淺談商務英語函電在對外貿易中的作用

山西大學商務學院 王玫

商務英語函電是一種我們常見的商務交流手段。商務函電交流的過程就是一個發(fā)出者順利編碼和接受者順利解碼的過程，商務英語函電溝通的雙方在價值取向，思維習慣以及歷史文化環(huán)境的區(qū)別在部分情況下也會導致誤解的產(chǎn)生。商務函電運作的過程是一個相互的動態(tài)的，各方面相綜合的過程。所以說，不斷地研究商務英語的特點及使用技巧，對商務函電的相關知識進行完善對于促進自身綜合水平的提高，業(yè)務量的增大以及最終順利的實現(xiàn)合作都是十分重要的。如今商務英語函電還有許多方面的問題需要進行進一步的研究，本文以商務英語的概念和特點為基礎，著重對商務英語函電在對外貿易中的作用進行了探討。

1 商務英語函電概述

1.1 商務英語函電的概念

商務英語函電是指人們以對外貿易知識為理論基礎，以商務英語知識為表現(xiàn)手段在進行對外貿易的活動中進行書面溝通和交流的網(wǎng)絡信件等。如今商務英語函電已經(jīng)成為人們進行對外貿易或者經(jīng)濟交流活動常用的方式之一，隨著信息化技術的不斷進步和互聯(lián)網(wǎng)的普及，商務英語函電已經(jīng)不僅僅局限于紙質信件，電子信件已經(jīng)成為商務英語函電的主要形式。商務英語函電主要涉及的商務內容包括詢問合作意向，進行商務洽談，簽訂雙方合作意向書，產(chǎn)品或原料采購，銷售合同，保險，合同糾紛等多個方面。

1.2 商務英語函電的新特點

商務英語函電在國際商務交流所使用的頻率越來越高，已經(jīng)成為了商務交流活動中最常用的交流工具之一，所以在新的市場形勢下充分認識到商務英語函電的新特點對商務活動的順利開展十分重要。

首先，地位顯著化。世界經(jīng)濟一體化進程的加快和世界經(jīng)濟的快速發(fā)展使我國企業(yè)參與世界競爭與合作的成都也不斷地加深。商務合作進行的雙方往往相隔萬里，這一切都促進了商務英語函電的產(chǎn)生和發(fā)展，市場經(jīng)濟高度發(fā)達的今天市場信息也是瞬息萬變，信息化的發(fā)展使得商務英語函電在經(jīng)濟交流活動中更是不可或缺?，F(xiàn)今商務英語函電在雙方合作意向的建立，合同的簽署，中間問題的協(xié)商以及合作糾紛的解決方面都發(fā)揮著重要的作用。很多人將對外貿易稱為“單據(jù)貿易”，雙方合作的整個過程都在很大程度上依賴于商務英語函電，特別是雙方由于時間和地域的關系常常難以進行面對面的交流，因此商務英語函電就成為了最為重要的交易憑證。

其次，溝通方式信息化。伴隨著信息技術的不斷進步和互聯(lián)網(wǎng)的快速普及，傳統(tǒng)的紙質函電已經(jīng)難以滿足現(xiàn)今快捷社會的要求，紙質信函的主導地位已經(jīng)失去，取而代之的是以電子郵件、傳真、MSN等方式進行傳輸?shù)纳虅蘸?。其實歸根結底商務英語函電也是一種通過電子手段投遞的信函，本身的格式和表達方式都沒有較大的區(qū)別。在先進的電子商務時代，進出口貿易活動者可以通過電函快速完成報價，簽協(xié)議，網(wǎng)上結賬等活動，直接提高自身經(jīng)濟活動運行的效率，更快速地把握市場信息。

再次，語言簡潔化。在經(jīng)濟節(jié)奏逐漸加快的今天，商務函電開始省去客套的語句，在書寫和表達中往往開門見山，更加簡潔，使書寫者和閱讀者都能快速地表達自身意圖和了解函電內容。

最后，形式多樣化。由于商務英語函電設計整個經(jīng)濟交流活動的方方面面，依據(jù)函電的用途可以將商務英語函電分為若干類型，這就要求商務函電的書寫者提升自身素質，掌握不同函電的書寫特點。此外，商務函電的發(fā)送形式包括電子郵件、MSN、傳真、快遞等多種形式，這也要求商務活動進行者能夠熟練掌握。

