對水利工程檔案現(xiàn)代化管理的思考及建議

趙金龍

（略陽縣水利水電勘測設(shè)計大隊 陜西 略陽 724300）

檔案工作雖不直接作用于水利工程的建設(shè)，卻能如實地反映了水利工程建設(shè)管理、維修養(yǎng)護(hù)的全過程，是水利工程全生命周期中各項計劃、決策的重要憑證和依據(jù)，其對于水利工程的安全運行和發(fā)揮效益至關(guān)重要。建立水利工程維修養(yǎng)護(hù)檔案的管理在水利工程維修養(yǎng)護(hù)管理中占有重要的地位，應(yīng)該作為一項系統(tǒng)化的長期工作進(jìn)行規(guī)范和重視。

1 建立水利工程維修養(yǎng)護(hù)檔案管理的重要性

目前，隨著水庫除險加固，灌區(qū)管養(yǎng)分離，農(nóng)田水利末級渠系建設(shè)等工作的開展，水利工程維修養(yǎng)護(hù)已進(jìn)入實施發(fā)展階段。水利工程維修養(yǎng)護(hù)檔案即產(chǎn)生于整個維修養(yǎng)護(hù)實施建設(shè)全過程，記錄從工程項目提出、決策、可行性研究、設(shè)計、施工、質(zhì)檢、監(jiān)理到竣工驗收、試運行（使用）等全過程，包括了以上過程中產(chǎn)生的文字、圖紙、圖表、聲像、計算資料等不同形式與載體的各種材料，對工程建成投產(chǎn)后的管理、運行、養(yǎng)護(hù)、維修、改建、擴(kuò)建等技術(shù)工作的決策、設(shè)計起著重要的憑證和依據(jù)作用，對其他類似工程也起著借鑒與參考的作用。例如，通過已形成的檔案，可以看出可研、初設(shè)等設(shè)計文件是否齊全；是否進(jìn)行了招投標(biāo)；工程實施過程中，施工、建立單位可有按照相關(guān)的合同、技術(shù)文件對工程進(jìn)行質(zhì)量、進(jìn)度、投資等控制等等，所以必須加強這項管理工作。同時,檔案資料還是工程后期正常運行的基本保障。建立的檔案資料對于管理單位及其相關(guān)人員熟悉工程狀況、搞好養(yǎng)護(hù)維修和改造，不斷提高管理水平具有重要的作用。工程建成投產(chǎn)后，最熟悉工程的設(shè)計、施工人員必然會撤離，接手工程的運行管理人員只能從所建的檔案中了解知曉工程的詳細(xì)情況和運行期維修養(yǎng)護(hù)的重點，檔案資料的完備清晰程度將會影響工程的安全運行和效益的正常發(fā)揮。因此，必須強化檔案意識，消除長期以來的“重建設(shè)，輕檔案”現(xiàn)象，明確檔案整編的責(zé)任、內(nèi)容和深度，確保工程維修養(yǎng)護(hù)檔案準(zhǔn)確、完整、規(guī)范。

2 系統(tǒng)科學(xué)的建立工程維修養(yǎng)護(hù)檔案

為了保證工程維修養(yǎng)護(hù)檔案管理工作規(guī)劃、標(biāo)準(zhǔn)、科學(xué)，筆者認(rèn)為以下幾方面的工作還需要加強。

（1）制定檔案管理相關(guān)的規(guī)章制度。把檔案工作確實納入生產(chǎn)管理之中，把每一環(huán)節(jié)檔案的形成、積累、整理工作形成制度，責(zé)任到人，納入有關(guān)部門和工作人員的崗位職責(zé)，并與責(zé)任人的經(jīng)濟(jì)利益掛鉤。例如，工程設(shè)計或施工或竣工，項目負(fù)責(zé)人在資料形成的過程中對資料的收集和整理負(fù)責(zé)；之后，又必須對檔案進(jìn)行鑒定、整理，并完整地移交檔案管理部門。另外，專職的檔案工作人員必須時時督促和指導(dǎo)檔案的收集、整理工作，保證工程進(jìn)度與檔案進(jìn)度一同步，一旦發(fā)現(xiàn)問題，及時更正。

（2）重視檔案工作。把檔案管理強調(diào)為維修養(yǎng)護(hù)過程、生產(chǎn)管理的重要組成部分，所以參與人員必須重視，領(lǐng)導(dǎo)更應(yīng)加以強調(diào)和關(guān)注，在制度、裝備、人員配備上均給予一定的支持和保證，督促檔案工作的完成。

（3）檔案工作的可持續(xù)性。檔案管理是一項細(xì)致、繁雜的工作，從工程項目提出就應(yīng)做起，到工程建設(shè)、建成投入使用（或運行），再到使用（或運行）期間的維修養(yǎng)護(hù)，應(yīng)做好每個階段的記錄和管理工作，提供全面翔實的檔案資料，更好地服務(wù)于本工程，同時為相似或相同的工程提供良好的參考作用，體現(xiàn)其可持續(xù)性。

