把握辦公室工作規(guī)律切實(shí)提升行政效能

□ 趙德明

把握辦公室工作規(guī)律切實(shí)提升行政效能

□ 趙德明

區(qū)縣換屆以后，加強(qiáng)黨政辦公室建設(shè)成為各區(qū)縣優(yōu)化內(nèi)政的必然內(nèi)容。如何把握辦公室工作規(guī)律，切實(shí)提高行政效能，是辦公室工作人員的必修課。面對經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的新形勢、各級黨委政府的新任務(wù)、單位領(lǐng)導(dǎo)班子的新要求，辦公室工作人員必須全面掌握辦公室“是什么、干什么、怎么干”，在紛繁復(fù)雜的工作中找出規(guī)律，不斷提高工作能力和水平，進(jìn)而以有序運(yùn)轉(zhuǎn)提升行政效能，使辦公室真正成為“決策智囊，執(zhí)行中樞，服務(wù)標(biāo)兵”。

一、全面把握辦公室工作性質(zhì)是前提

辦公室這一機(jī)構(gòu)與政治、與國家相伴而生，是上層建筑的重要組成部分，在各個歷史時期分別具有不同的特殊性質(zhì)。全面把握辦公室工作性質(zhì)，是做好辦公室工作的必要前提。

從歷史上看，辦公室起源悠久，其工作性質(zhì)和功能在不斷發(fā)展中完善完備起來。奴隸社會的史官，將文書、檔案工作作為重要業(yè)務(wù)，具有了辦公室工作的部分功能。封建王朝的尚書，負(fù)責(zé)公文收發(fā)、圖書文集的收藏、起草抄謄文書、檢查各項(xiàng)事務(wù)是否按時完成等，具備了較完整的辦公室功能。演變到明朝時的內(nèi)閣、清朝時的軍機(jī)處、民國時期的侍衛(wèi)室 （侍從室），已經(jīng)具備完整的綜合辦事功能，成為了重要的智囊決策機(jī)構(gòu)。

從現(xiàn)狀來看，在我國五級行政區(qū)劃和管理體制中，每一層級都設(shè)有辦公室。上到中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳、各部委辦公廳，下至鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨政辦公室、部門辦公室，條塊對應(yīng)，都是同級黨政的直屬綜合性辦事機(jī)構(gòu)。如果說黨政機(jī)關(guān)是一部高速運(yùn)轉(zhuǎn)的機(jī)器，那么各業(yè)務(wù)部門就是零部件，辦公室則是傳感器。各地各部門辦公室業(yè)務(wù)不盡相同，但總體來講，有“六性”是相通的：一是政治性，因政治而生，為政治服務(wù)；二是規(guī)范性，辦事有規(guī)則，運(yùn)轉(zhuǎn)講章法、服務(wù)重細(xì)節(jié)；三是服務(wù)性，為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，為部門和基層服務(wù)，為人民群眾服務(wù)；四是文化性，以文化人，以文聚力，以文興室；五是示范性，在方位上，是同級部門學(xué)習(xí)的標(biāo)桿，在定位上，是高效優(yōu)質(zhì)服務(wù)的領(lǐng)跑者；六是宣傳性，在服務(wù)中體現(xiàn)水平、展示形象、推介品牌。

綜合來看，辦公室的性質(zhì)既是動態(tài)變化，與時代節(jié)奏保持著相同的脈搏，同時，辦公室的功能又在長期的演變中相對固定下來，形成了一套完備的綜合辦事規(guī)則。只有理解了其中的“變”與“不變”，才能全面認(rèn)清辦公室工作性質(zhì)，進(jìn)而為抓好辦公室工作夯實(shí)思想基礎(chǔ)。

