高校教學檔案管理的現狀及對策

劉 云

（滁州學院 教務處，安徽 滁州 239000）

檔案是指直接形成的歷史紀錄。它具有原始性和記錄性的特點，是再現歷史真實面貌的原始文獻。教學檔案是檔案的一種，顧名思義，是指教學活動過程中形成的具有保存價值的原始記錄。

從形成過程來說，它包含兩個層面的進程，一是教學活動發(fā)生過程中通過某種載體而產生的原始記錄；二是將原始記錄按照一定的順序和類別整理出來，存放在固定的地點，也就是所謂的歸檔。教學檔案是否完整科學，主要就是體現在這兩個階段上的：第一是教學活動的客觀事實是否被完整準確地記錄下來；第二是檔案管理人員是否按照教學活動的特點和規(guī)律以及歸檔要求將教學原始記錄轉變成教學檔案。教學檔案從載體形式上說，它包括紙質材料、電子材料、聲像影像資料等。由于學校層次不一、認識不同、管理歸口部門差異，高校教學檔案內容也有一些分歧和差別，但主要包括上級文件、教學計劃、學科建設、教師工作量、考試及監(jiān)考安排、考試試卷、教學與實驗大綱以及學生成績與學籍、課表、教材、招生計劃及錄取新生名冊、教研項目申報及立項材料、畢業(yè)設計（論文）以及各種獲獎材料等。

教學是高校工作的中心，所以教學檔案在高校檔案中的地位尤為重要。完整系統的教學檔案，不僅能全面反映一個學校教學活動情況和效果，能夠為教學管理工作提供有力的憑證和信息來源，而且是學校教學水平評估的重要依據，甚至對于高等教育事業(yè)的發(fā)展、經濟社會建設的實踐都具有很高的參考價值。擁有一套標準化、規(guī)范化和現代化的教學檔案管理機制，是一個成熟的高校所應該具備的基本管理機制之一。

一、高校教學檔案管理的現狀及存在問題

（一）教學檔案的管理模式：院系、教學管理部門、學校三級管理模式

目前，高校教學檔案管理一般是采用院系、教學管理部門、學校三級管理的模式。三個層次分別管理著不同層次的教學檔案。如院系主要留存的是學生的試卷、教師的教學檔案等；教學管理部門存放的是日常教學管理過程中產生的文件資料；學校則一般留存的是按照檔案管理目錄需要長期或永久保存的教學檔案。三級管理模式可以避免檔案管理人員缺乏、檔案存放地點面積不夠等缺點，各個級別對自己的檔案也比較了解，對于短期保存的檔案也比較方便處理。但同樣也不可避免的存在混亂、重復等不同程度的缺點。

（二）高校教學檔案歸檔的方式和周期特點

目前，大多數高校的歸檔方式都是被動式的，主要形式是由學校檔案管理部門發(fā)出歸檔通知，提出需要建檔的詳細目錄，再由各院系、相關部門根據文件要求，按時將材料整理好，交由學校歸檔。這種歸檔方式是被動式的。學校層面的制度設計和管理人員素質尤為重要。教學管理部門、院系都處于被動接受狀態(tài)。而院系級檔案更是自成體系，各自為政，檔案重視程度、檔案歸檔范圍、內容都有較大差別。

高校的教學活動是一種以培養(yǎng)人才為目標的周期性活動，每屆學生的培養(yǎng)過程就是一個教學周期，所以教學檔案也具有周期性的特點。因此，教學檔案在歸檔時間的劃分上與其他檔案不同，是按照學年度進行歸檔的。［1］

當然，目前各個學校由于認識不同、檔案管理工作者工作思路不同，在歸檔時間上也有較大的差別，有很多高校并沒有專職的教學檔案管理工作人員，也沒有健全的教學檔案管理制度，所以也有很多高校工作人員根據自己的工作需要和方便，按照自然年度歸檔。

（三）高校教學檔案管理手段：現代信息技術運用剛剛起步

隨著信息化的發(fā)展，目前，高校的教學檔案也基本運用相應的軟件對目錄進行數字化檢索管理。但是這種信息化程度跟現行的教育發(fā)展形勢還是有一定的差距，尤其是網絡建設方面，更是嚴重缺失。隨著高校辦學規(guī)模的逐步擴大、學生人數的不斷增加、招生形式的日益復雜，教學檔案數量在不斷增多，內容也在不斷擴充，給教學檔案管理帶來了更大的挑戰(zhàn)?？梢哉f，高校教學檔案的信息化發(fā)展已經時不待我。然而，當前，現代化信息技術應用于檔案管理才剛剛起步，這種現象已經跟不上信息社會快速檢索的時代要求，特別是不能適應日常工作中方便快捷地檢索、查閱并有效利用檔案信息的要求。數字化、網絡化建設亟待加強。

