知識時代的高校教學(xué)檔案管理模式

張媛媛

（安徽農(nóng)業(yè)大學(xué) 檔案館，合肥 230036）

培養(yǎng)創(chuàng)新型人才是高校人才培養(yǎng)的方向，高校教育模式、教育內(nèi)容為適應(yīng)這一目標(biāo)總是不斷地發(fā)生改變。知識時代賦予知識以第一生產(chǎn)力，正是基于此，知識創(chuàng)新才在高等教育中得以突顯出來。在教育過程中，充分掌握現(xiàn)有的教育知識信息，尤其是已經(jīng)固化為檔案的那部分信息，發(fā)揮其作用，并加以再實(shí)踐，再發(fā)展，才能真正實(shí)現(xiàn)知識創(chuàng)新。

一、高校教學(xué)檔案的管理目標(biāo)在于實(shí)現(xiàn)知識的可執(zhí)行力

高校教學(xué)檔案管理是對檔案中蘊(yùn)含的知識進(jìn)行管理，它與信息管理相類似，但高校教學(xué)檔案管理需要實(shí)現(xiàn)的是知識的可執(zhí)行力，在實(shí)踐意義上，具有重大突破。

（一）高校教學(xué)檔案的概念

教學(xué)檔案是高校檔案管理中的一個實(shí)體門類，它是高校教學(xué)過程中所形成的具有保存價值的檔案的統(tǒng)稱。教學(xué)檔案是一個集合概念，其實(shí)體多種多樣，例如：教學(xué)大綱、培養(yǎng)方案、授課筆記、課件、試卷、學(xué)生論文等等，這些檔案系統(tǒng)反映了教學(xué)工作的全過程，是教師們心血的結(jié)晶，對未來教學(xué)工作具有較大的參考、啟示作用，因而被高校檔案部門所重視，保存以備查考。

（二）高校教學(xué)檔案的信息管理理念

教學(xué)檔案具有多種載體形式，如紙張、膠片、光盤等，不同載體的管理方法各有不同，但有著統(tǒng)一的管理理念，即信息管理。教學(xué)檔案的信息管理是指對教學(xué)檔案中所記載的信息進(jìn)行管理，這是一種超越實(shí)體的管理理念，將信息與載體分離，以實(shí)體管理作為保證信息真實(shí)有效性的基礎(chǔ)，以信息管理作為管理效益實(shí)現(xiàn)的關(guān)鍵，最大限度地挖掘檔案中所蘊(yùn)含的信息，為部門服務(wù)，為社會服務(wù)。

（三）高校教學(xué)檔案的知識管理目標(biāo)

按照《韋伯字典》的解釋，知識是從研究、調(diào)查、觀察或經(jīng)驗(yàn)中獲取事實(shí)或想法。［1］30知識管理是信息管理發(fā)生質(zhì)的飛躍的階段，與管理支離破碎、單一的信息不同，在知識管理階段，信息被系統(tǒng)化、結(jié)構(gòu)化為知識，能夠直接指導(dǎo)社會實(shí)踐。對于教學(xué)檔案而言，其所蘊(yùn)含的是傳授給學(xué)生的知識，其管理應(yīng)著力于如何暢通知識傳遞渠道，將有用的知識傳遞給用戶，最大化利用知識，促進(jìn)知識轉(zhuǎn)化和創(chuàng)新。高校教學(xué)檔案管理由信息管理轉(zhuǎn)變?yōu)橹R管理，能夠?yàn)榻虒W(xué)提供可以執(zhí)行、可供借鑒的知識，更好地為教學(xué)工作服務(wù)。

二、高校教學(xué)檔案管理的實(shí)現(xiàn)在于知識管理

知識管理不僅僅是指管理數(shù)字化信息，而是對有指導(dǎo)價值、能夠直接轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力的知識進(jìn)行管理。高校檔案管理經(jīng)歷了信息管理時代，正逐漸向知識管理轉(zhuǎn)變，而這種轉(zhuǎn)變多數(shù)處于無意識狀態(tài)，需要檔案部門進(jìn)行引導(dǎo)。

（一）高校教學(xué)檔案是顯性知識和隱性知識的結(jié)合體

按照知識的可呈現(xiàn)程度，知識分為顯性知識和隱性知識。［2］顯性知識是指可以編碼、用系統(tǒng)、正式的語言傳遞的知識；隱性知識是指個人的、與特定語境相關(guān)的知識。［1］39教學(xué)檔案在教學(xué)過程中形成，是教師教學(xué)經(jīng)驗(yàn)和學(xué)生學(xué)習(xí)經(jīng)驗(yàn)的記載，從形式上說，是顯性的，但其內(nèi)容與個人的思想、理念息息相關(guān)，反映了教學(xué)當(dāng)時的語境信息，屬于隱性的。可以說，教學(xué)檔案是教師、學(xué)生隱性知識顯性化的產(chǎn)物，是顯性知識和隱性知識的結(jié)合體。