2 商務英語函電在對外貿易中的功能與優(yōu)越性

2.1 商務英語函電在對外貿易中的功能

與傳統(tǒng)的尋找合作伙伴所付出高額代價的形式不同，現(xiàn)今的企業(yè)可以運用商務英語函電平臺向不特定的潛在顧客提供自身的信息和產(chǎn)品信息，進而吸引顧客開展合作。同時企業(yè)也可以主動對網(wǎng)絡資源進行篩選，從而確定合適的業(yè)務合作伙伴。此外，交易雙方能夠運用商務英語函電進行及時的洽談，或者通過網(wǎng)上的白板會議來進行交流，為雙方提供了多樣的異地溝通方式。商務英語函電可以運用郵件來交換訂購信息，并在網(wǎng)上運用銀行的服務直接完成網(wǎng)絡支付等，網(wǎng)絡采購也可以運用商務英語函電來進行，通過系統(tǒng)來發(fā)送訂購單并運用加密等手段保密，在安全的環(huán)境下實現(xiàn)網(wǎng)絡交易的全套工作。另外，我們都知道對外貿易需要牽涉到多個政府部門，包括金融、海關、保險、環(huán)保、稅收等等，在進行對外貿易的過程中企業(yè)往往需要與多個政府部門或機構進行配合，這就需要花費大量的時間和人員安排。商務英語函電的運用可以直接進行網(wǎng)絡上相關單證的辦理，在配合政府工作的同時也縮短了交易的過程和時間。

2.2 商務英語函電在對外貿易中的的優(yōu)越性

商務英語函電的使用，將企業(yè)的活動放置于虛擬的網(wǎng)絡平臺，具有較大的優(yōu)越性：

(1)使雙方的溝通速度不斷提升，沖破了地域的壁壘，也使最大量的市場信息得到了快速的分享。為世界經(jīng)濟資源的分配提供了新的布局可能性。

(2)為企業(yè)節(jié)省下了巨大的交易成本。用數(shù)據(jù)的傳播替代了人員的直接會面，節(jié)約了通信費和人員開銷。

(3)網(wǎng)絡平臺使客戶可以直接與廠商進行溝通，通過電子郵件、傳真的發(fā)送就可進行，更加便捷。

(4)提高了服務質量，能以一種快捷方便的方式提供企業(yè)及其產(chǎn)品的信息及客戶所需的服務。

(5)商家能夠迅速的獲取市場信息并運用于市場決策中，改善自身的產(chǎn)品和服務。消費者與生產(chǎn)者之間直接的接觸也大大減少了交易中間環(huán)節(jié)，促使新的社會經(jīng)濟模式產(chǎn)生。

(6)商務英語函電的運用也直接提升了企業(yè)的外在形象，商務英語的應用也顯示出了企業(yè)優(yōu)秀的文化儲備和對外交流經(jīng)驗。

3 商務英語函電在對外貿易中的作用

新時期的商務英語函電在對外貿易中開始顯示出自身的優(yōu)勢，發(fā)揮更加重要的作用。具體體現(xiàn)在：

3.1 直接降低貿易成本

對外貿易的處理費用相對較高，這也是部分國內企業(yè)不開展國際貿易的原因。據(jù)統(tǒng)計，運用電子商務函電進行對外貿易在大大縮短中間時間的前提下還可以省去85%左右的處理費用，加快了企業(yè)的資金流轉，在開拓國際市場的基礎上節(jié)省企業(yè)成本投入。

商務英語函電對企業(yè)成本的節(jié)省作用還表現(xiàn)在對中間環(huán)節(jié)的削減。進行貿易合作的雙方運用商務英語函電進行直接的交流，傳統(tǒng)的對外貿易活動中雙方要進行合作往往需要的過程比較復雜，存在多層中間商，中間商的經(jīng)手使貨物的價格會產(chǎn)生5倍左右的提升。通過商務英語函電，參加交易活動的雙方直接將自己的意向和定位的價格通過網(wǎng)絡進行送達，這就減去了中間環(huán)節(jié)，使進出口貿易的雙方直接受惠。

3.2 顯著提高交易效率

商務英語函電中，交易雙方可選用規(guī)范標準的電子格式的合同、提單、發(fā)票和信用證等，這些標準的電子單據(jù)可以在瞬間實現(xiàn)接收和發(fā)送，在提高工作效率，不致于錯失商機的同時也可以避免傳統(tǒng)的紙質合同憑證等常出現(xiàn)的書寫錯誤，數(shù)據(jù)登記錯誤等問題，這也使雙方審查合同或者憑證的過程更加的簡便，直接提升了雙方工作的效率。

