會計信息化檔案管理調(diào)查與思考

青島理工大學 郝金巖 王洪敏

一、會計信息化檔案管理存在的問題

（一）只保存?zhèn)鹘y(tǒng)的紙介質(zhì)檔案，不保存磁介質(zhì)或者光介質(zhì)檔案（又稱電子檔案） 有的單位雖然實行會計信息化很多年了，但是，檔案管理部門卻一直按照手工記賬時代的習慣，只保存紙質(zhì)檔案，對于電子檔案，或者由財務人員人員自己保存，或者財務人員自己也不備份電子檔案。首先，根據(jù)財政部《會計電算化工作規(guī)范》，“電算化會計檔案，包括存儲在計算機硬盤中的會計數(shù)據(jù)以及其他磁性介質(zhì)或光盤存儲的會計數(shù)據(jù)和計算機打印出來的書面等形式的會計數(shù)據(jù)”。其次，由于實行會計信息化后，憑借計算機具備的能夠在海量數(shù)據(jù)中快速檢索的優(yōu)勢，利用電子檔案檢索數(shù)據(jù)時，在準確性和快捷性方面明顯優(yōu)于紙質(zhì)檔案。同時，由于某些財務軟件的開發(fā)不規(guī)范，不完善，打印出來的紙質(zhì)檔案有缺陷，可能會不利用查詢甚至無法查詢。因此，實行會計信息化后，除了紙介質(zhì)檔案外，還應保存電子檔案。

（二）沒有配備適于電子檔案保存的特殊環(huán)境 有的單位雖然保存了電子檔案，但是，電子檔案的保存環(huán)境卻不符合要求。有的把載有會計數(shù)據(jù)的光盤、磁帶等隨便扔在鐵皮櫥里；有的庫房周圍存在強磁場環(huán)境；有的庫房每天有長時間的日光照射等，這樣的電子檔案的保存環(huán)境對電子檔案的安全構(gòu)成了極大的威脅。紙質(zhì)檔案保存需配置專用檔案鐵皮柜，所有會計檔案入柜保管，這樣能夠做到防火、防潮、防蟲蛀鼠咬。但是，由于電子檔案的載體磁介質(zhì)、光介質(zhì)的自身屬性，在保存這類檔案時，不能簡單的用這種普通鐵皮柜。因為磁介質(zhì)在強磁場條件下會消磁，光介質(zhì)在高溫或長時間光照射或塵土影響后介質(zhì)載體會發(fā)生化學變化，導致電子檔案失效。因此，對于整理、利用、保存這類介質(zhì)檔案的房間應避開電動機、發(fā)電機、變壓器、電視機、揚聲器、耳機、話筒、放大器、消磁器、無線電裝置等能夠?qū)е麓沤橘|(zhì)退磁或消磁的設備；檔案庫房建筑應設法阻止光線尤其是紫外線直接射入庫內(nèi)，庫房盡量使用無紫外線燈光照明；要定期凈化空氣，除塵；檔案載體存放時應設法保持電子檔案載體的平直度，避免檔案載體受壓力、扭力、沖擊力等機械力的影響而失效，以保證財會信息再現(xiàn)的準確性。要單獨購置專用的防磁柜等專用保存設備。同時，由于此類檔案失效后不容易發(fā)現(xiàn)，因此，要定期檢查，定期復制，對重要的檔案要雙備份甚至三備份并存放在不同的地方，以保證數(shù)據(jù)的安全。

（三）電子檔案保存不完整 在《會計電算化工作規(guī)范》中，提出“通用會計軟件、定點開發(fā)會計軟件、通用與定點開發(fā)相結(jié)合的會計軟件的全套文檔資料以及會計軟件程序，視同會計檔案保管”，因此電子檔案一般包括數(shù)據(jù)光盤（或磁帶等）、財務軟件安裝光盤、加密狗、財務軟件序列號、軟件文檔資料（如軟件手冊、自開發(fā)軟件的文檔資料）等，絕大部分的單位只注意保存數(shù)據(jù)光盤（或磁帶），其他部分根本不保存或者保存不全。電子會計檔案是在特定的軟硬件系統(tǒng)中生成的，要查閱會計數(shù)據(jù)也必須在那種特定的軟硬件環(huán)境中進行。失去了特定的軟硬件環(huán)境，電子檔案便無法查閱，也就失去了檔案管理的真正意義。因此，生成電子檔案的軟硬件系統(tǒng)包括軟件系統(tǒng)的安裝光盤、軟件序列號、加密狗、軟件說明書等也應隨同電子檔案一同保存。同一軟件的版本升級也要注意這個問題，因為同一軟件的大的版本的升級，有可能會較大的改變原來的軟件環(huán)境，如序列號的更改，數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)的變化，都會引起原來的電子檔案無法在新版本環(huán)境下利用，要查閱舊版本的電子檔案，必須能夠還原到生成舊版本電子檔案時的軟硬件環(huán)境。因此，同一軟件的升級，也要注意保存各個版本的安裝光盤，序列號等。相對應，電子檔案在保存時應明確標注使用環(huán)境，如軟件名稱、軟件版本，序列號等。