（二）高校教學(xué)檔案管理中與知識管理一致之處

1.教學(xué)檔案管理基于知識傳承、創(chuàng)新的目的

教學(xué)檔案是知識的化身。教學(xué)檔案被用戶反復(fù)利用，不斷反思，修改完善，取其精華，棄其糟粕，在實(shí)踐中提煉、升華，從而更好地為社會服務(wù)。規(guī)范管理高校教學(xué)檔案，使之忠于原貌地保存下來，并得以廣泛使用，在教學(xué)實(shí)踐過程中反復(fù)檢驗(yàn)，并根據(jù)教學(xué)實(shí)踐進(jìn)行調(diào)整、修正，才能實(shí)現(xiàn)價值的螺旋式上升，進(jìn)而達(dá)到知識傳承、創(chuàng)新的目的。

2.教學(xué)檔案管理的重點(diǎn)在于信息、數(shù)據(jù)

教學(xué)檔案管理注重信息的形成與采集，對信息的挖掘和快速傳遞是其重點(diǎn)。數(shù)字化信息是知識管理的基礎(chǔ)，知識管理對其加以升華，在實(shí)踐中剔除無用信息，不僅降低了管理成本，而且將有限的人力物力產(chǎn)生更大的效益。在檔案利用檢索過程中，由于剔除了無用信息，減少了檢索的次數(shù)，大大提高了查準(zhǔn)率。通過對知識進(jìn)行再次加工、創(chuàng)新，使之能夠更快對現(xiàn)實(shí)事件作出反映，更適應(yīng)現(xiàn)實(shí)發(fā)展的需要，提高管理的經(jīng)濟(jì)效益。

3.教學(xué)檔案管理運(yùn)用一定的信息技術(shù)

無論是知識管理，還是信息管理都要獲得數(shù)據(jù)，這離不開一定的信息技術(shù)和軟硬件環(huán)境。教學(xué)檔案管理建立于辦公自動化基礎(chǔ)之上，具有知識管理所應(yīng)具有的硬件條件，并且數(shù)據(jù)庫管理軟件方便了信息的挖掘，為知識管理奠定了基礎(chǔ)。然而隨著技術(shù)的高速發(fā)展，軟硬件更新?lián)Q代的速度加快，這不僅給教學(xué)檔案管理帶來便利，也提出一定的挑戰(zhàn)。在如此頻繁的更新中，如何保持信息數(shù)據(jù)的穩(wěn)定與安全，也是值得探討的問題。

（三）高校教學(xué)檔案管理中與知識管理偏離之處

1.過度信息化影響知識管理效率

在高校數(shù)字檔案館建設(shè)過程中，人們著力于將紙質(zhì)檔案數(shù)字化，認(rèn)為數(shù)字化即實(shí)現(xiàn)了信息化，從而將大部分的人力財(cái)力投入到數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化、硬件升級換代之中，希望先進(jìn)技術(shù)能帶來信息管理水平的提高。然而，過度轉(zhuǎn)化而未經(jīng)分類整理，導(dǎo)致大量數(shù)據(jù)積壓在信息系統(tǒng)之中，對硬件環(huán)境造成極大的考驗(yàn)，計(jì)算機(jī)無法方便、快捷地提供用戶所需的信息，降低了管理效率，造成管理水平低下。這與知識管理是完全背離的，知識管理的根本目的不在于提供多少信息，而在于提供的信息能稱之為知識，是最貼近實(shí)踐、能及時取得經(jīng)濟(jì)效益的信息。

2.部分檔案門類未實(shí)現(xiàn)信息的系統(tǒng)化管理

教學(xué)檔案的門類龐雜，載體形式多樣，除了紙質(zhì)檔案外，還有聲像、光盤等，記錄形式各有區(qū)別，除了字跡外，還有聲音、圖片、圖形等，多樣的管理方式和互不兼容的信息數(shù)據(jù)對于系統(tǒng)化獲取形成很大的障礙。教學(xué)知識的形成需要經(jīng)過實(shí)踐的不斷積累和提煉，對系統(tǒng)化信息進(jìn)行再升華，才能滿足知識的綜合性需求，這就要統(tǒng)一管理各種教學(xué)檔案，以標(biāo)注、互見的形式，將其統(tǒng)一于檢索工具之中，這樣才能更全面地獲得信息，進(jìn)行知識創(chuàng)新。