（四）高校教學檔案的內容：缺乏層次性，針對性不強，特色化欠缺

高校教學檔案主要包括以下幾個方面內容：（1）綜合類：上級下發(fā)的有關教學工作的文件材料；有關教學改革、培養(yǎng)目標、培養(yǎng)規(guī)格、學制等方面的指示、規(guī)定、辦法；有關教育事業(yè)發(fā)展規(guī)劃、實施計劃、總結及上級的批復；關于教學工作的決定、規(guī)定、規(guī)章制度、會議記錄；教務處工作計劃、總結等；教學簡報、情況交流材料等［2］。

（2）學科與實驗室建設：有關學科、專業(yè)設置、調整、撤并、更名的報告及上級的批復；學科、專業(yè)的申報、評估及審批材料；重點學科、專業(yè)建設材料；學科、專業(yè)建設統計報表；實驗室的申請、論證、評估、審批材料；實驗室的建設材料；重點實驗室的申報、審批材料；實驗室建設統計表；先進實驗室、先進個人申報、評審材料及名單。

（3）招生：省內外生源計劃；招生工作計劃、總結；新生錄取名單；保留、取消新生入學資格名單及有關材料。

（4）學籍管理：新生入學登記表；學生名冊；學籍變更材料（升級、留級、休學、復學、轉學、退學等）；各類各項獎學金條例、評審材料及獲獎名單；評選優(yōu)秀本、?？茖W生的材料、獲獎名單；學生違紀處分材料；學生各類意外事件處理材料；學生學歷學業(yè)成績表。

（5）課堂教學與教學實踐：制訂、修訂各專業(yè)教學計劃、大綱；各專業(yè)年度教學安排表、課表；各系、各專業(yè)教學實習、生產實習計劃、工作總結；課程進度表、教師工作量表；典型教案、重要備課記錄、典型實習報告。

（6）學位：學士學位評定條例、辦法及計劃、總結；授予學士學位的決定、名單；本科生優(yōu)秀學士學位論文。

（7）畢業(yè)生：上級有關畢業(yè)生分配的文件材料；畢業(yè)生分配計劃、總結、簡報；畢業(yè)生供需統計、計劃、合同；畢業(yè)生正式分配方案及調配派遣名冊；畢業(yè)證書、學位驗印名冊。

（8）教材：自編、主編教學指導書、實習指導書和習題集；各系各專業(yè)使用教材目錄；教師自編、主編的教材及獲獎材料。

從上面內容可以看出，高校教學檔案目錄繁雜，涉及的內容也比較廣泛。但是，目前，從操作層面上說，很多高校實際上并不能完全按照上面的目錄收集材料。由于檔案管理人員缺乏，很多檔案在收集上來的時候有所缺失，檔案管理人員也未能及時發(fā)現；同時，上面所述內容也是個普遍、大眾的參考目錄，缺乏層次性、針對性，更無涉特色化。為了高效服務學校建設與管理，針對學校各個層次的不同需求，編研符合學校校情、方便服務師生的特色檔案，也是非常必須的。

二、加強高校教學檔案管理的對策

（一）加強教學檔案管理理論研究

目前，檔案管理方面的研究還只是停留在普遍存在問題與對策研究狀態(tài)，對于如何讓教學檔案朝著更加科學化、規(guī)范化、特色化方向發(fā)展的研究還較少，尤其是對于現行的歸檔方式、歸檔時間、歸檔內容、立卷目錄、立卷形式、服務手段等這些細節(jié)的東西是否合理、能否突破的研究更是很少有人涉及。加強教學檔案的研究力度，從深層次、小細節(jié)研究，必定會讓檔案管理工作有更大的進步與突破，從而為學校的發(fā)展提供更有利的現實依據。

（二）分級管理，權責明確

現行高校的三級管理模式有利有弊，但是，想讓所有的教學檔案歸口到一個地方管理，在現行的條件下，也是不可行的。所以如何讓各個層次各盡其責、各盡所能，最大限度的將現行管理模式的優(yōu)勢發(fā)揮出來，需要一個權責明確的頂層設計。根據各個級別的有利與不利因素，劃分好各個級別應該管理的范圍、內容以及權利與責任，這樣就可以互惠互利，發(fā)揮各自所長，取長補短。

（三）加強宣傳，強化檔案管理意識

從工作人員來說，要通過多種渠道加強檔案管理宣傳，強調教學檔案的重要性，并突出教學檔案與教學水平評估關系密不可分；主動向上級領導匯報檔案工作進度，爭取得到領導重視、理解和支持?？梢哉f領導是否重視很大程度上影響著檔案管理工作。有了領導的理解和支持，對于強化檔案管理意識有至關緊要的作用；而且，對于提高檔案管理工作人員的積極性也有很大作用。

從學校層面上來說，高校應確定一位分管教學的副校長具體分管教學檔案管理工作，把教學檔案建設真正納入學校工作規(guī)劃中，并作為學校建設的一項重要的基礎建設工作來抓，切實搞好教學檔案建設中的人力、物力和財力保障，及時研究和解決出現的新問題，確保教學檔案資料完整齊全，檔案管理工作穩(wěn)步推進，為學校各項工作提供堅實依據。［3］30

