淺談建筑工程施工合同管理

江威，陸世彪

(中國人民武裝警察部隊水電第三總隊 十一支隊，四川成都 610036)

合同管理是市場經(jīng)濟條件下企業(yè)經(jīng)營管理的一種重要方法，也是經(jīng)濟手段法律化的形式之一，是企業(yè)對應(yīng)合同行為的每個階段而進行全過程管理活動的總稱。建筑工程合同管理是指企業(yè)對以自身為當事人的合同依法進行簽訂、履行、變更、解除等一系列行為的總稱，包括合同樣本的制定、技術(shù)性條款的設(shè)立、合同相對人資信狀況的調(diào)查、合同條款的談判、特別條款的約定、合同的簽訂、合同內(nèi)容的履行、爭議事項的發(fā)生及解決等一系列環(huán)節(jié)。建筑工程合同管理即是圍繞這一系列具體環(huán)節(jié)展開的風險預(yù)防和實時控制活動。

鑒于合同行為在企業(yè)經(jīng)營活動中的重要地位，建筑施工企業(yè)必須將合同管理作為最基本的管理重點給予高度重視。實行合同管理是建筑施工企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理的關(guān)鍵所在，對于改善企業(yè)經(jīng)營管理，實行經(jīng)濟承包有著重要意義。因此，工程施工企業(yè)在進行工程施工過程中，如何實施合同管理和控制是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理的重中之重。

1 建立合同管理系統(tǒng)

合同管理系統(tǒng)就是建筑施工企業(yè)從上向下建立起一支專業(yè)管理隊伍并對其實行系統(tǒng)管理。作為獨立法人的施工企業(yè)建立的合同專門管理機構(gòu)等同于工程部，是其內(nèi)部管理機構(gòu)。各項目經(jīng)理部亦設(shè)立專職合同管理人員，隸屬于企業(yè)合同專門管理機構(gòu)。施工企業(yè)應(yīng)制定施工合同管理辦法，將合同管理系統(tǒng)的職責、權(quán)利、分工用內(nèi)部管理規(guī)定的形式確立下來。

2 制定合同管理制度

除了制定專門的合同管理體系外，建筑施工企業(yè)還必須建立一套完善、可行、合理的合同管理制度。這些制度包括:

(1)合同的審查批準制度。施工企業(yè)在施工合同簽訂前還應(yīng)實行審查、批準制度。即在各業(yè)務(wù)部門會簽后，送交合同專門管理機構(gòu)或法律顧問審查，再報請法人代表簽署意見，明確表示同意對外正式簽訂合同。通過嚴格的手續(xù)，使合同簽訂的基礎(chǔ)更加牢靠。

(2)印章管理制度。施工企業(yè)的合同專用章是代表企業(yè)在經(jīng)營活動中對外行使權(quán)利、承擔義務(wù)、簽訂合同的憑證。因此，企業(yè)對合同專用章的使用、保管要有嚴格的規(guī)定，要建立合同使用登記記錄，合同專用章要由合同管理人員專門保管、簽印，實行專章專用，尤其不準在空白合同上加蓋印章。凡外出簽訂合同，應(yīng)由合同專用章的管理人員與辦理簽約的人一同前往簽約。如果合同專用章管理人員利用合同專用章謀取個人私利，應(yīng)追究其行政或法律責任。

(3)合同統(tǒng)計考查制度。合同統(tǒng)計考查制度就是利用科學的方法及統(tǒng)計數(shù)字，反饋合同訂立、履行情況。通過對統(tǒng)計數(shù)字進行分析，總結(jié)經(jīng)驗，找出教訓，為企業(yè)經(jīng)營決策提供重要的依據(jù)。

合同統(tǒng)計的內(nèi)容一般包括中標率、談判成功率、合同履行率等指標。

(4)合同信息管理制度。施工企業(yè)的合同由于種類多、數(shù)量大、變更頻繁、人為管理效率低，可能還會出錯，必須借助先進的手段建立計算機信息系統(tǒng)進行管理，才能達到其檔案化、信息化。計算機信息系統(tǒng)能保證正確分析合同管理情況，適應(yīng)中國經(jīng)濟的發(fā)展趨勢。