（4）建立統(tǒng)一的檔案標(biāo)準(zhǔn)。格式標(biāo)準(zhǔn)：檔案資料應(yīng)當(dāng)全部采用電子文檔保存，便于查閱，采用統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，所有彩色圖片為3寸JPEG格式；簡圖采用CAD軟件繪制，準(zhǔn)確反映實物尺寸；文字采用WORD文檔，描述應(yīng)簡練，主標(biāo)題2號字，正文4號字，全部仿宋字體。檔案內(nèi)容則要求具體反映工程的各項指標(biāo)參數(shù)。以灌區(qū)維修養(yǎng)護(hù)工程為例，內(nèi)容包括渠道工程主要標(biāo)段、工程名稱、長度、渠道寬度、渠道深度、比降、斷面形式、設(shè)計流量，襯砌厚度、襯砌高度，平臺、渠堤寬度、保護(hù)范圍（列表）；綠化樹木數(shù)量、品種、直徑，改造或維修時間記錄等。對于水庫除險加固，則包括建筑物工程主要是標(biāo)段、工程名稱、長度、寬度、高度，樁號、面積、數(shù)量，修建時間、工程現(xiàn)狀，維修記錄等。對于金屬結(jié)構(gòu)安裝，主要內(nèi)容則包括設(shè)備名稱、工程名稱、型號、樁號、規(guī)格、數(shù)量、安裝時間，運行工況等。所有資料要繪制簡圖及必要的文字加以說明。另外，數(shù)目設(shè)置方面，渠道要求同一標(biāo)段渠道尺寸相同的建立一個，斷面形式不同的單獨建立；對于建筑物，標(biāo)段內(nèi)有幾個建筑物尺寸形同建立一個，在樁號、工程名稱上標(biāo)注說明，尺寸不同的應(yīng)分別建立；對于設(shè)備，則同建筑物的標(biāo)準(zhǔn)一致，標(biāo)注說明數(shù)量，型號等。

3 加強水利工程維修養(yǎng)護(hù)檔案管理的建議

（1）構(gòu)建科學(xué)適用的檔案管理體制。

項目法人單位需要在項目成立之初，就結(jié)合工程項目實際，制定檔案工作規(guī)章制度，將水利技術(shù)檔案資料的收集、立卷、歸檔任務(wù)層層分解，明確設(shè)計部門、施工部門、監(jiān)理部門、工程項目管理單位、檔案管理部門在檔案監(jiān)理域管理中所承擔(dān)的任務(wù)，納入相關(guān)的管理工作程序和職責(zé)范圍。檔案管理工作要切實做到有組織領(lǐng)導(dǎo)，有專職檔案員，有檔案管理制度，技術(shù)檔案整理歸檔應(yīng)當(dāng)規(guī)范統(tǒng)一。還應(yīng)結(jié)合單位實際情況，不斷完善水利技術(shù)檔案管理工作的各項規(guī)章制度，提高可操作性。

做好檔案工作需要把檔案工作納入水利工程總體格局之中，實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),專人負(fù)責(zé)，部門分級配合、協(xié)調(diào)的原則。建設(shè)單位在維修養(yǎng)護(hù)初期根據(jù)檔案管理的有關(guān)法規(guī)、規(guī)定和技術(shù)要求，制定維修養(yǎng)護(hù)的檔案管理辦法、實施細(xì)則，對檔案機構(gòu)及其職責(zé)，材料歸檔要求、檔案的案卷質(zhì)量、檔案的利用與管理等做出具體規(guī)定，使整個檔案工作從維修養(yǎng)護(hù)工程一開始就納入正常管理軌道，真正做到檔案工作的各個環(huán)節(jié)有章可循，有法可依。在工程準(zhǔn)備與建設(shè)階段，檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員應(yīng)及時了解維修養(yǎng)護(hù)項目的計劃、規(guī)模、性質(zhì)、進(jìn)度等，并且經(jīng)常與工程資料員保持聯(lián)系，使得檔案的跟蹤收集工作從工程立項開始就與工程同步進(jìn)行。提高水利工程檔案報送的質(zhì)量，以及成套性和完整性。在維修養(yǎng)護(hù)工程實施后階段，加強對檔案的預(yù)驗收工作，以確保資料齊全、完整和準(zhǔn)確。

（2）引進(jìn)新技術(shù)，推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化。

隨著水利事業(yè)的發(fā)展，水利檔案管理工作的涉及面越來越廣，技術(shù)檔案內(nèi)容日益豐富，數(shù)量不斷增多，現(xiàn)代化技術(shù)應(yīng)用于技術(shù)檔案管理已勢在必行。例如，隨著CAD技術(shù)在工程設(shè)計中的運用，檔案管理對象就直接面對由傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)向多媒體管理的轉(zhuǎn)變；工程現(xiàn)場的照片、音，視頻資料的多樣化，也向傳統(tǒng)的檔案管理發(fā)起了挑戰(zhàn)。另外，檔案管理現(xiàn)代化不僅是實現(xiàn)檔案的加工、存貯、檢索計算機化，更應(yīng)該向著數(shù)字化、局域網(wǎng)的方向發(fā)展。此類種種，都給檔案管理工作提出了新的要求，必須加大信息資源的存儲、加工量，提高信息的檢索速度和深度，充分做到資源共享，從而不斷提高水利技術(shù)檔案的管理和利用水平。

（3）提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。

水利工程檔案的科學(xué)性、服務(wù)性和技術(shù)性都很強，其管理工作更是一項復(fù)雜、細(xì)致而瑣碎的工作，這就要求檔案管理工作者具備較高的職業(yè)道德和心理素質(zhì)。檔案人員不但要學(xué)習(xí)檔案理論知識和專業(yè)技能，精通檔案業(yè)務(wù)，同時，還要精通計算機應(yīng)用和網(wǎng)絡(luò)信息管理，還應(yīng)熟悉水利工程知識，更要提高思想素質(zhì)，增強服務(wù)意識，當(dāng)好使用者的參謀。因此，有組織、有計劃地對在職檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和提高，無論是檔案專業(yè)業(yè)務(wù)還是新技術(shù)，或是水利工程行業(yè)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)都要求檔案人員掌握并加以應(yīng)用，從而不斷優(yōu)化其知識結(jié)構(gòu)，提高自身綜合素質(zhì)，成為現(xiàn)代化合格的檔案管理人員，更好地為水利建設(shè)服務(wù)，推動水利工程維修養(yǎng)護(hù)檔案管理水平不斷提高。陜西水利