（四）加快檔案管理現代化、信息化、網絡化發(fā)展

現代信息技術應用于檔案管理已成為一種必然趨勢。目前，從學校層面來說，大部分高校的檔案管理部門已運用軟件，將檔案目錄錄入系統中，方便師生檢索查找。但是一般還僅限于檔案管理部門內部使用，也就是說需要什么材料還得到學校的檔案館檢索。這樣不僅不方便，而且與現代高速度信息化發(fā)展還是有一定差距。同時，僅僅是目錄可以檢索，也具有局限性。隨著現代信息化高度發(fā)展，教學檔案管理現代化、信息化、網絡化也將成為一種必然走向。

高校應樹立信息化管理意識，將檔案信息化建設納入校園數字化建設總體規(guī)劃，建立以檔案信息搜集、加工、貯存、檢索、服務為主要內容的檔案信息軟件系統，提高檔案信息管理與利用效率，推進檔案管理數字化、網絡化建設。并且要逐步實現將有的實體檔案進行信息轉化并存儲，可以進行內容檢索，不必需要什么資料都得望檔案館跑，從而提高辦事效率。［3］170

信息化管理對實現檔案信息資源價值、提高利用率，具有十分重要的意義，從另一個層面來說，如果能提高檔案的查準率、查全率，給利用者快帶來極大方便，也會提高廣大師生對教學檔案的重要性認識，更有利于推動教學檔案管理工作。

（五）完善制度建設，保證教學檔案管理有章可依

制度建設是做好工作的前提，完善有效的檔案管理制度是做好檔案管理工作的基礎和保證。要保證教學檔案的完整系統就應從頂層設計著手，采取強有力的措施，從檔案的目錄、內容，各個級別應該存檔的內容，乃至收集整理流程，不同檔案的收集方式、歸檔時間、存檔年限等各個方面入手，制定相應的教學檔案管理制度，細化到整個檔案管理的每個細節(jié)，爭取每一步工作都可以有章可依。同時要建立相應的借閱、移交管理規(guī)定，規(guī)范管理程序、明確工作人員職責。確保各類教學檔案完整齊全，來源清楚，去向明確，保存安全，利用方便。

（六）改善服務條件，強化服務意識

利用現代高科技技術，早日實現檔案管理的數字化、網絡化，為廣大用戶提供更便捷的服務；同時注重檔案內容研究，根據自己學校情況，分層次、分類別、有針對性地建一套符合自己學校校情特色的檔案，滿足不同服務對象的不同要求，使檔案資料在教學管理、實驗實訓、科學研究等方面發(fā)揮及時、準確、有效的作用。［4］強化服務意識，變被動服務為主動服務。拋棄僅僅將檔案收集和整理作為工作內容的傳統觀念，開拓教學檔案的服務對象和服務形式，加強教學檔案內容編研，對于一些比較有參考價值的檔案甚至可以編成書冊，提供給全校師生，提高檔案利用率，發(fā)揮檔案價值。同時還應根據館藏檔案積極編研各種檢索工具。如：歷年教學文件目錄、歷年畢業(yè)論文目錄、學生名冊、新生錄取名冊等，及時準確的為利用者服務。

主動服務的方式是多種多樣的，高校工作人員只要認真履行工作職責，肯于鉆研業(yè)務，勤于學習、善于思考、樂于奉獻，一定能將檔案工作做的有聲有色，充分發(fā)揮教學檔案的存在價值和社會意義。因此，高校檔案館工作人員必須增強服務意識，提高服務質量，積極主動為利用者提供信息資源，掌握學校師生對檔案的需求和動態(tài)，有針對性地搞好檔案的服務工作。［5］

教學檔案管理是學校教學管理的重要組成部分，教學檔案是否完整齊全，是否得到充分利用，是衡量一個學校教學管理水平的重要標志之一。高等學校應該高度重視教學檔案管理工作，要將其作為學校發(fā)展的基礎性工作之一。教學檔案管理人員更應該從本校校情出發(fā)，加強研究，改善服務，擴大宣傳，切實提高檔案管理工作水平，努力構建一套符合學校特色，為廣大師生所需要的，內容齊全、查找方便、檢索快捷的教學檔案。

［1］王亞麗.淺談高校教學檔案管理工作面臨的問題及對策［J］.楊凌職業(yè)技術學院學報，2009（12）：39.

［2］武桂霞.淺談高校教學檔案管［J］.黑龍江檔案，2008（6）：30.

［3］徐惠琴.現代高校教學檔案管理工作存在的問題及對策［J］.蘭臺縱橫，2010（2）.

［4］李艷玲.高校教學檔案管理存在的問題及解決對策［J］.教學管理，2009（5）：170.

［5］戚 艷.關于高校教學檔案管理與教學質量評估的思考［J］.科技檔案，2011（1）：30－31.