差旅費報銷單據(jù)金額填寫淺議

東營職業(yè)學院 宮風杰

一、差旅費報銷單據(jù)金額填寫的相關(guān)規(guī)定

差旅費是指出差期間因辦理公務(wù)而產(chǎn)生的交通費、住宿費和公雜費等各項費用，不同單位或部門對差旅費的具體開支范圍的規(guī)定可能會有所不同。根據(jù)一個單位或部門的具體規(guī)章制度，規(guī)定限額內(nèi)的差旅費可以按照一定的程序憑據(jù)報銷。單位工作人員因公出差需借支差旅費時，應(yīng)首先到財會部門領(lǐng)取并填寫借款單，按照借款單所列內(nèi)容填寫完整，然后送所在部門的領(lǐng)導和有關(guān)人員審查簽字。各單位可以根據(jù)需要使用統(tǒng)一的“差旅費借款結(jié)算單”，也可以使用普通的借據(jù)或者借款憑證。出納員根據(jù)單位內(nèi)部規(guī)定的審批權(quán)限和程序，對借款單和付款憑證進行審核，認為手續(xù)齊備并符合制度規(guī)定要求的即可予以支付。財務(wù)部門根據(jù)借款單編制現(xiàn)金付款憑證，其會計分錄為：借記“其他應(yīng)收款——借款人名字”，貸記“庫存現(xiàn)金”。

出差人員回到單位后應(yīng)及時辦理差旅費的報銷手續(xù)。首先，出差人員到財務(wù)部門領(lǐng)取差旅費報銷單，如實填寫報銷單的有關(guān)內(nèi)容，如出差事由，出發(fā)到達的時間、地點，乘坐的交通工具的車別、等級、金額等等，并將有關(guān)車票、船票、飛機票、住宿發(fā)票等有關(guān)原始憑證粘貼在粘貼單上，上附報銷單，經(jīng)所在部門和單位有關(guān)領(lǐng)導審查簽字后，送財務(wù)部門，財務(wù)部門有關(guān)人員應(yīng)審查單據(jù)是否真實、合法，按照本單位差旅費開支管理辦法計算應(yīng)報銷的交通費金額、應(yīng)發(fā)給的伙食補助費、住宿費包干結(jié)余、不買臥鋪補貼等，對差旅費進行結(jié)算，編制會計憑證后交出納員具體辦理現(xiàn)金收付。

二、差旅費報銷時會計人員的會計處理

如果存在剩余的現(xiàn)金，則會計處理如下：借記“管理費用——差旅費”，“庫存現(xiàn)金”，貸記“其他應(yīng)收款——借款人名字”。

如果存在預借的現(xiàn)金不足，則會計處理如下：借記“管理費用——差旅費”，貸記“其他應(yīng)收款——借款人名字”，“庫存現(xiàn)金”。

可見，預借差旅費、報銷差旅費的賬務(wù)處理很簡單，問題是實務(wù)具體操作中存在諸多不當之處。預借差旅費相對來說比較簡單，由借款人打個借據(jù)，作為財會人員付款及做賬的依據(jù)即可。通常做法有二：一是給報銷人原借據(jù)的復印件，二財務(wù)部門向報銷人開具一張收款收據(jù)。如張三出差預借差旅費5000元，后憑單據(jù)報銷4800元，交回現(xiàn)金200元，對這一問題一直存在爭議。實務(wù)中對此一般有兩種處理方式：一是根據(jù)原借款數(shù)額5000元填制收款收據(jù)；二是根據(jù)實際收款數(shù)額200元填制收款收據(jù)，理由是確實只收到200元現(xiàn)金。

筆者認為這兩種處理方式都存在欠妥之處。第一種處理方式中收款收據(jù)金額與實際收款金額明顯不符。原始憑證又稱單據(jù)，是在經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生或完成時取得或填制的，用以記錄或證明經(jīng)濟業(yè)務(wù)的發(fā)生或完成情況的書面證明。它不僅能用來記錄經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生或完成情況，還可以明確經(jīng)濟責任，是進行會計核算工作的原始資料和重要依據(jù)，是會計資料中最具有法律效力的一種文件，原始憑證必須能夠真實的反映交易或事項的發(fā)生或完成情況，原始憑證名稱是對其所反映內(nèi)容的約束。第二種填制方式是根據(jù)實際收款數(shù)額填制收款收據(jù)，收款收據(jù)的確真實反映了經(jīng)濟業(yè)務(wù)的實際收款額，但這種方式也存在自身缺陷，不能如實反映報銷與原借款之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系。如何解決這個問題，筆者認為報銷環(huán)節(jié)企業(yè)可將收據(jù)分為收款收據(jù)和轉(zhuǎn)賬收據(jù)兩種類型，實務(wù)操作中，在收據(jù)右上角標明收款或轉(zhuǎn)賬標示即可。收據(jù)右上角標明收款字樣的收款收據(jù)由出納負責填制；收據(jù)右上角標明轉(zhuǎn)賬字樣的收款收據(jù)由會計負責填制。收據(jù)一式三聯(lián)：存根聯(lián)、記賬聯(lián)、回執(zhí)聯(lián)。報銷時根據(jù)具體情況分別填寫收款收據(jù)（出納）和轉(zhuǎn)賬收據(jù)（會計）后據(jù)以入賬。承上例：

借款人預借差旅費時，財務(wù)部門根據(jù)借款單編制現(xiàn)金付款憑證：

借：其他應(yīng)收款——借款人名字5000

貸：庫存現(xiàn)金 5000

報銷時：若正好報銷5000元，則由會計人員直接填一張轉(zhuǎn)賬收據(jù)，金額5000元，回執(zhí)聯(lián)交報銷人，用以解除借款人和企業(yè)間的債務(wù)，記賬聯(lián)據(jù)以入賬。

借：管理費用——差旅費5000

貸：其他應(yīng)收款——借款人名字5000

若有剩余的現(xiàn)金：假設(shè)報銷4800元，交回現(xiàn)金200元，則由會計人員填一張轉(zhuǎn)賬收據(jù)，金額4800元，出納填制收款收據(jù)200元，分別將回執(zhí)聯(lián)交報銷人，記賬聯(lián)據(jù)以入賬。

借：管理費用——差旅費4800

庫存現(xiàn)金 200

貸：其他應(yīng)收款——借款人名字5000

若預借的現(xiàn)金不足：若報銷5200元，則由會計人員填制轉(zhuǎn)賬收據(jù)，金額5000元，回執(zhí)聯(lián)交報銷人，記賬聯(lián)據(jù)以入賬，出納根據(jù)經(jīng)辦單據(jù)辦理現(xiàn)金的支付：

借：管理費用——差旅費5200

貸：其他應(yīng)收款——借款人名字5000

庫存現(xiàn)金 200

這種處理方式即可以解除借款人與企業(yè)之間的債務(wù)，又可以反映真實的收款情況，解決了目前實務(wù)中對此處理方式存在的弊端。

［1］財政部：《企業(yè)會計準則》，經(jīng)濟科學出版社2006年版。