二、準(zhǔn)確把握辦公室職能職責(zé)是關(guān)鍵

區(qū)縣黨政辦公室是黨政機(jī)關(guān)的綜合性辦事機(jī)構(gòu)，處于承上啟下、聯(lián)系左右、溝通內(nèi)外的樞紐地位，發(fā)揮著主導(dǎo)性、總協(xié)調(diào)、多面手作用，其工作質(zhì)量如何，直接影響發(fā)展大局。辦公室作為綜合性辦事機(jī)構(gòu)，其工作紛繁復(fù)雜，跟業(yè)務(wù)部門相比具有隱形效益，難以在短時期凸顯出具體的成效。如果對職能職責(zé)定位不清不楚，必然導(dǎo)致辦公室工作方向不清、目標(biāo)不明?？傮w而言，辦公室承擔(dān)著參謀輔政、督促檢查、協(xié)調(diào)運(yùn)轉(zhuǎn)、后勤保障等重要職責(zé)，不僅有“端茶送水、辦文辦會”等重復(fù)性的日常工作，還有“關(guān)門當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)、執(zhí)筆三分主”等創(chuàng)造性的智力服務(wù)。

發(fā)揮好參謀助手作用。參謀輔政是立室之本，服務(wù)決策是發(fā)展之要，主要體現(xiàn)在調(diào)研、信息、文稿三個方面，要用及時對路的智力服務(wù)，贏得領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可和尊重。綜合調(diào)研要謀全局，圍繞中心工作，針對影響發(fā)展的重點(diǎn)問題、社會關(guān)注的熱點(diǎn)問題、群眾關(guān)心的難點(diǎn)問題進(jìn)行調(diào)研，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供高層次、高質(zhì)量的服務(wù)。信息服務(wù)要重時效，及時報送重大、緊急信息和經(jīng)驗(yàn)類、綜合類信息，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的“耳目”和“喉舌”。文稿起草要出精品，以提高領(lǐng)導(dǎo)滿意度、基層認(rèn)同感和工作的指導(dǎo)性為原則，正確傳達(dá)上級精神，準(zhǔn)確體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)意圖，如實(shí)反映基層情況。

提升辦文辦會水平。有人說，辦公室既是“文山會海”的制造者，又是“文山會?！钡氖芎φ?。整頓文風(fēng)會風(fēng)是辦公室分內(nèi)職責(zé)。辦文方面，要堅持“短、實(shí)、新”的原則，堅決杜絕套話、假話、空話，力求文稿主題突出、格式規(guī)范、邏輯嚴(yán)謹(jǐn)、準(zhǔn)確及時。同時，要規(guī)范發(fā)文行為，精簡文件數(shù)量，做到少行文、行短文、行實(shí)文。辦會方面，要從制度建設(shè)入手，精簡濃縮會議，提升實(shí)效性；要堅持超前準(zhǔn)備、快速反應(yīng)、精細(xì)運(yùn)作，力求會前、會中、會后各環(huán)節(jié)的銜接和服務(wù)工作周密、高效、圓滿。

強(qiáng)化辦公自動化建設(shè)。辦公自動化是緩解人少事雜矛盾、提升工作效能的必由之路。從紙質(zhì)化辦公到電子化辦公是歷史發(fā)展潮流，辦公室處于承上啟下、聯(lián)系左右、溝通內(nèi)外的樞紐地位，更應(yīng)該成為率先使用、熟練使用現(xiàn)代設(shè)備的部門。要積極適應(yīng)信息化和辦公自動化的需要，熟悉使用OA辦公系統(tǒng)，有序推進(jìn)無紙化辦公，全面推廣應(yīng)用視頻會議系統(tǒng)。特別是對辦公室電子政務(wù)專業(yè)性較強(qiáng)的崗位，要配備相對固定的工作人員，保證系統(tǒng)正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

抓好保密值班工作。保密值班是大事，既關(guān)系到黨和國家利益，又關(guān)系到個人前途。保密工作不周密，既有意識不強(qiáng)的問題，也有方法不對的問題。這就要求要認(rèn)真落實(shí)保密文件、案卷、資料管理各項(xiàng)制度，嚴(yán)格按規(guī)定配強(qiáng)配齊保密工作專兼職干部。加大保密法制宣傳教育力度，強(qiáng)化對涉密計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的技術(shù)防范和安全監(jiān)管，配備 “保密技術(shù)防護(hù)專用系統(tǒng)”。值班方面，要堅持24小時值班制度，對緊急重要電報辦理進(jìn)行全程跟蹤，及時向上級部門報送各類突發(fā)性信息，做到不遲報、不漏報、不誤報。

