淺議數(shù)字化檔案建設(shè)的幾個(gè)問(wèn)題

王麗芬

（哈爾濱軸承集團(tuán)公司 黑龍江 哈爾濱 150000）

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的迅速發(fā)展和電子文件的大量產(chǎn)生，數(shù)字化檔案建設(shè)已成為我國(guó)檔案界關(guān)注的熱點(diǎn)問(wèn)題。數(shù)字化檔案與傳統(tǒng)檔案相比，具有數(shù)字化資源豐富、海量存儲(chǔ)、檢索便捷、傳輸快速、高度開(kāi)放、信息共享等優(yōu)點(diǎn)，但同時(shí)也存在一些缺陷和不足。因此，我們應(yīng)該清醒地認(rèn)識(shí)到數(shù)字化檔案建設(shè)還存在著諸多問(wèn)題，亟待深入研究解決。

一、數(shù)字化檔案的憑證價(jià)值問(wèn)題

檔案的基本價(jià)值有兩方面，憑證價(jià)值和參考價(jià)值，而尤以憑證價(jià)值最為重要，目前，人們對(duì)數(shù)字化檔案具有參考價(jià)值這一點(diǎn)已無(wú)異議。然而，由于一系列技術(shù)和立法問(wèn)題還未解決，數(shù)字化檔案目前還不具備法律憑證效力。因此，確認(rèn)數(shù)字化檔案的憑證價(jià)值就成為數(shù)字檔案館建設(shè)中無(wú)法回避的難題。

（一）認(rèn)識(shí)上的問(wèn)題

數(shù)字化檔案與以往其他載體的檔案都不一樣，從甲骨檔案到簡(jiǎn)牘檔案再到紙質(zhì)檔案，只是載體的耐久性有差別，并沒(méi)有改變其直觀(guān)性，而要確認(rèn)數(shù)字化檔案的憑證價(jià)值，恐怕不僅僅是改變觀(guān)念的問(wèn)題。要真正認(rèn)識(shí)數(shù)字化檔案，確認(rèn)其憑證價(jià)值，可能還需要走很長(zhǎng)的路。數(shù)字化檔案不具備“白紙黑字”的直觀(guān)性，必須依賴(lài)特定的計(jì)算機(jī)設(shè)備加以讀取，它的非人工識(shí)讀性使得其與其他載體檔案有著質(zhì)的區(qū)別。數(shù)字化檔案完全脫離了以往人們對(duì)檔案“原件”的認(rèn)識(shí)，從而引起人們對(duì)其原始性、可靠性的懷疑，而且有些數(shù)字化檔案即使載體保存完好，內(nèi)容也可能在無(wú)形中丟失，它不像紙質(zhì)檔案那樣載體與內(nèi)容結(jié)合緊密。

（二）技術(shù)上的問(wèn)題

其一，數(shù)字化檔案具有易復(fù)制、易修改、易刪除的特點(diǎn)，使得檔案“原件”的概念變得難以確認(rèn)。其二，計(jì)算機(jī)軟、硬件技術(shù)不斷更新?lián)Q代，迫使數(shù)字化檔案必須不斷適應(yīng)新的“生存環(huán)境”，不斷地變換載體、格式，因而無(wú)法通過(guò)載體、格式的鑒定來(lái)判斷其原始性。其三，數(shù)字檔案不再具有特定的字跡，人們可以根據(jù)需要以不同的字體、字號(hào)將其輸出，傳統(tǒng)的字跡鑒定技術(shù)無(wú)法分辨數(shù)字化檔案的原始性。其四，數(shù)字化檔案對(duì)背景信息和元數(shù)據(jù)具有很強(qiáng)的依賴(lài)性。電子文件的背景信息常常與文件內(nèi)容信息相分離保存，一旦失去背景信息，文件的內(nèi)容即便仍有意義，但也不再具有憑證價(jià)值。

（三）管理制度上的問(wèn)題

傳統(tǒng)檔案之所以具有憑證價(jià)值，在一定程度上取決于嚴(yán)格的管理制度，而目前從電子文件的生成到歸檔都缺乏十分規(guī)范的程序化管理，缺乏嚴(yán)格而科學(xué)的標(biāo)準(zhǔn)體系和業(yè)務(wù)管理制度，一些標(biāo)準(zhǔn)、制度雖已制定，但全面推行、切實(shí)執(zhí)行尚需時(shí)日。

二、數(shù)字化檔案信息的長(zhǎng)久存儲(chǔ)問(wèn)題

數(shù)字化檔案信息的長(zhǎng)期存儲(chǔ)問(wèn)題是數(shù)字化檔案建設(shè)的一個(gè)具體而又棘手的難題。

（一）存儲(chǔ)的介質(zhì)材料

現(xiàn)代介質(zhì)的存儲(chǔ)設(shè)備還不可能解決計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)問(wèn)題。一般說(shuō)來(lái)，磁盤(pán)的壽命是3～5年，光盤(pán)也不過(guò)30年左右，與能保存千年以上的紙質(zhì)載體相比，其壽命相差甚遠(yuǎn)，而且還要受到溫度、磁場(chǎng)、記錄存儲(chǔ)格式、硬件配置等多方面的影響，如10年前還經(jīng)常使用的5.25英寸的軟盤(pán)，現(xiàn)在已經(jīng)沒(méi)有一臺(tái)普通電腦可以讀取其內(nèi)容了。