3.教學(xué)檔案不充分利用降低了管理效益

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的提高，教師們可以從網(wǎng)絡(luò)中方便地獲取所需信息，從而忽略了對個人教學(xué)檔案的收集和管理。然而在信息檢索的過程中，因?yàn)椴涣私馄渌说闹R形成情況，教師們或是反復(fù)檢索相同信息，或是反復(fù)驗(yàn)證已形成的結(jié)論，造成了人力物力的極大浪費(fèi)。此外，部分教學(xué)檔案的不充分利用會導(dǎo)致質(zhì)量低劣的作品未經(jīng)檢驗(yàn)就進(jìn)入傳播領(lǐng)域，缺乏前端控制的信息流通，不僅是對用戶的不負(fù)責(zé)任，也無法從源頭監(jiān)督學(xué)術(shù)不端行為，對社會造成非常嚴(yán)重的不良影響。

三、高校教學(xué)檔案的知識管理模式

教學(xué)檔案的知識管理體現(xiàn)在管理過程中，即知識的形成、轉(zhuǎn)化與傳播，最終促進(jìn)知識分享，在組織內(nèi)部促進(jìn)知識創(chuàng)新，其模式包括知識的存儲模式、轉(zhuǎn)化模式和知識分享模式。

（一）知識存儲模式

1.穩(wěn)定、統(tǒng)一的存儲載體

知識存儲首先需要穩(wěn)定、統(tǒng)一的存儲載體，才能將知識真實(shí)地傳承下去，不會因?yàn)橄到y(tǒng)的更新、換代而丟失。沒有穩(wěn)定的存儲載體，一旦知識在保存過程中丟失或失真，就失去了指導(dǎo)實(shí)踐的意義。而統(tǒng)一的存儲載體不是只使用單一載體，而是彼此之間可以實(shí)現(xiàn)信息兼容的載體，不會因?yàn)樾畔⒈４嬖诓煌d體中，而完全隔離，無法進(jìn)行統(tǒng)一檢索。例如，學(xué)校需要重新編寫《茶葉生物化學(xué)》教材，檔案館中恰恰保存有知名教授以往編寫教材的手稿、學(xué)生的歷年考試卷、近年來制作的課件，還有一些膠片、錄像帶等，但這些檔案載體各不相同，對統(tǒng)一利用檔案信息就形成了阻礙，有些檔案信息還因?yàn)楸９懿簧贫鴣G失，打通利用的通道，使用穩(wěn)定、統(tǒng)一的存儲載體，才能為利用奠定基礎(chǔ)。

2.雙軌并行的分類、編目體系

傳統(tǒng)的教學(xué)檔案分類，以檔案形成時間作為一級類目，檔案類型作為二級類目，之下以流水號排序，這樣的檔案分類體系不利于教學(xué)檔案信息的開發(fā)。知識管理要求對檔案信息進(jìn)行深度挖掘，應(yīng)該依據(jù)事由原則，強(qiáng)調(diào)檔案信息在專題下聯(lián)系，采取一種與實(shí)體并列的分類、編目體系，比如不改變實(shí)體排列方式，對檔案信息進(jìn)行虛擬組卷，在組卷過程中，加強(qiáng)檔案個體之間的有機(jī)聯(lián)系，形成檔案單元或檔案組合，再以準(zhǔn)確的關(guān)鍵詞進(jìn)行標(biāo)引，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案的有效管理。

3.便捷、實(shí)用的檢索系統(tǒng)

知識存儲所要求的檢索系統(tǒng)不僅僅是一組計(jì)算機(jī)程序，而是要滿足知識管理的需要，對存儲數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，及時剔除冗余數(shù)據(jù)，將最適應(yīng)時代發(fā)展需要的信息總結(jié)、提煉出來，還可以根據(jù)實(shí)踐形成數(shù)據(jù)組合和二次編研數(shù)據(jù)，這樣就可以極大提高數(shù)據(jù)分析的效率。這種檢索系統(tǒng)不僅需要技術(shù)的成熟和提升，還需要知識管理者充分發(fā)揮主觀能動性，結(jié)合實(shí)踐利用的需要，利用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)，對知識進(jìn)行分析、提煉，才能真正適應(yīng)知識管理的檢索需要。