提升政務(wù)接持和后勤管理水平。政務(wù)接待不是吃吃喝喝、走走看看，是重要的政務(wù)活動。政務(wù)接待是匯報工作、反應(yīng)情況、溝通感情、爭取資源、推介宣傳的重要途徑，具有綜合性。按照文明、禮儀、節(jié)儉、安全的原則，搞好政務(wù)接待工作是對辦公室工作的內(nèi)在要求。兵馬未動，糧草先行，后勤保障是辦公室的重要職責(zé)。要不斷改進(jìn)管理方式，提高后勤服務(wù)的精細(xì)化、規(guī)范化水平。要嚴(yán)格落實(shí)節(jié)支措施，加強(qiáng)財務(wù)、物資購置、車輛管理，在保證領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)活動和機(jī)關(guān)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的前提下，合理優(yōu)化支出結(jié)構(gòu)，提高資金使用效率。

督查各項(xiàng)工作有序推進(jìn)。督促檢查事關(guān)政令暢通、高效執(zhí)行。對事關(guān)發(fā)展的重要工作、重要問題及上級領(lǐng)導(dǎo)交辦的督查事項(xiàng)，要集中精力、集中時間，狠抓落實(shí)，確保件件有著落、事事有回音。督查工作既要發(fā)現(xiàn)問題，提出對策建議，又要總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，便于推廣。要堅持和完善民情調(diào)查制度，積極開展民情調(diào)查活動，為領(lǐng)導(dǎo)及時掌握情況、化解矛盾、改進(jìn)工作提供參考依據(jù)。

除了以上六個方面，辦公室還要承擔(dān)單位領(lǐng)導(dǎo)交辦的一些臨時性、緊急性任務(wù)，但是總體而言，以上這六個方面工作才是辦公室的重點(diǎn)、“主業(yè)”，其他的工作都要擺在“主業(yè)”之后。如果辦公室工作不分輕重緩急、分內(nèi)分外，只顧著“眉毛胡子一把抓”，那就會錯誤地將辦公室工作置于跑腿辦事的“萬金油”地位了。

三、努力創(chuàng)新辦公室工作是趨勢

辦公室多是服務(wù)性、被動性、重復(fù)性的工作，長此以往，容易消磨熱情，滋生懈怠情緒、慣性思維、經(jīng)驗(yàn)主義，導(dǎo)致工作按部就班、不思進(jìn)取、消極應(yīng)付。要在忙碌中不忘嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致，在重復(fù)中追求創(chuàng)新創(chuàng)優(yōu)，在被動中爭取主動而為，在繼承中更加出新出彩，不斷開創(chuàng)辦公室工作新局面。

強(qiáng)化學(xué)習(xí)調(diào)研。當(dāng)今世界科學(xué)技術(shù)日新月異，知識總量呈幾何級數(shù)增長，知識更新的周期大大縮短。農(nóng)耕時代，一個人讀幾年書，就可以用一輩子；工業(yè)經(jīng)濟(jì)時代，讀十幾年的書，才能夠用一輩子；知識經(jīng)濟(jì)時代，需要一輩子學(xué)習(xí)，否則知識就會老化，思想就會僵化，能力就會退化。辦公室的同志要跟上時代步伐、貼近領(lǐng)導(dǎo)需求、實(shí)現(xiàn)全面進(jìn)步，必須把學(xué)習(xí)調(diào)研作為一項(xiàng)基本功，持之以恒，付之實(shí)踐，既埋頭拉車，又抬頭看路，既腳踏實(shí)地，又仰望星空，既有專業(yè)技能，又有綜合素質(zhì)，做到胸懷全局、耳聰目明、頭腦清醒。只有這樣，才能吃透上情、摸清下情，找到結(jié)合點(diǎn)，才能提升世界眼光、戰(zhàn)略思維、理論素養(yǎng)、黨性修養(yǎng)。

