加強(qiáng)建設(shè)工程的合同管理工作

黃燕飛

摘 要 本文分析了加強(qiáng)施工合同的意義，以某工程為例，從合同文件的形成、合同的履行、風(fēng)險防范等方面提出了對實施施工合同管理工作的對策與建議。

關(guān)鍵詞 建設(shè)工程 合同管理 索賠

中圖分類號： F284 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

合同管理是工程項目建設(shè)管理中一項非常重要的內(nèi)容。合同管理的好壞不僅關(guān)系到工程能否順利按時完成，而且也是工程投資、質(zhì)量控制的一項重要手段。 某工程在建設(shè)過程中，業(yè)主和設(shè)計、監(jiān)理、施工承包商、材料設(shè)備供應(yīng)商等簽訂各類合同有十幾份。業(yè)主通過加強(qiáng)合同管理，保證了工程建設(shè)目標(biāo)的順利實現(xiàn)，在工程建設(shè)投資和質(zhì)量控制方面產(chǎn)生了積極的影響。

一、工程概況

某工程總用地面積17139.10 M2，建筑面積6752.34㎡，計算容積率面積51407.80㎡，建筑基底面積4250.40㎡。地下一層，深度5.0M，平時用于車庫（停車位190輛小型車）及設(shè)備用房，戰(zhàn)時兼作人防；建筑主體16～18層用于商業(yè)綜合樓， 最大建筑高度約72.50M。 工程總投資約5200萬元，總22個月工期 。

二、合同管理機(jī)構(gòu)設(shè)置和職責(zé)

1、決策層。其職責(zé)為全面負(fù)責(zé)項目招標(biāo)、合同簽訂和合同實施過程中的決策工作。

2、工程科。其職責(zé)為負(fù)責(zé)工程建設(shè)項目招標(biāo)與發(fā)包的具體組織與管理工作；進(jìn)行合同商務(wù)談判以及辦理合同訂立有關(guān)手續(xù)；對有關(guān)合同操作部門按合同條款進(jìn)行綜合協(xié)調(diào)管理等工作。

3、 其它職能部門，包括：計財科、綜合經(jīng)營科、辦公室等。其職責(zé)為根據(jù)部門性質(zhì)參與或負(fù)責(zé)工程從招標(biāo)到實施的全過程管理。各部門相對獨(dú)立，各司其職，又相互配合和協(xié)作。

三、合同文件的形成

(1)按國家有關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行，避免無效合同和無效條款的出現(xiàn)。(2)對按規(guī)定進(jìn)行招標(biāo)的項目，嚴(yán)格按招標(biāo)投標(biāo)有關(guān)程序進(jìn)行。(3)采用比較規(guī)范的、成熟的通用合同范本。(4)實行合同簽訂過程中的會簽制度。為了使合同文件盡量完善、翔實，在合同文件產(chǎn)生過程中實行會簽制度，即要求合同涉及的相關(guān)部門(如設(shè)計、監(jiān)理、業(yè)主相關(guān)職能部門)和領(lǐng)導(dǎo)對合同文件草稿進(jìn)行簽閱，提出意見和建議，最后由負(fù)責(zé)合同簽訂的部門進(jìn)行綜合，合理的予以采納。同時，對由業(yè)主負(fù)責(zé)招標(biāo)的項目，對招標(biāo)文件在招標(biāo)前進(jìn)行會簽，會簽后予以確定。(5)及時總結(jié)合同簽訂和履行過程中出現(xiàn)的各種問題，避免以后出現(xiàn)。

四、合同的履行

（一）合同的動態(tài)管理。

合同管理是一個從招投標(biāo)、簽訂合同、執(zhí)行合同的全過程，嚴(yán)格的全過程管理即以全面質(zhì)量管理思想管理合同，是非常必要的。因此在合同管理中引入全面質(zhì)量管理思想將是下一步管理工作中一個可能的嘗試：管理者注重“細(xì)節(jié)”管理，更要注重“關(guān)節(jié)”管理，不換思想就換人。