4.豐富、多樣的檔案知識庫資源

教學(xué)檔案知識庫不僅僅是檔案數(shù)據(jù)庫，它更注重與教學(xué)成果研究相關(guān)的理論知識、事實(shí)數(shù)據(jù)，特別是在某一學(xué)科領(lǐng)域教學(xué)、科研經(jīng)驗(yàn)得到的啟發(fā)式知識。［3］構(gòu)建教學(xué)檔案知識庫，需要以完善的制度作為保障，使檔案知識庫資源得以逐年豐富，穩(wěn)定發(fā)展；需要全體教師的共同努力，積極將已經(jīng)形成的電子檔案上傳，形成可以局域共享的檔案數(shù)字資源；還需要檔案工作人員的細(xì)心維護(hù)，維護(hù)檔案信息的穩(wěn)定和安全，監(jiān)督檔案信息的完整齊備，檢查修護(hù)檔案信息的準(zhǔn)確系統(tǒng)。

（二）知識轉(zhuǎn)化模式

1.建立知識地圖，及時獲取有效知識

知識地圖的建立，可以首先要解決知識定義的問題，即要了解教學(xué)檔案中涵含了哪些知識，這些知識對什么實(shí)踐有用；其次要解決知識利用問題，如何才能快速有效地獲取這些知識，應(yīng)用于實(shí)踐。這需要檔案人員有著豐富的經(jīng)驗(yàn)和敏銳的觀察力，首先將教學(xué)檔案中隱含的知識挖掘出來，進(jìn)行標(biāo)注索引，然后根據(jù)經(jīng)驗(yàn)對用戶利用需求進(jìn)行預(yù)測，未雨綢繆，提前找出將會遇到的問題，盡可能地將知識與問題相對應(yīng)，這樣才能提高知識的利用率，體現(xiàn)出檔案工作者的價值。檔案人員還可以根據(jù)教學(xué)檔案中隱含的知識，對檔案形成者的專業(yè)知識、業(yè)務(wù)成就進(jìn)行分析，為用戶提供解決問題的求助途徑，最大限度地利用高校教師資源，解決用戶難題。

2.顯性知識與隱性知識的相互轉(zhuǎn)移

教學(xué)檔案是隱性知識顯性化的產(chǎn)物，與教師個體緊密聯(lián)系，是教師教學(xué)經(jīng)驗(yàn)、教學(xué)心得的凝練，內(nèi)容上屬于個體的隱性知識，而這些隱性知識被記錄下來，得以流傳，形式上屬于顯而可見、固化的顯性知識。在教學(xué)檔案轉(zhuǎn)化過程中，質(zhì)量低劣的檔案經(jīng)不起檢驗(yàn)，退出應(yīng)用領(lǐng)域，符合實(shí)際的理論被提煉出來，并再次固化在檔案中，再通過利用被提煉固化，經(jīng)過多次由隱性到顯性，再到隱性的螺旋式轉(zhuǎn)化過程，教學(xué)檔案的質(zhì)量得以提升，知識面得以擴(kuò)展，價值得以升華。

（三）知識分享模式

1.建立學(xué)習(xí)性組織，強(qiáng)化共同體意識

教師個體知識存在差異性，這種差異性往往對個人地位具有影響，這種影響會對教學(xué)檔案分享產(chǎn)生障礙。然而通過知識分享，教師獲得培訓(xùn)外所能取得的知識，在目標(biāo)意識、教學(xué)技能和與同事合作能力等方面獲得全面進(jìn)步，促進(jìn)了教師的專業(yè)發(fā)展。在知識時代，通過建立學(xué)習(xí)性組織，加強(qiáng)教師之間的共同體意識，將教學(xué)檔案的形成和優(yōu)化看作是組織共贏共建的作為，而非個人行為，在組織內(nèi)部熟練地創(chuàng)造、獲取和傳遞知識，建立高校教師專業(yè)知識庫，使知識分享的途徑更加暢通，依托學(xué)校知識社群，培育共生協(xié)同的高校教師文化。［4］在這種體制下，促進(jìn)知識更新、創(chuàng)新。

2.知識分享需要一定的激勵和約束機(jī)制

知識共享是建立在人際關(guān)系上的社會行為，組織如何鼓勵和支持員工進(jìn)行知識共享是知識管理研究的重點(diǎn)內(nèi)容。［5］知識分享消除了個體知識的差異，可能會使個人的重要程度降低，在一定程度上對個人在組織中的地位造成損害，這就會產(chǎn)生知識分享阻礙。要消除這一阻礙，就要借助于一定的激勵機(jī)制，從物質(zhì)和精神的層面，促進(jìn)個人實(shí)現(xiàn)，鼓勵個體之間的知識分享。此外，還要建立一定的約束機(jī)制，將知識分享作為工作職能的一部分，將個體知識分享的程度以及對組織知識的貢獻(xiàn)作為個人貢獻(xiàn)的一個衡量指標(biāo)，這樣才能從根本上消除阻礙，使每個人真正為形成組織知識服務(wù)，將所掌握的知識在組織內(nèi)分享，從而促進(jìn)個體間的知識創(chuàng)新。