3 施工企業(yè)的法定代表人、總經(jīng)濟師、項目經(jīng)理必須掌握合同管理知識

(1)企業(yè)的法定代表人、總經(jīng)濟師是企業(yè)主要經(jīng)營決策者，掌握合同管理的有關(guān)知識是領(lǐng)導(dǎo)現(xiàn)代企業(yè)必備的素質(zhì)。前面已論述過合同管理是企業(yè)的生命線，企業(yè)要生存，要在競爭中取勝，企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)適應(yīng)客觀要求。

(2)項目經(jīng)理也應(yīng)精通合同，熟悉合同管理和索賠工作。

現(xiàn)代企業(yè)管理不僅需要專職的合同管理人員和機構(gòu)，而且要求項目管理人員在掌握合同管理知識的前提下進行工程索賠。

4 做好合同簽訂時的管理，為履行合同打好基礎(chǔ)

建筑工程具有投資大、工期長、結(jié)構(gòu)復(fù)雜、受場內(nèi)場外環(huán)境影響大、不可預(yù)見性因素多的特點，因此，施工合同應(yīng)盡量做到內(nèi)容完整，條款詳盡，表聯(lián)明確、嚴密。為此，合同談判人員要在合法、依法、平等原則的基礎(chǔ)上，通過對工程信息的調(diào)研與反饋，制定出嚴密、周詳、可行的談判方案，不打無準備之仗。

5 認真履行合同，加強履約管理

(1)建立合同實施的保證體系。

首先，要建立合同管理的工作程序。在工程實施過程中，要協(xié)調(diào)好各方面關(guān)系，使總承包合同的實施工作程序化、規(guī)范化，按質(zhì)量保證體系進行工作。其次，還要建立文檔系統(tǒng)。項目上要設(shè)專職或兼職的合同管理人員。合同管理人員負責各種合同資料和相關(guān)工程資料的收集、整理和保存工作。最后，還要建立報告和行文制度?？偝邪毯蜆I(yè)主、分包商之間的溝通都應(yīng)該以書面形式進行，或以書面形式為最終依據(jù)。對在工程中合同雙方的任何協(xié)商、意見、請示、指示都應(yīng)落實在紙上，使工程活動有依有據(jù)。

(2)認真仔細地進行合同分析。合同分析是從執(zhí)行的角度分析、補充、解釋合同，將合同目標和合同規(guī)定落實到合同實施的具體問題和具體事件上。

①分析合同漏洞，解釋爭議內(nèi)容。工程施工的情況千變?nèi)f化，再標準的合同也難免會有漏洞，找出漏洞并加以補充可減少合同雙方的爭執(zhí)。另外，合同雙方爭執(zhí)的起因往往是對合同條款理解不一致。只有分析條文的意思，就條文的理解達成一致，才能為索賠工作打開通道。

②分析合同風險，制定風險對策。界定和確認工程項目所承擔的風險是什么、風險影響程度的大小，才能找到對策和措施去控制風險，規(guī)避風險。

③分解合同并落實合同責任。主要是加強合同交底工作:項目經(jīng)理部對所有的合同均應(yīng)進行全交底，以會議與書面相結(jié)合的形式向全體員工介紹各個合同的承包范圍、各方的責任與義務(wù)、合同的主要經(jīng)濟指標、合同存在的風險、履約中應(yīng)注意的問題，將合同責任進行分解，具體落實到職能部門與個人。同時，設(shè)置專職合同管理人員，對項目各部門的履約情況進行管理、分析，協(xié)調(diào)各部門的聯(lián)系，這樣實施可加大合同管理力度，提高全員合同管理的意識。

(3)嚴格合同控制。

合同控制是指承包商的合同管理組織為保證合同所約定的各項義務(wù)的全面完成及各項權(quán)利的實現(xiàn)，以合同分析的成果為基準對整個合同實施過程的全面監(jiān)督、檢查、對比、引導(dǎo)及糾正的管理活動。

合同的控制方法分為主動控制和被動控制。主動控制是預(yù)先分析目標偏離的可能性，擬訂和采取預(yù)防性措施，以保證目標得以實現(xiàn)。被動控制是從計劃的實施中發(fā)現(xiàn)偏差，對該偏差采取措施及時糾正的控制方式。

