職業(yè)院校檔案安全保障體系建設(shè)探討

陳藝娟

（河南推拿職業(yè)學(xué)院，河南 洛陽 471023）

職業(yè)院校檔案資源是國家、職業(yè)教育、技術(shù)工人隊(duì)伍的重要信息資源。職業(yè)院校檔案是關(guān)系到數(shù)以億計(jì)的社會(huì)職業(yè)勞動(dòng)者和職業(yè)教育在校生的信息資源，確保職業(yè)院校檔案實(shí)體和信息的安全是職業(yè)院校檔案館及其館員的重要職責(zé)。2002年發(fā)布的《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》明確指出了加強(qiáng)檔案信息安全保障體系建設(shè)的具體要求［1］，2010年5月12日楊冬權(quán)同志在全國檔案安全體系建設(shè)工作會(huì)議上提出，要建立確保檔案安全保密的檔案安全體系。［2］這些戰(zhàn)略部署，充分說明了檔案安全保障體系建設(shè)的必要性。

職業(yè)院校檔案安全保障體系建設(shè)的實(shí)踐隨著檔案信息化建設(shè)進(jìn)程的加快也在逐步為大家所認(rèn)識(shí)，實(shí)踐工作也作了很多努力，但是真正提高到研究高度的文章則相對較少。筆者試圖從職業(yè)院校檔案安全保障體系較少的全流程和大環(huán)境中思考和認(rèn)識(shí)職業(yè)院校檔案安全保障體系的建設(shè)，全視角地展現(xiàn)職業(yè)院校檔案安全保障體系建設(shè)的工作系統(tǒng)，對職業(yè)院校檔案安全保障體系建設(shè)工作進(jìn)行探討。

一、職業(yè)院校檔案安全保障體系建設(shè)面臨的挑戰(zhàn)和存在的問題

職業(yè)院校檔案安全保障體系建設(shè)同職業(yè)院校檔案工作的大環(huán)境是分不開的。當(dāng)前，在高職院校檔案管理中存在著一些問題：檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，檔案管理不規(guī)范，檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施落后，檔案管理方式手段落后。［3］中職學(xué)校檔案管理的狀況是：現(xiàn)代化管理手段并沒有充分利用；現(xiàn)有電子文件沒有歸檔為電子檔案，而任由其在產(chǎn)生部門自生自滅；檔案管理隊(duì)伍人力缺乏，尤其缺乏懂計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的人才；檔案工作者對檔案信息化的意識(shí)不到位、信息化技術(shù)水平低；學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的重視不到位。［4］在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高級技工學(xué)校檔案管理面臨的不安全因素有：網(wǎng)絡(luò)病毒縱橫恣意，操作系統(tǒng)存在漏洞，電子文件共享導(dǎo)致不安全因素產(chǎn)生，網(wǎng)絡(luò)犯罪迅速蔓延。［5］這些問題說明職業(yè)院校檔案安全保障體系建設(shè)的基礎(chǔ)環(huán)境不容樂觀，需要各級相關(guān)部門和工作者共同努力解決。

職業(yè)院校檔案安全工作中存在的問題有：檔案安全意識(shí)薄弱，未建立必要的檔案安全管理制度，缺乏經(jīng)常性的安全檢查，缺乏必要的安全知識(shí)；缺少必要的防盜設(shè)施，應(yīng)急預(yù)案缺位或應(yīng)急預(yù)案不切實(shí)際，對檔案安全事故責(zé)任人的處罰力度不夠。［6］由于種種隱患的存在，使得職業(yè)院校檔案安全保障體系建設(shè)的實(shí)施面臨著多層面問題。楊冬權(quán)同志指出：要樹立“安全問題無處不在”的思想。歷史和現(xiàn)實(shí)的經(jīng)驗(yàn)告訴我們，火災(zāi)、水災(zāi)、震災(zāi)、害蟲、霉菌、灰塵、紫外線、有毒有害氣體等自然因素的影響，計(jì)算機(jī)病毒、技術(shù)故障、載體壽命等技術(shù)因素的影響，戰(zhàn)爭、群體事件、人為攻擊、人為竊取、疏忽大意等人為因素的影響，無時(shí)無刻不在影響著檔案安全。