3.知識分享需要規(guī)范化的信息公開制度

檔案知識分享涉及知識產(chǎn)權(quán)領(lǐng)域，是一個非常敏感的法律問題。要促進(jìn)知識分享，就要有規(guī)范的信息公開制度作為保證，從根本上杜絕知識產(chǎn)權(quán)糾紛。信息公開制度不僅僅是檔案部門的工作規(guī)范，而應(yīng)該成為整個學(xué)校所有提供者和利用者的行為準(zhǔn)則，不僅包括一般性要求，而且應(yīng)該包括專門的技術(shù)性要求。學(xué)校首先應(yīng)該從實(shí)際出發(fā)，規(guī)定不同類型檔案的利用范圍，這樣檔案利用權(quán)限的設(shè)定才能真正有據(jù)可循；其次應(yīng)該提供信息保護(hù)的技術(shù)支持，信息安全專業(yè)性的工作不能單憑檔案部門獨(dú)立完成；再次在合理?xiàng)l件下，給利用者以充分的自由和便利，在校內(nèi)應(yīng)該以公開為主，以保護(hù)為輔；最后應(yīng)該建立信息安全監(jiān)督體系，以檔案工作委員會或保密委員會為主體，經(jīng)常性檢查監(jiān)督信息安全。

四、知識管理體現(xiàn)高校教學(xué)檔案管理水平的提升

對高校教學(xué)檔案實(shí)行知識管理，不僅是管理方式的提升，也消除了管理者與用戶間的知識不均衡現(xiàn)象，還在一定程度上提升了教學(xué)檔案的質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)檔案管理效益。

（一）知識管理體現(xiàn)檔案管理從被動走向主動

知識管理強(qiáng)調(diào)的是知識創(chuàng)新，而創(chuàng)新的源頭在于對現(xiàn)有知識的管理，從知識存儲到知識檢索，再到知識定義，充分體現(xiàn)了檔案管理者的主觀能動性，由管理現(xiàn)成的信息內(nèi)容，到主動對信息進(jìn)行篩選，提供有用的知識，再到有預(yù)見性的提供解決問題的方法，這是檔案管理方式的變革，由被動管理到主動管理，將檔案管理推向管理領(lǐng)域的前沿，更加突顯了檔案部門的重要性。

（二）知識管理使得管理者與用戶之間知識占有均衡化

在信息利用中，管理者與用戶對信息的掌握程度存在著不均衡，一方面管理者掌握著大量信息，另一方面用戶很難得到所需要的信息。知識管理在一定程度上解決了這一難題，從信息管理的最終端——檔案管理入手，對檔案中的知識進(jìn)行提煉，通過檢索方式的變化及知識轉(zhuǎn)化方式的變化，將有用的知識及時傳遞給用戶，使管理者與用戶間的信息均衡化。用戶通過利用知識解決問題，與實(shí)踐結(jié)合進(jìn)行知識創(chuàng)新，為知識經(jīng)濟(jì)時代作出貢獻(xiàn)。

（三）知識管理促使教學(xué)檔案質(zhì)的升華

知識管理促進(jìn)了檔案的利用，隨著利用率的提高，檔案的知識含量得到進(jìn)一步驗(yàn)證，知識含量高的檔案得到高度重視，被充分保護(hù)起來；知識含量低的檔案被實(shí)踐檢驗(yàn)，或是內(nèi)容得以提升，或是被批判。這樣一方面，將有限的人力、物力用于高質(zhì)量的檔案管理之上，提高了管理效益，另一方面，減少了低質(zhì)量檔案的形成，降低了管理成本。

［1］Amrit Tiwana.知識管理十步走［M］.董小英，李東，祁延莉等譯.北京：電子工業(yè)出版社，2004.

［2］瘳開際.知識管理原理與應(yīng)用［M］.北京：清華大學(xué)出版社，2007：11.

［3］張冰夢.試論大學(xué)教學(xué)檔案知識庫的建設(shè)［J］.湘南學(xué)院學(xué)報(bào)，2010（6）：115－117.

［4］白 榕.從知識管理視角探討高校教師專業(yè)發(fā)展［J］.教育與職業(yè)，2008（14）：137－138.

［5］劉志輝，蘇 娜，張志強(qiáng).國外知識管理研究進(jìn)展分析［J］.圖書情報(bào)工作，2009（10）：91－94.