合同控制的首要內(nèi)容是對合同的實施情況進行追蹤，追蹤的對象如:①具體的合同事件:包括工程的質(zhì)量、工期、成本;②分包商的工作:對分包商的工程缺陷提出意見和警告，責成他們改進;③對業(yè)主和監(jiān)理工程師的工作進行跟蹤:他們是否及時下達命令，做出答復(fù)，及時支付工程款項;④追蹤工程的總體情況:如整體工程的秩序如何，已完工程是否通過驗收，有無大的工程事故，進度是否出現(xiàn)拖期，計劃和實際成本有無大的偏差等。通過追蹤收集、整理，能反映出實際狀況的各種資料和數(shù)據(jù)，如進度報表、質(zhì)量報告、成本和費用收支報表等，將這些信息與工程目標如合同文件進行對比分析，對偏差進行處理與調(diào)整，可以采取組織措施，派遣得力的管理人員;可以采取技術(shù)措施，采取更有效的施工方案或新技術(shù);可以采取經(jīng)濟措施，對工作人員進行經(jīng)濟激勵。最有效的措施是合同措施，如找出業(yè)主的責任，通過索賠降低自己的損失。如果發(fā)現(xiàn)業(yè)主有意不支付工程款，發(fā)生合同虧損，要及早確定戰(zhàn)略，采取各種辦法，減少自己的損失。

(4)進行合同交底。

首先，應(yīng)該由公司合同管理人員向項目負責人及項目合同管理人員進行合同交底，全面陳述合同背景、合同工作范圍、合同目標、合同執(zhí)行要點及特殊情況處理;其次，項目負責人向項目部職能部門負責人進行合同交底，并解答各職能部門提出的問題，形成書面交底記錄。然后，再由各職能部門負責人向其所屬執(zhí)行人員進行合同交底，陳述合同基本情況、本部門的合同責任及執(zhí)行要點、合同風險防范措施等并解答所屬人員提出的問題。最后，各部門將交底情況反饋給項目部合同管理人員，由其對合同執(zhí)行計劃、合同管理程序、合同管理措施及風險防范措施進行進一步的修改完善，形成合同管理文件，下發(fā)各執(zhí)行人員，指導(dǎo)其活動。

(5)工程索賠管理。

①增強合同和索賠意識。由于中國長期受計劃經(jīng)濟影響，國內(nèi)工程管理中的合同管理和索賠尚未引起業(yè)主和承包商的高度重視。所以，首先應(yīng)加強對經(jīng)理部各層次的管理人員進行合同、合同管理及索賠的宣傳、培訓和教育;其次，還要研究FIDIC 合同條件及國際工程承包商的合同管理方法與程序、國際工程合同與索賠案例，使項目部成員認識到該問題的重要性，重視合同和合同管理。合同意識是市場經(jīng)濟意識、法律意識、工程管理意識的綜合體現(xiàn)。

②做好索賠和反索賠工作。施工企業(yè)中有句口頭語:“中標靠壓價，賺錢靠索賠”。由此可見，在建筑市場競爭越來越激烈的當今索賠是十分重要的。在施工過程中，項目部管理人員要認真研究合同條件，關(guān)注現(xiàn)場動態(tài)，積極找尋索賠依據(jù)、計算出索賠費用，及時提出索賠，做好索賠的管理工作。在分包合同履行中，項目部也應(yīng)加強合同管理，積極進行合同交底及合同履行的跟蹤管理工作。在施工過程中，注意正確履行我方的責任，嚴格控制反索賠事件的發(fā)生。

總之，項目合同管理是統(tǒng)攬全局的管理，是滲透于項目實施過程中方方面面的約定的規(guī)矩。企業(yè)的合同管理已不再是簡單的要約、承諾、簽約等內(nèi)容，而是一種全過程、全方位、科學的管理。無論是成本管理、進度管理還是質(zhì)量管理都離不開合同的條款約定，在處理各個單位之間的利益關(guān)系時，合同是最有力的裁判者。只有依法實施規(guī)范的合同管理，對違反制度的行為作堅決斗爭，全面履行合同，實現(xiàn)合同管理信息化，才能維護企業(yè)的良好信譽、合理規(guī)避市場風險、保證其順利實現(xiàn)預(yù)定的經(jīng)營目標，不斷提高經(jīng)營管理水平和經(jīng)濟效益。