論檔案數(shù)字化建設(shè)中的質(zhì)量控制

劉金梅

(漯河職業(yè)技術(shù)學(xué)院,河南 漯河 462000)

隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，社會(huì)已進(jìn)入信息化時(shí)代，與之相適應(yīng)，在檔案管理與應(yīng)用上，全國(guó)各地檔案館普遍采用計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理。目前，檔案管理已從最初的目錄、卷、宗等的數(shù)字化向全文數(shù)字化管理方向發(fā)展，一些大型檔案館普遍建立了自己的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)和信息資源管理系統(tǒng)，部分單位實(shí)現(xiàn)了檔案計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)傳遞與資源共享，檔案數(shù)字化建設(shè)已取得了初步成就。2005年4月國(guó)家出臺(tái)了《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》，對(duì)紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程中的卷字設(shè)置、目錄分配、系統(tǒng)管理、資源利用等做了原則性規(guī)定，指導(dǎo)了檔案數(shù)字化建設(shè)的方向。在此基礎(chǔ)上，全國(guó)檔案數(shù)字化建設(shè)從硬件、軟件、人才到資源利用都得到了迅猛發(fā)展。

但檔案管理不同于圖書、產(chǎn)品、人事等其他方面的管理。檔案管理不僅牽涉到保密、安全等方面，在檔案卷宗的分類、著錄、檔案數(shù)字化的技術(shù)手段、參數(shù)設(shè)置、數(shù)字化格式、傳遞手段等方面都有自己的特點(diǎn)。在檔案數(shù)字化建設(shè)初期，如果不加強(qiáng)質(zhì)量控制，勢(shì)必會(huì)影響檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的整體水平，影響檔案的有效利用，最終違反了檔案數(shù)字化建設(shè)的初衷。論文試從當(dāng)前檔案管理與數(shù)字化建設(shè)中存在的問題入手，分析建立檔案管理數(shù)字化質(zhì)量控制的具體措施，為檔案管理科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化以及資源共享打下基礎(chǔ)。

一、當(dāng)前檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的問題分析

（一）不同檔案部門開展數(shù)字化的基礎(chǔ)不同

雖然檔案數(shù)字化建設(shè)已進(jìn)行了一段時(shí)間，各單位對(duì)檔案數(shù)字化都相當(dāng)重視，但由于地區(qū)不同、行業(yè)不同、單位性質(zhì)不同，能夠提供給檔案管理部門的經(jīng)費(fèi)、設(shè)備也各不相同。而檔案數(shù)字化是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，需要穩(wěn)定安全的工作場(chǎng)所，需要開展數(shù)字化所必需的計(jì)算機(jī)、掃描設(shè)備、轉(zhuǎn)換設(shè)備等高新技術(shù)裝備。但由于各單位基礎(chǔ)不同、經(jīng)費(fèi)各異，能夠提供的技術(shù)設(shè)備水平也不相同，從而導(dǎo)致各單位各系統(tǒng)檔案數(shù)字化水平參差不齊。當(dāng)前現(xiàn)狀是一些部門、一些單位已經(jīng)完全實(shí)現(xiàn)了檔案數(shù)字化，建立了自己的數(shù)據(jù)庫(kù)，開發(fā)了自己的信息管理系統(tǒng)，另一些單位只是進(jìn)行了卷宗的手工計(jì)算機(jī)錄入。總體來說，國(guó)家行政事業(yè)單位與國(guó)家省部級(jí)檔案館經(jīng)費(fèi)較有保障，硬件設(shè)施較好，檔案數(shù)字化水平較高，而一些企業(yè)和縣區(qū)檔案館、檔案室在設(shè)備配置、領(lǐng)導(dǎo)重視方面都不如前者，檔案數(shù)字化水平較低，部分部門和地區(qū)甚至尚未開展此項(xiàng)工作，仍由兼職檔案管理人員進(jìn)行手工錄入與記檔，這勢(shì)必會(huì)影響到檔案的利用效果。從長(zhǎng)遠(yuǎn)說，是對(duì)社會(huì)資源的浪費(fèi)，對(duì)整體經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平不利。

