利用信息化技術實現人力資源動態(tài)管理

浙江財經學院 陳哲

隨著經濟的快速發(fā)展，人類社會已經進入到一個知識經濟和信息化操作的時代，科學技術飛速發(fā)展，全球經濟聯系日益密切，企業(yè)的競爭環(huán)境正發(fā)生著越來越復雜的變化。在這一背景下，企業(yè)的傳統(tǒng)生產經營方式與經營管理模式，都受到新經濟時代帶來的挑戰(zhàn)，企業(yè)如何保證自身的優(yōu)勢競爭地位，如何創(chuàng)造更大化的企業(yè)收益等等，成為當今快速發(fā)展中的企業(yè)迫切需要解決的問題。然而信息化的時代要求信息化的管理，為企業(yè)革新管理觀念和創(chuàng)造收益提供了很大的便利。

1 信息化技術與人力資源管理

企業(yè)要取得良好的發(fā)展，離不開人力資源儲備的穩(wěn)定支持，而這一穩(wěn)定支持又必須以企業(yè)內部人力資源的有效管理和實施為前提。企業(yè)的人力資源管理，并不是伴隨著企業(yè)的出現而產生，而是在人在企業(yè)中的核心地位得以確認和發(fā)揚之后逐漸被人們所認可，具體就是企業(yè)內部相關管理部門通過招聘、甄選、培訓、報酬等管理形式對本企業(yè)內外相關人力資源進行有效的管理和引導，以此滿足企業(yè)發(fā)展的需要和利潤最大化的最終目標[1]。21世紀是全球化、市場化、信息化的世紀，在這一新經濟時代背景下，企業(yè)要實施人力資源管理必然要發(fā)生相應的變化，必須借助信息化時代下的信息化技術，以此來實現企業(yè)內部人力資源管理的科學性、有效性和充分性。

企業(yè)采用信息化技術，是順應企業(yè)發(fā)展潮流的必然趨勢。一個企業(yè)要想做大做強，除了完善業(yè)績和成本等內部控制等方面，還需要從總行業(yè)發(fā)展環(huán)境的角度來改進。從國外先進的企業(yè)實用經驗來看，企業(yè)在實施人力資源管理過程中，加入信息化手段，能夠起到事半功倍的效用。這樣一來，人力資源管理信息化便作為一種企業(yè)內部控制手段而誕生。人力資源管理信息化，就是企業(yè)在對人力資源進行有效管理時，充分適時的利用Internet技術與數據庫技術，為人力資源管理搭建一個標準化、規(guī)范化、網絡化的工作平臺，在滿足企業(yè)內部和人力資源部門業(yè)務管理的基礎上，將人力資源管理中涉及到的HR專業(yè)人士、決策層、中層經理以及員工密切聯系起來，使人力資源的管理實現信息化共享和信息化調配，最終豐富人力資源的管理方式和內容[2]。

現階段，大多數企業(yè)的人力資源源管理都可以劃分為六個模塊，如圖1所示?？v觀這六大模塊，每一部分都離不開信息化技術。在人員招聘與培訓中，信息化技術的實施能夠讓企業(yè)快速高效的把握新進員工的各項業(yè)務指標和活動流程及效果。在薪酬管理中，信息化技術的存在意義更加凸顯，日常工資、獎金核發(fā)項目，必須有統(tǒng)一的核算模式來結轉和記錄，信息化技術可以完美的做到這一點。在勞動關系管理中，人事的調動以及休假狀況，通過信息化的記錄及分配，能夠避免實施過程中的誤解和不協(xié)調，最終利于企業(yè)各項工作的展開。

圖1 人力資源管理六大模塊

2 人力資源管理信息化的總體特征

從企業(yè)發(fā)展的歷程來看，人力資源管理的要求呈明顯的上升趨勢，企業(yè)中人力資源管理的重要性顯露無疑，再結合企業(yè)發(fā)展的現實環(huán)境，人力資源管理信息化便應運而生了，這在企業(yè)內部控制發(fā)展史上是一個較大的變革，不僅僅極大地提高了人力資源管理的效率，而且對信息化在社會各行業(yè)的普及也產生了極大的推動作用?？v觀人力資源信息化的發(fā)展歷程，這一系統(tǒng)的應用領域越來越廣，大概經歷了以下三個階段：