（二）機(jī)讀語(yǔ)言格式

計(jì)算機(jī)語(yǔ)言平均每三個(gè)月就會(huì)問(wèn)世一種，而語(yǔ)言之間的互換大部分存在問(wèn)題。很難想象，若干年以后，我們用現(xiàn)行的機(jī)器語(yǔ)言描述的數(shù)據(jù)，還能百分之百地還原。

（三）對(duì)設(shè)備的依賴(lài)

數(shù)字化檔案必須依賴(lài)于計(jì)算機(jī)設(shè)備才能讀取，這個(gè)特征對(duì)其長(zhǎng)期存儲(chǔ)帶來(lái)很多問(wèn)題，如設(shè)備發(fā)生故障、系統(tǒng)癱瘓，電子文件就讀不出來(lái)；電子文件對(duì)其它設(shè)備環(huán)境的不兼容性，使其只能在某種設(shè)備上處理，而不能在其他設(shè)備上處理；不同軟件環(huán)境形成的電子文件存貯在載體上，有時(shí)難以呼喚；電子文件加密后，不解密就無(wú)法識(shí)別；技術(shù)設(shè)備更新時(shí)，不及時(shí)解決格式轉(zhuǎn)換問(wèn)題，也無(wú)法讀取等。

三、數(shù)字化檔案的失真問(wèn)題

檔案數(shù)字化工作的生命線(xiàn)在于其能夠保持檔案原貌。然而，就目前的研究水平而言，還難以保質(zhì)保量地完成館藏檔案數(shù)字化的任務(wù)。數(shù)字化的主要方式是掃描加工，在這一過(guò)程中造成數(shù)字化檔案失真還有以下幾個(gè)方面的原因：其一，技術(shù)參數(shù)選擇不當(dāng)。針對(duì)不同色調(diào)、紙質(zhì)和字跡，有時(shí)需調(diào)整不同的技術(shù)參數(shù)，如分辨率、明暗度、對(duì)比度等，選擇不當(dāng)會(huì)直接影響掃描的質(zhì)量，造成信息丟失、圖像模糊或產(chǎn)生額外信息，客觀(guān)上造成檔案原貌的改變。其二，工作失誤。檔案掃描是大量的重復(fù)勞動(dòng)，難免有時(shí)失誤，如掃描檔案或打錯(cuò)順序、或存錯(cuò)、或在建索引時(shí)鏈接錯(cuò)誤等，如不及時(shí)發(fā)現(xiàn)，將直接導(dǎo)致數(shù)字化檔案失真。其三，轉(zhuǎn)換過(guò)程中的失真。在進(jìn)行數(shù)字化檔案的遷移或提供利用時(shí)，往往需要將掃描后形成的圖像文件轉(zhuǎn)換成另一種格式的文件，如果格式選擇不當(dāng)，同樣會(huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)發(fā)生變化。

四、數(shù)字化檔案建設(shè)的技術(shù)問(wèn)題

（一）數(shù)字化設(shè)備技術(shù)條件

網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中的硬件技術(shù)之一是必需有足夠的寬帶，以保證快捷地傳輸文本、語(yǔ)音、圖像、影像檔案，以便實(shí)現(xiàn)多網(wǎng)互連、高速互訪(fǎng)，實(shí)現(xiàn)跨平臺(tái)、跨系統(tǒng)、跨語(yǔ)種的互相轉(zhuǎn)換和鏈接。毫無(wú)疑問(wèn)，足夠的寬帶條件和用戶(hù)對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息傳輸?shù)男枨髮⑹菣n案數(shù)字化建設(shè)中的矛盾體。

（二）技術(shù)難題

數(shù)字化檔案是以信息源、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫(kù)為基礎(chǔ)的，其相關(guān)技術(shù)是較復(fù)雜、較先進(jìn)并且不斷發(fā)展的，它幾乎囊括了計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)所需要解決的所有問(wèn)題。如數(shù)字化圖像的存儲(chǔ)與壓縮、數(shù)據(jù)組織技術(shù)、信息檢索技術(shù)、多語(yǔ)言平臺(tái)互換互訪(fǎng)技術(shù)、海量信息存儲(chǔ)與調(diào)配技術(shù)等，既是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的難關(guān)，也是制約數(shù)字化檔案建設(shè)發(fā)展的難題。同時(shí)，數(shù)字化檔案的建設(shè)和運(yùn)行需要解決一些特殊問(wèn)題，為此必須開(kāi)發(fā)應(yīng)用一系列新技術(shù)，如身份認(rèn)定、智能檢索、信息隱蔽、數(shù)字水印、電子簽章、操作跟蹤、信息加密等。

（三）技術(shù)過(guò)時(shí)問(wèn)題

在飛速發(fā)展的IT業(yè)中，電腦硬件、操作系統(tǒng)、應(yīng)用軟件及存儲(chǔ)載體等不斷地被新產(chǎn)品所替代。雖然絕大多數(shù)新產(chǎn)品承諾向下兼容，但其兼容的“代”數(shù)在跨越若干年后，舊的數(shù)字化信息就很難被新的硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)讀出?！凹夹g(shù)過(guò)時(shí)”的陰影一直會(huì)籠罩著數(shù)字信息。專(zhuān)家們提出的解決方案是數(shù)據(jù)遷移，但遷移卻存在著一個(gè)致命弱點(diǎn)，就是每次遷移總會(huì)丟失一定的相關(guān)信息，這些丟失的信息積累起來(lái)會(huì)造成數(shù)字化檔案信息無(wú)法準(zhǔn)確恢復(fù)原貌。