（二）檔案數(shù)字化的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范不健全

目前，有關(guān)檔案數(shù)字化的法律規(guī)范主要有1987年由全國(guó)人大常委會(huì)發(fā)布的《中華人民共和國(guó)檔案法》、1990年由國(guó)務(wù)院發(fā)布的《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》，但這些法規(guī)都沒有涉及到檔案數(shù)字化的具體規(guī)范。2005年4月國(guó)家檔案局發(fā)布了《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》，雖然涉及到檔案數(shù)字化的內(nèi)容，但只是對(duì)檔案數(shù)字化做了一些原則性的規(guī)定。如在《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》中，只是建議“對(duì)檔案進(jìn)行掃描時(shí)，其分辨率一般均建議選擇大于或等于100dpi。特殊情況下，如文字偏小、密集、清晰度較差等，可適當(dāng)提高分辨率?！薄靶枰M(jìn)行OCR漢字識(shí)別的檔案，掃描分辨率建議選擇大于或等于200dpi。”而隨著技術(shù)發(fā)展，這種分辨率遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足社會(huì)需求，不能滿足檔案原狀保存和OCR識(shí)別精度的需要，對(duì)現(xiàn)有計(jì)算機(jī)資源也是一種浪費(fèi)。另外，檔案數(shù)字化是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，不僅僅是將現(xiàn)有檔案進(jìn)行數(shù)字化和計(jì)算機(jī)管理，還包括檔案的開發(fā)利用與資源共享等長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃。即使在數(shù)字化方面，還包括對(duì)不同類型檔案的數(shù)字化水平，所采用的技術(shù)方法、數(shù)字化后的檔案技術(shù)特征，各類型檔案數(shù)據(jù)化格式，系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置、元數(shù)據(jù)描述、電子文檔的標(biāo)引方法等一系列技術(shù)問題。除此之外，檔案數(shù)字化后的知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)、安全管理、資源利用方式、開發(fā)水平、檔案公開的方式方法等都與紙質(zhì)縮微、音像等檔案資料不同，只有對(duì)其進(jìn)行詳加規(guī)范，才能最終保證檔案數(shù)字化水平和檔案綜合利用的完美統(tǒng)一。

（三）檔案管理人員素質(zhì)有待提高

目前的檔案從業(yè)人員很多，但真正經(jīng)過系統(tǒng)培訓(xùn)的專業(yè)人員則較少，這些人員要么是從其他部門臨時(shí)抽調(diào)，要么是兼職管理人員。對(duì)于國(guó)家、省部級(jí)檔案館的工作人員，盡管專業(yè)知識(shí)較為豐富，但由于隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)及其他新技術(shù)設(shè)備的更新?lián)Q代，原有知識(shí)也不能適應(yīng)檔案數(shù)字化建設(shè)的需要，從而影響了檔案數(shù)字化的效率和質(zhì)量。

通過對(duì)檔案從業(yè)人員的客觀分析，目前檔案從業(yè)人員主要存在下列問題：第一，自身素養(yǎng)不高。如前所述，部分檔案從業(yè)人員特別是一些縣區(qū)檔案館、企業(yè)檔案室從業(yè)人員，有些是從其他部門臨時(shí)抽調(diào)，有些是兼職從業(yè)。在自身學(xué)習(xí)、資歷等方面，很難保證具有較高的素養(yǎng)，其對(duì)檔案管理概念模糊、認(rèn)識(shí)不夠，不可避免地影響到其從業(yè)的效率。第二，業(yè)務(wù)水平較低。部分檔案從業(yè)人員之前從未接觸過檔案管理，沒有受到檔案專業(yè)培訓(xùn)，對(duì)檔案卷宗分類，不同檔案類別的保存方式、保存要求等模糊不清，對(duì)檔案著錄更是不甚了解，所有這些勢(shì)必影響到檔案管理的科學(xué)化、系統(tǒng)化。第三，新技術(shù)應(yīng)用水平不高。部分單位雖然配備了專業(yè)的設(shè)備，但從業(yè)人員對(duì)該設(shè)備一竅不通，或知之甚少，再加上新技術(shù)新速度過快，從業(yè)人員不能適應(yīng)新技術(shù)更新的要求，影響了新技術(shù)、新設(shè)備的應(yīng)用。第四，檔案從業(yè)人員的自身認(rèn)識(shí)存在問題。他們認(rèn)識(shí)不到檔案數(shù)字化對(duì)檔案資源綜合開發(fā)的重要性，認(rèn)識(shí)不到檔案資源共享對(duì)社會(huì)的促進(jìn)作用，認(rèn)為只要保存好自己所管檔案不丟失、能找到即是完成了本職工作，這種認(rèn)識(shí)上的誤區(qū)嚴(yán)重制約了檔案數(shù)字化建設(shè)的發(fā)展。

（四）檔案安全與檔案數(shù)字化建設(shè)的沖突

目前，在圖書館管理上，圖書加工外包是各圖書館普遍采用的方法，并且已形成了較成熟的操作方法，在圖書館資源利用上，大型圖書館的OPAC數(shù)據(jù)庫(kù)上網(wǎng)發(fā)布也已成為趨勢(shì)。雖然業(yè)界普遍認(rèn)為圖書和檔案是一家，但在檔案管理方面，圖書管理的這些優(yōu)勢(shì)就不復(fù)存在了。曾有學(xué)者就檔案外包做了有益嘗試和操作，但因缺乏相關(guān)條件而不得不放棄，其中最主要的問題就是檔案安全問題。因?yàn)闄n案數(shù)字化外包對(duì)外包公司的選擇，工作人員的管理等稍不留意，就會(huì)導(dǎo)致泄密問題。眾所周知，檔案設(shè)置有秘密、機(jī)密、絕秘等秘級(jí)限制，還有檔案保管年限與保密期限的限制，而隨著計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，數(shù)字化后的檔案保密是需要業(yè)界重新認(rèn)定和規(guī)范的重要方面。