（四）借閱電子檔案時，輕易將電子檔案帶出檔案室 對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，經(jīng)過一系列的手續(xù)，如領(lǐng)導審批、借閱人簽字后，可將紙質(zhì)檔案帶出。對于電子檔案原則上不予外借，尤其對于那些既可讀又可寫的檔案，一是為了避免帶出后被修改，二是由于電子檔案的不可直觀性，一旦電子檔案被感染病毒，載體被破壞，輕易不會被檔案管理人員發(fā)現(xiàn)。因此，務必采取復制副本的辦法，用完后同樣要將副本歸還，以免泄密。

（五）財務、檔案的上級管理部門對電子檔案的存檔監(jiān)督檢查力度不夠 對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)會計檔案，上級管理部門都有嚴格的管理制度，比如，賬簿、憑證的裝訂格式、檔案盒的強制要求、賬簿的頁碼編號。但是，對電子檔案，上級管理部門卻沒有更加嚴格管理制度、監(jiān)督制度、檢查制度。因此，許多單位對自身的會計電子檔案的管理較為松散。

二、會計信息化檔案管理規(guī)范措施

（一）提高財務部門、檔案管理部門的人員素質(zhì) 促使財務人員、檔案管理人員加強對財務電子檔案相關(guān)知識的學習，加強計算機專業(yè)技術(shù)的培訓，加強網(wǎng)絡知識的培訓，了解電子檔案的特點，比如，了解光介質(zhì)載體和磁介質(zhì)載體的不同特點，光介質(zhì)在什么樣的環(huán)境下容易失效，磁介質(zhì)載體的保存應避開強磁場的影響，如何復制電子檔案等。有條件的單位盡可能配備既懂計算機技術(shù)、網(wǎng)絡技術(shù)又精通檔案業(yè)務的復合型的管理人員，切實提高電子檔案的管理水平。

（二）上級管理部門應當同管理紙質(zhì)檔案一樣加強對電子檔案的管理、監(jiān)督和檢查 目前對紙質(zhì)檔案的管理，上級管理部門制定了相當完善的監(jiān)督檢查措施，如紙質(zhì)檔案的頁碼編制、紙質(zhì)檔案的裝訂、甚至紙質(zhì)檔案的檔案盒都考慮到了環(huán)保的要求。因此傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相對來說管理較為規(guī)范、嚴格，這在某種程度上得益于上級管理部門的監(jiān)督檢查力度。上級管理部門應當同管理紙質(zhì)檔案一樣，制定單獨且完善的電子檔案的管理、監(jiān)督、檢查措施。因為與紙質(zhì)檔案管理不同，電子檔案需要獨有的一套管理方式和相應的管理規(guī)范。傳統(tǒng)的檔案基本上靠人工管理，而電子檔案的管理必須借助于計算機應用系統(tǒng)才能實現(xiàn)。應當制定電子檔案歸檔的強制措施，同時，財務部門應當同檔案管理部門配合，共同制定詳盡的保管、利用、借閱電子檔案的辦法以及電子檔案的歸檔范圍，并以此作為上級管理部門監(jiān)督檢查的基礎，以促進電子檔案的健康有序的發(fā)展。

（三）加大資金投入，更新電子檔案管理環(huán)境 加大檔案管理的資金投入，購置必要的存儲設備、計算機、網(wǎng)絡安全防護設備。同時投入資金引入先進的管理技術(shù)、方法和手段，積極利用先進的科研成果，使用現(xiàn)代電子信息技術(shù)特別是網(wǎng)絡信息技術(shù)，充分運用電子計算機檢索檔案、建立網(wǎng)絡化電子檔案管理系統(tǒng)，充分開發(fā)利用電子檔案信息資源，挖掘和利用檔案的潛在價值。這樣才能做到電子檔案管理的科學化、信息化、規(guī)范化，使電子檔案管理工作同傳統(tǒng)檔案管理工作一樣在貯藏、保護、提供充分利用等各方面達到相當高的水平。

在前文中所討論的財務電子檔案的管理，以本人拙見，只是電子檔案管理的初級階段，還僅局限在檔案室用一個合乎條件的存儲空間，將電子檔案的載體有效的保存起來，保證檔案的簡單使用。將來，可以對現(xiàn)有的紙質(zhì)資料，尤其是原始票據(jù)，重新組織加工，運用掃描影像技術(shù)、微縮技術(shù)等高科技手段，制成影像資料，做成新的電子檔案，真正實現(xiàn)會計檔案無紙化。這樣人們在查詢原始票據(jù)時，就不必到檔案室調(diào)出紙質(zhì)檔案，可以通過財務檔案網(wǎng)絡信息系統(tǒng)，實施遠程在線訪問，這樣就實現(xiàn)了財務檔案管理由靜態(tài)管理向動態(tài)管理的跨越。再進一步，可以建立區(qū)域性的、行業(yè)性的財務檔案管理中心，財務檔案管理中心制定統(tǒng)一的信息編碼標準，基層單位將最原始的票據(jù)資料掃描，同財務軟件系統(tǒng)的電子數(shù)據(jù)整合，再加工，或者將基礎的原始票據(jù)影像資料直接融合到財務軟件系統(tǒng)中，成為財務軟件系統(tǒng)數(shù)據(jù)的一部分，集中歸檔存儲。相關(guān)部門如稅務、財政、審計、上級主管部門在自己的授權(quán)范圍內(nèi)，通過網(wǎng)絡訪問電子檔案數(shù)據(jù)庫，實施自己相應的監(jiān)督和管理職能，真正做到財務檔案的信息共享。