本工程實行了項目監(jiān)理制，監(jiān)理是合同管理的重要部門。監(jiān)理和業(yè)主各職能部門協(xié)調(diào)配合同對該工程進(jìn)行動態(tài)管理。其過程可總結(jié)為：確定階段目標(biāo)；監(jiān)督、檢查、協(xié)調(diào)、糾偏或及時調(diào)整目標(biāo)；總結(jié)、確定下一階段目標(biāo)。實現(xiàn)這一過程的主要手段就是組織合同涉及的各單位或部門召開定期例會或不定期的協(xié)調(diào)會議，形成各方一致認(rèn)可的書面記錄，各方共同遵照執(zhí)行。由此促進(jìn)合同涉及各方的相互溝通、協(xié)調(diào)配合，及時解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題和矛盾，確保合同的順利履行。

（二）合同變更。

本工程屬于房地產(chǎn)開發(fā)項目，具有工期較長、規(guī)模較大、涉及面較廣 ，不可預(yù)見因素多等特點及由于施工中的不確定因素和設(shè)計文件中固有的錯、撞、碰、漏，這就決定在工程建設(shè)過程中出現(xiàn)一定的變更是不可避免的。為了使工程施工更符合實際和工程建設(shè)更加完善，根據(jù)實際情況進(jìn)行工程變更也是必要的。在工程項目合同履行過程中，主要的合同變更集中表現(xiàn)在工程內(nèi)容變更和合同調(diào)價兩方面。因此加強(qiáng)合同履行過程中的變更管理，對加快工程進(jìn)度和控制投資有著重要意義。無論是發(fā)包人還是承包人提出的設(shè)計變更，均在工程師審查同意后 ,再由發(fā)包人轉(zhuǎn)交設(shè)計單位編制設(shè)計變更文件。變更通知發(fā)出后，要及時在合同規(guī)定的時間內(nèi)審核承包人提交的工程計量申報表。對變更項目進(jìn)行計量，確定最后變更的工程量、單價、總價。

（三）索賠。

在本工程建設(shè)中，工程索賠就是在工程合同的履行過程中，合同當(dāng)事人一方由于不應(yīng)歸他負(fù)責(zé)的某種原因造成合同以外費(fèi)用的支出，通過一定的合法程序向?qū)Ψ揭笱a(bǔ)償?shù)倪^程。因此索賠管理是合同管理的重要內(nèi)容。索賠是一個復(fù)雜的解決過程，如何索賠，需要運(yùn)用風(fēng)險管理、沖突管理、談判溝通管理等多種管理工具，對項目經(jīng)理的綜合管理能力提出了較高的要求。因此項目經(jīng)理如何做好索賠管理的理論學(xué)習(xí)與管理實踐是一個必須面對的個人修煉難題：在實踐中學(xué)習(xí)，在學(xué)習(xí)中實踐。

索賠管理如何入手呢？應(yīng)該抓住“成本分析”這一管理工具！因為市場經(jīng)濟(jì)下任何價格總是在成本的基礎(chǔ)上產(chǎn)生的。因此不管是企業(yè)中的管理還是項目中的管理，做好成本管理這一基礎(chǔ)管理工作是至關(guān)重要的，即：一切都要用“數(shù)字”來說話，一切都要用“數(shù)字”來管理。

在索賠管理方面采取的措施有：

1、根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的示范文本，并結(jié)合實際情況制定一套規(guī)范的索賠處理程序。索賠事件發(fā)生后，承包商通常先向業(yè)主方發(fā)出索賠意向報告，然后編寫索賠報告書，把索賠資料報送監(jiān)理工程師進(jìn)行審查。如果監(jiān)理工程師和承包商基本達(dá)成一致，則監(jiān)理工程師報請業(yè)主批準(zhǔn)。業(yè)主根據(jù)事件發(fā)生的原因、責(zé)任范圍、合同條款來審核監(jiān)理工程師的索賠意見和承包商的索賠申請，決定是否批準(zhǔn)工程師的建議意見。對于索賠事件原因比較復(fù)雜、持續(xù)時間較長、影響面較大、索賠款較多的事件，索賠的解決就要花費(fèi)大量的時間和精力，甚至召開專門會議研究討論并和承包商進(jìn)行多次磋商才能解決。

