淺談我國檔案網站建設的問題與對策

邱 惠

（滁州學院 保衛(wèi)處，安徽 滁州 239000）

一、我國檔案網站建設情況

檔案網站是在信息網絡上建立的檔案站點，它以網頁為主要形式提供檔案信息和相關服務，構成公共信息網絡的一個節(jié)點。檔案網站是由檔案部門建立、被鏈接在一起并通過因特網或各級公共網絡向社會提供檔案信息查詢服務的電子文檔集合。檔案網站是檔案部門面向世界的窗口，檔案網站建設是檔案部門信息化建設的一項基礎性工作。

我國政府檔案網站建設起步于1996年，北京市檔案局（館）建設了第一個檔案網站，并于1997年6月通過北京公眾信息網正式開通，開啟了我國檔案網站的先河。隨后，1998年10月上海市檔案局（館）網站也正式開通了。目前，我國各級各類檔案館網站已經開通的200多家，30多個省級行政區(qū)劃都有自己的檔案局（館）網站?；ヂ?lián)網上分布式、開放型的檔案信息資源正在逐步豐富起來。

值得一提的是，2002年底國家檔案局網站正式開通，標志著我國檔案網站頂層設計已初步完成。國家檔案門戶網站的建成，以及各省級平臺相繼與國家檔案局龍頭網站實現(xiàn)互聯(lián)，為構建全國檔案工作信息網奠定了基礎。

縱觀十幾年的發(fā)展，我國檔案網站建設取得了較大的成就，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

1.檔案網站數(shù)量初具規(guī)模，信息資源日漸豐富。通過搜索引擎進行搜索，共得到檔案網址3000多個，這意味著檔案網站在互聯(lián)網上已占有一席之地。從數(shù)量上看，已經具備了一定的規(guī)模。

2.部分檔案網站設計和制作質量較高。由于領導重視，經費比較充足，經濟發(fā)達地區(qū)的檔案網站制作水平比較高，例如北京檔案信息網、上海檔案信息網、深圳檔案網等。

3.部分檔案網站具備了較高的實際應用能力。體現(xiàn)檔案局的政務功能是檔案網站建設的基本要求之一，比如北京檔案信息網，突出了檔案局的政務功能，其主頁上設置了檔案行政審批、行政備案、政務公示、業(yè)務指導等政務功能按鈕，公布相關法規(guī)政策，同時提供檔案行政審批和行政備案表供用戶下載，實現(xiàn)網上辦公。此外，部分檔案網站提供了檔案館藏開放目錄。

二、我國政府檔案網站建設中的問題

（一）檔案網站質量普遍不高

目前，我國檔案網站發(fā)展較快，但普遍存在著質量不高的問題。還有一部分網站有名無實，信息不更新，無深入鏈接，有的甚至變成“死網”。據(jù)不完全調查，在全國檔案網站中，有很大一部分網站存在信息更新不及時、發(fā)布的信息無時效價值、服務功能不健全等現(xiàn)象；有的網站工作動態(tài)最后的更新日期甚至距現(xiàn)在已達一年以上；許多網站只有靜態(tài)功能介紹，無動態(tài)信息交流；有的網站與用戶交流形式過于單一，相關鏈接深度淺、范圍窄；還有一些檔案網站存在著與工作聯(lián)系不緊，脫離實際的問題。絕大部分檔案網站在網站結構的實用性、網站內容調整的靈活性和安全意識上存在著一定的欠缺，影響了檔案信息和服務的提供，影響了檔案網站未來的發(fā)展。

（二）政府網站建設中政務公開的深度和范圍存在很多不足，不尊重公民知情權

《中華人民共和國政府信息公開條例》最大的亮點就是將信息公開變成了政府的法定義務，被稱為是“陽光法案”。但在當前各地政府在信息公開化方面還遠未盡如人意，由于歷史和現(xiàn)實的諸多原因，我國政府信息公開的深度和范圍存在很多不足：在信息公開的規(guī)范問題上，有些政府不按國家規(guī)范隨意定秘，任意擴大保密范圍，堅持“有利則公開，無利則保密”的自由裁量態(tài)度；對于信息公開的內容，也帶有一定的選擇性，很多公眾迫切需要掌握、與自身利益密切相關的信息很難獲??；甚至一些檔案網站公布的文件和信息幾個月都沒有更新，還有一些政府網站幾乎成了內部網，公布的都是政府內部各處室之間的工作動態(tài)，等等。