在通過傳統(tǒng)方式進行對外貿易的過程中，交易雙方從進行合作意向的洽談開始就必須派出人員參加，雙方必須直接面對面地交流，在后續(xù)的簽訂合同，合同履行，糾紛產(chǎn)生時更是難以避免的進行當面的協(xié)商，這些在花費大量人力財力資源的基礎上也由于曠日持久而難以根據(jù)市場信息的變化對合作的細節(jié)進行及時的調整。通過商務英語函電進行網(wǎng)上直接溝通，雙方就如同站在一個無國籍無地域無時間限制的平臺上進行洽談，在保證效率節(jié)省人力財力的基礎上能夠快速結合市場需求進行協(xié)商和調整，運用最便利的手段實現(xiàn)最大的市場效益。

3.3 提升顧客滿意度

由于地域等方面的限制，進行對外貿易活動的企業(yè)都難以逃過時差的影響。這就很難協(xié)調雙方的談判安排，在傳統(tǒng)的情況下很少有外貿企業(yè)能夠實現(xiàn)全天的客戶服務，全天候的人員安排對企業(yè)各方面的消耗都是十分巨大的。運用商務英語函電就可以輕松解決難題，世界各地的客戶都可以在任何時間從互聯(lián)網(wǎng)上得到企業(yè)的相關信息，如果存在疑問就可以直接給企業(yè)留言或者發(fā)送郵件傳真等來聯(lián)系合作意向。企業(yè)只要及時對各類網(wǎng)絡信息進行處理就能夠實現(xiàn)企業(yè)的良好服務。這對企業(yè)把握最大量的合作機會，提高合作的可能性十分有利。

3.4 增大合作機遇

網(wǎng)絡是一個沒有地域、國界和宗教信仰限制的世界性平臺，這一切都有助于對貿易壁壘的削減和對各種進出口限制因素的抵制。現(xiàn)今發(fā)達國家已經(jīng)開始提倡在全球范圍內對通過商務英語函電進行協(xié)商進行的進出口貿易合作實現(xiàn)免關稅待遇。這就是一個很好的開始，它在提升了商務英語函電運用量的同時也促進了商務英語函電在全球范圍內的推廣和使用。這也大大促進了信息化世界的發(fā)展和世界經(jīng)濟一體化的進程。

3.5 減少企業(yè)的實體投入

通常我們開展對外貿易活動都要求企業(yè)具備相應的設施作為基礎，包括辦公地點、產(chǎn)品展示廳、倉庫、實體店等，這些也是企業(yè)文化和企業(yè)實力的外在表現(xiàn)。這些都需要企業(yè)投入大量的資金進行建設，而且這些都被認為是進行對外貿易的必要準備。

運用商務英語開展對外貿易在很大程度上降低了企業(yè)的實體投入，企業(yè)通過網(wǎng)絡宣傳開展對外貿易，提供企業(yè)咨詢服務。如果在線交易率很高的情況下實體店的投入就可以相應減少，在線的預訂率較高的話，企業(yè)的倉儲投入也可以有所降低。這樣企業(yè)就可以把較多的利益讓與客戶。

4 結語

總而言之，在進行對外貿易的過程中一定要重視商務英語函電的作用。商務英語函電不僅僅改善了外貿企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動，也帶來了企業(yè)市場的開拓，客戶源的增多，顧客滿意程度的提升以及自身對外貿易合作的實現(xiàn)。我們應當充分發(fā)揮商務英語函電的作用，這有這樣，我們才能真正實現(xiàn)在雙方互利的基礎上進行貿易合作，在樹立企業(yè)良好的對外貿易形象的基礎上促進企業(yè)雙方信息的快速溝通與交換，互惠共贏。

[1]薛榮久.對外貿易[M].北京:對外經(jīng)濟貿易大學出版社,2009.

[2]趙鳳玉.商務英語函電[J].商場現(xiàn)代化,2007(5).

[3]程同春.新編國際商務英語函電[M].東南大學出版社,2008.$

[4]常玉田.外貿函電[M].北京:中國人民大學出版社,2009.

[5]林旭濤.淺析英語函電在對外貿易中的的運用[J].廣州廣播電視大學學報,2009(2).