這些基礎(chǔ)環(huán)境和安全隱患的存在提醒我們，職業(yè)院校檔案安全保障體系建設(shè)面臨著巨大的挑戰(zhàn)，我們只有共同努力，創(chuàng)造一個(gè)良好的保護(hù)環(huán)境來應(yīng)對挑戰(zhàn)。

二、職業(yè)院校檔案安全保障體系建設(shè)的保障體系

1.理論保障

頂層設(shè)計(jì)就是要從國家和職業(yè)教育檔案的層面把握、設(shè)計(jì)、引導(dǎo)職業(yè)檔案安全的思想，全面規(guī)劃和集中控制職業(yè)院校檔案保障體系的建設(shè)進(jìn)程。

前端控制就是面對網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下文件/檔案的易逝性、易變性、信息及其載體的易分離性、對電子環(huán)境和應(yīng)用程序的依賴性等特點(diǎn)，館員需要提前介入前期工作中。［7］在職業(yè)院校檔案安全保障活動(dòng)中應(yīng)制定計(jì)劃方案，人員配備要合理、技術(shù)力量要有前期儲(chǔ)備，設(shè)備的選擇和環(huán)境的控制、整個(gè)預(yù)防性安全保障活動(dòng)的監(jiān)督、檢查和評估都要事先有準(zhǔn)備［8］；通過前端控制增強(qiáng)檔案系統(tǒng)對環(huán)境影響的抑制力，提高檔案資源的穩(wěn)定性，延長檔案文獻(xiàn)的壽命。

全程管理就是隨著電子文件/檔案從產(chǎn)生到永久保存或銷毀的整個(gè)生命周期進(jìn)行全程管理，實(shí)施一系列的安全保障管理活動(dòng)。具體包括：物理?xiàng)l件的采用和處理及信息安全保障方案的整合，檔案工作流程中的制度設(shè)計(jì)和應(yīng)用，設(shè)備設(shè)施的安全性維護(hù)，人力資源的培養(yǎng)和繼續(xù)教育等。

后期監(jiān)督具體包括檔案安全保障活動(dòng)的評價(jià)，人力資源的評估，經(jīng)費(fèi)結(jié)算，安全保障活動(dòng)的總結(jié)，法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、制度的進(jìn)一步完善，安全保障活動(dòng)模式、方法的集約等。

2.法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)保障

職業(yè)院校檔案安全保障體系建設(shè)要全面貫徹落實(shí)相關(guān)國際標(biāo)準(zhǔn)、國家法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)，保證工作始終處在法規(guī)化和標(biāo)準(zhǔn)化的正確軌道上運(yùn)行。這些相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)和法規(guī)包括：國際性檔案安全規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)、國家性檔案安全法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)、檔案安全業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、檔案安全技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。我國關(guān)于檔案安全最高法規(guī)是《中華人民共和國檔案法》。《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》對檔案信息安全體系建設(shè)具有指導(dǎo)性意義。

隨著檔案安全工作實(shí)踐的推進(jìn)，又有一些新的法規(guī)規(guī)定出臺(tái)和頒布，如《檔案館防治災(zāi)害工作指南》、GB/T20948-2007《信息安全風(fēng)險(xiǎn)評估規(guī)范》［9］《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》、《計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)安全保護(hù)條例》、《計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)國際聯(lián)網(wǎng)管理暫行規(guī)定》、《計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)國際聯(lián)網(wǎng)安全保護(hù)管理辦法》、《中國公民計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)國際聯(lián)網(wǎng)管理辦法》、《專用網(wǎng)和公用網(wǎng)的暫行規(guī)定》［10］等。這些法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)為職業(yè)院校檔案安全體系的建設(shè)提供了保證。

3.制度保障

職業(yè)院校檔案安全制度的建立健全是落實(shí)檔案安全保障體系建設(shè)的基礎(chǔ)。云南檔案館有健全完善的39項(xiàng)管理規(guī)章制度［11］，海南省檔案局要求做好“加強(qiáng)制度建設(shè)和內(nèi)部管理”工作［12］，這些都說明了制度保障的重要性。