保障公民知情權是《中華人民共和國政府信息公開條例》的宗旨，知情權是公民行使一切民主權利的前提和基礎。隨著社會民主意識的提升，公民對知情權越來越重視，社會一直呼喚政務公開，民眾也為自己的訴求千方百計去了解國家的各項政策、法規(guī)、辦事規(guī)程、執(zhí)法規(guī)范等信息，很多政府在建立檔案網站時，沒有建立相應的信息分類和查詢制度，缺乏對信息的整理 ，使得公眾要找到自己需要的信息很困難。各地政府在理解和執(zhí)行《政府信息公開條例》上有許多傳統(tǒng)形成的阻力和壁壘，在實際工作運行中存在著執(zhí)行與貫徹不平衡的現(xiàn)象，這些不適合民主要求的執(zhí)政理念、不尊重公民知情權的環(huán)境妨礙了政府網站的建設，阻礙了政府信息公開與暢通。

（三）檔案網站的“孤島現(xiàn)象”和“有站無車”現(xiàn)象嚴重

所謂檔案網站的“孤島現(xiàn)象”，是指各個檔案網站之間聯(lián)系不緊密，沒有形成行業(yè)體系；檔案網站與其他網站缺少必要的鏈接，不能實現(xiàn)資源共享；還有一部分檔案網站游離于網絡之外，在網絡的海洋中是難以找到的小島。檔案網站除了要實現(xiàn)與各個檔案網站之間的友情鏈接，還應該與別的相關網站實現(xiàn)友情鏈接，如政府信息網、文化信息網等，加入到大信息、大文化的滾滾網絡洪流中去。

信息含量少，是很多檔案網站訪問量低下的一個重要原因，也是檔案網站的通病。由于在內容和技術兩方面有功能缺陷：內容上，缺少對網上利用者有實用價值的檔案資料的具體內容信息，實用性得不到滿足；而技術上，支撐檔案網站的設備老舊，水平比較低下，訪問起來難度大。綜合以上原因，檔案網站的訪問量不大。檔案網站目前處于有站無車、站小車少的局面（“站小”指檔案網站內容少、功能弱；“車少”是指檔案網站的訪問量很小。）原因有兩方面，一是訪問者的范圍相對狹小，主要是檔案有關的人士或對檔案事業(yè)比較關心的人士。二是網站內容少，更新的速度慢，訪問者訪問之后短時間之內不會再訪問。

（四）檔案網站檢索工具薄弱

與外國檔案網站建設相比較，我國檔案網站檢索服務仍存在著較大問題：從檢索工具數(shù)量上看，我國提供檢索功能的檔案網站還是不多，許多檔案網站甚至還沒有任何檢索工具；從檢索功能上看，館藏檔案信息主要通過單一檢索工具來實現(xiàn)；從檢索深度上來看，主要是一次信息為主，二次信息為輔；從檢索所得數(shù)據(jù)類型看，都是文本信息，多媒體信息尚未實現(xiàn)。在調查的檔案網站中僅有3家提供部分檔案全文檢索，大約占本級別網站總數(shù)的9%，分別為北京檔案信息網、云南檔案信息網與內蒙古檔案信息網提供部分內容全文檢索。對于在異地調檔的使用者來說，在線檢索所捕捉的檔案信息資源達不到文件級。同時，還有一些檢索工具使用起來不方便、數(shù)據(jù)覆蓋率低、速度相對較慢、幫助系統(tǒng)不完善等缺點。

三、我國政府檔案網站建設的對策

（一）以為社會公眾提供服務為核心

檔案網站建設要本著“以人為本”的理念，圍繞“為社會公眾提供服務”的軸心去設計。檔案網站不僅僅是面向檔案工作者的，也是面向檔案利用者，更是面向社會公眾的。各級檔案館在建設檔案網站時要優(yōu)先考慮如何為社會公眾提供服務，充分利用互聯(lián)網開設檔案信息查詢利用窗口，提供檔案網上的檢索與利用，定期公布開放檔案的目錄和全文信息，主動為公益性信息服務，最大限度地為社會公眾獲取檔案信息提供便利條件

