用價(jià)值的文書、光碟收集完整，并按照檔案存檔要求進(jìn)行立卷、歸檔，使之反映教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)歷史面貌，又便于今后查找;確保文書不受損壞、不丟失、不滿足，從而使立卷文本達(dá)到數(shù)量完整與質(zhì)量完整，實(shí)體安全與機(jī)密安全統(tǒng)一。學(xué)院秘書還可以隨時(shí)利用這些資源聯(lián)系工作實(shí)際，對(duì)檔案資料進(jìn)行綜合分析，提煉出有效信息，給學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)提供及時(shí)、可靠的決策參考。

總之，省級(jí)電大學(xué)院秘書，需結(jié)合學(xué)校、學(xué)院工作實(shí)際，形成良好大局意識(shí)，注重自身專業(yè)能力培養(yǎng);勤于思考、善于總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，加強(qiáng)檔案管理和形象意識(shí)，在做好本職工作同時(shí)，與時(shí)俱進(jìn)、開拓創(chuàng)新，使學(xué)院秘書工作更上一個(gè)新臺(tái)階。

[1]國(guó)家中長(zhǎng)期發(fā)展教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要(2010－2020年)[EB/OL]http://www.gov.cn/jrzg/2010－07/29/content_1667143.htm，2010 －07 －29.

[2]王舒.高校教學(xué)秘書崗位職責(zé)及其積極性發(fā)揮[J].麗水學(xué)院學(xué)報(bào)，2008(6).

[3]劉林.高等學(xué)校秘書工作的現(xiàn)狀與對(duì)策研究[J].武漢科技學(xué)院學(xué)報(bào)，2007(11).