2.1 薪資管理系統(tǒng)時代

人力資源管理信息化最先應用于企業(yè)的薪資計算系統(tǒng)。20世紀60年代末期，計算機技術剛剛處于實用階段，加之企業(yè)擴張的規(guī)模越來越快，大型企業(yè)薪資結算業(yè)務量巨大，需要投入很大的人力才能完成。這為人力資源管理運用信息化技術提供了契機，由此歐美等大型公司制企業(yè)開始引入計算機系統(tǒng)，以此來節(jié)省人力資源資本投入。盡管這開創(chuàng)了先河，但鑒于計算機技術發(fā)展程度和經濟環(huán)境的影響，這時的人力資源信息化技術系統(tǒng)始終屬于較為簡單的系統(tǒng)，只解決企業(yè)內薪資的計算和核發(fā)，簡單地記錄員工的基本信息[3]。

2.2 人力資源信息系統(tǒng)時代

隨著信息技術的不斷發(fā)展，企業(yè)人力資源管理已經難以僅僅停留在薪資的計算、核發(fā)以及簡單記錄檔案上，企業(yè)需要更加完善和充分的信息來進行指導企業(yè)活動。這一階段企業(yè)最關注的是員工的績效考評和管理系統(tǒng)，以及培訓管理系統(tǒng)。此時的人力資源管理開始注重對員工的績效、培訓等管理以及信息維護。

2.3 人力資源動態(tài)管理信息化時代

隨著Internet技術廣泛的應用，企業(yè)內外部的信息流變得更快捷通暢，信息流對企業(yè)管理體系的影響也變得越來越深遠。通過信息化技術單純的管理人力資源模式下的人員招聘與培訓、崗位設計與培訓、薪酬管理、績效管理、勞動關系以及人力資源規(guī)劃，已經不能發(fā)揮人力資源管理系統(tǒng)的最大效用，因為隨著經濟環(huán)境的變化，企業(yè)發(fā)展的成熟，人力資源變動頻率很高，六大模式不能保持固定的模式來進行運行，往往一個模式跟另一個模式分離或者鑲嵌，最終使得人力資源管理更加復雜和迅速化。這種情況下，就需要針對復雜的情況進行動態(tài)有變化的管理措施，具體的措施就是通過信息化技術的相應變動來達到對人力資源管理的改善。

總之，人力資源管理是一個系統(tǒng)，它包括企業(yè)內部人員的選拔與錄用、晉升與調配、考核與任免、薪酬管理、績效評估等多個有機聯系的環(huán)節(jié)。利用信息化技術對人力資源管理進行優(yōu)化，也就是在各有機聯系環(huán)節(jié)運行中采用計算機信息化技術，以此來提高企業(yè)內部人力資源管理的效率。

3 人力資源動態(tài)管理信息化的應用效果

由人力資源管理信息化的發(fā)展階段所表現的特征，我們知道，現階段人力資源動態(tài)管理的信息化成為了企業(yè)人力資源管理主流，利用先進的信息化技術，對企業(yè)內部人力資源狀況進行管理已經受到了諸多企業(yè)的采用，但是這種完全建立在信息化技術上的發(fā)展還不完善，也存在著諸多問題。

從人力資源動態(tài)管理信息化的成果來看，企業(yè)普遍采用的信息化技術能夠極大的提高人力資源動態(tài)管理的效率，提高員工的企業(yè)滿意度。

3.1 降低管理成本，提高工作效率

人力資源動態(tài)管理，相比于之前的單純人力資源管理，更加復雜和專業(yè)，能夠從整體和局部都做好相關的信息備案和計劃。企業(yè)采用信息化技術，正是對這一復雜管理過程的具體實施。在信息化技術輔助下，企業(yè)復雜和專業(yè)的人力資源管理首先就節(jié)省掉了諸多管理支出費用[4]。這樣，非信息化技術帶來的不便利主要表現在辦公紙質化，流程制定費用等成本方面。而采取了信息化技術的人力資源動態(tài)管理，首先就能很好的節(jié)約這些多余成本，通過辦公無紙化減少日常辦公用品的累積開支。除此之外，信息化技術的引進，還會革新掉企業(yè)的內部控制運行軟件和完善企業(yè)內網絡，減少這一運營成本，提高企業(yè)內部員工的執(zhí)行效率。

3.2 充分披露信息，提高員工滿意度

人力資源動態(tài)管理，不是只對企業(yè)員工的狀況進行全方位全日程的管理，還要對員工的各項信息進行及時的披露與核對。通過信息化技術，這一信息披露的公平性得以保證，既能提高企業(yè)經營管理的透明度，也能夠最大程度的激發(fā)企業(yè)員工參與內部人力資源動態(tài)管理的積極性，從而提升員工工作的滿意度。在這一過程中，互聯網信息化技術的實施，能夠將企業(yè)人力資源管理真正深入到每個企業(yè)員工的工作中，人力資源管理人員也能及時查看企業(yè)人力資源配置狀況、企業(yè)人力資源發(fā)展現狀等情況，根據情況適時作出調整，以此增加企業(yè)內部管理層與員工、員工之間的交流和溝通，最終為提高員工工作效率和企業(yè)業(yè)績產生積極的作用。