檔案數(shù)字化的另一個(gè)目的是檔案的利用，它不但包括檔案在內(nèi)部機(jī)構(gòu)之間的流通和利用，而且牽涉到已公開檔案的利用方法與利用效果問題。因此，正確處理好檔案安全與檔案數(shù)字化之間的關(guān)系問題，是檔案數(shù)字化質(zhì)量管理體系建立的重要內(nèi)容。

二、檔案數(shù)字化建設(shè)中的質(zhì)量控制策略

（一）統(tǒng)籌規(guī)劃，保證檔案數(shù)字化過程中的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

綜上所述，不同地區(qū)、不同部門、不同單位的檔案管理部門的硬件設(shè)備各不相同，而檔案數(shù)字化建設(shè)又急需配備適應(yīng)檔案數(shù)字化建設(shè)的各種現(xiàn)代化設(shè)備，這是檔案數(shù)字化建設(shè)的前提條件。解決這一問題，首先應(yīng)由檔案部門自身做起，加強(qiáng)檔案事業(yè)的宣傳力度，引起各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門的支持；其次，由國(guó)家相關(guān)部門根據(jù)國(guó)家發(fā)展需要，制定單位檔案管理的經(jīng)費(fèi)占總單位經(jīng)費(fèi)的硬性指標(biāo)；對(duì)不同部門、不同單位，根據(jù)檔案量與重要程度制定硬性指標(biāo)。最后，由相關(guān)部門組織檔案管理大檢查，通過詳細(xì)的檢查與評(píng)估，使各單位對(duì)檔案工作加強(qiáng)認(rèn)識(shí)。特別是對(duì)一些下級(jí)檔案部門來說，這種工作檢查評(píng)估是推進(jìn)檔案工作的唯一動(dòng)力。最后，適當(dāng)引入競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制與市場(chǎng)化運(yùn)作。因?yàn)閷?duì)一些待公開或已經(jīng)公開的檔案信息來說，它不但是檔案資料，還是潛在的生產(chǎn)力。對(duì)此，引進(jìn)檔案資料的市場(chǎng)化開發(fā)，對(duì)有效緩解檔案部門資金狀況具有重要意義。

（二）制定詳盡的檔案數(shù)字化運(yùn)作方案

在計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)剛引入檔案工作時(shí)，由于各單位情況不一，各單位紛紛開始進(jìn)行檔案數(shù)字化工作。但由于各單位互不聯(lián)系，工作水平差異較大，致使各單位各自為戰(zhàn)、閉門造車，最終影響了檔案數(shù)字化進(jìn)程，影響了檔案資源共享與利用。因此，制定詳細(xì)的數(shù)字化技術(shù)方案對(duì)檔案工作至關(guān)重要。首先，各單位要根據(jù)自身情況，結(jié)合上下級(jí)單位與兄弟檔案的檔案數(shù)字化工作情況，制定符合自身發(fā)展的具有前瞻性和系統(tǒng)化的檔案數(shù)字化工作規(guī)劃。其次，根據(jù)國(guó)家法律和規(guī)范，制定數(shù)字化進(jìn)程中所應(yīng)遵循的數(shù)據(jù)格式、系統(tǒng)參數(shù)，設(shè)定信息庫(kù)或數(shù)據(jù)庫(kù)的規(guī)模。最后，在每一工作程序完成之后，制定檢查、監(jiān)督、驗(yàn)收的工作程序與工作標(biāo)準(zhǔn)。在以后檔案數(shù)字化工作中，嚴(yán)格按照先前制定的規(guī)劃推進(jìn)工作開展。

（三）推進(jìn)全行業(yè)法律規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)制定與參數(shù)設(shè)置工作

目前，有關(guān)檔案數(shù)字化的工作標(biāo)準(zhǔn)和工作規(guī)范，只是簡(jiǎn)單對(duì)國(guó)家檔案數(shù)字化工作做了原則性規(guī)定。而具體到各部門、各單位，由于工作情況千差萬別，原則性規(guī)定明顯不能滿足實(shí)際工作的需要。各部門要在國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，制定本行業(yè)、本部門的工作規(guī)范與工作標(biāo)準(zhǔn)。該標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)能指導(dǎo)本行業(yè)、本部門一定時(shí)期內(nèi)的實(shí)際工作，如規(guī)定檔案卷宗的目錄級(jí)次、電子分類規(guī)范，規(guī)定不同類型檔案數(shù)據(jù)化格式內(nèi)容與規(guī)格、圖片保存的方式，甚至圖片分辨率高低等，規(guī)定網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案?jìng)鬏數(shù)姆秶⒐ぷ魅罩镜木幹品椒ǖ取?/p>