（二）注重檔案網站的總體規(guī)劃，配備專門人才

配備專門人才需要從兩方面著手。第一，在以后的招聘計劃中，可以增加一些熟悉網頁策劃和網頁制作方面的人才；第二，對本單位的檔案工作者展開培訓，培養(yǎng)一批掌握檔案網站制作、維護和更新方面的人才。只有這樣才能緩解在這方面人才缺乏的狀況，以便做好這項長期性的工作。

（三）開展檔案網站特色服務

我國各級各類檔案機構，在檔案信息化建設過程中，在吸引利用者方面采取的一些措施，推出了一些特色服務，一方面為公眾檢索檔案信息提供了更多便利，同時也提升了檔案信息網絡化服務水平。

1.開展特色館藏展示服務

特色館藏展示是基于各類型檔案館特有的館藏所建立的具有地域優(yōu)勢、能取得突出成效的特色資源服務。特色館藏展示能有效發(fā)揮本館特色資源優(yōu)勢，提高檔案利用率，能提高檔案館信息服務水平。

2.開通政務公開查詢功能，允許用戶查詢公開開放的政府信息、先行文件

從全球政府信息管理的現(xiàn)狀看，全世界范圍都將政府文件的開放與利用納入國家檔案信息資源的建設中，政府文件的開放與獲取已經成為衡量一個國家檔案事業(yè)發(fā)展、檔案信息化建設的重要指標。這些文件作為檔案的前身之所以能吸引更多的使用者是因為它既有時效性，又與群眾保持密切的利益關系。

3.建立電子郵箱，論壇等，加強和保持與使用者之間的交流和溝通

其實很多檔案部門一直存在“有的查就查，查不到就沒有”的局面，長期處于被動的工作狀態(tài)。檔案部門不了解使用者需要什么樣的信息，使用者也不知道檔案部擁有什么樣的信息。如此情況，政府檔案網站如何能很好的為廣大的使用者提供更好的服務呢？電子信箱、網上留言、在線交流等是檔案網站比較常用的與網民溝通交流的方式，有一些優(yōu)秀的檔案網站在這方面做的就很好。檔案部門一改過去的“我讓你看什么就看什么”，變成現(xiàn)在的“你需要看什么我提供什么”。首先要提供交流的平臺；其次要做到迅速反應，有求必應，有問必答。

（四）加強檔案網站的宣傳與推廣

網站的宣傳推廣需要借助于一些網絡資源和工具，網站的推廣方法其實就是對某種網站推廣手段和工具的合理運用。所謂網站推廣，其目的就在于讓盡可能多的潛在用戶了解并訪問該網站，通過網站獲取有關產品和服務等信息。根據(jù)用戶了解網站信息所使用的具體手段，可以有許多種方式，比如搜索引擎、分類目錄、分類排行榜、電子郵件、網站的鏈接、網站論壇、通用網址、電子書、免費軟件、網址大全書籍、報刊網站推薦等等，其中每一種方式均可作為一種網站推廣的方法和手段。由于這種分類方式難以完全列出所有的網站推廣方法，因此通常將這些方法穿插運用在某些相似網站的推廣中。

互聯(lián)網已經滲透到人類生活的各個方面，它的發(fā)展為檔案工作帶來新的機遇和挑戰(zhàn)。檔案網站建設作為信息化建設的關鍵一環(huán)，是數(shù)字檔案館系統(tǒng)與檔案信息資源共享平臺的載體，是檔案館在信息網絡環(huán)境下展示自我的窗口，檔案部門應該積極開拓，運用好檔案網站開展檔案宣傳和提供檔案信息服務。檔案網站的建設應受到我國政府檔案部門越來越多的重視，檔案網站無論是在資源、技術和功能等方面都有了全面的提高。在信息化建設的大潮中，檔案網站理應與時俱進，緊緊關注具有不同層次的利用者的需求特點，明確自身定位，努力實現(xiàn)功能轉型，不斷嘗試推出多樣化的信息資源和內容豐富網上服務，檔案網站應當在建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系與方便人民群眾的檔案利用體系中發(fā)揮更大的作用。

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