但從近年來企業(yè)人力資源動態(tài)管理信息化的實踐效果來看，還存在著諸多不利的方面，主要表現在以下三個方面：

(1)人力資源動態(tài)管理制度有待規(guī)范。企業(yè)將信息化技術運用于人力資源管理，必須有一定的規(guī)范作為依據，而人力資源動態(tài)管理制度就是一種來約束企業(yè)內部人力資源管理行為的一項制度，它不但能保證企業(yè)日常的人力資源管理活動，維持內部人力資源管理的有序性，更重要的是將人本管理、以人為本的企業(yè)思想和理念傳達給內部的每個員工[5]。制度的設計和制定是規(guī)范的，但是從當前大部分企業(yè)所制定的管理制度來看，實施過程還不夠完善，突出表現在操作過程隨意性較大，不能及時適時執(zhí)行現代化的業(yè)務流程。

(2)動態(tài)管理信息化資源不足，共享困難。盡管人力資源動態(tài)管理設置的初衷即對企業(yè)內部復雜而繁瑣的人力資源管理信息進行分類、披露和核對，但當前企業(yè)發(fā)展中，信息化技術使用仍舊收到企業(yè)發(fā)展的限制，尤其表現在信息資源準備不足，具體表現在人力資源動態(tài)管理信息的時效性較差，對于人力資源管理的效果與變動狀況每年才能公布一次，這樣對于大型企業(yè)來說，勢必產生業(yè)務上的煩擾和困惑，不利于業(yè)務流程的順利熟練開展。即使人力資源管理章程規(guī)定了管理的內容及種類，但企業(yè)真正去用信息化技術實施時，經常遇到時空搭配錯位，無法及時共享人力信息的局面。久而久之，利用信息技術開發(fā)人力資源動態(tài)管理的難度越來越大，日益復雜，系統(tǒng)變得低效甚至無效。

(3)信息化技術加重了企業(yè)投入負擔。從信息化技術運用于人力資源動態(tài)管理的實在效果，可以看出，信息化技術的確降低了企業(yè)的內部管理成本，起到了很好的內部控制作用，進而利于企業(yè)管理效率的提高，但是高收益必定伴隨著高風險，大型企業(yè)有資本有能力去增加足夠的人力資源信息化設置成本，來持續(xù)性的維護系統(tǒng)升級、革新換代和新型開發(fā)，投入的大量資本也會在日后隨著使用效益的提高而逐步收回，最終彌補這個耗資的應用過程。但對于小型企業(yè)來說，本身的制度設計就存在諸多缺陷，互聯網信息系統(tǒng)不算完善，初期很難去有足夠意愿投入先期成本，因此這也造成了當前我國企業(yè)人力資源動態(tài)管理中的層次不齊。

4 對人力資源動態(tài)管理信息化的進一步認識

人力資源動態(tài)管理系統(tǒng)，并不僅僅是有了信息化技術就能取得成果，過程中必須依靠制度規(guī)范、人本思想、人的行為的指導。通過信息化技術，人力資源動態(tài)管理系統(tǒng)，不僅可以整合企業(yè)現有的管理資源，做到高效利用，更重要的是可以為企業(yè)內部其他管理系統(tǒng)提供構建的基礎平臺，信息庫資源的互動能夠發(fā)揮相互間的更大效用。由于信息化技術投入是一項長期和穩(wěn)定的資本占用，有能力的企業(yè)加大對其的投入，必定會換取整個企業(yè)更大的效益，無法負擔的小型企業(yè)，盡管不能像大型企業(yè)那樣將系統(tǒng)運用到人力資源管理的方方面，但仍可以透過現代化的技術，適當提高企業(yè)內部本來就不算復雜的人力資源狀況，利用信息化資源的顯示信息，來動態(tài)的有浮動的調整企業(yè)的人力資源管理。

[1]廖泉文,萬希.中國人力資源管理的發(fā)展趨勢[J].中國人力資源開發(fā),2004(12).

[2]黃炳海.企業(yè)信息化人力資源管理[J].價值工程,2010(2).

[3]關晶瑩,劉英.企業(yè)信息化人力資源管理應用研究[J].現代商貿工業(yè),2008(5).

[4]戴秋麗,彭學明.我國企業(yè)信息化人力資源管理應用的SWOT分析[J].經濟論壇,2010(2).

[5]周金城.信息化人力資源管理發(fā)展狀況分析[J].當代經濟,2009(7).