上述內(nèi)容可由檔案權(quán)威部門組成專家組，由國(guó)家部委牽頭，制定完畢后，下發(fā)給相關(guān)部門執(zhí)行。相信按照這種標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)，對(duì)于檔案長(zhǎng)遠(yuǎn)利用規(guī)劃具有重要意義。

（四）加強(qiáng)檔案從業(yè)人員的培訓(xùn)工作，提高工作人員素質(zhì)

在各項(xiàng)工作中，人具有決定性的因素，檔案工作也不例外。根據(jù)當(dāng)前檔案從業(yè)人員的現(xiàn)狀，首先，由上級(jí)部門牽頭，制定詳細(xì)的培訓(xùn)計(jì)劃。其次，在培訓(xùn)方式上，采用脫產(chǎn)、非脫產(chǎn)、成人教育、網(wǎng)絡(luò)教育等多種形式。最后，在培訓(xùn)內(nèi)容上，注重加強(qiáng)檔案從業(yè)人員職業(yè)道德教育、培養(yǎng)工作，以及人員的責(zé)任心和使命感，注重加強(qiáng)工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)培訓(xùn)，使之掌握一定的專業(yè)知識(shí)，能夠順利開展檔案工作。最后，加強(qiáng)對(duì)工作人員應(yīng)用新技術(shù)設(shè)備和系統(tǒng)軟件的應(yīng)用培訓(xùn)，使之具有先進(jìn)技術(shù)和創(chuàng)新精神。

相信經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)教育，檔案從業(yè)人員一定會(huì)有一個(gè)嶄新的面貌，對(duì)推進(jìn)檔案數(shù)字化工作和其他相關(guān)工作具有重要意義。

（五）加強(qiáng)檔案安全管理工作

檔案保持、檔案利用、檔案公開與保密安全始終是檔案管理工作中對(duì)立統(tǒng)一矛盾的整體。在現(xiàn)代技術(shù)發(fā)展的今天，這一對(duì)立統(tǒng)一的關(guān)系更加明顯，因?yàn)闄n案數(shù)字化是為了檔案保存和檔案利用，進(jìn)而為將來檔案公開、檔案開發(fā)等打下基礎(chǔ)，但檔案數(shù)字化又給檔案安全帶來了新的隱患。首先是數(shù)字化工作進(jìn)程中的安全問題，如部分紙質(zhì)資料在數(shù)字化強(qiáng)光掃描過程中會(huì)老化毀壞；在工作過程中會(huì)造成毀損滅失；在檔案轉(zhuǎn)移、交接過程中會(huì)造成泄秘和丟失等；在數(shù)字化完成后，會(huì)由于管理措施不到位、網(wǎng)絡(luò)黑客攻擊等造成丟失或泄秘；在檔案利用中，由于數(shù)字化文件易修改易刪除，會(huì)導(dǎo)致檔案不能反映事物真相，甚至導(dǎo)致假檔案的出現(xiàn)。

加強(qiáng)檔案數(shù)字化安全管理是檔案數(shù)字化質(zhì)量控制的重要內(nèi)容，主要應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：第一，在數(shù)字化進(jìn)程中，選拔具有嚴(yán)格責(zé)任心、較強(qiáng)業(yè)務(wù)素質(zhì)的工作人員參加數(shù)字化工作。第二，制定嚴(yán)格的檔案交接、使用的工作規(guī)章和工作制度，用制度確保安全。第三，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)安全管理，使計(jì)算機(jī)局域網(wǎng)與外網(wǎng)物理斷開，避免黑客通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行攻擊；另外，還要加強(qiáng)病毒檢查和日志備份工作。第四，實(shí)行實(shí)體檔案與數(shù)字化檔案雙套制管理，對(duì)工作人員逐級(jí)采用訪問控制授權(quán)管理，確保工作程序。第五，加強(qiáng)檔案的驗(yàn)證與鑒定工作。在檔案?jìng)鬟f中，通過計(jì)算機(jī)和每份檔案的隨機(jī)驗(yàn)證，確保檔案安全，對(duì)于一些模糊問題，組織檔案鑒定專家組進(jìn)行鑒定，使假檔案無所遁形。

三、結(jié)語

檔案管理數(shù)字化是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)，加強(qiáng)檔案管理數(shù)字化的質(zhì)量控制，對(duì)于保證檔案安全、推動(dòng)檔案公開和利用具有積極的作用，同時(shí)也是檔案數(shù)字化工作的重要組成部分。

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