抓好建章立制。辦公室大部分工作在于綜合協(xié)調(diào)，統(tǒng)籌各業(yè)務(wù)部門和對外銜接。一方面要求辦公室工作人員具有善于與人交往、綜合協(xié)調(diào)的個人魅力，另一方面不能跟著感覺走，憑經(jīng)驗(yàn)辦事。要善于把過去行之有效的好作法、好經(jīng)驗(yàn)加以系統(tǒng)化、條理化，找出它的內(nèi)在規(guī)律，由感性認(rèn)識上升為理性認(rèn)識，由工作成果上升為制度成果，并切實(shí)抓好落實(shí)。要圍繞地方發(fā)展大局，制定辦公室工作意見及辦法，細(xì)化制定相應(yīng)的規(guī)章制度，實(shí)現(xiàn)以制度管人、以制度理事，避免綜合協(xié)調(diào)、對外銜接過程中工作效果起伏不定。要確?！耙槐P棋”思想，增強(qiáng)各辦公室工作過程中的“兼容性”，有效提升服務(wù)水平。

注重細(xì)節(jié)管理。辦公室工作無小事?！都?xì)節(jié)決定成敗》書中有句話：“展示完美的自己很難，需要每個細(xì)節(jié)都完美，但毀壞自己很容易，只要一個細(xì)節(jié)沒有注意到，就會給你帶來難以想象的影響”。很多時候，100－1并不等于99，而是等于0，這就是“一丑遮百俊”。辦公室細(xì)節(jié)管理與安全生產(chǎn)相比，有很多相似性，張德江副總理要求全國安全生產(chǎn)戰(zhàn)線的同志樹立“零”意識，安全生產(chǎn)每天做到從“零”開始，每天都是新的起點(diǎn)。比較安全生產(chǎn)管理工作，有三點(diǎn)相似之處：就是必須做到注重細(xì)節(jié)不粗心，從零開始不驕傲，常抓不懈不松勁。要強(qiáng)化細(xì)節(jié)管理，實(shí)施“細(xì)節(jié)工作法”，從定崗定責(zé)、辦事流程、風(fēng)險防控、分工配合、補(bǔ)救機(jī)制等方面，加以制度設(shè)計、全面推行，真正做到細(xì)中見精、小中見大。

提升隊伍素質(zhì)。加強(qiáng)隊伍建設(shè)，提高運(yùn)轉(zhuǎn)效率，既是擺在各級辦公室面前的當(dāng)務(wù)之急，也是實(shí)現(xiàn)辦公室工作可持續(xù)發(fā)展的治本之策。辦公室同志必須要揚(yáng)長避短，提升核心能力，使“長板”更長，“短板”加長。具體來說，要有“六大理念、六大能力”。即：樹立“忠誠、守責(zé)、奉獻(xiàn)、創(chuàng)新、團(tuán)結(jié)、高效”的六大理念，強(qiáng)化“組織協(xié)調(diào)、調(diào)研寫作、后勤服務(wù)、溝通交流、應(yīng)急處置、開拓創(chuàng)新”六大能力；辦公室人員必須具有“四個必須有、四個不應(yīng)有”的品格，如果拿其他動物來進(jìn)行比對分析的話，應(yīng)該學(xué)習(xí)四個動物的優(yōu)點(diǎn)，而避免其缺點(diǎn)，那就是應(yīng)該具備狗的忠誠、豬的寬容、牛的勤勞、猴的機(jī)敏，而絕不能具有狗的兇惡、豬的貪婪、牛的倔強(qiáng)、猴的躁動；同時辦公室還要爭當(dāng)“五個典范”，爭創(chuàng)“三個一流”，即“忠懇誠實(shí)、勤政高效、遵紀(jì)守法、開拓創(chuàng)新、和諧友善”的五大典范，以一流的精神狀態(tài)、一流的工作標(biāo)準(zhǔn)，爭創(chuàng)一流的工作業(yè)績。

作者：中共重慶市永川區(qū)委常委、區(qū)委辦公室主任

責(zé)任編輯：新 華