4.組織保障

在國家檔案局和中國檔案學(xué)會(huì)的領(lǐng)導(dǎo)下，各級學(xué)會(huì)組織應(yīng)成立專門的大中專院校分會(huì)，建立安全工作領(lǐng)導(dǎo)小組和安全工作組織體系，設(shè)立安全專員，責(zé)任到人，把安全工作具體化并落到實(shí)處。

5.經(jīng)費(fèi)保障

從國家檔案安全體系建設(shè)的高度來認(rèn)識(shí)，在財(cái)政許可的情況下，應(yīng)專項(xiàng)列支檔案安全保障建設(shè)資金。應(yīng)積極主動(dòng)地通過多種渠道和方法，將檔案工作和檔案安全保障體系建設(shè)列入院校每年的正常預(yù)算中，有專項(xiàng)資金作為保障。

6.館舍和物資設(shè)施保障

應(yīng)嚴(yán)格遵循《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》和《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》，按照因校制宜的原則，合理地確定館舍，有獨(dú)立的館舍，才能做到真正意義上的安全保障。同時(shí)還要加強(qiáng)館（室）內(nèi)安全設(shè)施建設(shè)，如自動(dòng)報(bào)警裝備、自動(dòng)滅火設(shè)施、溫濕度調(diào)控設(shè)備、防磁設(shè)施，以及涉密檔案的掃描、存儲(chǔ)、復(fù)制、傳真、微縮等設(shè)備，要有專業(yè)人員定期進(jìn)行安全性檢測。

7.備份保障

要逐步落實(shí)有關(guān)規(guī)定和政策及制度，采用多份存檔、呈繳備份、異質(zhì)備份、異地備份等方法，保證檔案資源更高層面的安全。

8.技術(shù)保障

在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的電子辦公環(huán)境下，先進(jìn)的安全防范技術(shù)對于檔案安全保障體系來說是必須的。在條件允許的情況下，我們可以采用多種先進(jìn)的安全防范技術(shù)手段，諸如指紋識(shí)別、虹膜識(shí)別、臉部識(shí)別、紅外報(bào)警、磁條防盜、條碼管理、水印防偽、電子文件封裝、信息防火墻等，確保檔案安全保密。［13］其他的先進(jìn)技術(shù)還有數(shù)字簽名技術(shù)和入侵檢測技術(shù)等。［14］

9.傳統(tǒng)技術(shù)保障

電子檔案和數(shù)字檔案日趨成為檔案管理的重點(diǎn)，但紙質(zhì)檔案還將長期存在于我們的工作中，因而傳統(tǒng)技術(shù)不能丟，在防蟲、防風(fēng)、防光、防水、防火等多方面的傳統(tǒng)技術(shù)，以及防自然災(zāi)害方面的傳統(tǒng)技術(shù)仍將繼續(xù)傳承、掌握和使用。

10.應(yīng)急機(jī)制保障

我國是一個(gè)大國，東西南北自然條件差異很大，自然災(zāi)害每年都不可避免。檔案館（室）應(yīng)建立應(yīng)急機(jī)制，有各種災(zāi)害的應(yīng)急預(yù)案，一旦發(fā)生災(zāi)害能及時(shí)保障檔案安全。電子檔案和檔案網(wǎng)絡(luò)信息的安全防護(hù)也應(yīng)有應(yīng)急機(jī)制，具體包括防丟失、防病毒、防黑客、防設(shè)備后門等方面的應(yīng)急機(jī)制。

綜上所述，職業(yè)院校檔案安全保障體系建設(shè)具有理論和實(shí)踐雙重重要意義。我們要深入踐行科學(xué)發(fā)展觀，全面提升職業(yè)院校檔案安全工作的地位和檔案安全保障能力，努力構(gòu)建職業(yè)院校檔案安全工作和諧推進(jìn)的發(fā)展環(huán)境，全面建立能確保職業(yè)院校檔案安全保密的檔案安全保障體系，保證職業(yè)院校檔案事業(yè)全面、持續(xù)、可協(xié)調(diào)地發(fā)展。

［1］ 全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要［Z］.http：//wenku.baidu.com/view.

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