2、合理的補(bǔ)償計算方法。索賠費(fèi)用的計算方法有多種，在本工程的索賠管理中，大多采用實際計算法。實際計算法的原則是，以承包商實際增加的支出為依據(jù)。每一項工程索賠費(fèi)用僅限于由于索賠事項引起的超過原計劃的額外費(fèi)用。實際費(fèi)用依據(jù)實際發(fā)生的成本記錄和其他證明文件，可客觀地反映承包商的額外開支或損失，為經(jīng)濟(jì)索賠提供精確而合理的依據(jù)。

五、風(fēng)險防范

1、重視合同文件形成過程，簽署高質(zhì)量的合同。選擇實力雄厚、信譽(yù)良好的承包商，簽署嚴(yán)謹(jǐn)而周密的合同文件，在合同中合理確定合同雙方應(yīng)承擔(dān)的風(fēng)險以及風(fēng)險出現(xiàn)后的分擔(dān)原則等，是業(yè)主方合理規(guī)避可控風(fēng)險的關(guān)鍵，對減少承包商的索賠以及合同的順利履行有重要意義。

2、聘請良好的監(jiān)理工程師，加強(qiáng)合同管理。監(jiān)理工程師不僅應(yīng)具備良好的解決問題的能力，還具備豐富的經(jīng)驗和知識來評估工程各方面的條件，預(yù)測可能發(fā)生的各種情況，識別工程建設(shè)過程中可能碰到的各種風(fēng)險，分析風(fēng)險可能會給工程造成的損失，提出防范風(fēng)險的措施。當(dāng)風(fēng)險不可避免時，根據(jù)工程合同，按照公平、公正、客觀的原則分配風(fēng)險，協(xié)調(diào)工程合同履行過程中出現(xiàn)的各種糾紛，保證工程合同的順利實施。

3、工程保險。 工程建設(shè)的風(fēng)險通常較大，有可能發(fā)生各種意外事故，而且有的可能還比較嚴(yán)重。為把這種嚴(yán)重的工程風(fēng)險引起的損失減少到最低程度，保險是一種較好的分散風(fēng)險的方式。因為它常是業(yè)主轉(zhuǎn)移風(fēng)險的一種重要手段，對減少承包商的索賠、保證工程建設(shè)的順利進(jìn)行有著非常重要的作用。

六、合同文件的管理

合同文件是記錄和反映項目實施過程和項目投資等方面的重要資料。但在目前建設(shè)項目實施過程中對合同文件的管理普遍沒有得到應(yīng)有的重視，集中表現(xiàn)在沒有統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，在實施過程中合同文件的書面格式不規(guī)范，隨意性大，保管和檢索手段落后等方面。可見,工程在建設(shè)過程中會形成大量的合同文件，對合同文件的管理也是一個艱巨的任務(wù)。如果能在工程建設(shè)之初就重視合同文件的管理，制定一個統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，如合同文件的書面格式、裝訂標(biāo)準(zhǔn)以及保管借閱等方面的制度，采取現(xiàn)代化的保管、檢索手段，做到合同文件的及時歸檔，對合同檔案的完整性、安全性、方便查閱、永久保存以及項目的竣工審計和驗收都有重要意義?！?/p>

（作者：高級工程師，講師，全國注冊監(jiān)理工程師、全國注冊咨詢工程師（投資）、全國注冊土地估價師。工作單位：廣西建設(shè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院，管理工程系，主要從事建設(shè)工程項目管理的教學(xué)與研究工作。）

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